Cómo calcular el porcentaje completado en la gestión de proyectos

Cuando administra un proyecto, debe realizar un seguimiento del progreso de su equipo mientras ejecutan su trabajo para cumplir con su cronograma. Esto se hace con la gestión de tareas, y una de las piedras angulares de la gestión de tareas es conocer el porcentaje completado de la tarea.

Al calcular el porcentaje completado de una tarea, puede ver cuánto se ha completado y cuánto trabajo queda. Es una manera rápida y fácil de determinar si está en el objetivo o si se está quedando atrás, lo cual es esencial para entregar un proyecto exitoso.

¿Qué es el porcentaje completo?

El porcentaje completado es una forma de realizar un seguimiento del progreso de su equipo al ejecutar sus tareas. Realiza un seguimiento de qué tan avanzado está en completar ese trabajo. También llamado porcentaje de finalización del proyecto, muestra cuánto trabajo se ha realizado y cuánto queda por hacer. Esto proporciona a los gerentes de proyecto los datos que necesitan para ver si su equipo está alineado con el cronograma del proyecto.

¿Por qué es importante el porcentaje completo en la gestión de proyectos?

Conocer el porcentaje completo es importante por muchas razones. Sirve para el plan de gestión de tareas, que es un proceso para monitorear las tareas de tu equipo de principio a fin. Saber cuánto ha hecho el equipo en un momento dado del proyecto ayuda a los gerentes de proyecto a ver si el trabajo está dentro del cronograma.

El porcentaje completado es una forma en que un administrador de proyectos puede realizar un seguimiento del progreso, que es uno de los aspectos más importantes de un proyecto para monitorear. Es la base del software de gestión de proyectos, que proporciona herramientas digitales para realizar un seguimiento del progreso del equipo en la realización de sus tareas. Muchas de estas herramientas brindan datos en tiempo real, lo que brinda una representación más precisa del porcentaje completado.

La gestión de recursos también está vinculada al porcentaje completado. Saber si el equipo está atrasado o adelantado en su fecha límite influye en cómo asigna sus recursos. Por ejemplo, si el porcentaje completado muestra que las tareas están retrasadas, el administrador del proyecto puede reasignar recursos para volver a programar y mantener el proyecto en marcha.

Profundizaremos en cómo puede calcular el porcentaje completado en un momento, pero sepa que el software de gestión de proyectos puede hacerlo por usted. ProjectManager es un software de gestión de proyectos que calcula automáticamente su porcentaje completado y realiza un seguimiento del progreso de las tareas de su equipo en tiempo real. Puede filtrar por la ruta crítica en nuestro diagrama de Gantt interactivo y vincular las tareas dependientes para evitar cuellos de botella. ¡Comience con ProjectManager hoy gratis!

Cómo calcular el porcentaje completado

Hemos discutido qué es el porcentaje completo y por qué es importante en la gestión de proyectos. El siguiente paso es averiguar cómo calcular el porcentaje completado. Es una fórmula sencilla.

Porcentaje completado = Duración real/Duración (PC = AD/D)

Por ejemplo, si tiene una tarea que tiene una duración de 10 días y se han completado cinco días, o la duración real, entonces el porcentaje completado es del 50 por ciento. Sin embargo, lo que falta en esta ecuación es el seguimiento. El seguimiento es donde se encuentra el valor real en porcentaje completo.

Cómo rastrear el porcentaje completado

Porcentaje completo es cómo realizar un seguimiento del progreso. Una de las herramientas de gestión de proyectos que le ayudarán a lograr esto es un diagrama de Gantt. Los diagramas de Gantt son líneas de tiempo visuales que asignan sus tareas en un gráfico de barras. El lado izquierdo parece una hoja de cálculo normal, pero los datos se reflejan visualmente en el lado derecho.

Cuando observa un diagrama de Gantt con el cronograma de su proyecto, la duración de la tarea es la barra que se extiende desde la fecha de inicio hasta la fecha de finalización. El porcentaje completo es cuánto se rellena o se sombrea la barra, según la herramienta que esté utilizando.

