7 consejos para un mejor control de costos y control de gastos

Para comprender el control de costos, primero debe comprender por qué se usa: monitorear los gastos e identificar los riesgos para aumentar las ganancias. No debe confundirse con la gestión de costos, el control de costos tiene su propio conjunto de objetivos que pueden ahorrar dinero a las empresas.

¿Qué es el control de costos?

El control de costos es el proceso de estimación de costos para planificar y ajustar un presupuesto. Para hacer estimaciones de costos precisas, todos los gastos deben ser monitoreados y controlados para adaptarse a cualquier cambio.

La predicción de riesgos es otro factor clave en el control de costes. Cuando analiza con precisión los riesgos antes de que sucedan, puede modificar el presupuesto del proyecto antes de que ocurra cualquier cambio. Esto disminuye la probabilidad de exceder el presupuesto. Los proyectos de construcción son especialmente propensos a exceder el presupuesto, pero un control de costos adecuado evita que esto suceda y brinda información para hacer predicciones futuras.

El control de costos del proyecto comienza con la supervisión y el seguimiento de los cambios en los gastos. Estos cambios se denominan variaciones y pueden ser "favorables" o "desfavorables". Estas variaciones se pueden utilizar para hacer predicciones más precisas en el futuro.

¿Qué es el control de gastos?

El control de gastos es el proceso de realizar cambios directos en los gastos. Idealmente, estos cambios están informados por datos de control de costos. Donde el control de costos se enfoca tanto en el panorama general como en los detalles más pequeños, el control de gastos realiza cambios inmediatos en los hábitos de gasto para mantener los proyectos en marcha.

Para rastrear y controlar los gastos, deben identificarse y clasificarse en una de dos categorías: gastos directos y gastos indirectos.

Gastos directos

Los gastos directos van directamente hacia las necesidades tangibles de un proyecto. Tres de los ejemplos más comunes de gastos directos son los materiales, la mano de obra y el equipo. Estos gastos serán específicos del proyecto y “crearán” algo tangible. Nuestra plantilla de estimación gratuita puede ayudarlo a predecir y administrar sus gastos directos.

Gastos Indirectos

Los gastos indirectos son costos que se acumulan constantemente en segundo plano. Algunos ejemplos comunes de gastos indirectos son los salarios de los empleados, los beneficios de los empleados y el alquiler de oficinas/instalaciones. Controlar los gastos indirectos puede ser la diferencia entre el éxito y el fracaso de un proyecto.

Siete consejos para un mejor control de costos

Todos los proyectos tienen riesgos y, lo más probable, experimentan cambios. Eso no significa que tengan que pasarse del presupuesto. Estas mejores prácticas para el control de costos configuran su proceso para el éxito:

1. Definir KPI importantes

Para cada tarea o proceso, un gerente de proyecto debe decidir sobre indicadores clave de desempeño. Estos KPI son métricas predeterminadas que un equipo establece antes de comenzar un proyecto y se consultan a lo largo del proyecto para verificar el progreso.

2. Anticiparse a la inflación

El costo de los bienes y servicios fluctúa dependiendo de los factores del mercado. Esto puede resultar en un aumento de los gastos. Estos cambios de precios requieren ajustes en los presupuestos y gastos. En términos de control de costos, debe tener en cuenta estos cambios al prepararse para riesgos y variaciones.

3. Crea planes de contingencia

No importa qué tan bien se planifique un proyecto, todavía existe la posibilidad de que algo salga mal. Debe anticiparse a estos riesgos financieros y crear estrategias para adaptarse a ellos sin incurrir en variaciones desfavorables. Piense en estas contingencias como planes de respaldo. Cuanto más puedas imaginar lo inesperado, más preparado estarás para el peor de los casos.

4. Seguimiento de gastos en tiempo real

Un aspecto crucial del control de costos es el seguimiento y la documentación de los gastos. Esta es la única forma de detectar variaciones y corregirlas en el futuro. Cuando realiza un seguimiento de los gastos en tiempo real, puede detectar variaciones y realizar los cambios apropiados. De esta forma, incluso las variaciones desfavorables pueden informar cómo controla los costos para el resto del proyecto.

5. Recopilar datos de forma regular

La consistencia es el nombre del juego. Cuando el proyecto parece estar funcionando sin problemas, la recopilación de datos puede parecer una prioridad baja. Pero cuando permitimos que esto suceda, los datos se vuelven sesgados y menos útiles en el futuro. Después de todo, el control de costos debe consistir tanto en detectar variaciones favorables como desfavorables.

