El proceso de elaboración de presupuestos en la gestión empresarial y de proyectos

Hay una cosa que todas las empresas tienen en común con la gestión de proyectos: el dinero. Sin financiamiento y sin el proceso presupuestario adecuado, los proyectos en cualquier industria se paralizan. El presupuesto es cómo se gastan esos fondos.

Pero primero, definamos qué es un presupuesto y exploremos los tipos de presupuestos y métodos para hacer un presupuesto. Al comprender el proceso de elaboración de presupuestos para la gestión empresarial y de proyectos, es más fácil entender cómo hacer un presupuesto para su empresa o proyecto.

¿Qué es un presupuesto?

Un presupuesto es una estimación de los ingresos y gastos que ocurren durante un período de tiempo. Es un documento vivo que se revisa y revisa periódicamente. Cualquier empresa que gaste dinero utilizará un presupuesto para administrar sus costos, ya sea un negocio, un proyecto, una agencia gubernamental o incluso un hogar personal.

Otra forma de ver un presupuesto es como un plan financiero. Planifica sus gastos en un período de tiempo específico. El uso de un presupuesto es esencial para emprender con éxito cualquier esfuerzo financiero. Es por eso que existen presupuestos corporativos, presupuestos de proyectos y presupuestos creados por el gobierno para apoyar varios servicios.

Un proceso presupuestario describe los recursos necesarios para administrar un negocio o proyecto, pero eso no es todo lo que un presupuesto puede hacer. Es una herramienta para establecer metas para el trimestre o el año, medir resultados y planificar contingencias. Ya sea que esté administrando un negocio o un proyecto, el software de administración de proyectos puede ayudarlo a planificar, administrar y realizar un seguimiento de su presupuesto.

ProjectManager es un software de gestión de proyectos galardonado con diagramas de Gantt sólidos que lo ayudan a administrar recursos y costos en tiempo real. Puede organizar sus tareas y adjuntar recursos y costos a cada una. Vincule las dependencias para evitar retrasos costosos e incluso filtre la ruta crítica para saber qué tareas son esenciales para el éxito del proyecto. Una vez que establezca una línea de base, puede realizar un seguimiento de sus costos planificados contra los costos reales en tiempo real. Comience hoy mismo con ProjectManager de forma gratuita.

Tipos de presupuestos

Teniendo en cuenta que los presupuestos se pueden aplicar a tantas entidades diversas, no sorprende que haya muchos tipos diferentes de presupuestos. Cada uno de estos presupuestos ayuda a guiar los gastos durante el año para que no gaste de más. Son cruciales para tomar decisiones financieras importantes, pero difieren según las diversas necesidades comerciales y de proyectos.

Presupuesto del proyecto

Un presupuesto de proyecto se utiliza para estimar los costos de un proyecto. Lo crea el director del proyecto y se utiliza para realizar un seguimiento de los costos a lo largo de la fase de ejecución del proyecto y realizar los ajustes que mantendrán el proyecto en marcha financieramente. El presupuesto del proyecto desglosa los costos de las tareas individuales y los recursos necesarios para completarlas.

Presupuesto maestro

Como su nombre indica, el presupuesto maestro se compone de todos los presupuestos individuales, como ventas, producción, etc., que se utilizan en un negocio. Esto se hace para proporcionar una imagen financiera completa de la empresa y mostrar cómo encajan los ingresos y gastos particulares en el negocio. Un presupuesto maestro se encuentra más comúnmente en empresas más grandes, aunque una empresa más pequeña puede usarlo para analizar las finanzas por categoría o departamento.

Presupuesto operativo

Un presupuesto operativo enumera todos los gastos e ingresos que una empresa estima para sus operaciones mensuales o anuales. Esta es una manera de entender cuánto dinero necesita para operar bien su negocio. El presupuesto operativo está compuesto por costos fijos y costos variables, ingresos y gastos inesperados. Son una combinación de presupuestos de ventas y producción, materiales directos y mano de obra y gastos generales y administrativos.

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Presupuesto de ventas

El presupuesto de ventas se ocupa de estimar los ingresos que espera generar a partir de las ventas y los gastos durante un período de tiempo. Al crear un presupuesto de ventas, puede planificar sus gastos y ajustarlos según sea necesario. Cuanto más preciso sea su presupuesto de ventas, mejor podrá asegurarse de tener los materiales y el inventario a mano para satisfacer la demanda de los clientes.

