Gestión de Beneficios para Proyectos: Cómo Hacer un Plan de Gestión de Beneficios
Publicado: 2022-08-23Un proyecto es un vehículo para entregar beneficios a sus partes interesadas. Estos beneficios incluyen calidad mejorada, costo de producción reducido, mejor servicio al cliente, mayor retención de clientes, etc.
La identificación, descripción y medición de estos beneficios se denomina gestión de beneficios. Tener un plan de gestión de beneficios permite a los directores de proyectos maximizar estos resultados para la organización y las partes interesadas, y es parte de cualquier plan de gestión de proyectos exitoso.
¿Qué es la administración de beneficios?
La gestión de beneficios es el método de invertir tiempo y recursos para impulsar un cambio positivo en un proyecto. Esto se hace mediante la identificación, planificación, medición y seguimiento de los beneficios desde el comienzo del proyecto hasta el final, cuando se han logrado todos los beneficios.
La gestión de beneficios implica beneficios específicos, medibles, acordados, realistas y con plazos determinados. Estos beneficios pueden aplicarse al cambio organizacional, el proceso, los beneficios del proyecto o la planificación estratégica. Todas estas definiciones responden a la necesidad de alinear los resultados del proyecto y las estrategias comerciales.
Si bien la gestión de beneficios puede hablar de resultados más grandes que un proyecto individual, siempre tiene como objetivo aumentar el éxito de cualquier proyecto. Según el Project Management Institute (PMI), muchas organizaciones no miden (y, por lo tanto, no administran) los beneficios, lo que significa que solo una pequeña cantidad de organizaciones logran los beneficios previstos. Cumplir con las expectativas de un proyecto debe ser lo mínimo y se debe prestar más atención a la gestión de beneficios.
¿Cuál es el propósito de la administración de beneficios?
Piense en la gestión de beneficios como el vínculo que conecta la entrega de un proyecto exitoso con la gestión del cambio. Es decir, el propósito de la gestión de beneficios es garantizar que la gestión del cambio esté impulsada por los beneficios. Esta es la forma de obtener el máximo valor de su inversión en el proyecto.
Tenga en cuenta los beneficios
La gestión de beneficios se utiliza para administrar las inversiones de una organización, asegurando que todos se concentren en los beneficios a medida que se ejecutan los procesos comerciales. La gestión de beneficios identifica si los proyectos pueden producir los resultados comerciales para los que fueron diseñados. Luego trata de minimizar los riesgos involucrados en el logro de esos beneficios y maximiza la oportunidad de lograr más beneficios. En otras palabras, la gestión de beneficios se asegura de que el proyecto continúe creando valor.
Centrarse en los beneficios conduce a una mejor toma de decisiones al administrar proyectos y la asignación de recursos relacionados con esos proyectos. La gestión de beneficios va más allá de solo medir los proyectos por su eficiencia para incluir su retorno de la inversión a lo largo del tiempo.
¿Cuándo debe un programa centrarse en los beneficios?
Los beneficios deben contabilizarse al comienzo de un proyecto y seguirse hasta el final. Como cualquier plan, el plan de administración de beneficios establece el curso temprano y continúa ajustando ese curso a medida que ocurren cambios a lo largo del proyecto.
Sin embargo, los beneficios generalmente se obtienen durante la fase de entrega del proyecto. Antes de eso, la gestión de beneficios puede agregar costos al proyecto. A medida que el proyecto avanza hacia el cierre, esos costos disminuirán y aumentarán los beneficios, que continúan después de que se complete el proyecto. Sin embargo, en ese momento, por lo general son administrados por otra organización.
¿Qué es un plan de administración de beneficios?
Un plan de gestión de beneficios explica cuáles son los beneficios del área del proyecto y cómo y cuándo se entregarán. El plan hace esto al incluir lo siguiente.
- Describiendo cuál es el beneficio
- Crear un cronograma de cuándo se entregará el beneficio
- Identificar quién es el propietario de los beneficios
- Definir la métrica utilizada para medir el beneficio y cuál será la línea de base
- Enumerar los supuestos y riesgos asociados con el logro del beneficio
Diferentes tipos de beneficios
El plan de gestión de beneficios se ocupará de dos tipos de beneficios: tangibles e intangibles. Los beneficios tangibles se pueden medir, como la reducción de costos, mientras que los intangibles no se pueden medir con precisión, como el conocimiento de la marca.
