Junta de control de cambios: roles, responsabilidades y procesos

Es un hecho que habrá cambios en el plan del proyecto durante la fase de ejecución del proyecto. Es imposible tener en cuenta todo , desde el clima hasta las cadenas de suministro y las solicitudes de cambio , algo va a conspirar contra su cronograma y presupuesto. Es por eso que los proyectos tienen un tablero de control de cambios.

La gestión de proyectos es metódica, pero el cambio no lo es. Si se solicitan cambios, el panel de control de cambios muestra cómo se gestionan esos cambios con la menor cantidad de interrupciones en el plan del proyecto. No se puede subestimar la importancia de un tablero de control de cambios para un proyecto exitoso y de alta calidad.

¿Qué es un tablero de control de cambios?

Una junta de control de cambios a veces se denomina junta de revisión de cambios. Es un grupo de personas del equipo del proyecto que se reúne regularmente para considerar cambios en el proyecto. A través de este proceso de examen detallado, la junta de control de cambios decide sobre la viabilidad de la solicitud de cambio o hace recomendaciones en consecuencia. Una junta de control de cambios incluye representantes de las áreas funcionales relevantes del proyecto además del gerente del proyecto. Es probable que también se incluyan expertos, clientes y patrocinadores. Por supuesto, dependiendo del proyecto y la organización, otros pueden estar involucrados.

Los proyectos más grandes que incluyen muchos equipos que trabajan juntos suelen tener un tablero de control de cambios central además de varios tableros de cambios específicos para su área de proyecto. Estos equipos informan a la junta central de cambios que tiene la última palabra al respecto. También puede haber un tablero de cambio de sitio para cambios más pequeños que solo afecten a sitios remotos.

Una vez que la junta de control de cambios ha aprobado un cambio, se debe gestionar el cambio. ProjectManager es un software de gestión de proyectos y trabajo con múltiples vistas de proyectos que te permiten trabajar como quieras. Independientemente de la vista que utilice, puede crear una o varias etiquetas y filtrar en consecuencia para realizar un seguimiento de los cambios del proyecto. Comience hoy mismo con ProjectManager de forma gratuita.

¿Qué hace una Junta de Control de Cambios?

Una junta de control de cambios analiza las solicitudes de cambio que luego se revisan en detalle. Los cambios difieren de los requisitos de referencia establecidos en la aprobación del plan del proyecto. El panel de control de cambios luego debate los pros y los contras de un cambio, por lo que es importante tener un panel de control de cambios que refleje todos los aspectos del proyecto, desde el equipo hasta el usuario final.

Al evaluar cada uno el cambio desde su perspectiva, la junta de control de cambios determina si el cambio vale la pena por el impacto que podría tener en el cronograma y el presupuesto del proyecto. Una vez que se toma una decisión, se entrega al equipo del proyecto y al cliente. Sin embargo, la junta de control de cambios no siempre tiene la última palabra sobre el tema. Si bien la junta de control de cambios generalmente tiene la autoridad, su decisión no siempre es definitiva y vinculante.

Funciones y responsabilidades de la Junta de Control de Cambios

Los roles en un tablero de control de cambios difieren según el proyecto, la organización y la industria. En general, existen roles fundamentales que son comunes en todos los tableros de control de cambios.

Gerente

El gerente lidera el grupo, coordina las actividades y supervisa todos los aspectos del cambio. Es decir, priorizan las solicitudes de cambio y lideran la evaluación de impacto de cómo afecta el cambio al proyecto. El gestor de cambios es responsable de documentar el proceso de gestión de cambios y los planes necesarios para implementar el cambio. También lideran las reuniones de la junta de control de cambios.

Aprobadores

Como sugiere el título, una autoridad de aprobación o cambio decide si el cambio se autoriza o rechaza. Puede ser un individuo, a menudo un gerente o un ejecutivo, pero la respuesta también puede descansar en la junta de control de cambios para que puedan tomar la decisión juntos. Los aprobadores trabajan en estrecha colaboración con los gerentes para aprobar y dirigir el cambio en la organización y/o el proyecto. Sin embargo, en organizaciones más pequeñas, el aprobador y el administrador de cambios son las mismas personas.

Partes interesadas comerciales

Es común que las partes interesadas del negocio participen en la gestión de cambios y participen en la junta de control de cambios. Eso significa que se pueden incorporar varios departamentos para comprender mejor el impacto del cambio. Estos pueden ser, por ejemplo, representantes de los departamentos de ventas o finanzas si estos equipos se ven afectados por el cambio.

Miembros del equipo

Los equipos que trabajan en el proyecto suelen ser los que envían los cambios al panel de control de cambios. Documentarán por qué creen que el cambio es importante y ayudarán al proyecto. No solo están sugiriendo el cambio, sino que serán quienes implementen, supervisen y respondan a cualquier problema relacionado con el cambio. Estos equipos pueden ser desarrolladores de software, evaluadores, oficinas de control de calidad, equipos de marketing, etc.

Servicio al cliente/Soporte técnico/Agentes de la mesa de ayuda

Cualquiera que sea responsable de interactuar con los clientes debe tener un lugar en el tablero de control de cambios. Están en la primera línea del negocio, tratan con aquellos que realmente usan el producto o servicio y tienen un conocimiento íntimo de si un cambio tendrá un impacto positivo o negativo.

