Plan de continuidad comercial: cómo proteger su negocio de un desastre

Hace años, me contrataron como comercializador para una empresa de fabricación. Lo primero que noté durante un recorrido fue un edificio que estaba completamente fuera de los límites. Resulta que un grave incendio industrial, uno que necesitó 15 camiones de bomberos para extinguir, había asolado el edificio el año anterior.

Pregunté si la persona que provocó el incendio fue despedida. La respuesta del presidente me sorprendió: “El incendio le costó mucho dinero al negocio. Sin embargo, decidimos no despedir a la persona que provocó el incendio por cómo manejó la situación”.

Segundos antes de que comenzara el incendio, la persona accionó una alarma contra incendios, corrió a cada estación de trabajo y les dijo a todos que salieran rápido. Fue la última persona en abandonar el edificio después de sacar a todos a salvo. Como resultado de su acción rápida, nadie murió.

En una entrevista con los medios después del incendio, el presidente de la compañía dijo: “La planificación cuidadosa de los escenarios ayudó a mitigar una situación difícil”. Si no fuera por un sólido plan de emergencia, los resultados podrían haber sido fatales.

Luego, la empresa tuvo que recurrir a otro plan, un plan de continuidad comercial, para mantener las cosas funcionando sin una parte crítica de su infraestructura.

¿Qué es un plan de continuidad del negocio?

Un plan de continuidad comercial es un conjunto de procesos para garantizar que una empresa pueda mantener las operaciones durante un evento inesperado, como un incendio, una pandemia o un ataque cibernético.

Un plan de continuidad comercial se centra en qué hacer durante la interrupción: el Plan B para cuando las cosas salen mal. Un plan de recuperación ante desastres, por el contrario, se centra en el "regreso a la normalidad" de un evento inesperado. La recuperación ante desastres es la forma de volver al Plan A.

Beneficios de un plan de continuidad del negocio

Como propietario de un negocio, tiene tantas cosas que hacer a diario. Es fácil descuidar algo como un plan de continuidad del negocio, especialmente si eres un "¿Qué pasaría si?" escéptico.

Sin embargo, como aprendimos con COVID-19 y un aumento récord en piratería, los factores externos pueden obstaculizar el rendimiento comercial y la confianza del cliente. Al planificar con anticipación y pensar detenidamente en los riesgos, puede reducir el impacto que las crisis tienen en su negocio.

Aquí hay cuatro cosas que obtendrá por sus esfuerzos con visión de futuro:

1. Continuar las operaciones comerciales

El objetivo principal de un plan de continuidad comercial es continuar con las operaciones comerciales cuando ocurre un desastre. Por ejemplo, si trabaja en un área que es propensa a cortes de energía, puede optar por invertir en un generador de respaldo para que un apagón no detenga las operaciones.

2. Prevenir daños a los empleados

Muchas empresas pidieron a los empleados que trabajaran desde casa para evitar la propagación de COVID-19. Pocos estaban preparados para hacerlo. Un plan de continuidad que, por ejemplo, equipe a los empleados con computadoras portátiles en lugar de computadoras de escritorio garantiza la continuación de las operaciones comerciales al tiempo que reduce el riesgo de enfermedad grave o muerte para los empleados.

3. Genera confianza en la marca

Los ciberataques pueden erosionar la confianza en la marca en un instante. Los clientes esperan que los negocios en línea estén activos todo el tiempo (y que protejan los datos que comparten con ellos). Si una emergencia personal requiere que se comunique con un miembro de la familia a través de una aplicación de mensajería, pero la aplicación no funciona, perderá a ese cliente. Un plan de ciberseguridad, como parte de un plan de continuidad comercial más amplio, reduce el tiempo de inactividad y las filtraciones de datos.

4. Prevenir pérdidas financieras

Las crisis económicas han causado enormes pérdidas financieras a las empresas. En momentos en que los clientes se vuelven drástica y rápidamente más conservadores con sus gastos, las empresas necesitan un plan de continuidad para reducir las pérdidas o aumentar los flujos de ingresos. Algunos cerveceros y minoristas, por ejemplo, recurrieron a la fabricación de desinfectante para manos durante la pandemia cuando no pudieron servir alcohol en el lugar debido a los cierres temporales.

