Integre Zapier con Elementor y automatice su flujo de trabajo

En este artículo, le daré información práctica y consejos prácticos sobre cómo automatizar la parte de su flujo de trabajo de ventas que ocurre a través de Zapier después de que alguien llena su formulario de contacto. Esto incluye:

• Automatizar correos electrónicos y conectarse a aplicaciones de marketing por correo electrónico utilizando el formulario Elementor
• Uso de webhooks a través de Zapier para brindarle superpoderes de automatización
• Construir respuestas automáticas que suenen naturales
• Envío automático de correos electrónicos desde su dirección de correo electrónico
• Enriquecimiento de los datos de contacto y puntuación de sus clientes potenciales
• Un montón de información sobre la automatización a lo largo del camino

Si bien no es una necesidad, el formulario de contacto se ha convertido en un elemento básico de la página Contáctenos. Sigue siendo una de las formas más fáciles de recopilar clientes potenciales para su negocio.

Según HubSpot “ Tu página 'Contáctanos' es una de las más importantes de tu sitio web. Para la mayoría de las empresas, suele ser una de las páginas del sitio más visitadas ".

Para esta publicación, asumiremos que sabe cómo crear un formulario en WordPress con Elementor. Entrar en el meollo de lo que debería estar en un formulario, dónde colocarlo y asegurarse de cumplir con las leyes de privacidad es una publicación completa en sí misma.

Nuestro punto de partida será alguien que tenga un formulario configurado, personas que lo completen, pero que le gustaría automatizar tanto el seguimiento como sea posible.

Antes de aventurarse en cualquier otra aplicación, hay algunas cosas que puede hacer en Elementor para facilitar su vida:

Envíe un correo electrónico automáticamente a la persona que completó el formulario, incluidos los datos de los campos en su formulario (como el nombre, por ejemplo).

Hay un gran video en la página de YouTube de Elementor que pasa por el proceso de configuración en detalle, por lo que le sugiero que lo revise:

Algunos puntos sobre el envío automático de un correo electrónico:

Debido a que se envía de inmediato, nadie pensará que usted se sentó y escribió esta respuesta después de recibir su mensaje. Entonces, ¿cómo puede maximizar la efectividad del correo electrónico?

Primero, puede hacer algunas preguntas que lo ayudarán a brindar el mejor servicio posible a esta persona. Si comienza con un formulario que no hace muchas preguntas (que se ha demostrado que aumenta la cantidad de formularios que se completan), puede incluirlos en el correo electrónico de seguimiento.

Es posible que la persona no lea el correo electrónico, pero si lo hace, no hay nada de malo en pedirle más detalles. Me parece que estoy más dispuesto a escribir cosas en un correo electrónico que en un formulario (incluso si me doy cuenta de que es una respuesta automática).

En segundo lugar, haz que suene auténtico y no como una respuesta enlatada sin vida y aburrida. Aproveche esta oportunidad para mostrar algo de personalidad y, si es aplicable, puede mostrar algunas habilidades para las que pueden estar tratando de contratarlo. Si quieren que administres sus redes sociales, debes parecer simpático y accesible.

También puede incluir algunos enlaces a páginas de su sitio web que tal vez no hayan visto, que serían relevantes para ellos. Tal vez tenga preguntas frecuentes o una página de precios que le resulte útil. O estudios de caso, o un portafolio. Mucha gente irá directamente a la página de contacto para obtener respuestas. Promocione el material excelente e informativo que ya ha creado.

Utilice una de las integraciones integradas para enviar automáticamente esos contactos a su aplicación de marketing por correo electrónico.

Elementor es compatible con varias de las aplicaciones de marketing por correo electrónico más populares, por lo que puede integrarse directamente con ellas y agregar contactos.

Las opciones incluyen MailChimp, Drip, ActiveCampaign GetResponse y ConvertKit. Si usa uno de estos, Elementor facilita la conexión de su cuenta.

Luego, como alternativa al envío de un correo electrónico a través del correo electrónico 2 en el formulario, puede configurar una respuesta automática, un conjunto de correos electrónicos por goteo y / o una automatización directamente desde su aplicación de marketing por correo electrónico.

Usaré ConvertKit como ejemplo y demostraré cada uno de estos.

Autorespondedor: este sería un único correo electrónico que envía cuando alguien completa el formulario. Con ConvertKit sería una secuencia con un solo mensaje. Puede agregar un retraso para que la respuesta parezca menos automatizada.

