Esté preparado para los próximos plazos de declaración de impuestos de EE. UU.

Un nuevo año significa nuevas resoluciones, nuevos comienzos y el final del año fiscal anterior. También significa que hay algunas consideraciones fiscales para los afiliados con sede en los EE. UU. que es posible que deba tomar en cuenta.

Con 2017 en nuestro espejo retrovisor, esperamos que pueda mirar hacia atrás y descubrir que fue un año exitoso tanto para usted como para sus afiliados. Su relación con sus afiliados es algo maravilloso. Cuanto más trabajen, más dinero ganarán ambos. Es como tener un equipo de ventas sin los gastos generales de contratarlos.

Si está ejecutando un programa de afiliados en los Estados Unidos, o tiene afiliados que residen en los EE. UU., esa relación puede generar algunos requisitos de declaración de impuestos para usted.

Generalmente, los pagos a afiliados se clasifican como compensación de no empleados . Los afiliados no son empleados, por lo que no pagan impuestos sobre la nómina sobre las comisiones que se les pagan. Sin embargo, usted es responsable de informar los montos que se les pagó al IRS si suman más de $600 durante el año.

¿Qué significa esto para los administradores de programas de afiliados?

Como administrador del programa de afiliados, hay algunas cosas de las que puede ser responsable además de pagar a sus afiliados a tiempo. Si ha realizado pagos por un total de $600 o más durante el año a cualquier afiliado con sede en los EE. UU., deberá informar esos pagos a sus afiliados en el formulario 1099-MISC del IRS.

Para completar un 1099-MISC, necesitará cierta información básica.

• Formulario W-9 del IRS. Se debe obtener un W-9 de sus afiliados antes de pagarles $600. En general, esta es una buena práctica para evitar apresurarse a obtener la información en el momento de los impuestos. El W-9 permite a los afiliados brindarle información como su nombre, tipo de entidad (individual, LLC, corporación, etc.), dirección y número de identificación fiscal.
• Verifique la información del W-9. El IRS es muy particular en cuanto a que la información que incluyes en el 1099-MISC coincide con sus registros. Verifican para asegurarse de que el nombre del contribuyente y el número de identificación del contribuyente coincidan. No cumplir con estos puede resultar en sanciones. Su contador puede ayudar a verificar esta información. O bien, puede verificar directamente a través del IRS o a través de una serie de servicios de terceros.
• La información de tu negocio. Ya deberías tener esta información a mano. Necesitará el nombre de su empresa, la dirección, el número de teléfono y el número de identificación fiscal federal.
• Pagos totales a cada afiliado. Tendrá que sumar los pagos de cada afiliado durante el año, y esto puede ser una tarea que consuma mucho tiempo si se hace manualmente. Cualquier afiliado que haya ganado $600 o más deberá recibir un 1099-MISC. WP1099 es un complemento de WordPress que se conecta a su tienda y le proporciona una exportación de toda la información de pago necesaria para el año.

Plazos de presentación

Debe presentar cualquier formulario 1099-MISC con compensación de no empleado, incluidas las comisiones de afiliados, antes del 31 de enero de 2018. Sus afiliados también deben recibir sus copias del formulario antes de esa fecha. Los afiliados necesitarán esos formularios para presentar sus propios impuestos sobre la renta en abril. Entregarles el formulario en enero les dará tiempo suficiente para preparar sus propios impuestos.

Si no presenta la solicitud antes de la fecha límite del 31 de enero, puede haber sanciones financieras significativas por parte del IRS.

Archivo en papel versus archivo electrónico

archivo de papel
¡Sí, las personas aún pueden presentar sus formularios de impuestos en papel!

Si está presentando en papel, debe presentar menos de 250 formularios por año. Algo más, y tendrá que presentarlo electrónicamente.

