¿Qué es el análisis de impacto empresarial y por qué es importante?

Las empresas pasan por muchas cosas. Los gerentes siempre deben ser conscientes de los factores internos y externos que pueden afectar el crecimiento de su negocio, como las fluctuaciones económicas, los nuevos competidores, las nuevas tendencias del mercado y más. Una de las amenazas más comunes para cualquier empresa se llama interrupción del negocio.

La interrupción del negocio ocurre cada vez que ocurre un cambio radical y afecta la forma en que las empresas compiten en una industria determinada. Un ejemplo de interrupción del negocio podría ser el desarrollo de una nueva tecnología que haga inútiles los métodos actuales. En este caso, ¿qué pueden hacer los administradores de empresas? Ejecutar un análisis de impacto empresarial (BIA).

El análisis de impacto comercial es una herramienta importante para ayudar a planificar la inevitabilidad de las consecuencias y su costo. BIA es un proceso versátil que se utiliza para la evaluación de riesgos, la planificación de la continuidad del negocio y la planificación de la recuperación ante desastres. El riesgo siempre está en el horizonte y cuanto mejor equipadas estén las empresas para prepararse para la gestión de riesgos, más probable será que puedan seguir haciendo negocios en el futuro.

¿Qué es el análisis de impacto empresarial (BIA)?

El análisis de impacto empresarial (BIA) es un método para predecir las consecuencias de las interrupciones en un negocio, sus procesos y sistemas mediante la recopilación de datos relevantes. Estos datos se pueden utilizar para desarrollar estrategias para que el negocio se recupere en caso de una emergencia.

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Se identifican escenarios que potencialmente podrían causar pérdidas al negocio. Estos pueden incluir proveedores que no entregan, demoras en el servicio, etc. La lista de posibilidades es larga, pero es clave explorarlas a fondo para evaluar mejor el riesgo. Al identificar y evaluar estos escenarios de riesgo potencial, una empresa puede determinar un plan de inversión para las estrategias de recuperación y mitigación, junto con la prevención absoluta.

¿Qué aborda BIA?

El análisis de impacto comercial analiza los impactos operativos y financieros de una interrupción comercial. Estos impactos incluyen pérdida de ventas e ingresos, retrasos en ventas o ingresos, aumento de gastos, multas reglamentarias, sanciones contractuales, pérdida de clientes y retraso de nuevos planes comerciales.

Otro factor a tener en cuenta es el tiempo. El momento de un evento disruptivo puede tener un impacto importante en la pérdida sufrida por una empresa. Si su tienda resulta dañada por un desastre natural antes de una gran venta o un gran feriado de temporada, el impacto es mayor que durante un período más lento.

El análisis de impacto comercial opera bajo dos supuestos:

1. Cada parte del negocio depende de las operaciones continuas de las otras partes del negocio.
2. Algunas partes del negocio son más importantes que otras y requieren más asignaciones cuando se producen interrupciones.

BIA frente a evaluación de riesgos

BIA y una evaluación de riesgos comerciales son similares, pero la principal diferencia es que un BIA es más específico ya que se enfoca en los requisitos de continuidad comercial, la disponibilidad de recursos y el impacto de una interrupción comercial.

Por otro lado, la evaluación de riesgos se enfoca en la gravedad y probabilidad de los posibles riesgos comerciales. Esto se hace para priorizar los riesgos y crear estrategias de mitigación para solucionarlos.

BIA frente a la planificación de la continuidad del negocio

El análisis de impacto empresarial es un componente de la planificación de la continuidad empresarial porque un BIA está destinado a proporcionar datos importantes para un plan de continuidad empresarial. ¿Como funciona esto?

Se lleva a cabo un BIA para determinar los procesos comerciales más críticos, el impacto de la interrupción del negocio en esos procesos y los recursos necesarios para restaurarlos.

Todas estas son variables fundamentales a tener en cuenta al crear un plan de continuidad comercial, que actuará como el curso de acción que se tomará para garantizar que una empresa pueda recuperarse de una interrupción comercial.

BIA frente a planificación de recuperación ante desastres

Similar a la relación entre BIA y la planificación de la continuidad del negocio, BIA también es una herramienta útil al crear un plan de recuperación ante desastres. El BIA identifica los modos de falla y los costos asociados con ellos. La información obtenida del informe BIA se utiliza luego como entrada para crear un plan completo de recuperación ante desastres.

Cómo realizar un BIA en 4 pasos

Si bien no existe una forma establecida de realizar un análisis de impacto comercial, el proceso sigue el camino general que se describe a continuación.

1. Obtener aprobación

El primer paso es iniciar el proceso obteniendo la aprobación de la alta gerencia para el proyecto. Para comenzar, defina los objetivos, metas y alcance del análisis de impacto en el negocio. Debe quedar claro lo que el negocio está tratando de lograr.

Luego, es importante formar un equipo de proyecto para ejecutar el análisis de impacto comercial. Puede ser personal existente siempre que sepa cómo realizar un análisis de impacto comercial, pero este equipo puede subcontratarse a un equipo que tenga experiencia en este proceso si la empresa no tiene personas para esta tarea.

2. Recopilar información

El siguiente paso es recopilar la información necesaria para realizar el análisis. Estos datos se pueden recopilar de varias maneras, desde entrevistas hasta un cuestionario de análisis de impacto comercial, que es la herramienta más común.

El cuestionario es una encuesta detallada desarrollada por el equipo de análisis de impacto comercial y tiene preguntas específicas que están diseñadas para obtener respuestas que evalúan el efecto potencial de una interrupción en el negocio.

Las personas que deben ser entrevistadas o que deben responder el cuestionario incluyen gerentes, miembros del equipo, supervisores y otras personas que conocen los procesos comerciales. También puede incluir socios comerciales y aquellos que trabajan fuera de la organización, siempre que tengan suficiente conocimiento. En otras palabras, considere quiénes son sus partes interesadas.