Presupuesto financiero

Un presupuesto financiero se utiliza para determinar cuánto dinero necesita para lograr sus objetivos a corto y largo plazo. Lo hace analizando sus activos, pasivos y patrimonio. Cuando se hace esto, tiene una instantánea de la salud de su negocio y si es estable. Un presupuesto financiero se utiliza a menudo cuando una empresa busca financiación o se posiciona para una oferta pública inicial (OPI).

Presupuesto de flujo de caja

Es importante conocer el dinero que entra y sale de su negocio durante un período de tiempo, y un presupuesto de flujo de efectivo ayuda a pronosticar ese flujo de efectivo. Conocer su flujo de efectivo es fundamental para tomar decisiones financieras importantes, pero también ayuda a encontrar problemas y evitar gastos excesivos. Lo ideal es asegurarse de que ingrese suficiente dinero para cubrir el dinero que sale de su negocio. El flujo de efectivo negativo es cuando no tiene suficiente dinero para cubrir los gastos de compensación.

métodos de presupuestación

Los métodos de presupuestación son la forma de implementar un proceso de presupuestación. Así como hay muchos tipos de presupuestos, hay muchos métodos de elaboración de presupuestos. Y, al igual que con los tipos de presupuestos, no hay una opción correcta. Debe tomar esa decisión en función de los hábitos de gasto y la planificación estratégica. Aquí hay cuatro métodos de elaboración de presupuestos para ayudarlo a comenzar.

Presupuesto base cero

El presupuesto de base cero es simplemente ingresos menos gastos igual a cero. Es uno de los métodos de elaboración de presupuestos más comunes y parte del supuesto de que todos los presupuestos son cero y se reconstruyen desde cero. Esto crea un presupuesto muy ajustado y evita cualquier gasto que no sea necesario para el éxito de una empresa. Es un método de presupuestación de abajo hacia arriba que se usa para contener los costos, pero requiere mucho tiempo.

Presupuesto incremental

Un presupuesto incremental funciona utilizando las cifras reales del año anterior y sumando o restando un porcentaje de eso para determinar el presupuesto del año actual. Es un método de presupuestación muy común, ya que es simple y se utiliza mejor cuando los principales factores de costo no cambian de un año a otro. Pero puede perpetuar las ineficiencias, dar como resultado una holgura presupuestaria e ignorar los impulsores externos de la actividad y el rendimiento.

Presupuesto basado en actividades

La presupuestación basada en actividades es un enfoque de arriba hacia abajo. Determina la cantidad de insumos que se necesitan para respaldar los productos establecidos por el negocio. Las actividades que incurren en costos son registradas, analizadas e investigadas. Es un método riguroso de elaboración de presupuestos que ayuda a reducir los costos de producción al mismo tiempo que aumenta la eficiencia de la producción y determina cómo hacer que los productos sean más rentables.

Presupuesto de propuesta de valor

Al usar el presupuesto de la propuesta de valor, se preguntará por qué se incluye esto en el presupuesto, ¿crea valor para el cliente, el personal o las partes interesadas y el valor de ese artículo es mayor que su costo? Si no es así, ¿cuál es su justificación para el costo? Hacer estas preguntas asegura que todo en su presupuesto brinde valor a sus clientes.

Cómo Hacer un Presupuesto para un Proyecto o Negocio en 6 Sencillos Pasos

Un proceso de presupuestación comienza con la elaboración del presupuesto. Ya sea que esté administrando un negocio o un proyecto, estos son los seis pasos a seguir para crear un presupuesto.

1. Elija un enfoque presupuestario

Como se ilustra arriba, hay muchos enfoques para hacer un presupuesto. El proceso de elaboración de presupuestos adecuado para usted es el primer paso para definir el presupuesto de su negocio o proyecto. Mire su situación financiera actual y cuáles son sus prioridades y elija un enfoque presupuestario que coincida con sus objetivos financieros.

2. Defina el propósito de su presupuesto

Una vez más, hay varias razones para un presupuesto, como un presupuesto de ventas, un presupuesto operativo, etc. Antes de que pueda comenzar, debe saber qué tipo de presupuesto está elaborando. Eso lo guiará a través del proceso de elaboración del presupuesto.

3. Haz un plan de acción

Ahora que tiene un método y un propósito, es hora de crear un plan de acción, que son los pasos que lo llevarán a completar un presupuesto. Querrá definir el alcance, como los objetivos y los entregables planificados. Luego querrá poner esto en una línea de tiempo para realizar un seguimiento de su presupuesto durante un período específico.

