Contabilidad 101: Cómo llevar registros para su pequeña empresa

Es cierto que hacer su propia contabilidad puede ser una completa pesadilla.

Ya sea que esté comenzando un nuevo negocio o haya tenido una tienda en línea durante años, aprender a realizar un seguimiento de sus gastos e ingresos puede parecer un gran desafío.

No estás solo. Casi las tres cuartas partes de los propietarios de pequeñas empresas sienten que no tienen mucho conocimiento en lo que respecta a la teneduría de libros y la contabilidad.

Además de administrar su negocio, también debe administrar una cuenta de activos, declaraciones de impuestos, contracargos de tarjetas de crédito y más. Puede ser confuso y abrumador si te sumerges por primera vez. Pero no tiene que ser así.

¿Quieres convertirte en un profesional de tu propia contabilidad? En este artículo, aprenderá todo sobre cómo comenzar a llevar libros para una pequeña empresa y cómo puede ser más rentable hoy.

¿Qué es la contabilidad?

La contabilidad es el proceso de registrar y administrar todas las transacciones financieras de su empresa, incluidas las ventas, las compras y los pagos. Los tenedores de libros realizan un seguimiento de todos los costos e ingresos para ayudar a una empresa a tomar decisiones financieras informadas.

El objetivo de la contabilidad es mostrarle un panorama financiero más amplio de su empresa, equilibrar sus cuentas y mejorar la gestión del flujo de efectivo de una manera más estratégica.

Los fundamentos de la contabilidad

En la contabilidad comercial, una cuenta es un registro de todas las entradas de débito y crédito de un determinado tipo, como cuentas por pagar o nómina.

Hay cinco tipos básicos de cuentas:

• Activos. Recursos o cosas de valor propiedad de una empresa como resultado de sus transacciones (por ejemplo, inventario, cuentas por cobrar).
• Pasivo. Las obligaciones y deudas contraídas por una empresa con proveedores, bancos, prestamistas u otros proveedores de bienes y servicios (p. ej., préstamos, cuentas por pagar).
• Rentas o rentas. Dinero ganado por la empresa a través de las ventas o la prestación de un servicio.
• Gastos. Efectivo que sale de la empresa para pagar activos o servicios (p. ej., servicios públicos, salarios).
• Capital. , El valor restante de la participación de un propietario en una empresa, después de restar todos los pasivos (p. ej., acciones, ganancias retenidas).

La contabilidad de pequeñas empresas comienza con la configuración de cada cuenta para que pueda registrar transacciones en la categoría adecuada. Esto constituye su libro mayor. Es probable que no tenga los mismos procesos de contabilidad exactos que la próxima tienda de comercio electrónico, pero muchos métodos de contabilidad diferentes son comunes según las necesidades de su negocio.

Cómo guardar tus libros

1. Mantener y actualizar registros financieros

La contabilidad implica trabajar con números. La mayor parte del trabajo involucra matemáticas básicas y contabilidad. Los detalles dependen del tipo de negocio que posea, pero puede incluir tareas como la liquidación de cuentas por cobrar y estados de cuenta bancarios, el registro de transacciones financieras, la facturación, la facturación y el seguimiento de la nómina.

También se ocupará de otros asuntos relacionados con las finanzas, que incluyen:

• Contabilidad de impuestos para nómina, ingresos, empleo e incluso deducciones de impuestos para pequeñas empresas.
• Planificación presupuestaria para ayudar a la empresa a mantenerse encaminada y crecer.
• Preparar los estados financieros (balances, estado de resultados, flujo de caja y cambios en el patrimonio) listos para las partes interesadas.

La contabilidad requiere un análisis cuidadoso y un poco de conocimiento legal. En caso de que su negocio sea auditado alguna vez, querrá asegurarse de que sus registros estén en orden y que las deducciones sean legítimas.

2. Mantenga un registro de lo que todos están haciendo (y gastando)

La contabilidad financiera puede llevar mucho tiempo. Debe garantizar la precisión de cada transacción financiera, además, debe equilibrar los libros todos los días y realizar un seguimiento de los pagos entrantes y salientes de los empleados.

Esto significa que, para dominar la teneduría de libros y la contabilidad, debe tener excelentes habilidades de comunicación y organización. En un día cualquiera, es posible que deba recopilar recibos de los empleados, administrar los gastos de viaje o reembolsar los costos a las personas. La creación de un sistema para envíos y reembolsos ayuda a garantizar que no se pierda una transacción y que los registros se mantengan actualizados y precisos.

