Conceptos básicos de administración de costos

¿Qué es la gestión de costes?

La gestión de costes es el proceso de planificación y gestión del presupuesto de una empresa o proyecto. En el caso de un proyecto, ayuda al gerente del proyecto a estimar lo que costará el proyecto y establecer controles para reducir las posibilidades de que el proyecto supere el presupuesto.

La gestión de costos es una de las responsabilidades más importantes de un gerente de proyecto; los proyectos siempre necesitan recursos como materiales, mano de obra y equipos, los cuales generan costos. Esos costos deben estimarse y controlarse a lo largo del ciclo de vida del proyecto para completar el proyecto.

La gestión eficaz de costes requiere el software adecuado. ProjectManager es la herramienta perfecta para realizar un seguimiento de los costos, los recursos y la carga de trabajo del proyecto. Nuestros diagramas de Gantt, calendarios de proyectos y hojas de tiempo le permiten administrar los costos, el tiempo y las tareas en un solo lugar. Comience gratis.

Cómo administrar los costos del proyecto en 4 pasos

Los cuatro pasos a continuación describen cómo funciona el proceso de gestión de costos en la gestión de proyectos.

1. Planificación de recursos

La planificación de recursos es el proceso de pronosticar los requisitos futuros de recursos para un negocio, proyecto o ámbito de trabajo. Para crear un plan de recursos, debe comenzar definiendo el alcance del proyecto, un documento que detalla las actividades del proyecto que se realizarán.

Una vez que se han definido las actividades del proyecto, los gerentes de proyecto generalmente se basan en datos históricos, opiniones de expertos y herramientas de planificación de recursos, como una estructura de desglose de recursos (RBS) para estimar los recursos que se necesitarán.

2. Estimación de costos

La estimación de costos consiste en asignar costos a los recursos que necesita para ejecutar sus proyectos, como mano de obra, materiales y equipos. La estimación de costos es uno de los pasos más importantes en el proceso de administración de costos porque establece la base para el presupuesto de su proyecto. Existen varias técnicas de estimación de costos que puede utilizar según las características de su proyecto.

3. Presupuesto de costos

Según sus estimaciones de costos, ahora puede crear un presupuesto de proyecto, que es simplemente la suma de todos los costos de su proyecto. Asegúrese de incluir todos los tipos de costos del proyecto, incluidos los costos directos, indirectos, fijos y variables. El presupuesto de un proyecto también debe incluir reservas de contingencia en caso de que haya que volver a hacer el trabajo, o si un riesgo ha afectado al proyecto y se deben tomar estrategias de mitigación de riesgos.

Una vez que comienza el proyecto, el presupuesto del proyecto es una línea base que se usa para comparar los costos reales con los costos estimados. Por lo tanto, los presupuestos de los proyectos permiten a los gerentes de proyectos comprender rápidamente si sus costos son demasiado altos y si existe el riesgo de sobrecostos.

4. Control de costos

El control de costos se refiere a todas las actividades, lineamientos y procedimientos tomados para minimizar y rastrear los costos del proyecto. Un control de costos deficiente puede afectar la rentabilidad de un proyecto, pero afortunadamente, el software de administración de proyectos puede ayudarlo a realizar un seguimiento de los costos fácilmente con herramientas como hojas de tiempo, planificadores de carga de trabajo y paneles de proyectos.

Los resultados de estos 4 pasos se pueden documentar en un plan de gestión de costos, un componente crítico del plan del proyecto.

¿Qué es un plan de gestión de costes?

Un plan de administración de costos suena simple. Es un resumen de la estimación de costos para el proyecto, pero eso incluye todas las asignaciones y cómo el gerente del proyecto controlará esos costos para llevar el proyecto según lo presupuestado.

Un plan de gestión de costes debe tener en cuenta los recursos que impactan en el presupuesto del proyecto, ya sean materiales o personas. También hay costos fijos, variables y generales. Todos estos deben calcularse para saber cuál será su compromiso financiero con el proyecto.

Por último, pero no menos importante, está la parte interesada, que tiene un interés personal en mantener bajos los costos. El exceso de costos es un problema que experimentan muchos proyectos, pero no uno que los interesados ​​tolerarán bien. Tenga en cuenta a las partes interesadas al formular su plan de gestión de costes. Necesitan mantenerse informados y obtener informes durante todo el proyecto.

Esquema del plan de administración de costos

Estos son algunos elementos clave que deben incluirse en un plan de gestión de costos:

• Métodos de estimación: Explique qué método de estimación de costos se empleó, como paramétrico, ascendente, de tres puntos, etc.
• Unidades de medida: para medir los costos con precisión, es importante establecer unidades de medida para su mano de obra, materiales y equipos. Algunos ejemplos de unidades de medida pueden ser horas de personal, pies cuadrados, toneladas, kilogramos, etc.
• Línea base de costos: en función de sus estimaciones de costos, debe definir una línea base de costos que marque el límite de gasto para su proyecto.
• Umbrales de control de costos: es importante establecer umbrales para monitorear el desempeño de los costos. Esto simplemente significa que cuando la variación de costos alcance un cierto porcentaje, el equipo del proyecto tomará medidas de gestión de costos.
• Métodos de medición del desempeño: Establezca cómo se medirá el desempeño de costos para ver si está cumpliendo con las metas y expectativas del proyecto. Para ello, necesitará un sistema de seguimiento de costes y técnicas de gestión del valor ganado (EVM).
• Pautas para la presentación de informes: debe tener un formato y canales de comunicación para informar sus hallazgos a medida que supervisa el progreso del proyecto y presenta estos datos a sus partes interesadas.