4. Estimar Costos Fijos y Variables

Primero, los costos fijos son aquellos que no cambian, como el alquiler, las facturas de servicios públicos, la nómina de salarios, los seguros, los intereses de los préstamos, los impuestos sobre la propiedad, etc. Los costos variables son los que pueden cambiar, como las materias primas, la mano de obra, las comisiones de ventas. , envío, etc. Juntos, estos constituirán una gran parte de su presupuesto.

5. Estimar los ingresos esperados

El ingreso esperado es la cantidad de dinero que una empresa estima que generará a partir de las ventas. Puede ser tan simple como el número de unidades vendidas multiplicado por cuánto se vendió. Pero los ingresos no tienen en cuenta los costos y gastos. Utilice datos históricos y estudios de mercado para estimar lo que espera ganar durante el período presupuestario.

6. Crear un Fondo de Contingencia

Como puede ver, todas estas cifras son estimaciones. Deben ser lo más precisos posible y basarse en investigaciones y datos, pero no son un hecho. Por eso es tan importante tener un fondo de contingencia al crear un presupuesto. Es una suma de dinero reservada para compensar la inexactitud inherente a la estimación de costos e ingresos en un presupuesto, así como a la cobertura de riesgos.

Cómo ayuda ProjectManager con el proceso de elaboración de presupuestos

ProjectManager es un software galardonado que ayuda con el proceso de elaboración de presupuestos. Cuando inicia un proyecto importando un archivo de Excel o Microsoft Project o utilizando una de nuestras plantillas específicas de la industria, puede establecer el presupuesto del proyecto. Hemos mostrado cómo puede planificar su presupuesto en diagramas de Gantt que organizan sus tareas y sus recursos y costos asociados. Pero hay mucho más que puede hacer para administrar y realizar un seguimiento de sus costos a lo largo del ciclo de vida del proyecto.

Controle los costos con paneles en tiempo real

El proceso de presupuestación no se limita a la planificación, sino que también debe monitorear y cambiar para evitar gastos excesivos. Con nuestros paneles en tiempo real, puede tener una descripción general de alto nivel de sus costos, así como otras métricas que pueden alertarlo sobre problemas para que pueda resolverlos rápidamente. Nuestro tablero en vivo recopila automáticamente datos en tiempo real y los muestra en gráficos y cuadros fáciles de leer. A diferencia del software liviano, no se necesita una configuración prolongada para configurar nuestro tablero. Está listo cuando tú lo estés.

Utilice las hojas de tiempo y el gráfico de carga de trabajo para realizar un seguimiento de los recursos

Los recursos son todo lo que usa para realizar su trabajo, desde la mano de obra hasta los materiales y todo lo demás. Es importante realizar un seguimiento de sus recursos para ajustarse a su presupuesto, y nuestra herramienta tiene funciones de administración de recursos que lo hacen fácil. Cuando incorpora al equipo, puede agregar su disponibilidad, incluidos PTO, vacaciones y feriados globales, lo que facilita la asignación de trabajo. Nuestras hojas de tiempo seguras agilizan la nómina y le permiten ver dónde está cada miembro del equipo en términos de completar sus tareas para que pueda ver si están a tiempo. También hay un gráfico de carga de trabajo codificado por colores que muestra si alguien está sobreasignado. Puede equilibrar las cargas de trabajo directamente desde el gráfico para mantenerlas funcionando a plena capacidad sin el costo de las horas extra.

Nuestras funciones de administración de recursos lo ayudan a mantenerse dentro del presupuesto, al igual que nuestras herramientas de administración de tareas y riesgos. Si su equipo se atrasa, eso significa que el dinero extra y los problemas pueden desviar su proyecto e impactar negativamente en el presupuesto. El uso de nuestras funciones de generación de informes le permite profundizar en los datos más allá del tablero y realizar un seguimiento del estado del proyecto, la variación y más. Todos los informes se pueden personalizar para filtrar solo la información que desea ver y se pueden compartir fácilmente con las partes interesadas, que tienen un interés personal en su proyecto.

ProjectManager es un software de gestión de proyectos en línea que ayuda a planificar, gestionar y realizar un seguimiento de los presupuestos en tiempo real. Nuestra plataforma colaborativa le permite compartir archivos, comentarios y más, conectando a todos sin importar si están en la oficina de al lado o en una ubicación diferente. Únase a los equipos de Avis, Nestlé y Siemens que utilizan nuestro software para lograr el éxito. Comience hoy mismo con ProjectManager de forma gratuita.