Gestión del flujo de caja: por qué el flujo de caja puede ser incluso más importante que las ganancias

Mejorar el flujo de efectivo es un movimiento inteligente para cualquier negocio. No importa qué tan bueno sea su modelo de negocio, qué tan rentable sea o cuántos inversores haya alineado. Si está buscando un área en la que concentrarse que tendrá un impacto dramático en su negocio, aquí está.

Las empresas nuevas y en crecimiento a menudo no tienen un colchón de efectivo adicional para superar los déficits, porque siempre están reinvirtiendo. Los años con el crecimiento más significativo, incluidos los primeros años de la vida útil de una empresa, también son desafiantes en lo que respecta al flujo de caja.

La gestión del flujo de caja es una de las muchas razones por las que es tan difícil poner en marcha un nuevo negocio.

¿Qué es la gestión del flujo de caja?

Entonces, ¿qué es exactamente la gestión del flujo de efectivo? El flujo de efectivo es la cantidad de dinero, efectivo y no efectivo, que entra y sale de un negocio. Un flujo de efectivo positivo es más dinero que ingresa que el que sale, y un flujo de efectivo negativo es menos dinero que ingresa del que la empresa necesita para cubrir las salidas.

Para calcular el flujo de efectivo, una empresa toma nota del efectivo disponible al principio y al final de un período específico. Este período de tiempo puede ser una semana o un mes. El negocio tendrá un flujo de efectivo positivo si hay más en la cuenta al final del período que cuando comenzó el período; tendrá un flujo de efectivo negativo si al final hay menos efectivo.

Ser bueno en la gestión del flujo de efectivo es una de las mejores cosas que puede hacer por su negocio. No solo eso, es una habilidad que puede transferir a otras empresas, así como a sus finanzas personales.

La diferencia entre flujo de caja y rentabilidad

Flujo de caja no es lo mismo que rentabilidad. Un negocio rentable todavía puede ser incapaz de pagar sus cuentas. Del mismo modo, el hecho de que una empresa cumpla con todas sus obligaciones financieras no significa que sea rentable.

La ganancia es un término contable básico para pequeñas empresas, que en realidad solo existe en papel. Medir las ganancias es una forma particular de ver un negocio. No le dice mucho acerca de cómo el negocio está funcionando día a día.

Cómo calcular la ganancia

El primer paso para calcular la ganancia es tomar sus ingresos totales y luego restar el costo de los bienes vendidos. La diferencia es su beneficio bruto.

Ingresos - Costo de los bienes vendidos = Ganancia bruta

Por ejemplo, si vendió $100 000 en sillas mecedoras y las sillas en sí le costaron $50 000 al por mayor, su ganancia bruta sería de $50 000.

Ingresos: $100,000
Costo de bienes vendidos -$50,000
Ganancia bruta: $ 50,000

Por supuesto, probablemente tendría otros gastos además de comprar las sillas. Por ejemplo, necesitaría un lugar para guardar las sillas y tal vez desee publicar algunos anuncios para obtener más ventas. Estos gastos se denominan gastos operativos y se restan de su ganancia bruta.

Los gastos operativos incluyen la mayoría de los costos que no se relacionan directamente con lo que vende, como el alquiler, el equipo, la nómina y el marketing.

El segundo paso es restar los gastos operativos de la ganancia bruta. La diferencia es el beneficio neto.

Utilidad Bruta – Gastos Operativos = Utilidad Neta

Ingresos: $100,000
Costo de bienes vendidos: -$50,000
Ganancia bruta: $ 50,000
Gastos Operativos: -$35,000
Beneficio neto: $ 15,000

Si su ganancia neta es un número positivo, ganó dinero. Si es un número negativo, perdiste dinero. Este informe en su conjunto se denomina estado de resultados o de pérdidas y ganancias (P&L).

El “problema” con las ganancias

En relación con la gestión del flujo de efectivo de las pequeñas empresas, el problema con los estados de resultados es que no muestran todo el negocio. Faltan algunas piezas esenciales de información.