¿Los riesgos comienzan a acumularse en su mente? Veamos cómo crear su plan de continuidad.

Cómo crear un plan de continuidad del negocio

La creación de un plan de continuidad comercial puede llevar hasta seis meses para resolver todos los detalles, obtener la aprobación de todas las partes y capacitar a los empleados en el plan. Sin embargo, por lo general, muchas empresas crean un plan de continuidad comercial y capacitan a las personas en un plazo de tres meses.

Siga estos siete pasos:

1. Determinar el objetivo del plan

El objetivo de su plan de continuidad comercial podría ser proteger a los empleados, los activos y prevenir pérdidas financieras, en caso de que ocurra una crisis.

Algunos planes de continuidad comercial son reactivos: se crean después de que una empresa experimenta su primer desastre. En estos casos, podría concentrarse en prevenir un tipo específico de desastre, mientras reflexiona sobre otros que podrían causar una interrupción en las operaciones comerciales.

2. Establecer un equipo

Antes de elegir un equipo para ayudar a ejecutar su plan de continuidad comercial, cree un conjunto de responsabilidades para asignar. Las responsabilidades podrían incluir:

Comité de dirección de continuidad de negocio. Reúne de seis a ocho personas de todas las áreas del negocio para catalogar todos los riesgos o activos potenciales en el plan de continuidad del negocio. Después de crear el plan, este equipo debe reunirse trimestralmente para evaluar la precisión del plan y garantizar que lo conozca toda la empresa.

Responsable del programa de continuidad de negocio. Administra las responsabilidades diarias del plan de continuidad comercial, como la capacitación de los empleados, las evaluaciones de seguridad y el establecimiento de expectativas con los líderes comerciales y los miembros del equipo de continuidad comercial.

Miembros del equipo de continuidad del negocio. Ejecutar las instrucciones proporcionadas por el gerente del programa de continuidad del negocio.

Propietarios de planes de continuidad de negocio. Partes interesadas clave, como recursos humanos, nómina, seguridad cibernética, salud y seguridad, y otras personas cruciales que trabajarán en un plan de continuidad comercial para su área, con la dirección del gerente del programa de continuidad comercial.

Planificadores de continuidad de negocio. Ejecute las instrucciones directamente de los propietarios del plan de continuidad del negocio para respaldar la implementación de los planes.

El número de partes interesadas que necesita varía según el tamaño de su empresa. Las grandes empresas tendrán más áreas de riesgo potencial, lo que resultará en más propietarios de planes de continuidad comercial. Sin embargo, tener más de ocho miembros en el comité directivo de continuidad del negocio puede ralentizar el proceso de envío de un plan completo de continuidad del negocio.

Las partes interesadas de respaldo pueden ser útiles para períodos transitorios, como la salida de un empleado, un cambio de liderazgo o una fusión.

3. Determinar riesgos, activos, funciones e impacto

Los riesgos o amenazas comerciales más comunes incluyen:

• Desastres naturales, incendios y cortes de energía
• Crisis de salud pública, como COVID-19
• Ciberataques o terrorismo
• recesiones económicas
• Quiebra, mal crédito o problemas de flujo de efectivo
• Disputas legales, regulaciones gubernamentales y cancelaciones de licencias
• accidentes de trabajo
• Fallas tecnológicas, incluidas fallas en la plataforma o el sistema de punto de venta

Los activos de mayor riesgo incluyen:

• Gente
• Inventario
• Propiedad de la compañia
• Confianza en la marca y relaciones con los clientes
• Acuerdos de licencia

En algunos casos, puede externalizar la gestión de activos. Por ejemplo, si su inventario está en manos de un tercero porque tiene un negocio de dropshipping, pierde algo de control sobre ese activo. Construir relaciones y procesos sólidos con sus socios puede mitigar los riesgos para esos activos.

