Creación de plataformas de comunicación interna para empresas: qué y cómo

En este artículo, hablamos sobre cómo construir una plataforma de conectividad empresarial. ¿Qué es una plataforma de conectividad y cómo debería construir una? Siga leyendo para obtener información sobre este tema y desplácese hacia abajo para obtener una estimación del costo de desarrollar un sitio web de comunicaciones internas .

Contenido:

1. ¿Qué es el software de comunicación interna?
2. Cómo hacer software de comunicación interna
3. Funciones para una aplicación móvil o un sitio web de comunicación interna
4. Costo de hacer una plataforma de conectividad empresarial

¿Qué es el software de comunicación interna?

Todas las empresas, grandes o pequeñas, necesitan un sistema de comunicación interna. La comunicación interna eficaz en todos los niveles es fundamental para mejorar el desempeño y los resultados. El software de comunicación interna puede:

• hacer que los empleados se involucren más en el éxito de la empresa
• coordinar tareas entre empleados y departamentos
• monitorear y moderar de manera eficiente a los empleados que trabajan de forma remota
• proporcionar a los empleados una red de apoyo de acción rápida

Dependiendo del tipo de empresa, su tamaño y el nicho en el que opera, los requisitos para un sistema de comunicación serán diferentes. Sin embargo, la comunicación es clave para la productividad en cualquier empresa.

Cuando se trata de comunicación interna, la mayoría de las pequeñas y medianas empresas utilizan dos tipos de tecnología: correo electrónico para anuncios de toda la empresa y aplicaciones de mensajería instantánea y salas de chat para asuntos más urgentes.

Pero hay más en el software de comunicación corporativa que solo el correo electrónico y los mensajeros, y algunos tipos de software de comunicación ofrecen funciones que ni el correo electrónico ni las aplicaciones de mensajería instantánea pueden ofrecer.

1. Intranet

Una intranet es una de las herramientas de comunicación corporativa más antiguas. Básicamente, es una red cerrada a la que solo tienen acceso los que trabajan para la empresa. Como solución con acceso limitado, una intranet permite almacenar y compartir datos y archivos confidenciales, algo que se desaconseja mucho cuando se trata de correo electrónico y mensajería.

Sin embargo, la seguridad de los datos sigue siendo una preocupación para las intranets, ya que pueden almacenar una gran cantidad de datos que podrían dañar a una empresa si la intranet fuera pirateada. Además, la mayoría de las soluciones de intranet no son fáciles de navegar y, para crear un sistema similar a un catálogo, es posible que se necesite un especialista.

2. Señalización digital

La señalización digital implica pantallas donde se pueden mostrar anuncios en toda la oficina para que todos los vean. Este método de comunicación interna es útil para anuncios urgentes en empresas donde todos o la mayoría de los empleados trabajan en la oficina y la oficina en sí es bastante grande. Si bien nunca se sabe cuándo cada empleado abrirá un correo electrónico en toda la empresa, es probable que todos vean un anuncio al mismo tiempo cuando se muestra en una pantalla en el medio del piso.

Por otro lado, la señalización digital es una herramienta de comunicación unilateral, que permite a la gerencia realizar anuncios en toda la empresa. No es adecuado para la colaboración o la comunicación entre empleados y equipos. También es una herramienta estrictamente en la oficina.

3. Herramientas de chat de video

Este es otro tipo de herramienta de un solo propósito, diseñada para transmitir y / o comunicarse a través de video. Además del caso de uso obvio de las videollamadas, este tipo de software se puede utilizar para transmitir feeds de conferencias, reuniones importantes y otros eventos. Conectado a herramientas de señalización digital, las transmisiones de video se pueden mostrar en las pantallas de la oficina.

4. Herramientas de colaboración

En este artículo, usamos el término herramientas de colaboración para referirnos al software basado en la nube que permite múltiples usuarios simultáneos. Primero me vienen a la mente Google Docs y Google Sheets, pero, por supuesto, hay más ejemplos. Office 365 permite la edición colaborativa y, entre los diseñadores de UI / UX, Figma está ganando popularidad a una velocidad asombrosa. Con el software basado en la nube, se puede acceder al trabajo desde cualquier lugar y en cualquier momento, lo que hace posible trabajar con personal remoto en todo el mundo.

5. Redes sociales de empleados

La última tendencia en soluciones de conectividad empresarial son las redes sociales de empleados (ESN) centradas en el trabajo. Seamos realistas: la mayoría de las personas de entre 18 y 65 años o más utilizan las redes sociales en su tiempo libre (y a veces no tan libre). La aparición de ESN fue solo cuestión de tiempo.

