Cómo preparar su back office para la temporada de ventas navideñas

Dado que los clientes compran en línea más que nunca, la temporada navideña de 2021 se perfila como un gran año para el comercio electrónico. Se prevé que las ventas en línea en los EE. UU. aumenten un 11,3 % con respecto a las cifras de 2020 a $207 mil millones, lo que representa un récord del 18,9 % de las ventas minoristas totales de la temporada navideña.

Obtener un aumento en los pedidos es emocionante, pero mantenerse al día con la demanda puede ser un desafío. ¿Qué sucede si se queda sin inventario o no puede enviar sus productos lo suficientemente rápido? Una experiencia negativa durante las vacaciones puede dañar la reputación de su marca y potencialmente perder clientes. Es importante que su estrategia administrativa y de cumplimiento esté lista para la afluencia de pedidos, de modo que pueda maximizar el crecimiento y brindar una excelente experiencia al cliente.

Todavía hay tiempo para asegurarse de que sus operaciones y procesos de cumplimiento estén en excelente forma. Para ayudarlo a prepararse, aquí hay algunos consejos para asegurar una temporada festiva exitosa.

1. Contrata personal de temporada

Considere contratar personal de temporada que pueda ayudarlo a mantenerse al día con la demanda y aumentar la eficiencia de su back-office. Puede ajustar el tamaño de su plantilla para satisfacer sus necesidades específicas de vacaciones y ahorrar dinero, en lugar de seguir pagando a los empleados de tiempo completo después de las vacaciones. Para Devin Montgomery, uno de los propietarios de Skiis & Biikes, ampliar su plantilla durante las fiestas es fundamental para su negocio.

Agregamos alrededor de un 35% más de personal cada temporada de vacaciones. Este año, especialmente, ha sido muy difícil encontrar nuevos miembros para el equipo. Siento que todos los negocios están experimentando esto. Las funciones principales que estamos contratando son cumplimiento (envío, recolección, conductores para transferencias entre tiendas y recepción), servicio al cliente y comercialización en línea.

No olvide incorporar a su nuevo equipo para que se desempeñen al mismo nivel que su personal de tiempo completo. Ten un plan de entrenamiento listo para ponerlos al día lo más rápido posible. Cree una lista de verificación que puedan seguir durante la orientación, con detalles sobre sus productos y marca, inventario y procesos de cumplimiento, política de devolución y lo que se espera de ellos.

2. Optimice los procesos de cumplimiento

Es importante planificar cómo, cuándo y qué necesitará para cumplir con los pedidos.

Priorizar pedidos

En primer lugar, determine la mejor manera de priorizar los pedidos, de modo que no pierda el tiempo averiguando por dónde empezar cuando experimente un aumento en las ventas. Por ejemplo, puede priorizar los pedidos por orden de llegada y ordenar los pedidos por fecha para que pueda encontrar rápidamente los más recientes. Otra alternativa popular es priorizar por estado del cliente. Es posible que desee configurar pedidos o etiquetas de clientes para identificar los pedidos de sus clientes VIP y cumplirlos primero. O puede basarlo en el método de entrega (envío, entrega local o recolección local) o el destino (internacional o nacional), para que sepa exactamente qué hacer con esos pedidos una vez que estén empacados. Una vez que sepa cómo desea organizar y priorizar sus pedidos, guarde esta vista para la temporada de ventas navideñas.

Abastecer su estación de cumplimiento

Prepara tus estaciones de pick and pack con todo el material necesario para envasar tus productos.

• Asegúrese de que su impresora tenga suficiente tinta y papel para imprimir albaranes y etiquetas de envío. Tenga recargas listas en caso de que se le acaben.
• Abastecerse de materiales para envolver regalos con temas navideños, calcomanías y otros materiales promocionales para ofrecer una experiencia memorable de desempaquetado.
• Para darle un toque personal, escriba notas de agradecimiento con anticipación para incluirlas en sus paquetes.
• Proporcione instrucciones de empaque para que las siga su personal, especialmente si tiene una variedad de productos que requieren empaques y cuidados diferentes.