Serie de correos electrónicos por goteo (o una secuencia como los llama ConvertKit): en lugar de un solo correo electrónico, puede enviar varios. Como se indicó anteriormente, querrá agregar retrasos. Por ejemplo, puede enviar un correo electrónico un poco después del primero para darle a la persona un recurso valioso (como estudios de casos). Luego, después de eso, haga un seguimiento con algo más de valor, como un adelanto de algún contenido que está en una publicación de blog.

Automatización: aquí, puede agregar a esa secuencia incorporando algunos elementos más avanzados.

Digamos que en la secuencia anterior, queremos saber cuando alguien hace clic en los enlaces de los estudios de caso y cuando lo hacen, se agregan a otra secuencia. En ConvertKit, comenzaríamos con esto:

Luego, cree una automatización Zapier, que puede hacer visualmente en ConvertKit:

Es posible que no tenga estas opciones en su aplicación de marketing por correo electrónico, pero muchas de las más populares ofrecen algo similar. Este ejemplo fue para demostrar los diferentes niveles de automatización que puede emplear.

Puede que no parezca nada revolucionario, ya que probablemente reciba correos electrónicos como este todo el tiempo. Pero aquí estamos hablando de hacer esto para las entradas a su formulario de contacto general, en lugar de que alguien se registre en las publicaciones de su blog o algo así.

Si de todos modos estaría enviando correos electrónicos de seguimiento manualmente, ¿por qué no configurarlos en piloto automático?

Hay otra acción que puede realizar después de que alguien envíe su formulario de Elementor, y es enviar un webhook.

Si no está seguro de qué es un webhook, puede considerarlos como notificaciones. El concepto puede ser un poco abrumador al principio y es posible que sienta que están reservados para los desarrolladores, pero los webhooks pueden potenciar la automatización de sus formularios.

Entonces, ¿cómo diablos usas un webhook, preguntas? Bueno, una forma realmente fácil es con Zapier. Hay otros métodos, pero este es bastante sencillo de entender, y luego tiene más de 1,000 aplicaciones con las que puede integrarse. ¡Hay más de 40 integraciones con aplicaciones de marketing por correo electrónico!

Analicemos el proceso de creación de un Zap que espera el envío de formularios y luego realiza una acción de su elección.

Paso 1: crea un nuevo zap

Cree un nuevo Zap y use la aplicación Webhooks como disparador

Paso 2: seleccione el gancho

Seleccione la opción Catch Hook y luego haga clic en Guardar + Continuar

Paso 3: configurar Webhook

Haga clic en Configurar webhook y luego en Copiar al portapapeles

Paso 4: pegar el webhook de Zapier

En la configuración del formulario de Elementor, vaya a Acciones después de enviar y seleccione Webhook , luego pegue la URL del webhook de Zapier

Paso 5 - Enviar formulario

Envíe algo a su formulario Elementor y luego pruebe su Zap Trigger

Paso 6: ver el envío a través de Zapier

Observe cómo llega el envío de su formulario, automágicamente

¡Ahora comienza la verdadera diversión!

Es hora de asignar esos campos a otra aplicación, o con Zaps de varios pasos, puede enviar datos a tantas aplicaciones como desee. En este ejemplo, usemos MailChimp.

Aunque hay una integración incorporada dentro de Elementor, quiero mostrarles brevemente el proceso de elegir una lista y mapear un par de campos.

Es tan simple como eso. Señale y haga clic, y habrá utilizado con éxito un webhook para automatizar los envíos de formularios que se agregan a su aplicación de marketing por correo electrónico. Bastante bien, ¿eh?

• Para crear múltiples Zaps, cada uno agregando contactos a una lista diferente en función de una elección que hicieron en el formulario
• No agregar un contacto en absoluto si no incluyó información específica (como una dirección de correo electrónico)
• Solo agregar contactos si completaron un formulario en particular en su sitio web

Ahora puede construir múltiples Zaps y realizar diferentes acciones, dependiendo de si se han cumplido sus condiciones.

Con un paso de Retraso, puede retrasar POR una cantidad de tiempo o retrasar HASTA una fecha / hora en particular.

¿Cuándo usaría la opción de retraso PARA?

• Si la acción es enviar un correo electrónico o un mensaje de texto, tal vez quieras esperar 10 minutos antes de hacerlo.
• Ha agregado un paso al correo electrónico de inmediato y luego desea retrasar una hora antes de enviar un mensaje de texto

¿Cuándo podría retrasarse HASTA más tarde?

• La hora de envío es a las 3:30 am, y prefiere esperar hasta la mañana para que Zapier envíe un correo electrónico.
• Tiene una hora específica del día en la que desea realizar su acción (agregar a una secuencia de correo electrónico, por ejemplo)

Los pasos de retraso son muy sencillos de configurar:

Como se mencionó anteriormente, ¿qué sucede si desea que Zapier envíe un correo electrónico a la persona que completó su formulario? Conectar una cuenta de Gmail u Office 365, por ejemplo, significa que los correos electrónicos se envían directamente desde su dirección de correo electrónico (en lugar de ser un correo electrónico de marketing).