1. Pago de la deuda

Si tiene algún préstamo comercial u otro capital inicial que pagar, no aparecerá aquí. Solo el interés de esos préstamos se incluye en una cuenta de pérdidas y ganancias, aunque los pagos de la deuda pueden consumir una gran cantidad de efectivo.

2. Pagos de equipos

Del mismo modo, si realiza una compra importante de equipo, el costo total no aparecerá en esta sección. En cambio, ese costo se distribuirá a lo largo de la vida útil del equipo. Si gasta $100 000 en una línea de enlatado y cree que le durará 10 años, su declaración de ingresos mostrará un gasto de $10 000/año durante 10 años, incluso si tuviera que pagarlo todo por adelantado.

3. Impuestos

Tenga en cuenta que su beneficio neto no está sujeto a impuestos en este momento, lo que significa que se reducirá aún más. Incluso si todas sus ganancias están disponibles en efectivo, no podrá salir corriendo y gastarlas todas en un solo lugar.

4. Efectivo recibido

Finalmente, muchas empresas utilizan la contabilidad de acumulación, que registra los ingresos incluso si aún no ha recibido el dinero. Sobre el papel, es posible que tenga $200,000 en ventas, pero si nadie le ha pagado todavía, tendrá dificultades para pagar sus cuentas.

Además, si lleva un inventario, todo ese producto tiene valor y también se incluye en su estado de resultados. Por supuesto, para extraer efectivo de su inventario, primero debe venderlo.

¿Cómo gestiona el flujo de caja y los beneficios?

En última instancia, la gestión del flujo de efectivo se reduce al tiempo. Puede ser rentable en el transcurso de un mes o un año, pero no en un día o semana específicos. Si sus facturas vencen a principios de mes pero no tendrá dinero en el banco hasta fin de mes, tiene un problema de flujo de efectivo, incluso si al final del mes ganó más de gastaste.

Aquí está el trato con las ganancias: si no es rentable en el papel, está en mala forma. Debe aumentar sus ingresos o disminuir sus gastos si desea permanecer en el negocio.

Pero el hecho de que sea rentable no significa que su negocio pueda funcionar en piloto automático. Todavía necesita practicar el control del flujo de efectivo, especialmente si está creciendo.

¿Por qué es importante la gestión del flujo de caja?

Si bien puede parecer intimidante, existen beneficios claros para el control del flujo de efectivo y la priorización de la gestión efectiva del flujo de efectivo.

1. Predecir deficiencias

El primer y más obvio beneficio de administrar el flujo de efectivo y el capital de trabajo es saber con anticipación cuándo tendrá déficit. No descubra que no puede pagar el alquiler después de que el cheque rebota. Con un buen sistema implementado, puede predecir el déficit con semanas, a veces incluso meses, con anticipación, lo que le da tiempo para idear un plan.

Por ejemplo:

• Llame a su arrendador y pídale que cobre su cheque unos días después
• Retrasar un envío un par de semanas para posponer el pago de impuestos en la aduana
• Ejecute una promoción para generar ventas adicionales rápidamente
• Vaya de juerga a una colecta para liquidar facturas pendientes

2. Reducir el estrés

Lo crea o no, administrar el flujo de efectivo aliviará mucho el estrés. Gran parte de la ansiedad que experimentan los empresarios en torno al pago de facturas proviene de no saber qué está pasando y de preocuparse por si las cosas funcionarán o no.

Es mucho mejor saber lo que viene, aunque el panorama no sea bueno. Cuando sepa cuál es su posición, se sentirá preparado. Más importante aún, estarás equipado para lidiar con eso.

3. Saber cuándo crecer

Cuando administra el flujo de efectivo, sabe exactamente cuánto dinero tiene para gastar en crecimiento. Recuerde, el hecho de que su PyG le diga que hay dinero extra por ahí, no significa que se materializará en la vida real.