Asegúrese de que los detalles del pedido sean precisos

Asegúrese de tener la información que necesita para cumplir con los pedidos a medida que ingresan. Una buena práctica es agregar el peso y las dimensiones a sus productos con anticipación. De esa manera, cuando se trata de cumplir con un pedido, puede elegir fácilmente el empaque adecuado para los productos en ese pedido.

También es posible que desee verificar dos veces los detalles del producto, el cliente y el pago. Esta es una buena oportunidad para comunicarse con el cliente y realizar los cambios necesarios en el pedido si algo parece incorrecto. Una vez que se confirmen todos los detalles, agregue la información de envío y seguimiento para cada pedido.

Recoger y empacar pedidos de manera más eficiente

Optimice su espacio para la eficiencia cuando se trata de recoger y empacar.

• Mantenga su estación limpia y organizada, con los productos más vendidos cerca de su estación de empaque y colóquelos a la altura de los ojos para facilitar el acceso.
• Si sabe que ciertos productos a menudo se venden juntos, manténgalos cerca uno del otro.
• Debe etiquetar su inventario con el nombre del producto, el SKU y los detalles de la variante, como el tamaño y el color.
• Almacene sus productos en estantes o contenedores separados para que pueda encontrar fácilmente los productos que necesita recoger y empacar.

Considere recoger y empacar muchos pedidos a la vez en lugar de uno a la vez. Una excelente manera de hacer esto es seleccionar de forma masiva el grupo de pedidos que desea cumplir, en función de su proceso de priorización, e imprimir albaranes. A continuación, puede utilizar estos albaranes para caminar por su almacén y elegir el inventario que necesita para el embalaje. Alternativamente, puede usar la aplicación móvil de Shopify para ver los detalles del producto del pedido. Con el mismo grupo de pedidos seleccionado, compre e imprima las etiquetas de envío.

Una vez que haya seleccionado su inventario e impreso las etiquetas, cree una línea de ensamblaje de sus boletas de empaque, productos, extras (materiales de marca, notas de agradecimiento, promociones) y etiquetas de envío, y comience a empacar sus pedidos.

Desde allí, puede programar una recogida o entrega con su servicio de mensajería para sacar los paquetes para su entrega. Si su transportista es USPS, use la aplicación de manifiestos de envío , para que USPS pueda escanear un documento y recibir los detalles de envío para un gran grupo de pedidos.

Si ofrece entrega local, deje esos pedidos a un lado y aproveche nuestra aplicación de entrega local para dejar productos en su comunidad.

Para pedidos de recogida local y en la acera, Montgomery dice que Skiis y Biikes optimizan su espacio para este tipo de pedidos durante las vacaciones.

Dedicar más espacio de exhibición a la recolección en la tienda permite que el personal encuentre productos más rápido.

3. Prepara tu inventario

Su inventario debe ser suficiente y preciso. Pero no todo su inventario funciona de la misma manera. Para tomar decisiones informadas al pedir inventario para la temporada navideña, use un informe de análisis ABC para comprender mejor qué productos generan más ingresos. Este informe califica el valor de sus acciones en función de un porcentaje de sus ingresos:

A = % de stock que representa el 80% de sus ingresos
B = % de stock que representa el 15% de sus ingresos
C = % de stock que representa el 5% de sus ingresos

Su acción A representa sus productos más rentables y valiosos. Asegúrese de tener estos productos a mano durante la temporada alta para no perder las ventas. Su stock C es su stock de movimiento lento o muerto. BFCM es una gran oportunidad para vender estos productos con descuento para reducir el exceso de existencias. También querrá ordenar su inventario con mucha anticipación, para adelantarse a cualquier retraso o interrupción en la cadena de suministro.

También querrá asegurarse de tener un recuento exacto del inventario antes de la temporada de ventas navideñas. Considere realizar una auditoría o un recuento de existencias de su inventario existente y asegúrese de actualizar las cantidades de su inventario a medida que llegue nuevo inventario. Una excelente manera de hacer esto es con la función de escaneo en la aplicación móvil de Shopify.