Hay varias razones para seguir esta ruta, incluido el hecho de que luego puede continuar la conversación por correo electrónico si responden. Si usa la técnica de demora anterior, puede parecer que se sentó y escribió ese correo electrónico después de recibir su envío. Es una cosa que la opción Correo electrónico 2 en Elementor no incluye. Esos se apagan de inmediato.

También puede incluir un archivo adjunto si lo desea. Tal vez tenga un PDF de estudio de caso fantástico que le encanta mostrar a los posibles clientes. O tiene una lista de precios que no está en su sitio web. Dependiendo de los envíos de formularios, podría darse el caso de que desee enviar contratos o acuerdos.

Usemos todo lo que acabamos de aprender para crear un Zap increíble

El escenario

Digamos que eres fotógrafo de bodas. No incluye precios en su sitio web, ya que prefiere que las personas completen un formulario breve. Hay tres paquetes para elegir: Bridal Bliss, Wacky Wedding y Maximum Matrimony. Su formulario solicita el nombre, la dirección de correo electrónico, para seleccionar uno de los paquetes y también para seleccionar el máximo que están dispuestos a gastar.

Alguien llega a su sitio web a las 10 pm un domingo por la noche, le encanta su galería de fotos, lee sobre los paquetes pero no ve la información de precios. Eligen la boda loca y dicen que su presupuesto es de $ 500 como máximo. Incluyen su nombre y dirección de correo electrónico. Hacen clic en Enviar mensaje.

Tu automatización funciona con su magia

El Zap se dispara y la primera acción es algo que no discutimos anteriormente (un mago no puede revelar todos sus trucos a la vez). Le permite obtener la fecha / hora en que se activó su Zap (lea más: https://zapier.com/help/modifying-dates-and-times/#time-stamps), que luego puede usar en el paso de Filtro. Además, vamos a formatearlo para que obtengamos la hora (en formato de 24 horas):

Ahora estamos listos para usar esto en nuestro Filtro, para verificar si el envío llegó después de las 9 pm.

A continuación, agregamos un paso de Retraso y usamos la opción FOR. Porque sabemos que la hora es más alta que 21, eso significa que eran 22 o 23. Nos demoraremos 10 horas para llegar a la mañana siguiente. Luego tenemos un paso de Gmail que se ve así:

Vamos a analizarlo.

Tema

No importa qué paquete o precio elijan, el tema siempre reflejará sus opciones elegidas. El RE: hace que parezca que leíste su mensaje y luego escribiste sus opciones allí.

El cuerpo

Usas el nombre de la persona, haciéndolo más personalizado. Les das una razón por la que no pudiste volver con ellos anoche (estabas haciendo tu trabajo para otros clientes felices). Puede que eso sea cierto o no, pero es bueno aparecer en demanda.

Reiteras el paquete que eligieron y dices que es uno de tus favoritos. Es bueno para ellos saber que hicieron una buena elección. Diablos, es el favorito del fotógrafo y es un profesional. No solo eso, sino que la pareja de la noche anterior también eligió eso. ¡Es popular!

Confirma su presupuesto máximo y advierte que, aunque PUEDE hacerlo, la mayoría de las personas gastan un poco más. No importa cuál sea su máximo; les está diciendo que deberían considerar un poco más. ¿Y por qué? Porque tienes algunos trucos bajo la manga, y esos cuestan más.

También dices que vas a crear una invitación de calendario. ¡Vaya, ya estás haciendo mucho trabajo! ¿Qué tan increíble serás cuando te contraten? Por supuesto, este será otro paso en su Zap. Ssshhhh.

El adjunto

Esos servicios adicionales mencionados anteriormente, bueno, están en el PDF que adjuntó. ¡Qué increíblemente conveniente es eso!

A continuación, agregaremos un breve retraso de aproximadamente 10 minutos, seguido de un paso Crear evento detallado para Google Calendar. Vaya, eres tan rápido. ¡Está enviando correos electrónicos detallados con archivos adjuntos y está configurando horarios de reunión!

Ahora, ¿por qué no agregar a la persona a una lista en su aplicación de marketing por correo electrónico TAMBIÉN para que pueda enviarle información promocional? Si está pensando en el futuro, probablemente se dé cuenta de que las personas no necesitarán un fotógrafo de bodas una vez que estén casados. Bueno, podemos tener otro Zap que se active en una factura pagada (después de que lo hayan contratado y pagado) y luego lo elimine de esa lista en particular.

