Cómo usar los códigos de disposición de llamadas y la automatización para mejorar el ROI de las ventas

Esta publicación fue aportada por JustCall.

La gestión del tiempo es uno de los requisitos más importantes para tener éxito en las ventas. Y el dicho 'el tiempo es dinero' es especialmente cierto para los vendedores. Pueden dedicar su tiempo a cerrar más tratos o realizar una serie de tareas monótonas que pueden llevarlos a la depresión.

Pero según un estudio sobre la gestión del tiempo de ventas, los representantes de ventas solo dedican el 37 % de su tiempo al trabajo real de ventas y generación de ingresos. Eso significa que el 63% de su tiempo está enfocado en actividades distintas a la venta. Ya sea por la falta de un proceso de ventas definido o por la ausencia de herramientas relevantes, esto eventualmente afectará sus ingresos.

Hoy en día, los representantes de ventas pueden confiar en la automatización de ventas para mejorar la productividad de las ventas. Sin automatización, se puede perder mucho tiempo en tareas mecánicas menos importantes. En esta publicación, analizaremos cómo el uso de códigos de disposición de llamadas en sus automatizaciones puede ayudar a los representantes de ventas a ahorrar tiempo y cerrar más tratos. También compartiremos trucos rápidos para usar la disposición de llamadas en sus automatizaciones con ActiveCampaign y JustCall, para que pueda automatizar muchas tareas repetitivas (pero importantes).

¿Qué es disposición de llamada?

Los códigos de disposición de llamadas son comentarios cortos que los representantes de ventas usan para marcar el resultado de una llamada. Estas etiquetas se aplican a los registros de llamadas para categorizar o describir una llamada. Algunos de los códigos de disposición más comunes son 'mensaje de voz dejado', 'interesado' y 'no interesado'.

Los representantes de ventas usan códigos de disposición de llamadas para señalar:

• tipo de llamada
• Motivo de la llamada
• Categorización de llamadas
• Acción tomada por el representante de ventas
• Acción requerida por el centro de contacto

Cómo ayudan los códigos de disposición de llamadas a los equipos de ventas

El uso de códigos de disposición de llamadas con automatización puede ayudar a los vendedores a optimizar las tareas manuales y tediosas, de modo que los representantes puedan concentrarse más en vender y menos en tareas manuales como seguimientos, guardar detalles de llamadas y agregar información manualmente a los perfiles de contacto.

Aquí hay algunas formas en que los códigos de disposición de llamadas facilitan las cosas para los equipos de ventas:

• Realice un seguimiento de los códigos de disposición de llamadas para comprender el rendimiento de los representantes de ventas.
• Comparta información sin esfuerzo con todo el equipo
• Configure y optimice fácilmente el proceso de seguimiento
• Mantener informada a la gerencia del proceso de venta.
• Segmentar las llamadas en diferentes categorías

Cómo ActiveCampaign y JustCall pueden ayudarlo a dominar el éxito de ventas con códigos de disposición de llamadas con un solo clic

JustCall es un sistema telefónico en la nube en cualquier momento, en cualquier lugar y con cualquier dispositivo. Se necesitan segundos para obtener números locales, gratuitos y móviles de más de 58 países. Además, JustCall permite transferir rápidamente su número comercial existente.

Con la integración nativa de JustCall y ActiveCampaign, puede:

• Realice y reciba llamadas y SMS, realice un seguimiento de las llamadas perdidas y escuche los mensajes de voz y las grabaciones de llamadas, todo desde su panel de control de ActiveCampaign.
• Cree automatizaciones de SMS usando códigos de disposición de llamadas
• Obtenga botones de clic para llamar y clic para enviar texto junto a cada contacto
• Sincroniza tus contactos para que siempre sepas qué contacto te está llamando o enviando mensajes de texto

Y lo mejor: todos sus códigos de disposición de llamada se registrarán automáticamente en el perfil de su contacto como etiquetas. Si aún no tiene el código de disposición de llamada como etiqueta en su cuenta de ActiveCampaign, JustCall creará la etiqueta en el perfil del contacto.