4. Amplíe su capacidad de cumplimiento con un 3PL

Tener una oficina administrativa que esté conectada con su inventario y el seguimiento de pedidos es crucial para una estrategia de cumplimiento exitosa. Si te preocupa no tener suficiente espacio de almacenamiento o que tu equipo no pueda manejar el aumento de la demanda, podría ser el momento de confiar en un proveedor de logística externo (3PL), como Shopify Fulfillment Network. Al subcontratar su cumplimiento, puede contratar expertos que recogerán, empaquetarán y enviarán los pedidos a sus clientes de manera fácil y rápida. Mientras explora traer un 3PL, busque un socio que tenga una amplia red de centros de cumplimiento ubicados estratégicamente para que pueda ahorrar tiempo y costos para enviar sus pedidos más rápido.

Obtenga más información sobre los 3PL y cómo determinar si su empresa está lista para subcontratar el cumplimiento.

5. Utilice las devoluciones para crear una experiencia memorable para el cliente

Las devoluciones son una parte esencial de la experiencia de compra en línea. El 68% de los compradores revisa la página de devoluciones antes de realizar una compra y el 52% ha dejado un carrito de compras por temor a un proceso de devolución difícil. A medida que aumentan las ventas durante la temporada navideña, también lo hace el volumen de devoluciones. Según la Federación Nacional de Minoristas (NRF), los comerciantes pueden esperar el mayor volumen de devoluciones en diciembre, enero y febrero.

En primer lugar, elabore una política de devoluciones específica para las festividades que pueda ayudar a atraer y convertir clientes. Probablemente ya tenga uno que repase qué productos son elegibles para devoluciones, qué tan pronto deben realizarse las devoluciones y las condiciones en las que deben estar los productos. Ajustar su política de devoluciones y extender la ventana de devolución hasta después del nuevo año es una excelente manera para incentivar las ventas. Por ejemplo, si un cliente compra un regalo en octubre, querrá estar seguro de que la persona que recibe el regalo podrá devolver el producto después de la temporada navideña. Esta extensión temporal es una forma sencilla de mejorar la experiencia de sus clientes y ayudarlos a cruzar la línea.

También asegúrese de que su política de devolución sea clara y fácil de encontrar. Esto podría significar crear un banner en su tienda en línea que conduzca a su página de Política de envío y devolución o a la página de Preguntas frecuentes. También puede incluir un enlace a su política de devoluciones en los correos electrónicos de notificación de pedidos e incluso en las páginas de sus productos utilizando el tema Dawn.

Luego, familiarízate con la administración de devoluciones en Shopify y establece un plan para recibir y procesar devoluciones de manera eficiente. Con las devoluciones en Shopify, puedes crear etiquetas de envío de devolución, realizar un seguimiento de los motivos de la devolución, reabastecer el inventario y emitir reembolsos, todo en un solo lugar.

Finalmente, querrá reservar un área en su almacén para almacenar los pedidos devueltos y dedicar un tiempo del día o de la semana para procesarlos todos al mismo tiempo. Es una buena idea capacitar a personal específico para manejar sus devoluciones como una forma de evitar posibles errores. Puede mostrar pautas útiles en su área de devoluciones que explican cómo verificar si hay daños y cómo clasificar cada pedido con un motivo de devolución, para que pueda continuar mejorando sus procesos de cumplimiento con el tiempo.

Gestione el ajetreo de las fiestas de forma eficaz

Todavía tiene tiempo para optimizar su estrategia de cumplimiento en cuanto a velocidad y precisión. Planifique con anticipación y supervise continuamente los procesos que están bajo su control para que pueda seguir brindando una excelente experiencia al cliente, a pesar de los desafíos que surgen de una época del año potencialmente estresante. Revise sus flujos de trabajo de cumplimiento, la disponibilidad de inventario, las estrategias de devolución y prepare a su personal para garantizar que su temporada pico de cumplimiento y envío transcurra sin problemas.