¿Qué es un plan de mejora de capital y cómo crear uno?

No es raro que las organizaciones tengan más planes que fondos. Eso crea un dilema: cómo gastar su presupuesto. Un plan de mejora de capital puede guiar a una organización cuando intenta averiguar en qué grandes proyectos o compras debe invertir.

Pero, ¿qué es exactamente un plan de mejora de capital? ¿Cómo se hace para crear un documento de plan de mejora de capital? ¿Existen beneficios en el desarrollo de un plan de mejoras de capital? ¿Puede el software de gestión de proyectos facilitar este trabajo? Respondamos estas preguntas una por una.

¿Qué es un plan de mejora de capital?

Las organizaciones utilizan un plan de mejora de capital (CIP) para tomar decisiones presupuestarias inteligentes sobre qué grandes proyectos o compras realizar. Estas decisiones se basan en los objetivos de la organización y los recursos que pueden adquirir.

Esta es una herramienta utilizada con mayor frecuencia por entidades públicas como los gobiernos locales para gastos públicos importantes. Esto incluye la compra de equipos importantes, como juegos infantiles, máquinas quitanieves o computadoras. Los planes de mejora de capital también se pueden utilizar para la adquisición de terrenos para un propósito público, como un parque, un vertedero o un sitio industrial. La expansión de la construcción o una renovación importante de una instalación pública, como una biblioteca o un plan de tratamiento de aguas residuales, también son objetivos de los planes de mejora de capital. Se puede utilizar para costos relacionados con la planificación, la ingeniería, el diseño, la evaluación o el estudio de factibilidad.

El plan de mejora de capital se utiliza para coordinar la planificación comunitaria y la gestión fiscal para determinar la ubicación, el momento y la financiación de la mejora de capital. Este suele ser un proyecto de varios años, a menudo de cuatro a seis años. Estos son gastos físicos importantes pero no recurrentes.

Como complemento del plan estratégico más amplio de la organización, el plan de mejoras de capital debe alinearse con esa estrategia. El plan no solo describe los proyectos de capital y las compras, sino también el cronograma y las opciones de financiamiento que son independientes del presupuesto anual de la organización, por lo que no incluirá los gastos operativos. Sin embargo, el plan de mejoras capitales está alineado con el presupuesto anual.

El software de gestión de proyectos ayuda a crear un plan de mejora de capital sustancial a largo plazo. ProjectManager es un software de gestión de trabajo y proyectos que organiza su proyecto, tareas y recursos. Nuestro diagrama de Gantt interactivo lo ayuda a coordinar su presupuesto y cronograma para administrar y realizar un seguimiento de proyectos importantes en tiempo real. Puede vincular dependencias para evitar demoras, filtrar por la ruta crítica y establecer una línea de base para monitorear su esfuerzo planificado contra su esfuerzo real para cumplir con el cronograma. Comience hoy mismo con ProjectManager de forma gratuita.

Características de un documento de plan de mejora de capital

Al elaborar un plan de mejora de capital, existen características que difieren entre los planes. Se verá diferente si su plan de mejora de capital está siendo creado por una oficina gubernamental o una empresa privada. A menudo hay requisitos que difieren de una ciudad a otra y de un estado a otro. Por ejemplo, es posible que deba obtener la aprobación de los ciudadanos antes de poder seguir adelante con su plan. Lo mejor es analizar los detalles específicos en lo que respecta al lugar donde planea hacer el trabajo.

Sin embargo, a pesar de las diferencias, existen elementos comunes que se comparten con casi todos los planes de mejora de capital. Por ejemplo, necesitará una lista de todos los proyectos de capital, equipos y estudios principales relacionados con los proyectos. Luego, estos proyectos deberán clasificarse en algún orden, priorizándolos para que estén alineados con el plan estratégico de la ciudad en el que está trabajando. Se deberá crear un plan de financiamiento, estimando el costo total de cada proyecto. Además, necesita un cronograma para la construcción y finalización de los proyectos, incluidos los hitos y los componentes críticos de implementación.

Se requiere una justificación del proyecto para explicar la necesidad de los proyectos. Luego tendrás que clasificar, desglosar y explicar los gastos del proyecto. Esto incluye el costo estimado de operación y mantenimiento de cada proyecto y los ingresos, si los hubiere, de los proyectos.

Por último, deberá delinear las fuentes de financiación de los proyectos. Esto muestra cómo pagará la ciudad por los proyectos en su plan de mejoras capitales. Este esquema debe incluir la gestión de la deuda y los canales de endeudamiento que se utilizarán, como préstamos bancarios, bonos, impuestos, asignaciones, subvenciones, etc.

Relacionado: Plantilla de presupuesto gratis para Excel

Cómo crear un plan de mejora de capital

Como se indicó anteriormente, cada jurisdicción tiene un proceso y requisitos diferentes para presentar un plan de mejora de capital. Es fundamental que se comunique con la ciudad o el estado en el que va a presentar su plan de mejora de capital y obtenga los detalles sobre cómo hacen negocios.

Hay, por supuesto, pasos relativamente comunes para un plan de mejora de capital, que le dan una idea básica de cómo crear uno. Son los siguientes.

1. Sumisión

El primer paso es la presentación del proyecto. Las agencias y departamentos locales tendrán que presentar una lista de los proyectos de mejora de capital que se recogen en su plan de mejora de capital. Es por eso que desea clasificar los proyectos por prioridad.

Es posible que se le solicite que proporcione una descripción y justificación del proyecto (como se detalla anteriormente). Probablemente habrá una solicitud de una estimación de los costos del proyecto, independientemente de los costos de operación y mantenimiento en curso asociados con el proyecto y las fuentes de financiación recomendadas.

