¿Qué es un informe de presupuesto? Propósito, componentes y beneficios

Ya sea que esté dirigiendo una empresa o un proyecto, tendrá que lidiar con un presupuesto. Un presupuesto es el plan de gastos que pronostica utilizando estimaciones de ingresos y gastos. Para asegurarse de mantener ese presupuesto operativo siempre importante, hará un informe de presupuesto regular y hará referencia a los estados financieros.

Un informe de presupuesto es una herramienta necesaria para administrar sus finanzas y mantener viable su negocio o proyecto. Para evitar un pozo de dinero potencial, aprenda qué es un informe de presupuesto, para qué sirve y de qué está compuesto. Explicaremos los muchos beneficios de usar un informe de presupuesto y demostraremos cómo hacer uno con un software de gestión de proyectos.

¿Qué es un informe de presupuesto?

Un informe de presupuesto es una imagen financiera de un negocio o proyecto durante un período de tiempo específico. Recopila datos relacionados con el gasto real y lo compara con lo que se ha proyectado para ese período en términos de presupuesto.

Esto significa que un informe de presupuesto ayuda a determinar si está gastando de acuerdo con su presupuesto o si está por encima o por debajo de él. El informe de presupuesto tiene al menos dos columnas: una para el gasto planificado que se presupuestó para el período informado y otra para el gasto real de ese período.

Al generar un informe de presupuesto, es importante que utilice una herramienta que recopile datos en tiempo real para brindarle la visión más precisa de sus gastos reales durante ese período. ProjectManager es un software de gestión de proyectos galardonado con informes en tiempo real. Explicaremos cómo hacer un informe de presupuesto más adelante, pero si desea obtener una vista de alto nivel de sus gastos en cualquier momento, use nuestro panel en vivo. A diferencia de las herramientas livianas, nuestro tablero no requiere ninguna configuración que requiera mucho tiempo. Está listo para mostrarle los costos reales cuando desee verlos. Comience hoy mismo con ProjectManager de forma gratuita.

¿Cuál es el propósito de un informe de presupuesto?

El objetivo principal de un informe de presupuesto es compilar datos sobre cuánto está gastando en su negocio o proyecto durante un período específico. Esta información es crucial para ejecutar una empresa o proyecto exitoso; no puede gastar a ciegas y esperar permanecer en el negocio o entregar un proyecto exitoso.

Ser capaz de tener un control adecuado de los gastos es lo que mantiene a flote un negocio. Es especialmente cierto cuando las economías atraviesan tiempos buenos y malos. Una empresa no puede ignorar el panorama económico y esperar sobrevivir, más bien, los informes presupuestarios regulares lo ayudan a impulsar su negocio a través de las agitadas aguas de la industria.

Otro propósito de ejecutar un informe de presupuesto es establecer expectativas y parámetros claros para sus equipos. Es más probable que gasten de acuerdo con el presupuesto si entienden cuál es ese presupuesto y cómo lo afectan sus gastos. Este tipo de competencia financiera conduce a un gasto más efectivo.

Un presupuesto es también la mejor estimación de lo que gastará una empresa o proyecto. La precisión se basa en investigaciones y datos históricos. Por lo tanto, se pueden archivar y acceder a sus informes de presupuesto cuando planifique presupuestos futuros para hacer una mejor estimación de cuáles serán sus costos y gastos.

Componentes de un informe de presupuesto

Un informe de presupuesto puede incluir diferentes columnas dependiendo del negocio o proyecto. A menudo, el informe de presupuesto es parte de un informe de estado más grande que captura un conjunto más amplio de puntos de datos. Esto puede ayudar a poner los costos en contexto y proporcionar una mejor imagen no solo de lo que se gastó sino también de por qué.

Pero si tuviera que reducir un informe presupuestario a sus elementos esenciales, revelaría estos cuatro componentes: costos reales, costos planificados, presupuesto y presupuesto restante. Cualquier informe de presupuesto que cree debe incluir estos cuatro componentes. Echemos un vistazo más de cerca a estas cuatro partes de un informe de presupuesto básico.

Costes reales

Los costos reales en un informe presupuestario son el gasto total que la empresa o el proyecto gastó durante el transcurso del tiempo reflejado en el informe. Es importante comprender que un pronóstico o un presupuesto tratan de ser precisos, pero nunca son completamente correctos. Casi siempre hay gastos inesperados, costos, etc., que afectarán su presupuesto. Los costos reales, por lo tanto, le brindan datos concretos sobre cuánto gastó para que pueda compararlo con lo que pensó que gastaría durante este período.

Costos planificados

Los costos planificados son aquellos que anticipa para el negocio durante un período de tiempo específico o para un período de un proyecto más largo. Estos son costos estimados que se basan en un presupuesto y cronograma predeterminados. Algunos de estos costos incluyen materias primas, mano de obra y gastos generales, como los servicios públicos.

Presupuesto

El presupuesto es un plan financiero que utiliza una empresa o proyecto para ilustrar el dinero necesario para operar durante un período o para que un proyecto entregue con éxito su producto o servicio. Muestra cuánto dinero se necesita y el tiempo en que se gastará ese dinero para llevar a cabo las operaciones de un negocio o ejecutar la meta de un proyecto.

Presupuesto restante

Finalmente, el presupuesto restante es lo que le queda en términos de su presupuesto general después de los gastos del período informado. Muestra cuánto dinero le queda para continuar operando su negocio o entregar su proyecto. Eso debería ser suficiente, pero si gastó de más durante el período de tiempo informado, tendrá que abordar el tiempo, el alcance o los costos de su negocio o proyecto para volver a encarrilarse.