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Desarrollo de un proceso para la Junta de Control de Cambios

Parte de controlar el cambio es tener un proceso. El tablero de control de cambios es parte de la planificación de la gestión de cambios para un proyecto u organización. Es una forma de capturar el cambio, examinarlo y aceptarlo o rechazarlo.

El primer paso es identificar la necesidad de un cambio. Estos cambios pueden provenir del equipo, el fabricante u otras partes interesadas. Dondequiera que se origine el cambio, capturarlo es importante para comenzar el proceso.

A continuación, se ensambla un tablero de control de cambios o se entrega la solicitud de cambio al tablero para su revisión. Como se señaló, la junta de control de cambios está compuesta por personas de cada etapa del ciclo de vida del proyecto para facilitar una discusión completa y ubicar el cambio en un contexto más amplio.

Es en este punto que la junta de control de cambios define el resultado y el objetivo del proceso de control de cambios. Se establece un cronograma para garantizar que el cambio y la documentación se creen para alinear el cambio con los objetivos del proyecto.

En lugar de ser reactivo, la junta de control de cambios debe mantenerse proactiva cuando se trata de costos y cronogramas para evitar cualquier impacto dañino. Si se aprueba el cambio, la junta de control de cambios entregará un cronograma seguido de una etapa de prueba e iteración. Continuarán reuniéndose y discutiendo problemas potenciales y asegurándose de que el cambio se mantenga dentro del cronograma.

Mejores prácticas para los CCB

La importancia de un tablero de control de cambios es clara: sin un proceso establecido para administrar los cambios del proyecto, podría tener un impacto negativo en el cronograma y los costos asociados con el proyecto. Ya hemos discutido la primera mejor práctica; hacer que la junta sea una representación diversa de representantes del proyecto, incluidas todas las partes interesadas, miembros seleccionados del equipo, clientes, proveedores, etc.

Una vez que tenga una muestra representativa de las partes interesadas del proyecto a bordo, querrá definir claramente sus responsabilidades. Para que la junta de control de cambios sea efectiva, debe tener el tamaño justo para responder a los cambios rápidamente y con suficiente perspicacia técnica y comercial.

Así como crea un estatuto para un proyecto, debe hacerlo con su tablero de control de cambios. Esto le permite definir el propósito de la junta, el alcance de su autoridad, los criterios y responsabilidades de los miembros, los procedimientos operativos y el proceso de toma de decisiones. Cuando se comparte, deja en claro lo que hace y lo que no hace la junta, lo que le permite actuar de manera más efectiva. También querrá anotar con qué frecuencia se reúnen y qué provoca reuniones especiales no planificadas.

Lo más importante es acordar un proceso de toma de decisiones para mantener a todos alineados. Determina cómo define un quórum, qué reglas rigen sus actividades en la junta de control de cambios, el poder que tiene el gerente de la junta y si las decisiones tomadas por la junta deben ser ratificadas por una autoridad superior.

Como era de esperar, la comunicación es fundamental, por lo que los canales y la frecuencia en que se actualizan las partes interesadas deben estar bien definidos. Debe haber un miembro cuya responsabilidad sea actualizar a las partes interesadas. Idealmente, debería haber un depósito de información para garantizar que todos estén trabajando con los datos más actualizados.

No se olvide de la fluencia del alcance. Debe ser lo más importante para todos los miembros del control de cambios y las partes interesadas impulsarán cambios que impacten el alcance del proyecto. El trabajo de la junta de control de cambios es tomar en serio esas solicitudes y equilibrarlas con el cronograma y los costos del proyecto.

Cómo ayuda ProjectManager a gestionar cambios y proyectos

Para tener un tablero de control de cambios efectivo que entregue proyectos exitosos, a tiempo y dentro del presupuesto, necesita una herramienta que capture datos en tiempo real. ProjectManager es un software basado en la nube que brinda al equipo del proyecto y al tablero de control de cambios datos en tiempo real para permitirles tomar decisiones más perspicaces.

Seguimiento de cambios con paneles en tiempo real

Ya mencionamos cómo nuestras múltiples vistas de proyectos tienen etiquetas para ayudarlo a realizar un seguimiento de los cambios a medida que avanzan en el proyecto. El tablero en tiempo real hace aún más. Proporciona una vista de alto nivel del progreso y el rendimiento de esos cambios, calcula automáticamente los datos y los muestra en gráficos coloridos que rastrean seis métricas. A diferencia del software menos poderoso, no se requiere configuración y está listo para usar cuando usted lo esté.

Mantenga a las partes interesadas actualizadas con informes de un clic

Los tableros de control de cambios necesitan datos. El tablero es bueno para una descripción general, pero cuando quieren concentrarse en algo y mirar más de cerca, se pueden generar informes de un solo clic para informes de estado o cartera, tiempo, costo y más. Todos los informes se pueden filtrar para que los miembros de la junta puedan concentrarse en los datos más relevantes. Los informes también se pueden compartir fácilmente y vienen en múltiples formatos para mantener actualizados a los interesados.

Debido a que existe una fuente de verdad del proyecto, tanto el equipo del proyecto como el panel de control de cambios pueden trabajar con los mismos datos. Nuestra plataforma colaborativa conecta equipos híbridos en cualquier lugar y en cualquier momento. Comparta archivos, agregue tareas y haga comentarios en tiempo real. Ya sea que esté en la oficina, en el campo o trabajando desde casa, le brindamos las herramientas para colaborar y mantenerse productivo.

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