10 plantillas gratuitas de gestión de cambios para Excel y Word

Es un cliché decir que nada es constante excepto el cambio, pero los clichés crecen a partir de las verdades. Los gerentes de proyecto entienden esto y trabajan arduamente para crear planes de gestión de cambios que aseguren que sus proyectos se desarrollen sin problemas. El software de administración de proyectos también ayuda, pero si no está listo para actualizar, tenemos algunas plantillas gratuitas de administración de cambios que pueden ayudarlo a administrar el cambio.

Si está buscando otras plantillas de administración de proyectos gratuitas, está en el lugar correcto. Nuestro sitio es un centro para una variedad de contenido relacionado con el campo, incluidos blogs semanales, videos y, sí, plantillas gratuitas. Hay plantillas descargables para cada fase del ciclo de vida del proyecto. Hemos seleccionado las mejores plantillas de gestión de cambios y las hemos enumerado a continuación.

1. Plantilla de análisis de brechas

Por definición, el cambio te lleva de un punto a otro. Puede que no sea algo que usted quiera, pero la mayoría de las veces es algo que el cliente quiere. Entregan una orden de cambio y, una vez aprobada, será su trabajo descubrir cómo llegar del punto A al punto B. La plantilla gratuita de análisis de brechas para Excel lo ayuda a analizar dónde se encuentra y dónde quiere estar.

Un análisis de brechas no es estrictamente para la gestión del cambio. A menudo se utiliza como una herramienta para ayudar a las organizaciones a cumplir objetivos a largo plazo, mantenerse innovadoras y, en general, mejorar sus procesos. Pero este cuadro de gestión de proyectos puede ayudarlo a recopilar la información que necesitará para implementar ese cambio a través de un plan revisado, incluidos los recursos que necesita y el cronograma en el que debe completarse.

2. Plantilla de plan de proyecto

Eso lo convierte en un buen paso hacia el siguiente en nuestra lista de plantillas gratuitas de gestión de cambios. En un análisis de brechas, crea un plan de acción, pero nuestra plantilla de plan de proyecto gratuita para Word completa las piezas que faltan. Ahora tiene una herramienta que lo ayudará a delimitar su trabajo y dividirlo en partes pequeñas que harán que sea más fácil de ejecutar y administrar.

Además de enumerar todas las actividades y tareas que implementan su cambio, también puede anotar los hitos, las fases y los requisitos de recursos que necesitará. También hay campos que capturan la programación, cualquier dependencia de tareas, así como suposiciones y restricciones. Esto cuesta dinero, por lo que también hay un lugar para estimar el presupuesto, agregar un registro de riesgos y diseñar el proceso de gestión de cambios.

3. Plantilla de línea de tiempo del proyecto

Parte del plan, quizás uno de los aspectos más críticos, es el cronograma. Puede crear un cronograma en nuestra plantilla de cronograma de proyecto gratuita para Excel. Esta es una de las plantillas gratuitas de gestión de cambios que hacen un esfuerzo adicional. Hay una hoja de cálculo que enumera sus tareas, fechas de inicio, fechas de finalización y duración. A medida que los agrega, completan una línea de tiempo visual a la derecha. Puede codificar con colores las fases y ver la línea de tiempo del cambio que está implementando, todo en una sola página.

Tan poderosa como podría ser esa plantilla, palidece en comparación con ProjectManager. Nuestros sólidos diagramas de Gantt son más que una hoja de cálculo y un cronograma, puede vincular los cuatro tipos de dependencias para evitar demoras y luego establecer una línea de base para capturar el costo, los recursos y el cronograma de su plan. Luego, nuestro software informa automáticamente sobre el esfuerzo planificado versus el esfuerzo real en tiempo real. Ahora puede ver si está a tiempo y, si no, reasignar recursos rápidamente para volver a la normalidad. Comience hoy mismo con ProjectManager de forma gratuita.