Las redes sociales de los empleados son centros de actividad de los empleados: puede usarlas para anuncios, encuestas, colaboración, para reconocer a empleados destacados, etc. Además, estas redes se pueden usar para cosas además del trabajo, por ejemplo, para que los empleados se conozcan cada uno. otros mejor y expresar su creatividad y coordinar los asuntos de oficina que puedan parecer insuficientes para la intranet o las herramientas de señalización.

Uno de los servicios más populares de este tipo es Workplace , una red social de empleados propiedad de Facebook. Workplace es básicamente un Facebook para empresas, y una interfaz familiar es una de sus características más ganadoras. Debido a que es uno de los actores más destacados de la industria, haremos de Workplace una especie de estudio de caso y la base de nuestra investigación sobre el desarrollo de software de comunicación interna.

Cómo hacer software de comunicación interna

En primer lugar, es importante decidir si desea desarrollar una plataforma de conectividad empresarial como Workplace solo para su propia empresa o si desea ofrecerla como un producto de software como servicio (SaaS). Es importante decidir sobre esto antes de comenzar el desarrollo, ya que algunas cosas no serán tan críticas en el software de comunicación interna para su propio negocio como lo serán en el software que está construyendo para vender. Por ejemplo, no necesita monetizar software creado para ser utilizado únicamente por su empresa.

El lugar de trabajo en sí era originalmente un software interno utilizado por los empleados de Facebook. Solo más tarde se lanzó para que lo utilicen otras empresas. Aquí está nuestra opinión sobre la construcción de una plataforma de comunicación interna para ofrecer como servicio a terceros.

En la etapa de análisis comercial del desarrollo de software de comunicación interna, usted y / o su equipo de desarrollo deben investigar a fondo la situación del mercado. Dependiendo del modelo de ciclo de vida de desarrollo de software que usted o su empresa de subcontratación utilicen, los procesos variarán, pero la investigación es una parte integral de cualquier modelo.

La investigación del mercado de plataformas de comunicación empresarial le ayudará a responder una serie de preguntas importantes.

1. ¿Está creando una aplicación móvil, una plataforma web o ambas? Por lo general, las plataformas de comunicación digital para empresas están diseñadas para computadoras de escritorio y, en la mayoría de los casos, están basadas en la web. Sin embargo, el desarrollo de aplicaciones móviles para el compromiso de los empleados se está volviendo más popular cada año. En cualquier caso, incluso una solución basada en web debe ser compatible con dispositivos móviles en estos días.

2. Cual es tu nicho? Cualquier cosa puede definir un nicho, desde la ubicación geográfica hasta un alcance específico de características relevantes solo para un tipo específico de negocio.

3. ¿Tiene competidores en su nicho? Si lo hace, analice cómo operan sus productos, cuáles son los pros y los contras de esos productos y cómo puede competir.

4. ¿Qué valor único ofrece su plataforma a sus usuarios? ¿Qué ofrece su plataforma que la distinga de todos los demás?

5. ¿Cuál es la personalidad de usuario para su plataforma? Una persona de usuario es un retrato de su usuario objetivo principal. Si está intentando construir una plataforma de comunicación como Workplace, es decir, una plataforma para empresas y no para individuos, su personalidad de usuario también incluirá un retrato de una empresa.

6. ¿Cuál será tu modelo de monetización? Se trata de cómo ganarás dinero con tu herramienta de comunicación empresarial. Debe investigar los modelos comerciales de sus competidores, así como qué modelo comercial será cumplido más favorablemente por su público objetivo.

7. ¿Cómo vas a promocionar tu plataforma? Hay varias formas de publicitar una plataforma, pero diferirán según lo que esté creando.

Aparecerán más preguntas durante las etapas de validación de ideas e investigación del análisis empresarial. Muchas, si no la mayoría, de las empresas de desarrollo utilizan hoy una plantilla Lean Canvas para describir todo lo que hay que saber sobre un producto en la primera etapa de desarrollo. Si está interesado, consulte nuestro artículo sobre cómo crear un lienzo de modelo de negocio para una idea de aplicación móvil.

Funciones para una aplicación móvil o un sitio web de comunicación interna

Las plataformas de colaboración y comunicación como Facebook Workplace son redes sociales dentro de las empresas. Mientras que Facebook es una red global, Workplace es utilizada por empresas a nivel local y combina características de redes sociales con elementos de otros tipos de soluciones de conectividad empresarial.

Aquí hay una lista de funciones que puede incluir en su aplicación de participación de empleados.

