Una guía rápida para el mapeo de procesos comerciales

Trabaja en la oscuridad y eventualmente te vas a topar con una pared. Si bien el mito del empresario al que se le ocurre una idea de un millón de dólares y regresa y observa cómo el dinero llega puede ser persuasivo, es ficción. Las empresas necesitan planificar y ejecutar tareas de manera organizada.

Para hacer eso, cada empresa necesita procesos comerciales para administrar el trabajo y lograr sus objetivos. Un proceso de negocio es una serie de tareas o pasos que debe realizar una organización para lograr un objetivo concreto.

La gestión de estos procesos comerciales hace que las empresas sean eficientes y es por eso que se creó la gestión de procesos comerciales (BPM). La gestión de procesos comerciales es una disciplina que utiliza una serie de herramientas y métodos para ayudar a los gerentes a optimizar los procesos comerciales.

Uno de esos métodos se llama mapeo de procesos de negocios. Definamos qué es y por qué es tan importante a la hora de gestionar procesos de negocio.

¿Qué es el mapeo de procesos de negocios?

El mapeo de procesos comerciales consiste en usar un diagrama de flujo de trabajo o un mapa de procesos para representar visualmente un proceso comercial y definir:

• Cuáles son los pasos del proceso de negocio
• Quién es responsable de qué en el proceso de negocio
• ¿Qué herramientas se utilizarán?
• Cuál es el estándar para completar ese proceso comercial
• Cómo se determina el éxito

Con un diagrama de flujo de trabajo claro o un mapa detallado del proceso comercial, es fácil ver dónde se pueden realizar mejoras en el proceso comercial para aumentar la eficiencia y la productividad. Esta también es una forma de tomar un objetivo específico y medirlo para compararlo con los objetivos generales del negocio, asegurando que estén alineados.

Ahora que entendemos qué es el mapeo de procesos de negocios, aprendamos cómo crear un mapa de procesos.

¿Qué es un mapa de procesos?

Un mapa de procesos es esencialmente un diagrama de flujo que representa elementos de un proceso comercial con símbolos. Esos símbolos tienen un estándar conocido como Business Process Modeling Notation (BPMN) que fue creado por Business Process Management Initiative.

Sin embargo, no necesita ser un experto en BPMN para crear un mapa de procesos; hoy en día existen muchas herramientas de mapeo de procesos comerciales en línea que automatizan este proceso para usted.

Pasos de mapeo de procesos comerciales

El mapeo de procesos puede ayudar con muchos objetivos comerciales, desde la mejora de los procesos hasta la capacitación y la clarificación del flujo de trabajo, pero también el cumplimiento normativo, la auditoría interna y la clarificación de roles en el negocio. Aquí hay 7 pasos para crear un mapa de procesos para su negocio.

1. Identificación del proceso

Identifica los objetivos, alcances, actores y áreas de trabajo en las que te quieres enfocar. Esto se puede hacer en tres niveles: reactivo, cuando se aborda un proceso que falló o tuvo un rendimiento inferior; estratégico, como en una revisión de alto nivel; centrado en el cliente, como buscar una mejor satisfacción del cliente.

2. Formar un equipo

Consiga un grupo de personas que trabajen con el proceso, aunque también es útil tener a un miembro de la alta gerencia a bordo, ya que pueden ayudar con las aprobaciones cuando se solicitan cambios.

3. Recopilación de información

Una vez que haya identificado el proceso, debe recopilar la información que necesitará para crear su mapa de procesos, como quién, qué, dónde y cuándo del proceso comercial. Esto se hace mediante la recopilación de información y la realización de entrevistas con las personas que realizan el trabajo que está mapeando.

4. Mapeo de procesos

Tome toda la información que ha recopilado y conviértala en un diagrama de flujo del mapa de procesos. Esto probablemente incluirá el proceso o el flujo de trabajo general. Todos los mapas de procesos son diferentes, pero estos son los elementos principales que debe incluir en su diagrama de flujo de trabajo:

• Tareas: cada paso del flujo de trabajo.
• Eventos: disparadores o puertas de enlace que inician, redirigen o finalizan un proceso.
• Participantes: Aquellos involucrados en el proceso de negocio.

5. Análisis

Estudie el mapa del proceso y desafíe cada uno de los pasos cuestionando el por qué de cada uno.

6. Desarrollar e instalar nuevos métodos

Después de que su análisis de procesos haya identificado el trabajo innecesario, vea cómo se pueden combinar, reorganizar o agregar nuevos pasos para mejorar la eficiencia.

7. Gestionar Proceso

Ahora el proceso comercial debe mantenerse y almacenarse, pero también revisarse de forma rutinaria y monitorear el proceso en busca de cambios.

Tipos de mapas de procesos de negocio

El mapeo de procesos de negocios se puede hacer de varias maneras. Existen diferentes tipos de mapas de procesos que puede utilizar para visualizar sus procesos. Cada uno de esos mapas de procesos tiene ventajas y desventajas.

Diagrama de flujo del proceso

Los diagramas de flujo son el tipo más común de mapa de procesos. Pueden ser dibujados a mano o creados en software. La facilidad de uso y la familiaridad son una ventaja, pero la desventaja es que estos tipos de mapeo de procesos comerciales carecen de la flexibilidad para adaptar y cambiar el diagrama de flujo.

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Diagrama de carriles

Un diagrama de carriles actúa como un diagrama de flujo clásico, excepto que en un diagrama de carriles cada paso se divide entre diferentes equipos o personas que son responsables de ellos. De ahí el nombre de carril, ya que el diagrama parece carriles en una piscina para nadar. Las ventajas y desventajas son casi las mismas que con un diagrama de flujo.