El caso de negocio informará su plan de gestión de beneficios, que detalla los beneficios del proyecto. El plan incluirá una línea de base para que los beneficios puedan medirse a medida que se ejecuta el proyecto.
Una vez que se elabora un plan de gestión de beneficios, se revisará a lo largo del ciclo de vida del proyecto. Esto ayuda a asegurarse de que estén al día con el plan. Algunos beneficios no se entregarán hasta después de la finalización del proyecto. En este caso, el titular de los beneficios es responsable de realizar un seguimiento de los mismos.
Cómo crear un plan de administración de beneficios
El plan de gestión de beneficios identificará, controlará y rastreará los beneficios durante el ciclo de vida del proyecto y, a menudo, después de que finalice el proyecto. Esto se utiliza para asegurarse de que la organización y los propietarios de los beneficios (aquellos que son los principales beneficiarios) se mantengan enfocados en los beneficios a lo largo de este proceso.
Los siguientes pasos son comunes para crear la mayoría de los planes de administración de beneficios:
- Identificar los beneficios. ¿Cuáles son los resultados beneficiosos para las partes interesadas del proyecto y la organización en general? Esto debe hacerse antes de iniciar el proyecto.
- Cree un plan que obtenga los beneficios; incluir cualquier suposición, riesgos y las tareas necesarias para alcanzar esos beneficios potenciales.
- Cada beneficio deberá tener una métrica para medir el resultado con el fin de realizar un seguimiento y asegurarse de que, a medida que se ejecuta el proyecto, se alinee con el plan.
- Definir los roles y responsabilidades de quienes administrarán los beneficios.
- Agregue un plan para cuidar los beneficios que continuará después del cierre del proyecto.
- Desarrolle un plan de informes para comunicar el estado del proyecto a las partes interesadas, ya sea a través de informes regulares, reuniones o conferencias cara a cara.
- Implementar el plan.
- Evaluar el desempeño del proyecto después de que cierre para mantener los beneficios después de la implementación del proyecto.
Crear un mapa de dependencia de beneficios
Es útil crear un mapa de dependencia de los beneficios, que vinculará los beneficios con los objetivos comerciales estratégicos de la organización. Esto se divide en cinco partes:
- Un objetivo medible que se alinea con la visión de la organización.
- El beneficio final que motiva a las partes interesadas a invertir en el proyecto.
- Los beneficios intermedios se suman al beneficio final
- Los cambios necesarios para alcanzar los objetivos de negocio.
- Cualquier proceso o sistema que admita los cambios anteriores
También hay una red de dependencia de beneficios que define los objetivos de inversión, beneficios, cambios comerciales, cambios habilitadores y qué tecnología se necesitará.
Cómo ayuda ProjectManager a su plan de beneficios
Los planes de administración de beneficios requieren la misma programación, asignación e informes que cualquier plan de proyecto, por lo que necesita ProjectManager para administrar los planes de manera más eficiente. Nuestro software basado en la nube le brinda datos en tiempo real para tomar mejores decisiones en sus proyectos.
Una vez que tenga una lista de tareas, introdúzcala en nuestra herramienta y abra la vista del proyecto del diagrama de Gantt. Para completar estas tareas en una línea de tiempo, agregue una fecha de inicio y finalización a cada tarea. Ahora tienes una visión general de todo el proyecto. Puede dividir esta vista más amplia estableciendo hitos, que son fechas importantes, como el inicio de una fase del proyecto y el final de otra.
Hay más formas de monitorear el proyecto y mantener a todos informados sobre su progreso. Para una vista de alto nivel, hay tableros en tiempo real que rastrean el tiempo, los costos y más al tomar automáticamente datos en vivo y calcularlos en gráficos y cuadros fáciles de leer.
Cuando se reúna con las partes interesadas, necesitará informes con un solo clic al alcance de la mano que se puedan compartir fácilmente en formato PDF o imprimir. La información actualizada al minuto es la imagen más precisa del rendimiento y el progreso del proyecto, desde el tiempo restante en las tareas hasta los informes de estado de la cartera si está administrando más de un proyecto.
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