Del mismo modo, el hecho de que tenga $ 20,000 en el banco no significa que pueda gastarlos. Es posible que lo necesite para pagar los próximos gastos. Cuando observe su flujo de efectivo durante semanas y meses, sabrá cuánto debe tener disponible y cuánto puede guardar o gastar en crecimiento.

4. Obtenga apalancamiento

Una buena gestión del flujo de caja le da apalancamiento. Si necesita una línea de crédito del banco para superar un déficit o desea que un proveedor le dé un descanso durante algunas semanas sin interrumpir el servicio, un buen sistema de gestión de flujo de efectivo lo respaldará y generará confianza.

Por lo general, a los bancos les gusta ver este tipo de planificación, especialmente si puede mostrar claramente cuándo podrá reembolsar los fondos. Es mucho más probable que los proveedores sean flexibles si puede decirles exactamente cómo pagará y cuándo, en lugar de cortar la comunicación como lo hacen la mayoría de las empresas durante los períodos difíciles. Estas personas quieren su negocio y estarán más dispuestas a trabajar con usted a través de los altibajos si pueden confiar en usted.

5. Más preciso

El flujo de caja es significativamente más preciso que un presupuesto. Los presupuestos te dicen lo que quieres que suceda. Son ilusiones y los empresarios son optimistas por naturaleza. Las proyecciones de flujo de efectivo le indican lo que realmente está sucediendo para que pueda manejarlo, incluso si no es lo que planeó a principios de año.

La mayoría de nosotros (incluido yo mismo) a menudo preferimos no pensar en administrar el flujo de efectivo y solo esperar que todo funcione. Pero no vale la pena el riesgo. Realmente te sentirás mejor si te mantienes al tanto de tu dinero.

Cómo gestionar el flujo de caja

Existen muchas herramientas pagas para ayudar a administrar el flujo de efectivo. Personalmente, creo que el gratuito es el mejor: Hojas de cálculo de Google. Cualquiera puede usar una hoja de cálculo de Google para crear un estado de flujo de efectivo. Aunque es un proceso manual, no lleva mucho tiempo configurarlo y es fácil de rastrear.

Más importante aún, es fácil de personalizar sobre la marcha y adaptarse a sus necesidades o situaciones específicas. Puede ser tan amplio o tan específico como desee. Y el tiempo que dedica a crear y actualizar su hoja de cálculo es valioso para obtener una imagen más clara de su situación.

La hoja de cálculo de flujo de efectivo es un resumen de adónde va su efectivo. Le muestra cuándo ingresará efectivo y cuándo saldrá, y es una excelente manera de visualizar la gestión del flujo de efectivo y ajustar su enfoque.

¿Cómo lleva el control de su flujo de caja?

La mejor manera de mantener el control de su dinero es con un estado de flujo de efectivo. En la administración de efectivo de pequeñas empresas, un estado de flujo de efectivo es una cuenta del flujo de efectivo que entra y sale de una empresa durante un período contable, como un mes, un trimestre o un año, aunque puede realizar un seguimiento del flujo de efectivo para cualquier período de tiempo que ayude. usted ve a dónde va su dinero. Prueba esto en la Calculadora de flujo de caja de Shopify.

La mayoría de las empresas funcionan mejor planificando semana a semana; sin embargo, algunos pueden necesitar planificar diariamente, otros solo necesitan planificar mensualmente. También depende de usted si desea incluir todos los gastos o solo categorías de gastos. Estas decisiones dependerán de la escala y complejidad de su negocio.

De manera similar, algunas empresas podrán proyectar su flujo de efectivo con precisión durante seis meses, otras solo dos semanas. En general, trate de proyectar de cuatro a seis semanas con una precisión razonable. Una buena regla general para la gestión del flujo de efectivo de las pequeñas empresas es que cuanto más lejos esté en el futuro, menos precisas serán sus predicciones.

Paso 1: Previsión de gastos

El primer paso es diseñar todas sus obligaciones financieras en curso. Comience por hacer una lista de todo lo que tiene que pagar: alquiler, salario, anuncios, tarifas de software, pagos de préstamos, cualquier cosa que resulte de su balance final.