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5 beneficios de los informes de presupuesto

Ya hemos discutido el propósito de un informe de presupuesto, pero también hay beneficios. Naturalmente, el propósito es parte de los beneficios, pero un informe de presupuesto es tan importante que vale la pena recalcar la importancia de usarlo cuando se administra un negocio o un proyecto.

1. Identifica amenazas

Un beneficio es que el informe de presupuesto puede mostrarle posibles amenazas que pueden afectar negativamente a su empresa o proyecto. Por lo tanto, tiene tiempo para responderles antes de que puedan descarrilar su trabajo. Si ve que hay problemas, puede cambiar su cronograma o alcance de trabajo para mantener el presupuesto y mantenerse al día.

2. Informa estimaciones futuras

Archivar informes de presupuesto, como se indicó anteriormente, puede ser útil al planificar su próximo presupuesto o proyecto, ya que proporcionan un registro histórico que puede informar sus estimaciones en el futuro. Esto puede ayudar a las empresas a identificar el crecimiento o determinar la viabilidad o debilidad de un proyecto futuro.

3. Supervisa el rendimiento

En términos del entorno comercial actual o del proyecto en curso que está administrando, un informe de presupuesto lo ayuda a monitorear el desempeño. También es útil para distribuir mejor los fondos e identificar dónde hay desperdicio que luego se puede reducir para hacer que su dinero rinda más.

4. Establece responsabilidad

Otro beneficio de usar un informe de presupuesto es la rendición de cuentas. El presupuesto puede ser creado por la gerencia, pero los trabajadores de una empresa y los equipos que ejecutan los proyectos están gastando ese dinero. Ya sea su mano de obra o los recursos que emplean para hacer su trabajo, tener informes de presupuesto regulares les permite saber si están trabajando de manera eficiente o si necesitan ser más cuidadosos.

5. Resume la Posición de Liquidez

También hay información que proporciona un informe presupuestario sobre la posición de liquidez de una empresa. Es decir, cuánto efectivo hay disponible. Esto informa el presupuesto de efectivo, que le permite a una empresa saber si tiene suficiente efectivo para hacer frente a las entradas y salidas requeridas por sus necesidades operativas. Participa en la toma de decisiones más amplia de una empresa, ofreciendo información sobre su posición deudora y recuperación futura, identificando si una empresa puede cumplir con sus cuotas y ofreciendo información útil a los inversores.

Cómo hacer un informe de presupuesto con ProjectManager

ProjectManager es un software de gestión de proyectos en línea que le permite crear informes en tiempo real que se pueden personalizar para que le muestren solo lo que desea ver. Una vez que se genera un informe, puede compartirlo en todos los formatos y distribuirlo a sus partes interesadas para mantenerlos actualizados sobre el presupuesto. Aquí hay un tutorial sobre cómo crear un informe de estado, que incluye información sobre su presupuesto.

Comience por establecer una línea de base

Utilice nuestros sólidos diagramas de Gantt para planificar y programar su trabajo. Puedes organizar tus tareas, recursos y costes. Mapee su trabajo en una línea de tiempo para ver todo lo que tiene que hacer en un solo lugar, luego establezca la línea de base. Esto captura su esfuerzo planificado para que pueda compararlo con su esfuerzo real cuando genere un informe de estado.

Haga clic en el icono de informe

Ahora, cuando esté listo para generar un informe, ubique y haga clic en el ícono de informes, que parece un portapapeles con papel rayado. Desde allí, se le llevará a la página del informe. En el lado izquierdo hay una lista de todos los informes que puede crear. Hay un informe de cartera, informe de estado, plan de proyecto, tareas, hojas de tiempo, disponibilidad, carga de trabajo y variación.

Seleccione el Informe de estado del proyecto

Cuando elija el informe de estado del proyecto, habrá un filtro en el lado derecho. Desde allí, seleccione el título, el estado del proyecto y las columnas que desea incluir en el informe. Simplemente marque aquellos sobre los que desea informar. Por ejemplo, hay una opción de presupuesto que puede seleccionar. Si elige salud, verá los costos y la carga de trabajo.

Luego puede ver el informe en su navegador web o hacer clic en PDF o Excel para descargarlo y compartirlo con sus partes interesadas. Luego, el informe mostrará el costo planificado, el costo del recurso planificado, el porcentaje completado y mucho más.

Los informes personalizables son solo una parte de lo que ofrece nuestro software. Tenemos las herramientas que necesita para trabajar con equipos multifuncionales. Nuestras múltiples vistas de proyectos significan que lo que está planificado en el diagrama de Gantt se puede compartir en tableros kanban, listas y vistas de calendario. Todos los datos se actualizan en tiempo real para que todos trabajen en la misma página. También hay funciones de gestión de tareas, gestión de riesgos y gestión de recursos para mantener su productividad y su presupuesto.

ProjectManager es un software galardonado que permite a los equipos planificar, administrar y realizar un seguimiento de su trabajo en tiempo real. Nuestras potentes herramientas de generación de informes lo ayudan a mantenerse al día y a ajustarse a su presupuesto. Únase a los equipos de Avis, Nestlé y Siemens que utilizan nuestro software para triunfar. Comience hoy mismo con ProjectManager de forma gratuita.