Preparación de la acumulación de productos

Ya sea que lo llame refinamiento del trabajo pendiente o limpieza del trabajo pendiente, es una tarea crucial para los gerentes de producto y sus equipos. Siempre habrá una acumulación de productos, pero no todos los elementos de esa acumulación son iguales.

¿Qué es la preparación de la cartera de pedidos?

La preparación de la cartera de pedidos permite que el gerente de producto o el propietario del producto se aseguren de que haya una cantidad adecuada de elementos en su lista de cartera de productos y que estén enumerados en orden de prioridad.

La preparación de la cartera de pedidos no es una actividad única, sino que se revisa regularmente y puede programarse como continua en un proyecto, generalmente por parte del propietario del producto, el gerente del producto y las partes interesadas relevantes.

¿Qué es una reunión de preparación de trabajos pendientes?

Una reunión de preparación de trabajos pendientes es una de las 5 reuniones ágiles o ceremonias de scrum. Es conocido por muchos nombres, como preparación de trabajos pendientes, refinamiento de trabajos pendientes o gestión de trabajos pendientes.

Cualquiera que sea el nombre que desee usar, el propósito de la sesión es el mismo: limpiar el trabajo pendiente para ayudar a hacer una transición fluida de un sprint ágil al siguiente. Esta es una actividad que se ha adoptado ampliamente en scrum y en la gestión ágil de proyectos.

Cuando los equipos de planificación previa eliminarán aquellas historias de usuario y tareas que estén desactualizadas. También agregarán nuevas historias de usuarios que sean necesarias debido a los conocimientos recién descubiertos de los usuarios. Si hay grandes historias de usuarios, llamadas épicas, se dividen en otras más pequeñas. Los equipos también reevaluarán las prioridades y reordenarán las historias de los usuarios según sea necesario.

Eso es mucho trabajo pendiente y el software de gestión de proyectos puede ayudar a organizar los cambios y comunicarlos. ProjectManager es un software de gestión de proyectos y trabajo basado en la nube que tiene la flexibilidad que los equipos de scrum necesitan para el refinamiento del backlog. Nuestros tableros kanban permiten que los equipos administren su acumulación y luego colaboren en tiempo real para planificar sprints. Los gerentes obtienen transparencia en el proceso de su equipo y pueden reasignar recursos para evitar cuellos de botella.

¿Quién debe asistir a las reuniones de preparación de trabajos pendientes?

El proceso de preparación de la acumulación generalmente lo dirige el propietario del producto o el gerente del producto. Suelen liderar las reuniones y asegurarse de que todo salga bien. Quienquiera que sea la persona que facilita la preparación de la acumulación obviamente está presente. En cuanto a los demás, puede depender de su organización y de cuán ligada esté a la gestión de proyectos ágil y scrum.

A menudo, los equipos de éxito del cliente, soporte y control de calidad tienen representantes allí. Pueden ofrecer información sobre el proceso. Sin embargo, no se recomienda tener demasiadas personas involucradas en este proceso colaborativo. Fácilmente puede volverse abrumador e improductivo. Es por eso que los equipos de scrum usan software de gestión de proyectos para facilitar la colaboración en equipo.

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Actividades de preparación de pedidos pendientes

El proceso de limpieza del trabajo pendiente incluye muchas tareas. Los gerentes de producto deben equilibrar las necesidades de sus partes interesadas, su equipo y los objetivos de su proyecto. Por supuesto, deben tener en cuenta sus recursos y el poder de sus herramientas de gestión de proyectos. A continuación se describen algunas de las actividades requeridas para una cartera de pedidos saludable.

Eliminar y agregar historias de usuario

Una de las maniobras más básicas de preparación del trabajo pendiente es deshacerse de cualquier historia de usuario que ya no parezca relevante. Estos solo se interpondrán en el camino de su progreso. Sin embargo, a medida que algunas historias de usuarios dejen de estar pendientes, será importante incluir otras. Durante el proyecto, surgirán nuevas necesidades y, en respuesta, esas nuevas historias de usuarios deberán agregarse a la cartera de pedidos.

Actualizar prioridades y estimaciones

Al mismo tiempo, las prioridades cambiarán. Estos deben reflejarse en la cartera de productos y en la lista de historias de usuarios. Por lo tanto, la preparación del trabajo pendiente es una reevaluación periódica de la prioridad de estas historias de usuario. Las estimaciones también cambiarán. Estos cambios deben reflejarse en el backlog. Los tiempos pueden contraerse o expandirse a medida que se descubre nueva información, y esos cambios deben actualizarse periódicamente.