Anote para qué es el gasto, cuánto es y cuándo vence. Es probable que olvide algunas cosas, así que revise sus estados de cuenta bancarios y de tarjetas de crédito para ver qué otros gastos encuentra.

Paso 2: previsión de ingresos

A continuación, es hora de pronosticar sus ingresos semanales. Muchas empresas experimentan fluctuaciones en las ventas, por lo que puede ser un arte. Trate de ser lo más preciso posible. Cuanto más establecido esté su negocio, más fácil será.

Comience por anotar cualquier ingreso garantizado. Si vende suscripciones o tiene contratos a largo plazo, tendrá una buena idea de lo que se avecina. Puede estimar si esos números van a subir, bajar o permanecer igual. Si una gran parte de sus ventas provienen de clientes primerizos, será más difícil estimar. Aún así, debe tener una buena idea de qué esperar en las próximas semanas y meses. Cuanto más te acerques a la realidad, mejor.

Una de las mejores prácticas en la gestión de efectivo de las pequeñas empresas es buscar datos anteriores para ayudar en las proyecciones. En muchos casos, sus ventas de esta semana hace un año serán más precisas que sus ventas de la semana pasada, porque los datos históricos tienen en cuenta los ciclos anuales y la estacionalidad. Si cree que sus ventas crecerán con respecto al año pasado, puede aumentar la cantidad, pero es importante ser conservador para evitar terminar en una mala situación.

A medida que pronostique los ingresos cada semana, tenga en cuenta las caídas en las ventas debido a los días festivos o la época del mes o del año, así como las promociones u ofertas importantes que tendrán un impacto positivo en sus ingresos.

Paso 3: Introduce tus datos

Ahora viene la parte divertida: completar sus datos. Primero, obtenga su copia gratuita de la plantilla de proyección de flujo de caja. Puede personalizar una fila para cada gasto y cada fuente de ingresos. Puede ser tan detallado o tan amplio como necesite ser.

Eche un vistazo a este ejemplo de gestión de flujo de efectivo empresarial a continuación.

Si vende un montón de productos en un sitio web, es posible que solo tenga una fuente de ingresos. Si utiliza varios canales, como web, comercio minorista y ferias comerciales, es posible que desee tener una línea para cada uno, ya que será más fácil de predecir.

Asegúrese de agregar ingresos a la semana en que estará disponible para usted. Tenga en cuenta que puede tardar unos días en llegar a su cuenta bancaria.

Del mismo modo, complete sus gastos. Algunos serán semanales, algunos quincenales, algunos mensuales, algunos variables. También vas a tener muchos gastos diversos apareciendo. Use la fila etiquetada como "Otros" para incluirlos en la hoja de cálculo.

Agregue su saldo bancario inicial de la primera semana. Las próximas semanas se pronosticarán automáticamente en función de sus proyecciones de ingresos y gastos.

Paso 4: actualice su hoja de cálculo de proyección

Su hoja de cálculo de flujo de caja es un documento vivo. Si lo guarda como una hoja de cálculo de Google, estará disponible en cualquier momento y en cualquier lugar. También podrá compartirlo fácilmente con otra persona, como su contador u otro empleado.

Una buena hoja de cálculo de flujo de efectivo se actualiza periódicamente. Una vez a la semana, inicie sesión y actualice su saldo bancario de cierre. Si no coincide con sus cálculos anteriores, es una buena idea averiguar por qué. A veces, aparecen gastos de los que se olvidó, o se da cuenta de que puede haber sido demasiado optimista en sus proyecciones de ingresos.

A continuación, oculte la columna del mes pasado. Ya no lo necesitarás ya que está en el pasado.

Finalmente, agregue una nueva semana de proyecciones en la última columna. Siempre desea tener un mínimo de cuatro a seis semanas establecidas para poder planificar con anticipación.

Cada vez que esté proyectando un déficit, el saldo bancario de cierre lo alertará volviéndose rojo, lo que le indicará que realice algunos cambios. En la plantilla proporcionada, puede ver que se pronostica un déficit en el segundo mes.