3. Utilice los servicios de contabilidad para mejorar los procesos

Un buen software de contabilidad debe estar en su kit de herramientas de contabilidad para pequeñas empresas. Con el aumento de la contabilidad virtual y otros tipos de servicios de contabilidad en línea, los propietarios de pequeñas empresas deben mantenerse al día con la última tecnología.

Con buenos servicios o software de contabilidad, puede optimizar la entrada de datos, crear informes financieros detallados, consolidar datos y automatizar el mantenimiento de registros. También es una manera fácil de mejorar la precisión en toda su empresa y eliminar el tiempo dedicado a tareas repetitivas.

Contabilidad de doble entrada versus contabilidad de una sola entrada

En el método de contabilidad de entrada única, las transacciones comerciales se registran a medida que realiza depósitos y paga facturas en la cuenta de su empresa, como si llevara un registro de cheques. Este método funciona mejor para empresas más pequeñas con una pequeña cantidad de transacciones.

La contabilidad por partida doble es para empresas de cualquier tamaño y complejidad. En este método, cuando se realiza un asiento en una cuenta, se realiza un asiento correspondiente y opuesto a otra diferente. Por ejemplo, si registra un ingreso de $100, haría dos entradas: una entrada de débito de $100 para aumentar su balance de efectivo y una entrada de crédito de $100 para aumentar los "ingresos" de la cuenta del estado de resultados.

Cómo dominar la contabilidad de pequeñas empresas

Comprender y realizar un seguimiento de sus datos financieros es una parte esencial de las finanzas de las pequeñas empresas. Por eso, cuando diriges un negocio, es algo que tienes que aprender de las clases de contabilidad o subcontratar.

Afortunadamente, no solo es posible aprender a administrar sus propios libros, sino que hay algunos beneficios notables para abordarlo usted mismo.

Hablamos con dos expertos para ayudarlo a manejar sus finanzas por su cuenta: Charlie Ashbourne, contador interno aquí en Shopify, y Sheena Brady, gerente de éxito comercial de Shopify Plus que también dirige un negocio exitoso, Tease Tea, y ha construido un sistema para administrar los libros de su negocio.

Si es nuevo en el seguimiento de sus cuentas y no puede pagarle a una empresa de contabilidad oa un tenedor de libros independiente, aún puede aprender los conceptos básicos y administrar las cosas por su cuenta. Aquí hay una mirada específica a la contabilidad de comercio electrónico desde una perspectiva diaria, mensual, trimestral y anual.

que hacer a diario

Diariamente, la única parte general de la contabilidad que debe tener en mente son los recibos.

Mantenga un registro en papel de cualquier cosa que suceda en su negocio, lo que podría significar guardar el recibo de su reunión de café con un nuevo proveedor o marcar el recibo del correo electrónico para su última ronda de anuncios digitales.

La razón por la que es tan importante mantener estos registros es simple. Para obtener el beneficio fiscal completo de reclamar gastos comerciales legítimos, debe poder respaldarlos.

“Si no tiene el respaldo adecuado, se le pueden negar tanto los créditos fiscales como los gastos deducibles, los cuales, si realmente tiene derecho a ellos, pueden ser un gran golpe a la hora de pagar los impuestos”, dice Charlie.

Por lo tanto, su tarea diaria de contabilidad es asegurarse de tener un plan para realizar un seguimiento de los recibos, las facturas y los correos electrónicos relevantes. Desea que estos documentos sean fácilmente accesibles para que trabajar con ellos no requiera mucho tiempo o esfuerzo.

Los recibos y las facturas se pueden guardar en una carpeta específica. Si tiende a recibir correos electrónicos de remitentes específicos (sus proveedores de software, anuncios digitales y similares), puede configurar una regla simple en su bandeja de entrada para canalizarlos a una carpeta llamada "Recibos y facturas".

Incluso podría crear un elemento simple de la lista de tareas pendientes para manejar este proceso, que es lo que Sheena ha hecho para Tease Teas.

“Cada vez que nos envían una factura o un recibo por correo electrónico (el 95 % son estos días), cargo el archivo adjunto en Google Drive, en una carpeta de facturas desglosada por mes. Esto significa que rara vez tengo que imprimir, archivar o almacenar esta información, lo que en sí mismo ahorra mucho tiempo”.

que hacer semanalmente

La contabilidad no debería convertirse en una gran tarea semanal en su lista de tareas pendientes. Hay dos cosas clave que debe vigilar cada semana: su estado de flujo de efectivo y sus gastos variables, especialmente cuando son nuevos.