Las funciones comerciales cruciales que se ven afectadas con mayor frecuencia incluyen:

• fabricación de productos
• Cumplimiento de la orden
• Operaciones de servicio
• Protección de Datos
• Comunicaciones con el cliente
• Finanzas, incluidas las cuentas por pagar o por cobrar

Un análisis de impacto comercial (cómo podría verse afectado el negocio) determina los mayores riesgos, activos y funciones comerciales críticas para su negocio. ¿Qué podría cerrar su oficina por un mes? ¿Y cuál sería el impacto? Si perdiera todas sus cuentas de redes sociales, ¿colapsaría su marketing? Si los datos de sus clientes salieran a la luz, ¿perdería toda la confianza del consumidor?

4. Establecer plazos de formación obligatorios

Una vez que haya completado su evaluación de riesgos, activos y funciones comerciales, capacite a las partes interesadas y empleados de continuidad comercial para garantizar la alineación. Puede capacitar a los empleados cuando se contratan por primera vez e incluir simulacros trimestrales a partir de entonces.

Al capacitar a todo su personal, se asegura de que todos estén equipados con el conocimiento que necesitan en caso de que una parte interesada clave no esté presente cuando ocurra un desastre. Capacite a varias partes interesadas en las áreas que impactan su trabajo. Por ejemplo, un empleado de ciberseguridad debe saber a quién denunciar una infracción, incluso si el jefe de su departamento está de vacaciones.

(Si bien no es fundamental para la continuidad del negocio, considere capacitar a todos los empleados en seguridad contra incendios, RCP y otros riesgos de salud y seguridad. El mejor de los casos es no necesitar su plan de continuidad).

5. Identificar vulnerabilidades y alternativas

Después de crear su plan, tenga en cuenta las principales vulnerabilidades de su empresa. Por ejemplo, una empresa de comercio electrónico puede sentirse más vulnerable por su dependencia de un solo fabricante externo, retrasos en los envíos al extranjero o ataques DDOS.

Luego, determine la probabilidad de que suceda cada elemento, utilizando una escala del uno al diez para calificar la probabilidad de cada vulnerabilidad. Priorice cada elemento en su plan de continuidad comercial en función de la probabilidad y enumere posibles soluciones de respaldo.

Por ejemplo, si su cuenta publicitaria pudiera ser suspendida, puede catalogar las siguientes mejores opciones de marketing (o incluso darse cuenta de que debe crear un conjunto más diverso de canales de marketing ahora ). Es posible que tenga una gran lista de correo electrónico, publique anuncios en otras plataformas o tenga el potencial de crear más contenido del sitio web, como un blog para atraer tráfico a su sitio web.

6. Detalla acciones para cada vulnerabilidad en tu plan de continuidad

Una vez que tenga una lista de arreglos potenciales , estructúrelos en declaraciones si-entonces con una lista de soluciones potenciales. Un plan de continuidad para un bloqueo del servidor podría verse así:

Si nuestro servidor está inactivo durante una venta de fin de semana festivo, podemos continuar aumentando nuestros ingresos al:

• Dirigir a nuestra audiencia de correo electrónico a la aplicación de nuestra tienda en línea.
• Vender productos a través de plataformas de redes sociales, como Instagram.

También puede comenzar a pensar en un plan de recuperación: cómo volver a la “normalidad” o evitar otra crisis. En este ejemplo, el resultado puede ser actualizar su solución de hospedaje o cambiar a una plataforma que incluya hospedaje.

7. Pide retroalimentación

Solicitar comentarios de las partes interesadas en toda la empresa puede garantizar que no falte ninguna brecha. El objetivo es crear un plan detallado que tenga en cuenta todos los riesgos potenciales y explique cómo continuar las operaciones comerciales a pesar de ellos.

Un plan de continuidad comercial ayuda a su empresa a sobrevivir a un desastre. Saber quiénes son sus partes interesadas, qué riesgos hacen que su negocio sea vulnerable y cómo mitigar esos riesgos protege la confianza de la marca, garantiza la seguridad de los empleados y reduce las pérdidas financieras.

Cada vulnerabilidad perdida o solución inviable, por otro lado, corre el riesgo de generar una crisis mucho mayor, para la cual puede no haber continuidad o plan de recuperación.