Seis formas sencillas de mejorar el flujo de efectivo

Si su negocio sufre de una mala administración de efectivo, aquí hay siete formas de mejorar el flujo de efectivo hoy.

1. Centrarse en el control de inventario

Con la gestión del flujo de efectivo en mente, considere actualizar el inventario para reflejar los niveles actuales de oferta y demanda en su negocio. Realice un análisis ABC frecuente de sus productos para determinar qué se vende y qué no. Luego, puede tener más inventario disponible que probablemente se moverá rápido y deshacerse de las existencias muertas con un descuento.

2. Alquila, no compres

Las finanzas de las pequeñas empresas siempre son complicadas, especialmente en tiempos difíciles. No desea endeudarse mucho, pero a veces necesita invertir en equipos o inventario que valdrán la pena a largo plazo. Las buenas prácticas de gestión de efectivo serían arrendar en lugar de comprar. Cuando arrienda, puede hacer pequeños pagos a lo largo del tiempo y mantener el flujo de efectivo para sus operaciones diarias. También es un gasto comercial, por lo que puede deducirlo de sus impuestos.

3. Envía facturas de inmediato

Una parte clave de la gestión del flujo de efectivo de las pequeñas empresas es recibir el pago lo antes posible. Si envía las facturas de inmediato, las cuentas por cobrar llegarán más rápido. Si normalmente opera en un ciclo de facturación mensual, hable con sus proveedores para informarles que cambiará a un modelo de facturación a pedido. Puntos de bonificación si les ofreces un descuento por pago anticipado.

4. Busque fuentes alternativas de ingresos

Si su escenario está cambiando y ejerciendo presión sobre sus flujos de ingresos actuales, busque formas alternativas de ganar dinero en línea. Es posible que pueda reemplazar temporalmente, o incluso de forma permanente, los flujos de ingresos menos rentables por otros más fáciles y efectivos.

Por ejemplo, la propagación de COVID-19 ha cerrado muchas empresas físicas debido a cierres obligatorios. Una fuente principal de flujo de efectivo para estos negocios es el tráfico peatonal. Para combatir la caída de los ingresos, están moviendo su negocio en línea y ofreciendo diferentes experiencias de compra, como "Comprar en línea, recoger en la acera" y opciones de entrega local.

Esto puede ayudar a que la gestión de su flujo de caja sea más fácil y a aliviar la presión sobre sus resultados.

5. Verifica si los proveedores ofrecen descuentos por pago anticipado

Una forma de preservar el capital de trabajo y la gestión del flujo de efectivo es pagar menos a los proveedores. Algunos proveedores pueden tener descuentos por pago anticipado que usted no conoce. Pagar a sus proveedores con anticipación puede ayudarlo a ahorrar efectivo e incluso mejorar la integridad de sus relaciones de suministro, especialmente si otros proveedores están retrasando los pagos en condiciones comerciales anormales.

6. Use una cuenta de ahorros de alto interés

Para maximizar su flujo de efectivo, deposite dinero en una cuenta de ahorro comercial de alto interés. Encuentre una cuenta que le brinde más del 1% por dejar su efectivo en ella, con un depósito mínimo bajo. Esto puede mejorar su posición de efectivo mes a mes y ayudarlo a prepararse para cualquier impacto imprevisto en sus clientes o proveedores.

Obtenga más información: Cómo usar los estados financieros para su negocio de comercio electrónico

Obtenga una plantilla de proyección de flujo de caja gratis

La mayoría de las empresas no pueden sobrevivir sin una gestión adecuada del flujo de caja. Pero cualquiera puede hacerlo. Tómese el tiempo para organizarse ahora, y será fácil mantenerse al día.

Si aún no lo ha hecho, no olvide obtener su plantilla gratuita de flujo de caja. Puede acceder a la hoja de cálculo en Google Drive. Deberá iniciar sesión en su cuenta de Google para hacer una copia.

Consigue la plantilla gratis

Ilustración de Till Lauer