2. Evaluación y Selección

Una vez que se presente el plan de mejoras capitales, se elegirá con base en criterios que pueden variar desde el estándar de nivel de servicio deseado hasta la demanda del proyecto, según las condiciones del terreno, el equipo y las instalaciones.

Otros factores en juego incluyen el número de residentes que atiende el área geográfica. También se analizará el retorno de la inversión, así como cualquier ahorro de costos o generación de ingresos. También se puede analizar la sostenibilidad del proyecto y cómo califica en términos de mejoras de eficiencia energética.

Se tienen en cuenta los impactos económicos, ambientales, estéticos o sociales. Hay preocupaciones de salud pública, seguridad y legales a considerar. El plan se verá en la medida en que se alinee con los planes y políticas de la comunidad, y el apoyo público o político que tenga.

3. Análisis Financiero

Se revisarán los datos históricos y los ingresos, gastos y servicio de la deuda proyectados del gobierno local. Esto permitirá a la comunidad determinar su capacidad de pago por los proyectos propuestos. También conducirá a la selección de las herramientas de financiación adecuadas para el proyecto.

Relacionado: Plantilla de propuesta de proyecto gratuita

4. Preparación del plan

El plan de mejora de capital se redacta con una lista de proyectos recomendados por año de financiación. Habrá detalles de programación y fuentes financieras incluidas. Se pueden agregar archivos adjuntos, como mapas, fotos, gráficos, líneas de tiempo y otras ilustraciones, para ayudar a desarrollar el plan.

5. Revisión y Adopción

Habrá una revisión pública del plan de mejora de capital que podría conducir a revisiones del plan. Luego, el organismo gubernamental votará si se adopta el plan y el presupuesto de mejoras de capital. El plan de mejora de capital debe revisarse anualmente o al menos cada pocos años para garantizar que se actualice con precisión.

Beneficios de desarrollar un plan de mejora de capital

Un plan de mejora de capital presta servicios a la comunidad en la que se llevará a cabo el proyecto. Por un lado, se asegurará de que haya una reparación y reemplazo oportunos de la infraestructura obsoleta. Los residentes, las empresas y los desarrolladores tienen cierta certeza con respecto a la ubicación y el momento de estas inversiones públicas.

El plan también es ideal para identificar los medios más económicos para financiar proyectos de mejora, lo que ahorra dinero. También permite que el público participe en el proceso presupuestario y financiero y exprese cualquier inquietud o comentario al respecto que pueda albergar.

Tener un plan de mejora de capital evita una mala planificación que puede ser costosa y llevar mucho tiempo. El plan también es útil para evitar un fuerte aumento en la tasa impositiva, las tarifas de los usuarios y los niveles de deuda para cubrir mejoras de capital inesperadas. Ayuda a hacer coincidir el crecimiento y el desarrollo con el plan estratégico general del área, equilibrando la necesidad de mejoras públicas con los recursos financieros de la comunidad.

Cómo ProjectManager ayuda con los planes de mejora de capital

Es probable que haya varios departamentos involucrados en el proceso del plan de mejoras de capital. Lo mejor es que todos usen el mismo sistema, que puede actuar como un centro central para toda la documentación. ProjectManager es un software de administración de proyectos que lo ayuda a realizar un seguimiento de los flujos de trabajo y los presupuestos, establecer plazos, monitorear el progreso e informar sobre los resultados. Nuestro almacenamiento de archivos ilimitado proporciona un centro central para su documentación y nuestra plataforma colaborativa conecta a todos sin importar dónde o cuándo trabajen.

Rastree y comparta datos con paneles en vivo

Nuestro tablero en vivo calcula automáticamente seis métricas del proyecto, desde el costo hasta el tiempo y más. No se requiere configuración como con las herramientas livianas inferiores. Está listo cuando usted lo está y muestra los resultados en gráficos y diagramas fáciles de leer que se pueden compartir con las partes interesadas para obtener una vista de alto nivel del progreso y el rendimiento. Esta es también una gran característica para mantener al público actualizado con la información del proyecto. Genera confianza a través de la transparencia y ayuda a todos a cumplir con su responsabilidad.

Funciones de generación de informes sencillas para datos detallados

Informar a las partes interesadas y tener registros detallados sobre el proyecto ayuda a mantener a todos actualizados. Con la visibilidad de cómo va el proyecto, puede gestionar las expectativas y mantener contentos a todos. Nuestros informes se pueden generar con un clic y filtrar para reflejar información directamente relevante para las partes interesadas de su proyecto. Hay informes de estado y de cartera, así como informes sobre la salud del proyecto y más. Todos se pueden imprimir fácilmente o compartir como archivos adjuntos en PDF.

A medida que el proyecto cambia a lo largo de los años, es fácil actualizar el plan de inversión de capital con nuestra herramienta en línea, ya sea que esté en la oficina, en casa o de viaje. Siempre podrá alinear su plan de mejora de capital con el plan estratégico más amplio y el presupuesto anual. Automatice los flujos de trabajo para mantener a los equipos enfocados en lo que importa y libérelos del trabajo ajetreado. Garantice la calidad con la configuración de aprobación de tareas que garantiza que no se actualice ningún estado sin la supervisión adecuada. Tenemos todo lo que necesita para hacer, administrar e informar sobre planes de mejora de capital.

ProjectManager es un software de gestión de proyectos y trabajo galardonado que conecta equipos híbridos para una mejor colaboración. Con una fuente de verdad, los equipos y las partes interesadas siempre trabajan con los datos más actuales, que se actualizan en tiempo real. Únase a los equipos de la NASA, Siemens y Nestlé que están utilizando nuestra herramienta para lograr el éxito. Comience hoy mismo con ProjectManager de forma gratuita.