Mapa de flujo de valor

Un mapa de flujo de valor se usa a menudo en aplicaciones Lean Six Sigma. No es tan fácil de analizar de un vistazo. Por lo tanto, esto es más un beneficio para aquellos que buscan una visión más profunda de los procesos comerciales. Los mapas de flujo de valor no se recomiendan para brindar a las personas un resumen fácil de leer de los procesos.

Diagrama SIPOC

Un Proveedor Entradas Proceso Salidas Cliente, o SIPOC, es un mapa de procesos de negocio simplificado. Elimina la mayor parte de la información y se enfoca únicamente en lo esencial del proceso y las personas involucradas. Naturalmente, esto proporcionará una descripción general que se puede entender rápidamente, pero no ofrecerá una comprensión profunda de un proceso y cómo interactúan los procesos.

Software

Hay software disponible para el mapeo de procesos de negocios. Estas herramientas ayudan a realizar un seguimiento de los procesos después de que se haya realizado el mapeo, para que pueda ver cómo se desempeñan y dónde están fallando debido a cuellos de botella, plazos incumplidos y otros bloqueos. La ventaja de usar un proceso comercial es que automatiza la creación de mapas de procesos y tiene otras características que los empleados pueden usar para administrar sus tareas y listas de tareas pendientes. También permite que la administración controle fácilmente lo que sucede.

Beneficios del mapeo de procesos comerciales

El uso de un mapa de procesos para visualizar cómo funciona un negocio, cuáles son los roles de las personas y las responsabilidades y estándares del negocio es necesario por varias razones.

Mantener el cumplimiento

Ayuda a que una empresa cumpla con la norma ISO 9001. Este es un conjunto de estándares que están orientados a garantizar que una empresa satisfaga las necesidades de sus clientes y cumpla con las regulaciones relacionadas.

También se cumple con la Ley Sarbanes-Oxley de 2002, también conocida como Ley de Reforma de la Contabilidad de Empresas Públicas y Protección del Inversor de 2002. Esta ley federal requiere transparencia y divulgación adecuada para todas las empresas que cotizan en bolsa. La documentación de gestión de procesos comerciales es un componente clave de esta ley.

Ayuda con la incorporación

El mapeo de procesos comerciales también es fundamental para la incorporación de nuevos empleados. Con un conjunto de procesos documentados para que los siga el nuevo empleado, su transición se acorta y no le quita tanto tiempo a otros empleados para capacitarse y otras cosas. Un mapa de procesos también crea un proceso de incorporación consistente y continuidad entre las nuevas contrataciones.

Refuerza la comunicación

El mapeo de procesos comerciales también es una excelente manera de comunicarse de manera efectiva con otros en el negocio y fuera de él. Debido a que el mapeo de procesos comerciales es una visualización de un proceso, es más fácil de digerir que un bloque largo para todos en el negocio.

Simplifica las auditorías

Las auditorías internas se pueden realizar de manera más eficiente con mapas de procesos. Pueden asegurarse de que el trabajo siempre esté alineado con los estándares y prácticas comerciales. Esto también conduce a la mejora de procesos. Una vez que se documenta y comprende un proceso, se puede estudiar para ver cómo mejorarlo.

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Mejora la resolución de problemas

Los mapas de procesos también pueden ayudar con la resolución de problemas generales. Crean una imagen del proceso y, al hacerlo, facilitan el descubrimiento de conflictos. Si hay un bloqueo en alguna parte del proceso, el mapa visual dejará en claro qué condujo a ese cuello de botella y ofrecerá caminos para resolverlo.

Además, el mapeo de procesos de negocios ayuda a identificar los riesgos causados ​​por procesos que podrían abrir el negocio a problemas legales o de salud y seguridad. Mostrar el panorama general también puede ayudar a una empresa con las mejores prácticas.

Historia del Mapeo de Procesos de Negocios

Un enfoque de procesos para la gestión de la calidad y cómo cada proceso se relaciona con los otros procesos en un negocio es el corazón del mapeo de procesos de negocios. Esto se remonta al primer método estructurado para documentar el flujo del proceso, el diagrama de flujo, que fue presentado por el ingeniero Frank Gilbreth en 1921.

Estas herramientas luego fueron adoptadas por la ingeniería industrial y, a principios de la década de 1930, el ingeniero industrial Allan H. Mogensen comenzó a capacitar a otros en este método. Art Spinanger, quien se graduó de una de las clases de Mogensen, llevó la disciplina a Procter and Gamble y desarrolló un programa de simplificación del trabajo llamado Programa de cambio de métodos deliberados.

Otro de los graduados de Mogensen, el teórico organizacional Ben. S. Graham adoptó el diagrama de proceso de flujo para el procesamiento de información con su desarrollo del diagrama de proceso de flujo múltiple, que muestra varios documentos y sus relaciones.

El mapeo de procesos comerciales es mejor con un software al que todos en la empresa pueden acceder, actualizando su estado en tiempo real y brindando a los gerentes un portal para monitorear y rastrear el progreso. ProjectManager es un software de gestión de proyectos basado en la nube que tiene un tablero en tiempo real para rastrear e informar sobre los procesos, con una plataforma colaborativa que todos pueden usar para facilitar el trabajo y las comunicaciones, así como tableros Kanban para crear mapas de procesos. Vea cómo puede ayudarlo a optimizar sus procesos comerciales hoy con esta prueba gratuita de 30 días.