¿Qué es la gestión del cambio? Proceso y modelos explicados

Una cosa es segura: el cambio va a ocurrir en su organización o proyecto. Para planificar y responder mejor al cambio, primero, se debe comprender una definición clara de la gestión del cambio.

¿Qué es la gestión del cambio?

El término gestión del cambio se refiere a las acciones, herramientas y modelos implementados para gestionar diferentes tipos de cambio, ya sea a nivel de proyecto o de organización.

Hay varias estrategias de gestión de cambios organizacionales que se pueden aplicar para administrar el trabajo, los recursos, los procesos comerciales y las asignaciones presupuestarias, así como diferentes tipos de cambios organizacionales.

A nivel de proyecto, deberá configurar un marco de gestión de cambios que garantice que todos los cambios en el plan del proyecto se aprueben, implementen y realicen un seguimiento de manera adecuada para que el cronograma, el presupuesto o los recursos del proyecto no se vean afectados por cambios repentinos realizados en el alcance inicial, el cronograma o la línea de base del presupuesto.

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Modelos de gestión del cambio

El uso de modelos de gestión de cambios ayuda a guiar a los equipos a través de las transiciones necesarias a nivel de proyecto u organización. Puede ser difícil adaptarse a nuevos procesos, pero cuando crea un plan de gestión del cambio, puede obtener beneficios para su organización. Estos modelos de gestión del cambio pueden ayudar a planificar y gestionar el cambio organizacional.

Modelo de gestión del cambio de Lewin

Kurt Lewin, un psicólogo germano-estadounidense, desarrolló un modelo de gestión del cambio que desglosa el cambio en tres fases: descongelar, cambiar y volver a congelar. La primera fase te prepara para el cambio, luego se implementa y, finalmente, ese cambio se solidifica.

Modelo de gestión del cambio 7-S de McKinsey

Un modelo más complicado que el de Lewin, involucra siete elementos. Son las siete S, que son estrategia, estructura, sistemas, valores compartidos, estilo, personal y habilidad. A diferencia de Lewin, no hay un orden específico. Se utilizan para abordar cómo cada uno impacta al otro con el fin de identificar las debilidades.

Modelo de gestión del cambio de Kotter

El Dr. John P. Kotter es profesor emérito de liderazgo en la Escuela de Negocios de Harvard. Es conocido como el inventor de un proceso de ocho pasos para liderar el cambio que se ha vuelto fundamental en la estrategia de gestión del cambio.

1. Crear urgencia
2. Formar una poderosa coalición
3. Crear una visión para el cambio.
4. Comunicar la visión
5. Eliminar obstáculos
6. Crear victorias a corto plazo
7. Construir sobre el cambio
8. Ancla el cambio

Esta teoría de la gestión del cambio es una expansión de lo que es la base de la gestión del cambio. La gestión del cambio se basa en cuatro pilares. Son la determinación de que existe la necesidad de un cambio, la preparación y la planificación para ese cambio, la implementación de ese cambio y, por último, el mantenimiento del cambio.

Modelo de Gestión del Cambio ADKAR

Este método ascendente se centra en las personas que están detrás del cambio. ADKAR es un acrónimo que significa conciencia, deseo, conocimiento, habilidad y refuerzo. Estos no están en ningún orden, pero abordan la necesidad de cambiar, participar y apoyar el cambio, saber cómo hacer el cambio, tener las habilidades y el comportamiento necesarios para el cambio y luego sostenerlo.

Modelo de transición de puentes

Con este modelo, se está enfocando en las reacciones emocionales al cambio a medida que se implementa. En lugar de lidiar con el cambio en sí, este modelo analiza cómo las personas responden al terminar, perder o dejar algo, el punto neutral después de que se realiza el cambio y luego se abre a un nuevo comienzo.

Marco de gestión de cambios de Kubler-Ross

Basado en las cinco etapas del duelo, este método reconoce la reacción emocional que tienen las personas para cambiar. Así como el proceso de duelo tiene cinco etapas, también lo tiene el proceso de cambio. Estos son la negación, la ira, la negociación, la depresión y la aceptación.

Modelo de Gestión de Cambio Satir

Este modelo se trata de medir el estado emocional de los empleados mediante el seguimiento del desempeño a través de estas cinco etapas de cambio: statu quo tardío, resistencia, caos, integración y nuevo statu quo. Por lo tanto, este modelo se trata de prepararse y aceptar el cambio, no de averiguar qué necesita cambiar.

Modelo de gestión de cambios PDCA

También llamado ciclo de Deming, este modelo, PDCA significa planificar, hacer, verificar y actuar. Estas cuatro fases ayudan con la mejora del proceso mediante la identificación del problema, la realización de cambios para solucionarlo, el seguimiento y la adopción de medidas.

Teoría del empujón

Como su nombre lo indica, esta teoría trata sobre el uso de sugerencias sutiles e indirectas que se basan en evidencia para cambiar a los empleados para que realicen los cambios requeridos. Para que esto tenga éxito, debe definir el cambio, tener en cuenta el punto de vista del empleado, ofrecer pruebas de que el cambio es válido y es una opción, escuchar comentarios, limitar las opciones y ofrecer ganancias a corto plazo para solidificar el cambio.