La información que recopila para su informe BIA debe incluir lo siguiente:

• el nombre del proceso
• Una descripción detallada de dónde se realiza el proceso.
• Todas las entradas y salidas del proceso.
• Recursos y herramientas que se utilizan en el proceso.
• Los usuarios del proceso.
• La temporización
• Los impactos financieros y operativos
• Cualquier impacto regulatorio, legal o de cumplimiento
• Información histórica

3. Revisa la información

Todos estos datos recopilados deben documentarse y revisarse antes de analizar la información. Esto puede ser automatizado por computadora o hecho manualmente, dependiendo de cuál sea más fácil, confiable y práctico en términos de formular una conclusión.

Esta revisión cumple múltiples objetivos: crea una lista priorizada de funciones o procesos de negocio, identifica los recursos humanos y tecnológicos necesarios para mantener un nivel óptimo de operaciones y establece un tiempo de recuperación para recuperar el proceso o función y devolverlo a normal.

4. Crear el Informe BIA

Después de esto, querrá documentar los hallazgos. Aquí es cuando se prepara el informe de análisis de impacto empresarial. Si bien el formato no está regulado, a menudo sigue la siguiente estructura:

• Resumen ejecutivo
• Objetivos y alcance
• Metodologías utilizadas para recopilar datos y evaluación
• Resumen de resultados
• Un hallazgo detallado de cada departamento del negocio (incluidos sus procesos más cruciales, el impacto de la interrupción, duración aceptable de la interrupción, nivel tolerable de pérdidas, costo de recuperación, etc.)
• documentos de respaldo y
• Recomendaciones para la recuperación

Este documento se presenta luego a la gerencia. La decisión de cómo proceder está en manos de la alta dirección, por lo que son ellos quienes reciben el informe. Tenga en cuenta que el análisis de impacto comercial no es inamovible. La tecnología, las herramientas y los procesos cambian, y el análisis de impacto empresarial debe evolucionar con ellos.

Por qué es importante el análisis de impacto empresarial

La razón por la que todas las empresas deben incluir un análisis de impacto comercial es que es parte de cualquier plan completo para minimizar el riesgo. Todos los negocios pueden verse afectados por accidentes y emergencias, incluidas fallas de proveedores, disputas laborales, fallas en los servicios públicos, ataques cibernéticos y sin mencionar los desastres naturales o provocados por el hombre.

Planifique con anticipación

No es ideal producir una respuesta cuando uno está en medio de una crisis; una empresa inteligente ya se ha preparado para estos riesgos. Una respuesta creada en una situación desesperada probablemente será arbitraria o aleatoria, y casi con certeza será menos efectiva.

Con la diligencia debida de un análisis de impacto comercial en la mano, una empresa tiene un plan de acción bien pensado para recuperarse de la adversidad. Le da a la gerencia más confianza en sus decisiones y juicios al responder a estos eventos.

Priorizar en consecuencia

El análisis de impacto comercial con instrucciones de asignación prioriza qué operaciones necesitan una recuperación inmediata y cuáles pueden esperar. También proporciona un conjunto de criterios para probar los planes de recuperación. Además, debe identificar la pérdida de ingresos a causa de la interrupción, los costos más altos que probablemente acumule la empresa si habrá algún gasto en multas y penalizaciones, y la erosión de la reputación y la base de clientes de la empresa.

Toda esta información es fundamental para el éxito de una empresa. Los problemas son parte del panorama empresarial e ignorar la posibilidad de alguna interrupción en el proceso amenaza la solvencia y la supervivencia a largo plazo.

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Convierta BIA en acción con ProjectManager

Ahora que ha realizado el análisis de impacto, ¿qué sigue? El plan es la base de cualquier proyecto exitoso, pero un plan necesita herramientas para organizar todas sus diferentes partes en un todo funcional. ProjectManager es un software de gestión de trabajo en línea creado exactamente para este propósito.

Una vez que tenga la aprobación, debe dividir el proyecto en tareas. Cada una de esas tareas necesitará una fecha límite, y deben asignarse a un miembro del equipo para ejecutarlas. ProjectManager le brinda múltiples formas de iniciar su plan de proyecto, desde el diagrama de Gantt más estructurado para la planificación a largo plazo hasta la herramienta de flujo de trabajo visual de un tablero kanban.

Pero, ¿cómo llevas tu hoja de cálculo a un proyecto? Con ProjectManager, eso es fácil. Puede cargar sus tareas y se abre como un nuevo proyecto. Desde la vista de Gantt, sus tareas se trazan en una línea de tiempo del proyecto para darle una visión general y permitirle vincular tareas dependientes mientras divide el proyecto en fases o hitos.

Puede asignar tareas desde cualquier vista de proyecto y los equipos pueden trabajar como quieran. A los miembros del equipo les gustan los tableros kanban porque tienen el contexto y los recursos necesarios para trabajar en lo que importa. A los gerentes les gusta la transparencia que brindan los tableros kanban, que les muestran quién está trabajando en qué.

El análisis de impacto comercial le da vida al proyecto, pero ProjectManager le da a esa vida un medio para el éxito. Prácticos y fáciles de usar, los proyectos son productivos, lo que hace que el trabajo que dedica al análisis dé sus frutos.

Un análisis de impacto comercial es una gran herramienta para evaluar el riesgo y establecer un plan de recuperación si ocurre y cuando ocurre. Eso suena como un proyecto. ProjectManager es un software de gestión de proyectos que lo ayuda a planificar su análisis de impacto comercial y monitorearlo e informarlo cuando necesite ejecutarlo. No hay riesgo de tomar esta prueba gratuita de 30 días.