• Inducción

Cuando su objetivo es crear una aplicación como Workplace para la comunicación interna, es importante hacer que la integración sea lo más fácil de navegar posible para que los usuarios no pierdan demasiado tiempo iniciando sesión y buscando todo lo que necesitan.
Al mismo tiempo, para una red social corporativa, implementar el registro / inicio de sesión a través de cuentas personales de redes sociales tradicionales como Facebook y Twitter podría considerarse una responsabilidad. Una solución que es fácil de usar y más segura es iniciar sesión a través de cuentas de correo electrónico corporativas.

• Perfiles

Los campos que proporcione en los perfiles de usuario dependerán de la medida en que desea que sus empleados se conecten y se mezclen. Los campos obligatorios obvios en una red de comunicación empresarial son el nombre, el puesto, el departamento y los datos de contacto (número de teléfono, correo electrónico, Skype, etc.). Sin embargo, si uno de los objetivos de su plataforma es mejorar las relaciones entre los empleados, puede ser útil agregar información no relacionada con el trabajo, como pasatiempos.

• Alimentación
  
  Aquí es donde se publicará toda la información: anuncios, proyectos actuales, logros y actualizaciones sobre la vida corporativa. Si está creando un sitio web como Workplace para grandes corporaciones, será útil implementar algún tipo de sistema de filtrado, como etiquetado, posiblemente impulsado por aprendizaje automático. De esta manera, el sistema puede ordenar las publicaciones por relevancia para cada usuario en función de su departamento y las publicaciones a las que reaccionan.

Por otro lado, debe haber una funcionalidad para anclar anuncios corporativos para que todos los vean, independientemente del filtrado.

• Biblioteca

Agregar algunas funciones de intranet a una red social corporativa no está de más. Una biblioteca de documentación corporativa lo ayudará a almacenar todo en un solo lugar. Si hay documentos destinados solo a un determinado grupo de empleados (como la alta dirección), se pueden agregar niveles de acceso.

• galería de fotos

Puede ser una función separada o una subcategoría dentro de la biblioteca. Dependiendo del alcance de las actividades que los empleados compartirán dentro de la red social interna, la galería de fotos puede albergar fotos corporativas oficiales de eventos como conferencias, así como fotos de reuniones después del trabajo que los empleados desearían compartir con todos para mejorar la empresa. espíritu.

• Grupos
  
  Los grupos son necesarios cuando se crea una aplicación de comunicación interna para clientes corporativos. Los anuncios con acceso limitado se pueden publicar para que solo los miembros del grupo puedan verlos, por ejemplo, noticias del departamento o actualizaciones para los empleados que trabajan en el mismo proyecto.

• Chat

Dado que la comunicación es el objetivo principal de una red social corporativa, la funcionalidad de mensajería instantánea es imprescindible. Es vital implementar mensajes directos entre usuarios, así como alguna versión de chats grupales para departamentos o equipos que trabajan en el mismo proyecto o tarea.

• Compartición de archivos

Compartir archivos es necesario para casi cualquier comunicación empresarial. Dependiendo de las empresas que utilicen su plataforma de comunicación, compartir un tipo de archivo puede ser suficiente. Pero, en general, es mejor ofrecer compatibilidad con varios tipos de archivos.

• Calendario de eventos

Agregar eventos a un calendario dentro de la red corporativa interna en lugar de (o además de) Google Calendar ayudará a sus empleados a organizar su trabajo sin tener que salir de la red interna y cambiar a otros servicios.

• Notificaciones

Las notificaciones para la versión de escritorio de su aplicación o sitio web de participación de empleados y las notificaciones automáticas para aplicaciones móviles son necesarias para que los empleados no se pierdan anuncios o mensajes importantes cuando la aplicación está en segundo plano.

• Controles de administrador

La gerencia de la empresa o una persona especialmente asignada debe poder agregar y eliminar empleados, cambiar sus niveles de acceso y monitorear las comunicaciones internas. Un administrador generalmente tiene acceso a todos y cada uno de los grupos, puede editar y anclar / desanclar anuncios, y puede administrar la actividad de la fuerza laboral.

• Integraciones
  
  Algunas funciones se pueden agregar a las aplicaciones de comunicación mediante la integración de aplicaciones de terceros. Por ejemplo, en lugar de crear funcionalidades para la edición colaborativa de documentos desde cero, los servicios existentes se pueden integrar en la plataforma. Facebook Workplace se integra con G Suite, Jira, Dropbox, Office 365 y más . Puede agregar servicios relevantes e integrar el software interno existente de sus clientes.

