El balance general: qué es y cómo usarlo

Una instantánea clara del desempeño financiero de su negocio puede ayudarlo a asegurar financiamiento, obtener préstamos y, por muchas razones, reducir los dolores de cabeza.

Para eso, su balance es crucial. Después de todo, revisar montones de recibos o buscar correos electrónicos es estresante con una fecha límite que se avecina o un auditor que lo vigila. No quiere perder una oportunidad de adquisición, inversión o préstamo porque sus registros financieros no están organizados o desequilibrados.

Si tiene poco tiempo para crear un balance general, no se preocupe. Lo guiaremos a través de todos los pasos importantes, compartiremos ejemplos de balances y le mostraremos el formato de balance que debe seguir para que pueda actualizar sus registros financieros rápidamente.

¿Qué es un balance?

Un balance general es un documento financiero que establece los activos, pasivos y capital contable de una empresa, y se comparte mensual o trimestralmente. El principal beneficio de un balance general es saber cuánto vale un negocio.

Varias partes interesadas clave podrían solicitarle un balance. Por ejemplo, su agencia tributaria local podría seleccionar su negocio al azar para una auditoría. Un balance con una lista de activos y pasivos puede ayudar a un auditor a obtener una imagen clara de la posición financiera de su empresa.

Así es como se verían esos activos y pasivos para un nuevo negocio:

¿Qué es un activo?

Un activo es un elemento de valor económico que posee una empresa. La mayoría de los activos son activos tangibles, pero también hay activos intangibles.

Las nuevas empresas suelen tener activos como inventario, dinero en efectivo, equipos o maquinaria, todos tangibles, y, en algunos casos, activos intangibles como patentes o marcas comerciales. Los activos empresariales también pueden incluir cosas como inversiones, cuentas por cobrar, terrenos, transporte, logotipos, reconocimiento de marca y activos de marketing, como una lista de correo electrónico o una cuenta de redes sociales.

La ecuación del balance general para los activos es:

Pasivos + Capital contable = Activos

¿Qué es una responsabilidad?

Un pasivo es una deuda que tiene una empresa. Le cuesta dinero a la empresa con el tiempo y disminuye el valor de la empresa.

Por ejemplo, si ha invertido su propio dinero en un negocio, eso se llama préstamo de accionista. Un préstamo de accionista es una deuda que la empresa le debe a usted, el accionista. Muchas empresas nuevas suelen tener pasivos, como deudas de tarjetas de crédito y préstamos de accionistas.

Las empresas de nivel empresarial pueden tener pasivos como cuentas por pagar, contratos de arrendamiento, nómina, préstamos bancarios e impuestos diferidos.

¿Qué es el capital contable?

El patrimonio de los accionistas (o accionistas) es el valor del negocio después de que se hayan liquidado todas las deudas y pasivos. La ecuación del balance general para calcular el capital contable es:

Activo total - Pasivo total = Capital contable

Los términos “patrimonio de los accionistas”, “patrimonio de los accionistas” y “patrimonio del propietario” significan esencialmente lo mismo. Accionista o patrimonio de los accionistas es típicamente el término asignado a las corporaciones, mientras que el patrimonio del propietario está reservado para las empresas individuales.

Por ejemplo, si tiene $20 000 en activos y $10 000 en pasivos, entonces tiene $10 000 en capital contable. A medida que sus activos crezcan y sus pasivos se reduzcan, tendrá más capital accionario.

En las primeras etapas, es normal tener un saldo negativo en el capital contable: los pasivos (es decir, los costos iniciales) son más altos que los activos. Puede invertir $ 50,000 en su negocio antes de lanzarlo al público. Podría estar en las primeras etapas de compra de inventario de productos, creación de una aplicación o diseño de un sitio web. Sin embargo, no tiene activos ni efectivo.

¿Cuál es el propósito de un balance general?

Un balance general puede ayudarlo a obtener un préstamo, establecer un valor para su negocio y mantener los registros financieros organizados para las agencias tributarias.

1. Obtener crédito/deuda de un prestamista

Cuando un prestamista o banco decide otorgar crédito a una empresa, un balance general les ayuda a estimar el riesgo. Los prestamistas generalmente analizan los pasivos para asegurarse de que una empresa no se extienda demasiado financieramente; los prestamistas quieren recuperar su dinero. Si las deudas existentes (es decir, los pasivos) son mucho mayores que los activos, un prestamista puede dudar en otorgar más crédito.

Si bien los prestamistas pueden ver su estado de resultados para evaluar la rentabilidad (es decir, si tiene más ingresos que gastos), un balance general ayuda a identificar activos como bienes raíces, maquinaria e inventario que podrían usarse para recuperar su dinero si está incapaz de devolver el préstamo.

2. Para establecer una valoración empresarial

Si alguien está buscando adquirir su negocio, solicitará un balance general para ayudar a comprender su posición financiera.

Otros aspectos involucrados en el establecimiento de una valoración comercial incluyen el tamaño de su base de clientes en relación con la industria, las ventajas competitivas, los empleados y ejecutivos de su empresa (particularmente durante las valoraciones de "adquisición"), el crecimiento año tras año y los ingresos y ganancias. .

3. Detalle la posición financiera de una empresa a lo largo del tiempo

Un balance general puede ayudarlo a comprender si su empresa tiene más activos o pasivos en un momento dado.

