Cómo calcular la variación de costos de un proyecto (fórmula incluida)

A lo largo de la vida de un proyecto, los gerentes de proyecto verifican el progreso y lo comparan con el plan del proyecto, comparando sus predicciones con la realidad. Si no hacen esto con regularidad, es probable que el presupuesto se vea afectado y que su proyecto fracase por completo. Afortunadamente, estas desviaciones del plan, como la variación de costos, no tienen por qué hundir un proyecto.

De hecho, en realidad pueden fortalecerlo. La clave es detectarlos y hacer ajustes para mantenerse en el camino correcto. Una de las mejores formas de evitar el sobrecosto es calculando la variación del costo.

Comprender los costos del proyecto

Todos los proyectos cuestan dinero, independientemente de su tamaño, alcance o entregables. Todos hemos escuchado "no existe tal cosa como un almuerzo gratis". Lo mismo ocurre con los proyectos: no existe un proyecto sin costes. Estos costos vienen en muchas formas diferentes, desde el costo de los materiales hasta simplemente el costo de hacer negocios (alquiler, salarios, etc.). Es trabajo del director del proyecto tener en cuenta todos estos costes y crear un presupuesto flexible.

Diferentes tipos de costos del proyecto

Para comprender completamente la variación del costo del proyecto, es útil estar familiarizado con los principales tipos de costos del proyecto. Echa un vistazo a los cuatro que es más probable que veas. La mayoría de los proyectos tienen los cuatro, y cada uno puede contribuir a la variación general del costo:

• Costos directos: piense en los costos directos como costos que van directamente al proyecto para lograr los entregables. Un ejemplo útil de un costo directo es el costo del material necesario para construir algo. El costo de estos materiales se destina a crear un producto final.
• Costos indirectos: los costos indirectos, por otro lado, se destinan a financiar los gastos "detrás de escena" en los que se incurre a lo largo de la vida de un proyecto. También se conocen como gastos generales. Por ejemplo, el costo de alquilar un espacio de oficina es un gasto general fijo. Este gasto debe pagarse para completar el proyecto, pero también se destina a apoyar otros proyectos.
• Costos Fijos: Los costos fijos son gastos con precios fijos que no están sujetos a ningún tipo de cambio. Estos son costos confiables que no fluctuarán y potencialmente afectarán el presupuesto. Tanto los costos directos como los indirectos también pueden ser costos fijos (o costos variables). Un costo fijo, por ejemplo, podría parecerse a la tarifa fija que cobra un contratista por sus servicios.
• Costos variables: los costos variables, por otro lado, no son tan predecibles. Por ejemplo, el costo del alquiler del equipo puede aumentar o disminuir según el proveedor, la demanda o el tiempo que se necesite el equipo.

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¿Qué es la variación de costos en la gestión de proyectos?

La variación de costos (también conocida como CV) es la diferencia entre los costos del proyecto estimados durante la fase de planificación y los costos reales. En otras palabras, es cuánto varían los costos reales de los costos presupuestados. El cálculo de la variación de costos es la forma en que los gerentes de proyectos realizan un seguimiento de los gastos para ver si un proyecto está por debajo o por encima del presupuesto.

Estos cálculos son parte de una técnica llamada gestión del valor ganado (EVM). En un sistema EVM, el objetivo de la gestión de costos es establecer si una variación es positiva, negativa o cero.

Cuando los gerentes de proyecto tienen esta información de análisis de valor ganado, pueden hacer los ajustes necesarios para mantenerse encaminados. Si una variación es extremadamente alta (negativa), es necesario realizar cambios. Si hay una variación de costos extremadamente baja (positiva) o una variación cero, pueden tomarlo como una señal de una gestión de costos eficaz.

Los cuatro tipos de fórmulas de variación de costos en EVM

Hay cuatro variaciones de la fórmula de variación de costos utilizada en la gestión del valor ganado (EVM). Cada una de estas ecuaciones de varianza se resuelve para diferentes valores, por lo que es muy importante comprenderlas todas y qué muestran exactamente.

Variación de costo

Variación de costo (CV) = Valor ganado (EV) - Costo real (AC)

La variación de costos es exactamente cuánto un proyecto está por encima o por debajo del presupuesto. Una ecuación de variación de costos resta el costo real del valor ganado para resolver este número.

Porcentaje de variación de costos

Porcentaje de variación de costos (CV%) = Variación de costos (CV) / Valor ganado (EV)

Un porcentaje de variación de costos es el porcentaje por encima o por debajo del presupuesto para un proyecto. Esto se calcula dividiendo la variación del costo del valor ganado.

Índice de rendimiento de costos

Índice de rendimiento de costos (CPI) = Valor ganado (EV) / Costo real (AC)

Un índice de rendimiento de costos (CPI) es una métrica utilizada para juzgar qué tan bien se están utilizando los recursos en un proyecto. Al resolver para un IPC, el valor será una de dos cosas:

• Menor o igual a 1 (los recursos no se utilizan de manera eficiente)
• Mayor o igual a 1 (los recursos se están utilizando de manera eficiente)

Para calcular el IPC, debe dividir el valor ganado por los costos reales.

Índice de desempeño de costos completo

Para completar el índice de rendimiento de costos (TCPI) = (Presupuesto total - EV) / (Presupuesto total - AC)

Resolver un índice de rendimiento de costo completo (TCPI) es extremadamente útil, especialmente si está experimentando una variación alta (negativa) del proyecto. Un TCPI es un índice que le muestra cómo se deben usar los recursos para el resto de un proyecto para estar por debajo o dentro del presupuesto.

Para encontrar su TCPI, comience restando su valor ganado de su presupuesto total. Luego, reste su costo real del presupuesto total. Por último, divide el primer cociente por el segundo cociente.

Uso de herramientas para calcular automáticamente la variación del proyecto

A lo largo de la vida de un proyecto, querrá tener a su disposición cada una de estas fórmulas de variación de costos. Afortunadamente, existen herramientas de administración de costos que le permiten controlar las variaciones sin esfuerzo para que no tenga que procesar manualmente los números.

ProjectManager llena las fórmulas con los valores correctos automáticamente y previene cualquier error humano que pueda conducir a errores presupuestarios importantes. Los factores como el presupuesto total, los costos reales, los valores ganados y más se actualizan en tiempo real para que siempre vea los datos más actualizados.

Cree y administre presupuestos de proyectos, así como también vea cómo los costos reales se comparan con los costos planificados en el tablero del proyecto. El panel de proyectos de ProjectManager se actualiza automáticamente, por lo que siempre está viendo las cifras más actuales y tomando las decisiones presupuestarias más inteligentes. Esto marca la diferencia entre detectar variaciones de costos y perder detalles cruciales. Esté atento a las líneas base de costos, así como a los gastos y dónde se encuentran los proyectos en términos de presupuesto.

¿Necesita compartir esta información con las partes interesadas? Cree un informe de presupuesto con solo unos pocos clics para mantener al equipo al día y tomar las mejores decisiones juntos. Tener esta información al alcance de la mano y poder compartirla es la diferencia entre que los proyectos se mantengan dentro del presupuesto y se excedan del presupuesto, lo que puede resultar en un exceso de costos y un fracaso total.

El cálculo de la variación de costos requiere un software de gestión de proyectos lo suficientemente robusto como para calcular y organizar sus datos en tiempo real. ProjectManager es un software de gestión de proyectos basado en la nube que mantiene los costos de su proyecto dentro del presupuesto. Pruébelo hoy con esta prueba gratuita de 30 días.