Proceso de gestión de cambios

La gestión del cambio puede tomar muchas formas. Desde pequeños proyectos hasta grandes organizaciones, todos debemos lidiar con el cambio y no existe un enfoque único cuando se trata de ello. Sin embargo, aquí hay algunos pasos que puede seguir para guiarlo a través del proceso de gestión de cambios.

1. Definir el Cambio

Primero, es importante definir cuál es el cambio y la información general al respecto para que usted y su equipo sepan cómo proceder. Hágase preguntas sobre el cambio, como si está planeado o no. ¿Tendrá una implementación incremental o necesitará una implementación más rápida? Estas preguntas lo ayudarán a recopilar información sobre el cambio para que pueda crear un plan de gestión de cambios efectivo. Asegúrese de utilizar órdenes de cambio para controlar el cambio en sus proyectos, programas y carteras.

2. Crear una visión de cambio

Su visión de cambio es una descripción de cómo se verá su organización después de que se haya implementado con éxito un cambio. Similar a un análisis de brechas, describe la diferencia entre el estado actual y el estado futuro deseado y los beneficios esperados para el proyecto u organización.

3. Seleccione un modelo de gestión de cambios

Hay varios modelos de gestión del cambio entre los que puede elegir, cada uno con sus propias ventajas y desventajas según las características específicas de su proyecto u organización.

4. Crear un plan de gestión de cambios

Un plan de gestión del cambio explica cómo se gestionará el cambio, ya sea a nivel de proyecto o de organización. Describe cuáles son las funciones y responsabilidades de la gestión de cambios, quién está en la junta de control de cambios, cómo funcionará el proceso de solicitud de cambios y cualquier otro detalle relacionado con la gestión de cambios.

5. Formar un equipo de gestión del cambio

Su plan de gestión del cambio tiene todas las estrategias, directrices y procedimientos que utilizará para gestionar el cambio. Ahora necesitarás un equipo para ejecutarlos. Reúna un equipo multifuncional, de modo que tenga diferentes perspectivas para analizar el cambio.

6. Implementar y rastrear los cambios

El trabajo no termina una vez que haya implementado un cambio en su proyecto u organización. Es importante realizar un seguimiento y realizar un seguimiento del impacto de sus cambios utilizando datos e indicadores clave de rendimiento (KPI).

Plantillas de gestión de cambios

Aquí hay algunas plantillas gratuitas que pueden ayudarlo con la gestión de cambios a nivel de proyecto. También tenemos docenas de plantillas de gestión de proyectos para ayudarlo con la planificación, la programación y el seguimiento.

Plantilla de solicitud de cambio

Esta plantilla gratuita es ideal para agilizar su proceso de aprobación de solicitudes de cambio. Se puede personalizar fácilmente y compartir con su equipo.

Plantilla de orden de cambio

Las órdenes de cambio son un documento fundamental de gestión de cambios del proyecto. Esta plantilla gratuita es ideal para empezar.

Cambiar plantilla de registro

Esta plantilla de registro de cambios es ideal para realizar un seguimiento de cada cambio que se produce durante el ciclo de vida de su proyecto.

ProjectManager ayuda con la gestión de cambios

Una vez que haya definido su proceso, debe decidir qué herramientas desea utilizar para administrar ese proceso de control de cambios. Muchos equipos recurren a plantillas de Excel simples para enumerar las solicitudes de cambio y realizar un seguimiento del progreso. Por lo general, hay varios puntos de datos que desea rastrear cuando administra un proceso de control de cambios:

• Descripción de la solicitud de cambio
• quien lo pidio
• Prioridad del artículo
• Asignatario a cargo de implementar el cambio
• Se implementó el cambio de fecha
• notas

Esa es una manera simple de seguir el proceso completo. Sin embargo, algunas herramientas de software de gestión de proyectos lo ayudan a gestionar el cambio como parte de su gestión de proyectos. Por ejemplo, en ProjectManager, puede realizar un seguimiento de los cambios, junto con los riesgos y problemas, directamente en el software.

El beneficio de incorporar la gestión de cambios en su herramienta de PM es:

• Seguimiento de cambios con el proyecto
• Adjunte solicitudes de cambio a tareas específicas
• Reciba alertas por correo electrónico cuando se actualicen los cambios
• Realice un seguimiento de los cambios en un tablero.

Cuando los cambios están conectados a proyectos particulares, o incluso cuando realiza cambios organizacionales en su propio proyecto, puede ser útil usar herramientas que mantengan su proceso en marcha a través de capacidades de automatización y seguimiento. Independientemente de la herramienta que utilice, asegúrese de recordar que el cambio debe ser liderado. Mientras ocurre el cambio, gestionar el cambio requiere liderazgo.

El cambio ocurre, pero sin las herramientas adecuadas para gestionar ese cambio, es el cambio y no usted quien dirige el proyecto. Para tener un proceso de gestión de cambios sólido, debe tener una herramienta de gestión de cambios capaz. ProjectManager es un software de gestión de proyectos en línea que le brinda datos en tiempo real para que pueda identificar el cambio a medida que ocurre. Entonces tiene las características que usted y su equipo necesitan para resolver esos cambios. Comience con ProjectManager de forma gratuita y gestione los cambios con esta prueba gratuita de 30 días.