Cómo las automatizaciones de disposición de llamadas eliminan la redundancia del ciclo de ventas

A continuación se presentan algunos casos de uso que muestran cómo la disposición de llamadas y las automatizaciones de ActiveCampaign ahorran tiempo y evitan el trabajo repetitivo del ciclo de ventas.

Acaba de finalizar una llamada larga con un cliente satisfecho y tiene que guardar algunos detalles relacionados con la llamada. Pero justo antes de volver a ActiveCampaign para guardar los detalles, recibió otra llamada entrante. Y después de todas estas llamadas continuas, es bastante obvio que es posible que se haya perdido algunos puntos clave discutidos en las llamadas.

Estas situaciones hacen que los vendedores se sientan como “Stretch Armstrong”: empujados en demasiadas direcciones. La peor parte: estas actividades consumen tiempo que podría invertir en tener conversaciones más significativas y generadoras de ingresos.

Con la integración de JustCall y ActiveCampaign, los representantes de ventas solo necesitan seleccionar el código de disposición de la llamada al final de la misma. El código de disposición de llamada seleccionado puede desencadenar automatizaciones en ActiveCampaign. De esta forma, los representantes podrán concentrarse más en las conversaciones y menos en las tareas que pueden automatizarse.

6 automatizaciones de disposición de llamadas para automatizar tareas manuales

1. Mover trato de una etapa a otra

Hay varios casos en los que los representantes de ventas tienen que cambiar la etapa del trato de un contacto después de hablar con un cliente.

Con la disposición de llamadas y la acción de automatización 'Actualizar una etapa' de ActiveCampaign, los usuarios pueden mover automáticamente las ofertas a otra etapa o canalización en función del código de disposición de llamadas más reciente. Cuando los representantes seleccionan un código de disposición después de finalizar una llamada, activa la automatización "Actualizar una etapa".

Cómo crear la automatización de 'cambiar la etapa del acuerdo':

1. Seleccione 'Agregar una etiqueta' como disparador
2. Elija la etiqueta que corresponda al código de disposición de llamada
3. Seleccione 'Actualizar una etapa' como acción en la sección CRM del generador de automatización
4. Elija la canalización y la etapa a la que desea mover el trato

2. Agregar un trato a un contacto

Hay 2 formas de aumentar los ingresos:

1. Adquisición
2. Retener clientes y aumentar el valor de por vida del cliente

De hecho, la tasa de éxito de vender a un cliente existente es del 60-70 %, mientras que la tasa de éxito de vender a un nuevo cliente es solo del 5-20 %.

Los representantes de ventas tienen que trabajar continuamente para aumentar el valor de por vida del cliente con ventas adicionales y cruzadas. Pero en este proceso, tienen que trabajar en múltiples tareas manuales que pueden automatizarse.

Con la automatización, puede agregar un trato a un contacto con solo un clic. Todo lo que tiene que hacer es crear una automatización utilizando códigos de disposición de llamada y seleccionar el código de disposición correspondiente cuando finaliza una llamada.

Cómo crear una automatización para agregar un trato a un contacto:

1. Seleccione 'Agregar una etiqueta' como disparador
2. Elija la etiqueta que corresponda al código de disposición de llamada para el trato
3. Seleccione 'Agregar una oferta' como acción

3. Agregar tarea a un trato

Dar seguimiento al trato correcto en el momento correcto es lo que separa a los representantes de ventas superestrellas del simple promedio. Por ejemplo, es posible que desee realizar un seguimiento de una oferta 1 día después con SMS, o que su cliente le pida que le devuelva la llamada después de las 2 p. m. o que le envíe la propuesta después de 2 días.

La acción 'agregar una tarea' de ActiveCampaign garantiza que los representantes de ventas no pierdan sus tareas. Puede usar la automatización para activar la acción 'agregar una tarea' según el código de disposición de la llamada.