Para poder presentar en papel, debe solicitar copias especiales del formulario 1099-MISC del IRS. Esa versión especial en papel permite que el IRS escanee el formulario en su sistema. Esa copia también utiliza un papel de copia de carbón delgado, por lo que una impresora típica de inyección de tinta o láser puede rasgar el papel al imprimir. La presentación de una versión en papel generalmente requiere una máquina de escribir antigua o una impresora especial.

También se requiere un resumen del formulario 1096 del IRS si elige la presentación en papel.

expediente electrónico
La presentación electrónica suele ser el método preferido para presentar el formulario 1099-MISC. Reduce los tiempos de procesamiento y los errores, por lo que probablemente sea la mejor alternativa.

El IRS no requiere un formulario de resumen 1096 cuando se presenta electrónicamente. ¡Eso significa menos papeleo para usted!

Además, puede cargar un archivo masivo con toda la información 1099-MISC de su afiliado en lugar de preparar manualmente cada formulario individualmente. Esto puede ahorrarle mucho tiempo de procesamiento. Cuando presente su declaración electrónicamente, el IRS le enviará una confirmación cuando se reciba y procese el formulario. Con una presentación en papel, no se envían confirmaciones, por lo que es posible que no esté seguro de que el IRS lo haya recibido.

Finalmente, la mayoría de los estados participan en el Programa Combinado de Presentación Federal/Estatal. Este programa reduce el tiempo de procesamiento para usted al permitir que el IRS presente automáticamente su declaración ante la agencia tributaria de su estado. Sin embargo, no todos los estados participan en el programa, por lo que es posible que deba presentar una solicitud por separado.

Obtener formularios 1099-MISC para afiliados

Independientemente de cómo presente la solicitud, aún deberá enviar los formularios 1099-MISC a sus afiliados. Muchas empresas prefieren enviar una copia en papel a sus afiliados. Esto está perfectamente bien, incluso si presentó el formulario electrónicamente ante el IRS. El envío de copias en papel elimina la posibilidad de que se marque como spam en la bandeja de entrada de sus afiliados.

Si elige enviar a sus afiliados una versión electrónica, deben poder dar su consentimiento para recibirla. Si no dan este consentimiento, aún deben poder recibir una copia en papel.

Otras cosas a considerar

Su negocio puede tener consideraciones fiscales únicas que pueden no haber sido tratadas en profundidad aquí. Siempre es recomendable consultar con un contador local que se especialice en impuestos para ver si hay algo más que deba considerar.

Por ejemplo, los plazos de presentación de su estado podrían ser diferentes a los que requiere el IRS. Incluso pueden tener diferentes métodos de presentación en conjunto. Su contador podrá aclarar lo que corresponda a su situación fiscal.

¿Próximos pasos?

Esa lucha de última hora para recopilar información es una receta para los errores. Aquí hay algunas cosas que debe tener en cuenta para asegurarse de estar preparado.

• Obtenga un formulario W-9 completo de todos los afiliados con sede en EE. UU. Si es una empresa con sede en los EE. UU. con filiales en el extranjero, deberá pedirles que completen un formulario W-8BEN. Es importante mantener esta información en el archivo porque el IRS puede auditar la información en algún momento en el futuro.
• Sume los pagos a sus afiliados . Cualquier afiliado que haya ganado $600 o más en comisiones deberá recibir un 1099-MISC. WP1099 es un complemento de WordPress que hará este cálculo por usted. Con unos pocos clics, exportará todos los afiliados y el monto pagado durante el año en un formato compatible con archivos electrónicos.
• Presentar ante el IRS, su agencia de impuestos estatal (si es necesario) y sus afiliados . Su contador local puede presentar los formularios por usted con el beneficio adicional de que revisará todo antes de presentarlos. Alternativamente, puede utilizar una serie de servicios de presentación electrónica de terceros o presentar la declaración directamente ante el IRS.

Si no se siente preparado para la temporada de impuestos, use estos consejos para volver a encarrilarse. ¡Te lo agradecerás en esta época el próximo año también!