Presta atención a tu flujo de efectivo

¿Tiene dinero en el banco, cuánto y qué necesita ese dinero para cubrir? Eso es lo que estás viendo cuando se trata de flujo de caja.

“Además de los ingresos y los gastos, la clave es administrar su efectivo y su flujo de efectivo. Por lo general, existe la idea errónea de que si tiene un ingreso de X cantidad, entonces tiene efectivo de esa cantidad simplemente ahí, pero ese no es necesariamente el caso”, dice Charlie.

En el día a día, es posible que deba tomar decisiones sobre cuándo comprar algo o cuánto gastar en su negocio. Comprender cuánto efectivo tiene disponible y qué más debe cubrir ese efectivo es una parte clave de la administración de sus libros y su negocio.

¿Quiere un sistema de contabilidad sencillo que le ayude a planificar y analizar su flujo de caja? Este artículo sobre por qué el flujo de efectivo puede ser incluso más importante que las ganancias incluye una práctica hoja de cálculo que puede usar.

Esté atento a los gastos nuevos o variables

La mayoría de las veces, observar y revisar sus gastos puede ser una tarea mensual. Pero si tiene gastos nuevos o gastos variables, querrá vigilarlos más de cerca para asegurarse de que estén alineados con las expectativas.

“Tomemos como ejemplo los gastos de marketing: si recientemente asignó un presupuesto para publicar anuncios pagados y fluctúa día a día, debe vigilarlo más de cerca hasta que se sienta cómodo con el comportamiento”, dice Charlie.

Después de todo, si hay formas de evaluar nuevas iniciativas y gastos antes de fin de mes, puede tomar decisiones más rápidas pero aún informadas.

que hacer mensualmente

Si estuviera trabajando con un tenedor de libros interno o remoto, probablemente estaría en contacto con ellos para verificar sus libros mensualmente. Como aficionado al bricolaje, debe hacer un plan para sentarse y dedicar algún tiempo mensualmente a mantener sus libros en orden.

Obtener una instantánea empresarial

Mensualmente, debe observar su negocio en su conjunto para comprender cómo van las cosas y tener una idea del panorama general.

“Al final del mes, querrás asegurarte de tener todos tus gastos y luego mirar tus ventas, tus gastos, tus ingresos y tu posición de efectivo en conjunto”, dice Charlie. “También querrás asegurarte de mirar cualquier área clave del negocio que te interese”.

Utilice servicios o software de contabilidad para realizar un seguimiento de las tendencias que ve de un mes a otro y piense en cómo manejará el próximo mes desde una perspectiva financiera. También puede prestar especial atención a los nuevos proyectos, campañas o cambios operativos para ver si están afectando sus ventas, sus gastos o ambos.

Ojo con los gastos

Su revisión mensual es un buen momento para pensar de manera más estratégica sobre cómo encajan los gastos en su negocio.

“Siempre miro los gastos en profundidad, incluso cuando tenemos un buen desempeño en ventas”, dice Sheena. “Un gran indicador de éxito en los negocios es la rentabilidad y, a menudo, puede generar ganancias inesperadas analizando sus gastos y encontrando formas creativas de reducirlos.

Puede encontrar diferentes formas de reducir costos al buscar descuentos de proveedores según su historial de pagos, pedidos al por mayor o pedidos anticipados de ciertos productos.

“El año pasado, observé un popular accesorio para el té que vendemos e investigué un poco. Le pregunté a nuestro proveedor si había espacio para un descuento basado en nuestro historial y mi conocimiento del fabricante. Pudo reducir nuestro costo por unidad y ahorramos más de $ 5,000 el año pasado solo en esta solicitud”.

Mantente organizado

Si hay un cliché de impuestos y contabilidad con el que todo emprendedor puede identificarse, es la "caja de zapatos llena de recibos". El sueño, por supuesto, es entregar esa caja de zapatos a un CPA o a uno de los muchos servicios de contabilidad que pueden darle sentido a todo, pero hay formas en las que puedes abordar la caja de zapatos por tu cuenta.

Durante su revisión mensual, revise todos sus recibos almacenados en su correo electrónico, su archivo de Google Drive o, sí, su caja de zapatos. Clasifíquelos en categorías de gastos, tanto para mantenerse organizado durante la temporada de impuestos como para ver cuánto gasta realmente en pedidos de inventario en comparación con publicidad.