¿Por qué es importante la gestión de costes?

La razón principal por la que la gestión de costes es tan importante en la gestión de proyectos es que su plan de gestión de costes incluye las directrices y los procedimientos necesarios para mantenerse dentro del presupuesto. Esto es fundamental porque, de lo contrario, la organización podría perder dinero ya que los costos superan las ganancias.

El proceso de gestión de costos comienza en la fase de planificación del proyecto, donde se estiman los costos y luego se define el presupuesto del proyecto. Luego, cuando se ejecuta el proyecto, los gastos se controlan y registran cuidadosamente para asegurarse de que estén alineados con el presupuesto.

Cuando tiene un presupuesto de proyecto, establece una línea de base para los costos del proyecto. Eso significa que rige las decisiones y las direcciones que toma al administrar los costos de su proyecto. Esto le ayuda a mantener el proyecto en marcha sin gastar de más.

Consejos de administración de costos

Los siguientes son algunos consejos que debe tener en cuenta mientras trabaja en la administración de los costos de su proyecto.

• Plan para la inflación: los precios no están escritos en piedra, y cualquier buen presupuesto tendrá esto en cuenta al permitir una variedad de costos.
• Tenga en cuenta los desastres naturales o eventos potenciales: Esperar lo inesperado puede sonar tonto, pero debe tener espacio en su presupuesto para un evento climático, un problema personal u otra incógnita que retrasará el proyecto.
• Otros costos inesperados: no todos los costos inesperados son aleatorios. Puede haber problemas legales, multas asociadas con el proyecto o costos de mano de obra inesperados, todos los cuales no puede presupuestar, pero pueden informar su presupuesto.
• Seguimiento en tiempo real: tener un software para monitorear el presupuesto a medida que ejecuta el proyecto es clave para administrar los costos. Sin embargo, si está viendo datos que no están actualizados, no podrá actuar con la suficiente rapidez para resolver los problemas. Por lo tanto, desea tener un software con seguimiento de datos en tiempo real.
• Responda con prontitud: independientemente de cómo descubra una discrepancia en el costo de su proyecto, debe actuar de inmediato. Cuanto más espere, más dinero se desperdicia.
• Tamaño en consecuencia: algunas personas piensan que los proyectos más pequeños no necesitan la gestión de costos del proyecto. Pero pequeño o grande, querrá administrar los costos.

Para administrar mejor los costos del proyecto, debe conocer su proyecto por dentro y por fuera. La mejor manera de hacerlo es al comienzo del proyecto mediante la creación de un acta de constitución completa.

ProjectManager es su software de gestión de costes

ProjectManager es un software en línea con las herramientas que necesita para la planificación de la gestión de costos en todas las fases de su proyecto. Debido a que nuestro software está basado en la nube, los datos del proyecto se entregan en tiempo real para que pueda medir de inmediato la precisión de sus estimaciones de costos en comparación con el gasto real.

Nuestra función de administración de recursos lo ayuda a mantener su carga de trabajo equilibrada, lo que impera en los costos. También tenemos hojas de tiempo fáciles de usar, donde los miembros del equipo pueden enviar con un solo clic y los gerentes de proyecto pueden aprobar con un solo clic. Sin embargo, nuestra característica más poderosa para la gestión de costos es nuestro panel de proyectos, que realiza un seguimiento de los costos del proyecto en tiempo real para que pueda controlar su presupuesto.

Plantillas gratuitas de gestión de costes

Ofrecemos docenas de plantillas de administración de proyectos para ayudarlo a administrar sus proyectos. Aquí hay algunas plantillas para ayudarlo a medida que avanza en el proceso de administración de costos.

Plantilla de presupuesto del proyecto

Nuestra plantilla de presupuesto de proyecto es ideal para documentar todos sus costos y establecer una línea de base para sus proyectos. Se puede personalizar fácilmente para satisfacer las necesidades de su organización.

Plantilla de plan de recursos

No puede administrar los costos sin una planificación de recursos sólida. Nuestra plantilla de plan de recursos es la herramienta perfecta para realizar un seguimiento de todos los diferentes recursos que necesitará para ejecutar sus proyectos.

Plantilla de análisis de costos y beneficios

Los proyectos deben ser rentables, de lo contrario, no es buena idea ejecutarlos. Antes de comenzar un proyecto, asegúrese de hacer un análisis de costo-beneficio de antemano. Nuestra plantilla de análisis de costo-beneficio es un excelente lugar para comenzar.

contenido relacionado

• Análisis coste-beneficio
• Cómo realizar un seguimiento de los gastos del proyecto
• Cómo calcular la variación de costos
• Consejos para un mejor control de costos

Obtenga más información sobre la gestión de costos del proyecto

Cuando trabaja en la administración de costos, establece políticas y procedimientos para administrar y controlar los costos de su proyecto. Jennifer Bridges, PMP, habla sobre el conocimiento básico que necesita saber para comprender la gestión de costos en cualquier proyecto en este breve video tutorial.

Aquí hay una miniatura para su referencia.