Tomando nuestro ejemplo anterior, la duración de una tarea de 10 días se verá como una barra que va desde la fecha de inicio hasta los 10 días del proyecto. El porcentaje completo, nuevamente refiriéndose a nuestro ejemplo anterior, es 50 por ciento. Por lo tanto, la barra del Gantt estará medio sombreada.

Hay tres formas de rastrear el porcentaje completado, la primera es usar su juicio profesional. Esto puede parecer arbitrario, sin embargo, es más que una suposición. Puede reunirse con el equipo y utilizar su experiencia con proyectos anteriores para predecir el porcentaje completado.

Un método más complicado son las actividades ponderadas. Es mejor para tareas largas con varias actividades. Si puede dividir fácilmente esas actividades, puede establecer un porcentaje completo en función de cada una. Este método implica mucho trabajo en la parte delantera y no es ideal para todos los proyectos.

Finalmente, está el método de cantidades arbitrarias o de cifras fijas. Esto es cuando crea hitos para la tarea. Antes de que comience, es 0 por ciento completo. Cuando comienza, está completo en un 20 por ciento y luego alcanza el 100 por ciento completo cuando termina. Solo tienes esos tres puntos fijos. No es muy preciso, pero en términos generales proporciona datos de seguimiento utilizables.

Cómo rastrear el porcentaje completado con ProjectManager

En lugar de pasar por los tres métodos que describimos anteriormente, que son útiles pero no del todo precisos, ProjectManager tiene diagramas de Gantt sólidos que calculan automáticamente el porcentaje completado para cada una de sus tareas. Debido a que nuestra herramienta está en línea, el porcentaje completo se muestra en tiempo real. Está viendo datos precisos y no una instantánea del proyecto en el pasado.

Puede realizar un seguimiento del porcentaje completado una vez que haya creado un plan de proyecto en nuestro Gantt y establezca la línea de base. Esto captura el cronograma, los costos y más para que pueda obtener la variación de su esfuerzo real contra su esfuerzo planificado. Estos datos se entregan en tiempo real a través del software para ayudarlo a mantener su proyecto dentro del cronograma.

Múltiples formas de rastrear el porcentaje completado

Por supuesto, no todo el mundo quiere trabajar en diagramas de Gantt. Es por eso que el diagrama de Gantt es solo una de nuestras múltiples vistas de proyectos en las que puede realizar un seguimiento del porcentaje completado de las tareas de su equipo. Si está trabajando en la vista de hoja, verá el porcentaje completado en la columna correspondiente, que actualiza el miembro del equipo asignado a esa tarea a medida que avanza en su asignación.

Realice un seguimiento del porcentaje completado en tiempo real con paneles

El porcentaje completado es solo una parte del seguimiento del progreso. Tenemos funciones que brindan una vista de alto nivel y otras para profundizar en los datos. Nuestro tablero en tiempo real monitorea seis métricas del proyecto, incluido el progreso, que muestra el porcentaje completado para cada tarea del proyecto. A diferencia de las herramientas livianas, nuestro tablero no requiere configuración. Es conectar y usar.

Para cuando desee más contexto sobre el porcentaje completado, aproveche nuestros informes que se pueden generar con solo presionar una tecla. Hay informes de estado e incluso informes de estado de cartera si está administrando un programa o cartera de proyectos. También puede obtener informes sobre tareas, hojas de tiempo, carga de trabajo y más. Todos los informes se pueden filtrar y compartir fácilmente para mantener actualizadas a las partes interesadas.

ProjectManager es un software galardonado que conecta a los equipos para que trabajen de manera más productiva. Ya sea que esté trabajando codo con codo, en diferentes departamentos o en todo el país, nuestros datos en tiempo real mantienen a todos en sintonía. Planifique, supervise e informe sobre el progreso y trabaje de manera más eficiente. Únase a los equipos de la NASA, Siemens y Nestlé que ya están teniendo éxito con nuestro software. Comience hoy mismo con ProjectManager de forma gratuita.