Ajuste en función de lo que necesita saber

No hay dos negocios iguales y, si bien existen fundamentos que son válidos para todos los negocios, su combinación única de ingresos y gastos puede conducir a un conjunto de necesidades de contabilidad ligeramente diferente al de los demás.

“Solía ​​revisar mis libros en función de los pedidos. Cada pedido que llegaba, me aseguraba de que se registrara y rastreara con un software de contabilidad”, dice Sheena. “Resulta que esto no era necesario. Para nuestro negocio, lo único que importaba para nuestras reseñas eran las ventas totales por mes”.

Si está registrando todo lo que necesita para propósitos de impuestos y contabilidad, y está obteniendo la información financiera que necesita para tomar decisiones estratégicas sobre su negocio, puede optar por optimizar los procesos que no son críticos para ninguna de esas cosas.

El mejor software de contabilidad para pequeñas empresas

Si está buscando formas de facilitar la contabilidad en línea, hay una serie de herramientas a considerar, según las necesidades de su negocio:

1. A2X. Esta aplicación publica automáticamente las ventas de la tienda Shopify en Xero o QuickBooks y concilia tus pagos para que puedas ver que todo se contabilizó correctamente. A2X cuenta con la confianza de cientos de firmas líderes de contabilidad de comercio electrónico.
2. Integraciones OneSaaS. OneSaas conecta las aplicaciones comerciales de contabilidad, comercio electrónico, cumplimiento, CRM, facturación y marketing por correo electrónico. Puede crear fácilmente flujos de trabajo personalizados y crear un sistema de contabilidad que crezca con su negocio.
3. FreshBooks. Este software de contabilidad en la nube lo ayuda a administrar los pedidos de Shopify en FreshBooks en función de tres objetos: artículos, facturas y pagos. También utiliza tu inventario de Shopify como fuente de verdad para toda la gestión de inventario, actualizando la información automáticamente.
4. Libros rápidos. Cuando integra Shopfiy con QuickBooks, sus pedidos, inventario, clientes y envío se actualizan y son precisos automáticamente. Puede usar QuickBooks para publicar información de pedidos de comercio electrónico como entradas de diario por lotes o publicación de nivel de pedido granular, y sincronizar con otros mercados de comercio electrónico, como Etsy y Amazon.
5. Mesa de trabajo. Bench ofrece servicios de contabilidad subcontratados asequibles para su tienda Shopify. La aplicación se sincroniza directamente con sus cuentas comerciales y bancarias. Luego, un equipo de contabilidad virtual equilibra sus libros mensuales y prepara informes financieros.

“Al elegir el mejor sistema de contabilidad, considere uno de los principales sistemas de contabilidad en la nube, como QuickBooks o Zero”, dice Ellen Main de A2X Accounting.

“Al realizar la contabilidad de impuestos para su negocio de Shopify, no basta con registrar las ventas. Tienes que hacerte cargo de todas las tasas e impuestos”, añade Ellen. “Esta no es una tarea fácil sin la ayuda de una aplicación, un conector o una integración.

Elija un software de contabilidad que publique extractos resumidos y atribuya todas sus ventas y tarifas a su sistema de contabilidad. Esto asegurará que, a medida que su negocio crezca, sus libros siempre estarán ordenados y precisos.

Comprender la contabilidad de las pequeñas empresas es clave para el crecimiento

Ya sea que realice toda la contabilidad usted mismo o decida que es mejor contratar a un tenedor de libros certificado, comprender cómo fluye el dinero a través de su negocio es un buen negocio.

“Tener los datos adecuados y saber dónde se encuentra, qué parece estar impulsando sus ingresos y dónde podría recortar algunos costos es fundamental”, dice Charlie. “Tener datos sólidos en lo que respecta a la contabilidad para empresas emergentes lo coloca en una mejor posición para tener éxito en el futuro”.

Incluso si tiene poca experiencia en contabilidad, ahora tiene conocimiento de primera mano y acceso a todas sus finanzas, lo que lo coloca en un lugar poderoso para tomar decisiones informadas sobre el futuro de su negocio. Y si bien es valioso obtener ayuda y asesoramiento de expertos en contabilidad, asegúrese de nunca perder la comprensión sólida de sus números, sin importar a quién administre el día a día.