Características adicionales a considerar:

• Directorio de empleados

Esta es una función útil para las grandes empresas en las que descubrir quién es quién puede ser un desafío. Tener un gráfico de arriba hacia abajo desde los gerentes hasta los empleados junior de cada departamento ayudará a los usuarios a encontrar rápidamente a la persona con la que necesitan ponerse en contacto.

• Videollamadas
  
  Si su empresa o, en el caso de un producto SaaS, las empresas de sus clientes trabajan con contratistas remotos o tienen empleados que viajan con frecuencia, la funcionalidad de videollamada interna es imprescindible. Te permitirá mantener toda la comunicación dentro del mismo software y la hará más eficiente. Siempre es más fácil hacer una llamada que escribir un mensaje.

• Encuestas

Siempre es importante comprender el estado de ánimo de la empresa, las relaciones dentro y entre los departamentos y el nivel de satisfacción de los empleados. Por lo general, los gerentes de oficina u otros empleados designados tienen la tarea de realizar dicha investigación utilizando todo tipo de herramientas de encuesta (Formularios de Google, SurveyMonkey y otros) además de hablar con cada empleado individualmente. Agregar una función de encuesta a su red interna hará que sea más fácil administrar estas encuestas y compartir sus resultados.

• Bots

Los bots pueden ayudar a los empleados a navegar por el software y pueden brindar soporte al cliente. Al igual que con el filtrado de feeds, pueden funcionar con tecnología de aprendizaje automático.

¿Cuál es el costo de crear una plataforma de conectividad empresarial?

Para calcular (incluso aproximadamente) el costo del desarrollo de software de comunicación empresarial, primero es necesario comprender qué especialistas deberá contratar. Para este tipo de software, esencialmente una red social local, se necesitará un equipo completo:

• Gerente de proyecto (a menos que esté preparado para monitorear y administrar todos los aspectos del desarrollo usted mismo)
• Diseñador UI / UX para desarrollo web
• Diseñador de UI / UX para aplicaciones móviles (un diseñador puede trabajar con aplicaciones iOS y Android)
• Desarrollador web frontend
• desarrollador de iOS
• desarrollador de Android
• Desarrollador backend
• Especialista en garantía de calidad

Como hemos mencionado, la mayoría de las aplicaciones de comunicación interna están diseñadas principalmente para la web. Es lógico tener una aplicación web en una oficina donde todos usan una computadora de escritorio o una computadora portátil. Sin embargo, si su negocio (o los negocios de su público objetivo) incluye especialistas que trabajan sobre la marcha o sobre el terreno, debe crear una solución que les permita participar activamente en la vida de la empresa. Si bien esto se puede lograr adaptando un sitio web para dispositivos móviles, el alcance de la funcionalidad que ofrece una aplicación de comunicación similar a una red social probablemente hará que un sitio web esté demasiado desordenado para un uso efectivo en dispositivos móviles . En casos como este, una aplicación nativa es mucho más conveniente para los usuarios.

Dependiendo de su público objetivo, podría ser suficiente crear una aplicación para iOS o Android en lugar de ambos.

Como puede ver, el costo de hacer una plataforma de comunicación interna es difícil de estimar. El desarrollo solo en la web de una aplicación de comunicación interna tomará alrededor de tres meses y el costo inicial podría ser de alrededor de $ 52,000 . El desarrollo móvil lleva más tiempo y, por lo tanto, es más costoso. Espere pagar al menos $ 61,800 por una aplicación móvil y esperar unos cinco meses para que se complete. Sin embargo, dos aplicaciones móviles no le costarán el doble, ya que no necesitará un diseñador de UI / UX y un equipo de control de calidad por separado para cada una de ellas.

Conclusión

La comunicación corporativa evoluciona constantemente como reacción a los cambios sociales. Hoy en día, construir negocios transparentes y hacer que sus empleados se involucren en la vida de su empresa, así como en la vida de los demás, es más importante que nunca. Es por eso que el desarrollo de aplicaciones de comunicación para empleados se está volviendo cada vez más popular y las aplicaciones de comunicación se están volviendo cada vez más similares a las redes sociales en toda regla. Los posibles beneficios de estos servicios son muy atractivos.

En Mind Studios , ofrecemos servicios de consultoría y desarrollo de software. Ya sea que esté buscando una empresa de desarrollo para hacer realidad su idea o simplemente esté tratando de averiguar cómo hacer un sitio web de comunicación interna y cuánto costará, podemos ayudarlo. Envíenos un mensaje y nos comunicaremos con usted con información más detallada y un presupuesto.