Cómo crear una tarea automatizada después de que termine la llamada:

1. Seleccione 'Agregar una etiqueta' como disparador
2. Elija la etiqueta que corresponda al código de disposición de llamada para la tarea
3. Seleccione 'Agregar una tarea' como acción
4. Seleccione el tipo de tarea y otros detalles
5. Seleccione 'Activar una automatización con esta tarea' si desea enviar correos electrónicos o SMS automatizados

4. Agregue contactos a una lista e ingréselos en campañas de goteo

Siempre hay algunos clientes que no están convencidos de comprar su solución en una sola llamada. Las campañas de goteo o seguimiento mediante SMS y correo electrónico funcionan mejor para estos clientes. Simplemente puede crear un conjunto de plantillas de correo electrónico de seguimiento informativo y usar la automatización para personalizarlas para cada cliente.

Con los códigos de disposición de llamadas y la automatización, puede crear una lista de prospectos y dirigirse a ellos con una campaña con solo un clic.

Elija un código de disposición de llamada después de que finalice la llamada, luego cree una automatización en ActiveCampaign que use ese código como disparador para enviar a sus contactos una campaña de seguimiento.

Cómo activar automáticamente una campaña de goteo para los clientes:

1. Seleccione el disparador 'Agregar una etiqueta' y elija la etiqueta correspondiente al código de disposición
2. Seleccione la primera acción como 'Suscribirse' y elija la lista
3. A continuación, solo tiene que agregar los correos electrónicos de seguimiento y soltar una acción de 'esperar' entre cada uno para crear su serie de seguimiento.

Esto le permite crear una campaña de goteo y comenzar a enviar correos electrónicos y SMS a sus clientes. Usar o no usar una lista para campañas de goteo es completamente tu decisión. Definitivamente puedes crear una campaña de goteo sin una lista. Personalmente, prefiero tener una lista de clientes potenciales difíciles y dirigirme a ellos por correo electrónico, SMS y campañas publicitarias de Facebook.

Con respecto a los anuncios de Facebook, muchas veces, los clientes pueden no estar leyendo sus correos electrónicos o SMS. Dirigirse a estos clientes con audiencias personalizadas de Facebook es una excelente manera de llegar a clientes potenciales que no atraen. Con la integración de ActiveCampaign y Facebook, puede agregar automáticamente los clientes a su lista de audiencia personalizada de Facebook.

Para obtener más información, consulte esta guía: Cómo usar audiencias personalizadas de Facebook con ActiveCampaign.

5. Actualizar el estado de un trato

El caso de uso para actualizar el estado de un trato es bastante simple: O ganó o perdió el trato o aún está abierto para negociación.

Puede crear una automatización utilizando la disposición de llamadas y la acción 'Actualizar un estado'. Cuando un representante selecciona el código de disposición de la llamada, la automatización actualizará automáticamente el estado del trato.

Cómo crear una automatización para actualizar el estado del trato:

1. Agregue un nuevo disparador 'se agrega la etiqueta' y seleccione la etiqueta para el código de disposición de la llamada
2. Seleccione la acción como 'Actualizar un estado'.
3. Elija el estado de la nueva oferta: Abierta, Ganada o Perdida

6. Comunicación de seguimiento

El seguimiento de los clientes potenciales después de la llamada es una de las actividades más importantes, aunque la más descuidada.

Cuando agrega códigos de disposición de llamada como etiquetas en ActiveCampaign, puede automatizar los seguimientos por correo electrónico, SMS o mensaje del sitio .

Y esto es posible con sólo un clic. Puede guardar el correo electrónico o SMS como borrador y, al seleccionar el código de disposición de llamada requerido como disparador de automatización, envíe automáticamente el correo electrónico de seguimiento a los clientes potenciales interesados.

De esta manera, no se olvidará ni perderá ninguna pista. Algunos de los códigos de disposición de llamada comunes que se utilizan para el proceso de seguimiento son 'interesado', 'comprador potencial', 'cliente potencial' y otros.

Conclusión: Utilice la automatización y los códigos de disposición de llamadas para reemplazar las tareas manuales de ventas

Los representantes de ventas se conectan con cientos de prospectos cada día. Hacer un seguimiento mental de cada conversación es difícil. Mientras tanto, anotar manualmente los resultados y los detalles de las llamadas también puede generar una pérdida de tiempo.

Las automatizaciones que utilizan capas de disposición de llamadas garantizan que los representantes solo tengan que concentrarse en la venta real. Utilice estas automatizaciones para eliminar la redundancia del ciclo de ventas o crear seguimientos automatizados.