4. Formulario de solicitud de cambio

El cambio puede surgir de la nada. Podría haber un problema relacionado con el clima o un problema con el equipo. Pero la mayoría de las veces, ese cambio lo solicita un cliente después de que ya comenzó a ejecutar el proyecto. Para asegurarse de que el cambio no cause demoras, asegúrese de que se entregue con nuestra plantilla de formulario de solicitud de cambio gratuita para Word.

Puede utilizar esta plantilla de gestión de cambios gratuita para recopilar todos los aspectos del cambio en una página. Escriba una breve descripción, el impacto en el proyecto y cualquier otra información que necesiten los tomadores de decisiones. Recuerde, esta es una solicitud de cambio. Eso significa que todas las partes tienen que estar de acuerdo, lo que hace que el cambio sea manejable sin descarrilar el proyecto más grande.

5. Plantilla de registro de cambios

Una parte clave de cualquier plan de gestión de cambios es un registro de cambios. Es la forma de controlar el cambio en su proyecto. Nuestra plantilla de registro de cambios gratuita para Excel brinda a los gerentes de proyecto una mayor visibilidad. Está identificado y se han asignado miembros del equipo para responder. Por lo tanto, tienen responsabilidad y puedes rastrear el esfuerzo.

Una vez que descargue la hoja de cálculo gratuita, puede numerar el cambio para que sea más fácil saber qué cambio está rastreando. Hay espacio para anotar cuándo se identificó el cambio por primera vez, a quién se asignó en el equipo para responder a él y cuál es la prioridad. También puede anotar el estado para realizar un mejor seguimiento de su ciclo de vida.

6. Plantilla de análisis de partes interesadas

Ya sea que los cambios provengan de las partes interesadas o no, ellas tienen un interés personal en el proyecto. Los gerentes de proyecto deben mantenerlos actualizados sobre el progreso del proyecto y eso incluye cualquier cambio que ocurra. Nuestra plantilla gratuita de análisis de partes interesadas para Excel es una excelente herramienta para identificar y administrar las partes interesadas de su proyecto.

Encontrará campos para definir a las partes interesadas, incluida la adición de información básica sobre ellos, como su título, correo electrónico e influencia de poder en el proyecto, ya sea alta, media o baja. A continuación, puede anotar la relación de cada parte interesada con el proyecto, así como su prioridad, experiencia en la materia (SME) y habilidades relevantes. Finalmente, hay un espacio para describir cómo comunicarse con cada uno, incluida la frecuencia.

7. Plantilla de plan de comunicación

Hablando de comunicación, ese podría ser uno de los aspectos más importantes de la gestión del cambio. Lo peor del cambio cuando se trata de tu proyecto es no reconocerlo. Debe haber transparencia y para que eso suceda, debe usar nuestra plantilla de plan de comunicación gratuita para Word.

Esta plantilla lo revisa todo, como los antecedentes del proyecto: su visión y objetivos, metas y cronograma y personal de comunicación y herramientas para revisar la efectividad, el plan de comunicación y registrar el resultado. También hay un lugar para explorar el análisis de la situación, las pautas de las lecciones aprendidas, los mensajes, los canales de entrega, el cronograma y, por supuesto, las partes interesadas.

8. Plantilla de análisis de costo-beneficio

No todos los cambios son una prioridad. Por eso hay que anotar la prioridad para saber cómo responder. Una forma de hacerlo es con nuestra plantilla gratuita de análisis de costo-beneficio para Excel. Es una de las plantillas de gestión de cambios a las que se encontrará recurriendo la mayoría de las veces. Puede ayudarlo a decidir si el cambio vale la pena la inversión.

Algunos cambios no son discutibles. Si hay un problema de calidad, debe abordarse. Sin embargo, no todos los cambios son iguales y, ciertamente, no todos se crean por igual. Con la plantilla gratuita, puede comparar los costos cuantitativos con los beneficios cuantitativos para calcular si el dinero que invierte vale los beneficios que obtiene del cambio.

9. Plantilla de presupuesto del proyecto

Los cambios cuestan dinero. Para asegurarse de que esos costos estén en línea con su presupuesto o pueda compensarlos en términos de cronograma o alcance del proyecto, puede usar nuestra plantilla de presupuesto de proyecto gratuita para Excel.