Entonces, ¿qué trabajo NO hicimos manualmente (sí, la configuración inicial, pero eso es solo una vez)? No verificamos los envíos de formularios, activamos nuestro correo electrónico, escribimos un mensaje que incluía información del formulario, creamos una invitación en el calendario y agregamos a la persona a nuestra lista de correo electrónico. Y cuánto de eso probablemente piensan que lo hiciste manualmente. Probablemente todo.

Ahora, imagine que tiene un anuncio por ahí o aparece en su periódico local, y todo tipo de personas han venido a su sitio web en busca de sus servicios. Tienes un negocio que dirigir. No puedes responder a 100 personas esta semana. Ahora no es necesario.

Ese es el poder de la automatización, ¡y ahora está ayudando a su proceso de ventas!

En un mundo perfecto, todos serían igualmente dignos de su tiempo. Pero el tiempo es precioso y nunca está de más tener más información sobre una persona, para darle el contexto adicional que de otra manera no tendría. Ese conocimiento puede ayudarlo a tomar decisiones para su negocio.

Hasta ahora, hemos analizado cómo automatizar las respuestas a los clientes potenciales: todos los clientes potenciales. Y todos recibirían esencialmente la misma respuesta, sin diferencia en el tiempo de respuesta.

¿Qué pasa si desea personalizar las respuestas o los tiempos de respuesta en función de quién completó el formulario? Aquí hay unos ejemplos:

• Tal vez desee enviar respuestas genuinamente personalizadas a personas que trabajan en empresas específicas o que tienen roles destacados, en lugar de automatizados.
• Podría considerar cotizar un precio más alto (o más bajo) dependiendo de quién lo contacte.
• Si alguien tiene una dirección de correo electrónico con un dominio conocido, es posible que desee enviarse una alerta instantánea para asegurarse de acceder de inmediato.

Si envía los datos a un CRM como parte de su automatización, ¿no sería sorprendente tener datos enriquecidos como la empresa, el tamaño de la empresa, la industria, la ubicación, etc.?

Hay muchas razones por las que podría querer calificar a sus clientes potenciales y / o enriquecer los datos que tiene para un contacto, y una manera fácil de hacerlo es utilizando una de las aplicaciones integradas de Zapier: Lead Score.

Todo lo que tiene que hacer es asignar una dirección de correo electrónico desde su formulario de contacto a la entrada de búsqueda del paso Zapier, y busca en Internet información adicional sobre esa persona.

Divulgación completa: trabajo para Zapier, lo que además de significar que conozco muy bien el producto, me da esta excelente calificación cuando ejecuto mi correo electrónico de trabajo a través de Lead Score:

Ahora, no sé ustedes, pero me interesaría más alguien con la primera puntuación y datos enriquecidos que la segunda. Eso no quiere decir que alguien con una cuenta de Gmail no valga su tiempo, o que un correo electrónico del trabajo signifique que la persona tiene un presupuesto considerable y quiere registrar toda su empresa.

Pero el conocimiento es poder, y es útil saber estas cosas sobre sus clientes potenciales. Como mínimo, podría incorporar algunos de esos datos en sus respuestas automáticas.

Hola, [nombre de pila]:

Muchas gracias por ponerte en contacto. Veo que trabaja en [nombre de la empresa]. Me gusta mucho lo que está haciendo su empresa. Eché un vistazo rápido y me sorprendió ver que el tamaño de su equipo es de aproximadamente [número de empleados] más o menos. Tampoco me di cuenta de que ustedes habían existido desde [el año de su fundación].

Etc, etc. Entiendes la idea. Incluso si la persona piensa que seleccionó algunos datos clave de Internet, al menos parece que le importó lo suficiente como para tomarse ese tiempo. También puede ser más creativo de lo que he mostrado con los datos enriquecidos.

Agregar datos enriquecidos a CRM

Ahora, aquí está la parte súper poderosa. Si realiza un seguimiento de estos contactos en un CRM, puede reforzar su perfil con los datos enriquecidos que obtiene de Lead Score. Luego, puede hacer todo tipo de cosas interesantes con esos datos en su CRM (o aplicación de marketing por correo electrónico).

¡Puede crear listas, crear filtros, crear campañas personalizadas y más! Puede crear una empresa / organización además de simplemente agregar un contacto. Compare eso con tener el nombre y la dirección de correo electrónico de una persona, pero nada más.

Esta es otra aplicación que puede usar (con la integración de Zapier) para verificar algunas cosas sobre sus clientes potenciales. Si la dirección de correo electrónico es para una empresa y tiene curiosidad sobre cuántas personas podrían trabajar allí, puede usar la opción Contar correo electrónico .