División de historias de usuario

Además, desea desglosar las historias de usuarios que se han vuelto más grandes de lo que deberían ser, lo que se denomina división. Esto se hace para aquellas historias de usuario que son de alta prioridad pero demasiado grandes para caber cómodamente en una próxima iteración.

Beneficios de preparación de trabajos pendientes

Tal vez pienses que todo este arreglo es más problemático de lo que vale. Tal vez eres un procrastinador al que le gusta esperar hasta el último minuto para tener todas las tareas alineadas para el próximo sprint. Bueno, ciertamente hay beneficios en la preparación regular de la acumulación, y algunos de esos beneficios se mencionan a continuación.

1. Aumenta la eficiencia del equipo

La mayor motivación para participar en la preparación de trabajos pendientes es ayudar a los equipos a avanzar continuamente y aumentar la productividad general. Dado que la historia del usuario ya está bien definida, esto no necesita más discusión.

Sin embargo, la planificación de sprints es importante, y una mejor cartera de pedidos ayudará a planificarlos de manera más eficiente. Eso no significa que la cartera de pedidos esté abrumada por los detalles, solo necesita estar lista para trabajar.

2. Gestiona el caos de la cartera de pedidos

El trabajo pendiente se agrega constantemente, ya sea por el gerente de producto o, según su organización, por los evaluadores de control de calidad, los desarrolladores u otros miembros del equipo. Esto puede conducir a una acumulación suelta y desordenada.

Por lo tanto, la limpieza del trabajo pendiente es una forma de tomar esa lista aparentemente caótica y limpiarla para que sea una lista de tareas manejable que sea más fácil de usar para el equipo.

3. Mantiene a todos actualizados

Otro beneficio de la limpieza del backlog es que es una forma para que todos vean dónde se encuentra el equipo del producto en términos de las diferentes características, proyectos, correcciones de errores y mejoras. Es una forma de mantener la transparencia entre todos los miembros del equipo, asegurando que ninguno de ellos desconozca el estado actual de los acontecimientos.

Con un trabajo pendiente bien arreglado, nadie necesita preguntarle a otra persona qué está pasando. Cuantas menos interrupciones, más productivo es el trabajo.

4. Ofrece nueva información

La preparación de la cartera de pedidos también es una herramienta de comunicación. Mucha gente está usando el backlog y, por lo tanto, cuando se actualiza, esa información se difunde por todo el equipo. Eso significa que todos están en la misma página, pero también es una calle de doble sentido. La información que reciben los equipos obtiene retroalimentación y la acumulación también captura la retroalimentación de los clientes durante las demostraciones en vivo.

Prácticas recomendadas para la preparación de trabajos pendientes

Como se ha señalado, la preparación del trabajo pendiente está en curso. Por lo general, estas actualizaciones se realizan durante las reuniones con las partes interesadas relevantes. El propietario del producto dirigirá la reunión y hará que todos revisen las historias de usuarios existentes para decidir cuál de ellos se puede eliminar de la lista de trabajos pendientes. Las historias de usuario también se pueden agregar en este momento, o las historias de usuario se pueden dividir para que sean más manejables. Aquí hay algunos consejos para que el progreso sea más efectivo.

Hazlo PROFUNDO

El defensor de Agile, Roman Pichler, ideó el acrónimo DEEP, que significa detallado adecuadamente, estimado, emergente y priorizado. Estos describen una cartera de pedidos bien gestionada.

"Detallado adecuadamente" significa que los elementos de mayor prioridad deben tener más detalles que los de menor prioridad. Los elementos de la cartera de pedidos deben ser "estimados" para comprender el costo de implementación. "Emergente" establece que la acumulación es dinámica y siempre se mueve desde la idea hasta el trabajo terminado. “Priorizar” habla de qué elemento es más importante y debe abordarse antes que los demás. Estos están en la parte superior de la lista, que se mueve hacia abajo a la última prioridad más baja.

Tener mejores reuniones

El trabajo de preparación del trabajo pendiente generalmente se realiza en una reunión, por lo que llevar a cabo esas reuniones de manera más eficiente genera un trabajo pendiente más eficiente. Por lo tanto, no siempre tienes que invitar a todos. La única persona imprescindible es el propietario del producto. Después de eso, solo invite a aquellos que sean relevantes en ese momento. Si se requieren aportes de otras personas que no son necesarias en la reunión, obtenga esa información antes de la reunión.

Como con cualquier reunión, venga preparado. Tenga una agenda con objetivos claramente establecidos y asegúrese de que todos los reunidos estén al tanto de cuáles son esos objetivos y cómo se espera que contribuyan a lograrlos. Finalmente, mantenga la reunión corta. Si bien las reuniones tienden a ser largas, es mejor que sean breves. Sepa lo que se debe hacer y solo reúnase tal vez cada dos semanas durante una hora o dos.