Un presupuesto te ayuda a estimar todas las tareas que componen tu proyecto. Eso incluye todos los recursos que necesitará, también. Sí, esto es para todo el proyecto, pero se puede aplicar solo al cambio o puede agregar un margen de maniobra en el presupuesto para ayudarlo a pagar los cambios que se consideren necesarios.

10. Plantilla de formulario de pedido de cambio

Los gerentes de proyectos de construcción están demasiado familiarizados con el cambio. Se ocupan de proyectos complejos y la gestión del cambio es esencial para mantenerlos en marcha. Es por eso que siempre usan un formulario de orden de cambio, y usted también puede descargar esta plantilla gratuita de formulario de orden de cambio para Word.

El formulario de orden de cambio tiene un lugar para escribir por qué se solicita el cambio, la oportunidad que brinda al proyecto y una descripción de ese cambio. Puede agregar el costo que implica implementar el cambio y la duración estimada. Hay un costo total y una línea de firma para garantizar que todos hayan acordado el precio, el cambio y el plazo.

ProjectManager ayuda con la gestión de cambios

Algunas de las plantillas gratuitas de gestión de cambios enumeradas anteriormente son útiles, pero algunas pueden ser frustrantes, ya que deben imputarse manualmente. Las versiones anteriores pueden estar flotando y causar confusiones costosas. ProjectManager es un software de gestión de proyectos galardonado que tiene la función que necesita para planificar, gestionar y realizar un seguimiento de su plan de gestión de cambios en tiempo real.

Trabajar en múltiples vistas de proyecto

Los gerentes de proyecto crearán el plan de gestión de cambios en un diagrama de Gantt, pero los equipos usan diferentes herramientas para implementar esos cambios. Es por eso que tenemos múltiples vistas de proyectos que se actualizan juntas en tiempo real para que todos estén siempre trabajando en la información más actualizada. Ya sea que los equipos usen tableros kanban para visualizar su flujo de trabajo o una sólida lista de tareas para realizar un seguimiento de su trabajo, nuestra herramienta le brinda la libertad de servir a equipos multifuncionales y no hacer que se ajusten al software.

Realice un seguimiento del progreso en paneles en tiempo real

En lugar de usar plantillas de gestión de cambios estáticas para realizar un seguimiento de los cambios, tenemos paneles en tiempo real que le brindan una vista de alto nivel del proyecto. Capturan datos en vivo y los muestran en gráficos y cuadros fáciles de leer que muestran el estado general del proyecto, pero también los costos, el tiempo, la carga de trabajo y más. No hay una configuración que consume mucho tiempo como con las herramientas ligeras. Es conectar y usar.

¿Quieres más detalles? Utilice nuestros informes personalizables. Se generan con una pulsación de tecla y se pueden filtrar para mostrar solo los datos que desea ver. Luego compártalos con sus partes interesadas para mantenerlos actualizados sobre los cambios en el proyecto.

Contenido relacionado con la gestión de cambios

La gestión del cambio es un gran campo. Las plantillas de administración de cambios solo cepillan la superficie. ProjectManager no es solo un software de gestión de proyectos superior, es un sitio para aprender sobre cada fase de la gestión de proyectos. Aquí hay una selección de contenido relacionado con la gestión del cambio.

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• Junta de control de cambios: roles, responsabilidades y procesos
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• ¿Qué es el control de cambios en la gestión de proyectos?
• Órdenes de cambio en la gestión de proyectos

ProjectManager es un software de gestión de proyectos en línea que permite a los equipos planificar, gestionar y realizar un seguimiento de los cambios en sus proyectos. Nuestra plataforma colaborativa conecta equipos de todos los departamentos o continentes, lo que les permite compartir archivos, hacer comentarios y más. Además de fomentar la colaboración, contamos con funciones de gestión de tareas, gestión de riesgos y gestión de recursos para mantener la productividad de los equipos y la programación de los proyectos. Comience hoy mismo con ProjectManger de forma gratuita.