Como su nombre lo indica, verifica cuántas direcciones de correo electrónico tiene Hunter para esa empresa. Puede que no sea 100% exacto, pero en todo caso, el número sería más alto de lo que muestran.

Supongamos que está interesado principalmente en atender a pequeñas y medianas empresas; luego, con esta función, puede configurar filtros para realizar diferentes acciones cuando Hunter encuentra más de X número de direcciones de correo electrónico para una empresa determinada.

Otra opción que ofrece Hunter en la integración de Zapier es Verificar correo electrónico , que verifica si una dirección de correo electrónico determinada se puede entregar y se ha encontrado en Internet. No tiene sentido agregar direcciones de correo electrónico a sus aplicaciones o enviar respuestas si esa dirección de correo electrónico ni siquiera puede recibirlas. Existe la posibilidad de que alguien haya escrito mal su dirección de correo electrónico, en cuyo caso querrá saberlo.

¿Qué pasa si configuras todo este sistema, envías correos electrónicos automatizados y ni siquiera reciben ese mensaje debido a un error tipográfico? Mientras tanto, ha estado esperando que respondan. Esa sería una buena razón para pedir un número de teléfono para poder contactarlos de esa manera (asumiendo que el error tipográfico no es obvio, como gmal en lugar de Gmail).

En lugar de, o además de, usar cualquiera de los métodos anteriores, puede emplear algunas de las otras aplicaciones integradas de Zapier para construir su propio sistema.

Ya hablamos de Filtros, donde puede configurar Zaps separados que tienen condiciones que deben cumplirse antes de que se ejecuten las Acciones.

Si bien Zapier no tiene una forma de usar la lógica si / entonces (todavía), puede solucionarlo con un poco de creatividad e ingenio.

Una forma es con Lookup Tables. ¿Qué diablos es eso ?, preguntas. La forma más fácil de explicarlo es que toma los datos entrantes y cuando coincide con una de sus entradas, genera algo más.

Por ejemplo:

Tomemos el ejemplo del fotógrafo de bodas de antes. Hay un campo para el paquete y otro para el presupuesto. Tal vez le gustaría tomar el nombre del paquete entrante, pero en lugar de pasar ESO a sus pasos de acción, preferiría usar otra cosa.

¿Qué pasa si cada paquete tiene su propio grupo en su cuenta de MailChimp? En lugar de crear tres Zaps diferentes, puede usar una tabla de búsqueda para generar el valor correspondiente que desea MailChimp.

Esto es lo que espera MailChimp:

MailChimp quiere esto en lugar de los nombres de los paquetes de nuestro formulario

Puede utilizar tablas de búsqueda para todo tipo de cosas, además del marketing por correo electrónico.

Por ejemplo:

• Cuando llegue Bridal Bliss, envíe “uno de nuestros paquetes más nuevos”; para la salida de Wacky Wedding, "mi paquete favorito"; para la salida de Matrimonio Máximo "el paquete de lujo". Luego insértelo en los correos electrónicos.
• Genere diferentes números para los paquetes y los presupuestos. Luego, dé una puntuación final. Esto puede ayudarlo a hacer su propia puntuación, por lo que para números más altos, escriba el correo electrónico directamente (lo que significa que no se incluirán en la automatización).
• Para una salida de $ 300-500, "significa que se perderá algunas de las mejores ventajas"; por una salida de $ 500- $ 1000 "le brindará una experiencia de alta calidad"; por $ 1000 + salida "viene con todo en la lista adjunta".

Para ese último ejemplo, podría usarlo así en un correo electrónico:

Veo que tiene un rango de presupuesto de [presupuesto del formulario]. Eso [significa que se perderá algunas de las mejores ventajas O obtendrá una experiencia de alta calidad O viene con todo lo que está en la lista adjunta].

Si es creativo, puede redactar correos electrónicos completos con esta técnica. Piense en lo que significan sus selecciones y luego genere los valores apropiados.

Lo que he presentado aquí es solo la punta del iceberg cuando se trata de automatizar su proceso de ventas. Mi esperanza es que al mostrarte algunos ejemplos, te inspire a ser creativo y a considerar cómo podrías automatizar partes de tu flujo de trabajo.

Con un gran poder viene una gran responsabilidad. Pruebe su automatización para asegurarse de que todo funcione como lo desea. Cuando se configuran correctamente, le ahorrarán horas, pero nadie quiere despertar a la gente preguntando por qué les ha enviado correos electrónicos con palabras faltantes o galimatías en ellos.

¡Feliz automatización!