La frecuencia con la que recopila datos diferirá según el tamaño y el alcance del proyecto, pero se debe establecer un cronograma para realizar la recopilación, ya sea semanal, quincenal, mensual, etc.

6. Documente todas las variaciones

Incluso las variaciones más pequeñas deben documentarse. Pueden parecer insignificantes en ese momento, pero lo más probable es que sean útiles más adelante. Si los empleados por hora necesitan algunas horas extra para completar una tarea, esto es un gasto indirecto inesperado. Pequeñas variaciones como estas pueden parecer casualidades, pero se pueden usar para hacer presupuestos más precisos en el futuro.

7. Comunicarse con el equipo

El control de costos no es un espectáculo de un solo hombre. Para crear presupuestos más inteligentes, debe transmitir las variaciones y sus causas a todo el equipo. Esto mantiene a todos en la misma página y conscientes de los contratiempos y los éxitos. Nunca cometa el error de pensar que los datos no son relevantes para los miembros del equipo. El control de costos se trata en gran medida de recopilar datos, pero si nadie los usa, los datos se vuelven inútiles.

Cosas a evitar al controlar costos y gastos

El control de costos es un proceso matizado, pero hay maneras de hacerlo un poco menos complicado. Aquí hay tres errores comunes de gestión de costos que cometen incluso los mejores gerentes de proyectos. Afortunadamente, son evitables cuando sabes a qué prestar atención:

Descuidar la consideración de los gastos indirectos

Los gastos indirectos se pasan por alto a menudo. Estos gastos se esconden en el fondo de cualquier proyecto, pero los costos se suman. Además, cuando no realiza un seguimiento constante de los gastos indirectos, no notará costos como un aumento en el alquiler, los beneficios para empleados y otras formas de inflación. En un mundo perfecto, estos gastos serían estáticos, pero no tener en cuenta sus cambios constantes puede hacer que supere fácilmente el presupuesto.

Subvaloración de las relaciones entre contratistas y proveedores

Una buena relación con un contratista o proveedor puede simplificar mucho el control de los gastos directos. Cuando tiene una relación sólida con un proveedor, es más probable que le informen sobre los aumentos de precios con anticipación. Mantener estas relaciones saludables puede facilitar la renegociación de contratos si es necesario.

Las variaciones favorables pueden significar que puede comprar más suministros o contratar más ayuda. Las variaciones desfavorables pueden significar que necesita reducir. De cualquier manera, una buena relación hace que el proceso sea indoloro.

No usar herramientas automatizadas

El secreto para un control de costos efectivo es mantenerse al tanto de los gastos, riesgos y otros factores que afectan el presupuesto. Para hacerlo, debe usar herramientas para administrar datos, rastrear gastos y recursos, crear informes y hacer ajustes al presupuesto en tiempo real.

Cuando la ejecución de estas tareas es un proceso largo, es posible que los datos ya hayan cambiado y no pueda documentar cada variación. En su lugar, utilice soluciones automatizadas que le permitan ver toda la información que necesita a la vez y realizar los ajustes e informes necesarios.

Cómo ProjectManager ayuda con el control de costos

ProjectManager es una solución de administración de proyectos basada en la nube que le permite administrar todos los aspectos de su proyecto desde cualquier lugar donde realice el trabajo. El control de costos requiere datos actualizados e informes rápidos para realizar las estimaciones más precisas. Cuando no puede acceder y actualizar esta información sobre la marcha, el proceso de control de costos se detiene.

Administracion de recursos

Nuestro software de administración de recursos le permite realizar un seguimiento exacto de cómo se utilizan los recursos, luego le permite crear informes y detectar exactamente dónde se podrían utilizar estos recursos de manera más eficiente para reducir los gastos.

Seguimiento de costos en tiempo real

ProjectManager le brinda el poder de ver toda la información que necesita en un tablero en tiempo real que refleja cualquier cambio en el proyecto. Esto significa detectar variaciones antes de que afecten negativamente a su presupuesto.

El control de costos y gastos es un proceso basado en datos que requiere un software de gestión de proyectos sólido para digerir y distribuir la información. ProjectManager es un software de gestión de proyectos basado en la nube con herramientas, como un panel en tiempo real, que puede recopilar, filtrar y compartir sus resultados en gráficos y tablas escaneables. Pruébelo hoy con esta prueba gratuita de 30 días.