A lo largo de los años, su hoja de balance también incluirá datos históricos, que pueden ayudarlo a usted, oa sus prestamistas o inversionistas, a evaluar sus fortalezas y debilidades financieras, y cómo han cambiado con el tiempo.

¿Qué incluyen los balances?

Las pequeñas empresas pueden enumerar solo algunos de los elementos a continuación. Como ocurre con la mayoría de los documentos financieros, la complejidad aumenta con su empresa. Comenzar con una plantilla de hoja de balance puede facilitar las cosas.

1. Activos

• Dinero en efectivo
• Cuentas por cobrar
• Inventario
• Gastos pagados por anticipado
• Inversiones
• Tierra
• Edificios
• Equipo
• Activos intangibles
• Buena voluntad
• Otros activos

2. Pasivos

• Crédito
• Cuentas por pagar
• Deuda a largo plazo
• Ingresos diferidos
• Pagar
• Impuestos sobre la renta acumulados
• Arrendamientos
• Compensación y beneficios acumulados

3. Patrimonio de los accionistas

• Capital social
• Ganancias retenidas
• Acciones comunes
• Acciones propias

¿Es necesario equilibrar un balance?

Sí, un balance debe estar equilibrado. Su hoja de balance está desequilibrada si sus activos no son iguales a sus pasivos totales más el capital. Si un balance está desequilibrado, significa que se cometió un error en su cálculo. Algunos errores comunes incluyen:

• Transacciones faltantes
• errores tipográficos
• Olvidarse de incluir los cambios de inventario cuando cambian los precios o los niveles de existencias
• Colocar un artículo en la categoría incorrecta

Los errores pueden erosionar la confianza en el liderazgo, causar pérdidas financieras, llevar a una mala toma de decisiones y más. Las empresas públicas están muy atentas a los posibles errores en los balances, ya que pueden afectar el precio de sus acciones. Inflar o desinflar artificialmente el precio de una acción puede dar lugar a multas, penas de cárcel u otros procesos penales.

Para asegurarse de que su balance sea preciso, considere actualizarlo diariamente o semanalmente en lugar de trimestralmente. También puede crear un correo electrónico u otra carpeta con registros de todas las transacciones financieras para mantener todos sus recibos organizados.

Cómo crear un balance en una hoja de cálculo

1. Establezca un marco de tiempo regular

Es probable que las grandes empresas actualicen sus balances a diario, mientras que las empresas más pequeñas suelen actualizar sus balances todos los meses.

2. Crea un formato de hoja de balance

Puede encontrar formatos y plantillas de balance con una búsqueda rápida en Google. Aquí hay uno de Microsoft y otro en Google Docs. También puede usar el software de contabilidad para crear automáticamente un balance general en PDF basado en los números que ingresa, la información de la tarjeta de crédito y la información de la cuenta bancaria.

Por lo general, los activos se enumeran primero, luego los pasivos y, finalmente, el patrimonio de los accionistas. En las primeras etapas de su negocio, es posible que no tenga muchos activos. Está perfectamente bien incluir $ 0 para ciertas líneas si eso es cierto para usted.

3. Establecer un valor para los activos intangibles

Por lo general, las personas contratan a un equipo legal para evaluar y calcular el valor de los activos intangibles. Sin embargo, otros métodos pueden estimar el valor de un activo intangible.

En un enfoque de mercado, usted determina el valor de mercado de un activo intangible comparándolo con el valor del mismo activo vendido por una empresa comparable. Por ejemplo, si su empresa tiene una patente para un proceso de producción y una empresa similar vendió recientemente su patente por $67 000, usted valoraría su patente en $67 000.

No todos los activos intangibles necesitan un valor. Por ejemplo, si usó un diseñador externo para desarrollar su logotipo, podría usar un enfoque de mercado para ayudar a determinar a qué precio se podría vender su logotipo en un mercado abierto. Por otro lado, si su logotipo es texto simple, es posible que no alcance un umbral de creatividad para ser protegido y, por lo tanto, vendible.

Cómo leer un balance

Al leer un balance general, un capital contable más alto es mejor. Significa que sus activos son más altos que sus pasivos. Los balances se utilizan principalmente para evaluar el patrimonio en un momento específico, pero también puede comparar los cambios año tras año en los activos y pasivos para ver cómo ha cambiado el valor de su negocio con el tiempo y por qué.

Por ejemplo, en 2021, digamos que los activos de una empresa aumentaron $15 000, de $235 000 a $250 000. También en 2021, la misma empresa pagó un préstamo, reduciendo sus pasivos en $20 000, de $70 000 a $50 000. Anteriormente, el capital social de las partes interesadas habría sido de $165 000 ($235 000 menos $70 000). El nuevo capital sería de $200 000, un aumento de $35 000, ayudado por un crecimiento en los activos y una reducción en los pasivos.

Ese tipo de aumento haría de su negocio un candidato más atractivo para un préstamo o una inversión. Pero puede llevar tiempo llegar allí. Incluso si es una empresa nueva y su balance está en números rojos para el capital contable, necesita saber cuál es su posición. Es su mejor oportunidad de entrar en el negro y permanecer allí.

Ilustración de Francesco Ciccolella