Tenga en cuenta a los clientes

El cuidado de la cartera de pedidos debe tener una estrella polar a seguir y la guía es siempre el cliente. Piense en ellos como priorizando el trabajo atrasado. Los clientes pueden ser como una regla contra la cual se mide todo lo demás. El producto se produce para los clientes y, por lo tanto, los clientes son el destino a tener siempre a la vista.

Identificar dependencias

A veces hay historias de usuarios o tareas que no pueden comenzar hasta que se completa otra. Estas dependencias, si no se identifican, pueden bloquear a los miembros del equipo y retrasar el progreso. Por lo tanto, asegúrese de identificar las dependencias cuando realice la limpieza del trabajo pendiente.

Tenga dos Sprints de historias para trabajar

Cuando termine con una sesión de preparación de trabajos pendientes, debe haber dos sprints de historias de usuarios en las que el equipo esté listo para trabajar. De esta manera, tienen suficiente trabajo para mantenerlos comprometidos hasta la próxima preparación de tareas pendientes y también trabajo por hacer si cambian las prioridades.

Escuche durante el proceso de refinamiento

Este consejo es bueno para un sinfín de situaciones, tanto personales como profesionales, y por mucho que se repita siempre merece más atención. Si bien una agenda con objetivos declarados es fundamental para la preparación inteligente del trabajo pendiente, eso no significa que esté escrito en piedra. El propietario del producto debe mantener la mente abierta y escuchar lo que el equipo tiene que decir, posiblemente ajustando según sea necesario.

Ser profesional

En una reunión de preparación de trabajos pendientes, habrá diferentes opiniones, pero todos en el equipo están trabajando para crear el mejor producto. Pueden chocar sobre cómo hacerlo, pero su motivación es la pasión y la experiencia. El propietario o gerente de un producto debe tener esto en cuenta y actuar con amabilidad hacia todos. Deje que todos sean escuchados y respetados, pero mantenga al equipo enfocado.

Cómo ProjectManager ayuda con los trabajos pendientes

ProjectManager es un software de gestión de proyectos y trabajo galardonado que conecta a los equipos de scrum y facilita el proceso de preparación del producto. Pero hace mucho más para conectar equipos sin importar dónde se encuentren, cómo trabajen o en qué departamento se encuentren. Nuestro software híbrido significa que los equipos ágiles y tradicionales pueden trabajar juntos de manera más productiva.

Automatice los procesos para el control de calidad y la productividad

Mantenga a su equipo enfocado en su sprint con la automatización del flujo de trabajo y la aprobación de tareas. Los gerentes pueden establecer tantos disparadores como deseen que liberen acciones específicas, liberando a su equipo de trabajo. Para asegurarse de que ninguna historia de usuario se complete incorrectamente, existe la aprobación de la tarea, por lo que solo aquellos autorizados para cambiar el estado de una tarea pueden moverla a la columna terminada en su kanban.

Vistas múltiples para una mejor colaboración

El kanban es uno de los favoritos de los equipos de scrum, pero a veces trabajas con departamentos que tienen metodologías más tradicionales. Nuestra herramienta híbrida tiene múltiples vistas de proyectos que permiten que todos trabajen como quieran. Gráficos de Gantt para la planificación, listas de tareas para su propio trabajo, hojas y vistas de calendario: trabaje como quiera. Todos los datos se actualizan en tiempo real en todas las vistas, por lo que hay una única fuente de verdad que mantiene a todos en la misma página.

Nuestro software le permite mantener actualizados a todos los miembros del equipo cuando cambia elementos en su cartera de pedidos. Otros miembros del equipo reciben notificaciones instantáneas de los cambios con alertas por correo electrónico. Todos se mantienen informados. Los miembros del equipo también reciben alertas cuando se les asigna una tarea. Si hay un cambio en la fecha de vencimiento, lo sabrá y podrá ajustar su sprint en consecuencia. Las comunicaciones siempre son claras con ProjectManager.

La preparación de la cartera de pedidos es una forma de eliminar las ineficiencias y trabajar de manera más productiva. ProjectManager es un software de gestión de proyectos basado en la nube con características que ayudan a los gerentes de productos con la preparación de trabajos pendientes y más. Los tableros Kanban recopilan historias de usuarios y las comparten con el equipo, que luego puede actualizar su progreso en cualquier lugar y en cualquier momento para que todos trabajen en colaboración. Pruébelo usted mismo con esta prueba gratuita de 30 días.