Solicitud de cambio: cómo enviar, administrar y ejecutar

Lo decimos todo el tiempo: el cambio es inevitable. Este adagio es tan cierto para proyectos y organizaciones como para todo lo demás. El cambio puede sentirse como un inconveniente o una respuesta a un problema inesperado. Y si bien esto sucede, una solicitud de cambio también puede ser completamente natural, e incluso positiva, en el gran esquema de las cosas. Porque, en última instancia, el cambio es evolución.

Entonces, ¿cómo se pueden utilizar los cambios a su favor? Creamos un sistema para guiar estos cambios. Este sistema evita la confusión y la desorganización que pueden hundirse y operar, y todo comienza con una solicitud de cambio.

¿Qué es una solicitud de cambio?

Las solicitudes de cambio actúan como estos documentos formales y son un componente central del proceso de gestión de cambios. Estos documentos describen las modificaciones a algún aspecto del proyecto o de la organización, generalmente a un alto nivel, como un entregable del proyecto o las operaciones de la organización.

Las solicitudes de cambio pueden provenir de dentro o fuera de la organización y, si bien los cambios solicitados pueden variar enormemente, el proceso para crearlos es el mismo. Esta continuidad simplifica el proceso de creación, envío, seguimiento y aprobación (o denegación) de los mismos.

Tipos de solicitudes de cambio

Las solicitudes de cambio se pueden clasificar en diferentes categorías, según el objetivo del cambio. Estos son los cuatro tipos clave de solicitudes de cambio a tener en cuenta. Cada uno de estos cuatro puede aplicarse tanto a proyectos como a organizaciones en su conjunto.

• Cambio normal: una solicitud de cambio normal aborda una alteración significativa de las operaciones, los sistemas existentes, la infraestructura, etc. Este tipo no es infrecuente, pero implica que se deben realizar cambios sustanciales y de gran alcance. Y, como puede imaginar, las solicitudes de cambio normales a menudo resultan en otras adicionales.
• Cambio estándar: una solicitud de cambio estándar propone un cambio de bajo riesgo que ocurre con frecuencia. Como hemos discutido, muchos cambios son perfectamente naturales en el transcurso de un proyecto o en una organización. Estos cambios pueden considerarse como evolución. Son propuestas que describen lo que debe modificarse, pero la modificación en sí seguirá un sistema preexistente.
• Cambio importante: una solicitud de cambio importante propone un cambio significativo que requerirá una financiación sustancial. Los cambios importantes representan un alto riesgo, pero también pueden generar grandes recompensas. Estos cambios no ocurren con frecuencia y, si se manejan mal, pueden causar daños graves. Dicho esto, son necesarios para hacer modificaciones extremas.
• Cambio de emergencia: una solicitud de cambio de emergencia es una propuesta de alta prioridad para un cambio inmediato. Este tipo generalmente es el resultado de un error o algo que no sale según lo planeado y puede usarse para evitar que estas circunstancias inesperadas causen estragos.

¿Cuál es el propósito de una solicitud de cambio?

En cualquier proyecto u organización, existe la posibilidad de que sea necesario cambiar procesos o tareas. Las solicitudes de cambio existen para documentar oficialmente los detalles sobre los aspectos que deben modificarse. Su finalidad es solicitar una modificación y controlar este cambio.

Estas modificaciones pueden ser necesarias cuando las metas y objetivos de alto nivel y/o los entregables del proyecto cambian o se agregan. Por ejemplo, un cliente puede querer cambiar los resultados de un proyecto, una empresa puede querer expandir su misión, una organización puede querer mejorar la comunicación o las operaciones internas. La lista continua. Independientemente de cuál sea el cambio, las solicitudes de cambio documentan la modificación propuesta.

Estas solicitudes formales enumeran toda la información pertinente y luego se pasan a una parte interesada individual (o una junta o comité de personas) para su aprobación. Las solicitudes de cambio resumen todo lo que necesitan saber y simplifican el progreso del proceso de gestión de cambios.

¿Qué debe incluir una solicitud de cambio?

No importa el tipo de solicitud de cambio que se realice, hay algunas bases que debe asegurarse de cubrir. Comience con estos componentes principales y desarrolle el resto de sus solicitudes de cambio en torno a ellos.

• Título
• Número de identificación
• Tipo de solicitud
• Fuente: Solicitud Interna o Externa
• Breve descripción

Según el tipo de cambio, la organización o el proyecto, es posible que desee incluir detalles adicionales. Esto está completamente bien, pero querrá mantener estas secciones adicionales breves y sencillas y asegurarse de que el formato de cada solicitud sea lo más consistente posible.

Cómo establecer un proceso de cambio

Es importante contar con un sistema concreto de procesamiento de solicitudes. Esto crea un conjunto de pasos que cualquiera puede seguir y reduce los errores. Esto se verá diferente según la industria, la organización o el proyecto, pero hay algunos puntos universales que deben abordar. Aquí hay algunos para enfocarse:

1. Decida qué solicitudes de cambio incluirán

Las solicitudes de cambio pueden afectar muchos aspectos del proyecto, incluso toda la organización. Pero, sin importar qué tipo de solicitudes se envíen, todas deben contener los mismos componentes y responder las mismas preguntas. Esta consistencia en el formato permite mejores registros e informes más completos.

Debido a que la consistencia es tan importante, muchas organizaciones eligen usar plantillas al crear una. Estas plantillas facilitan la búsqueda de la información que está buscando porque ya está familiarizado con el formato. Una plantilla también garantiza que no se omita ningún detalle.

2. Determinar el tipo y alcance de la solicitud de cambio

Como hemos mostrado, existen diferentes tipos de solicitudes de cambio, cada una con sus propias características definitorias. Para poder enviar y procesar uno apropiadamente, debe saber de qué tipo es. Un cambio importante, por ejemplo, se gestionará de forma diferente a un cambio normal.

Todos deben incluir la misma información básica, pero dependiendo del tipo de solicitud, habrá algunas diferencias. Una forma segura de decidir cómo se verán estas diferencias es determinar el alcance de la solicitud. En otras palabras, ¿qué efecto tendrá exactamente el cambio que está solicitando? ¿Qué alcance tendrá el cambio que está realizando?

3. Establezca una cadena de comunicación

Enviar una solicitud no es el final del proceso. De hecho, enviar a menudo solo inicia una conversación más larga. Independientemente de si se aprueba o deniega una solicitud de cambio, es probable que haya idas y venidas entre la persona que envía la solicitud y la persona responsable de revisarla.

Debido a que las solicitudes de cambio a menudo inician estas conversaciones, es importante establecer exactamente cómo se discutirán estas "ediciones" o cómo se harán las preguntas. Cada parte debe saber con quién hablar y cómo expresar sus preguntas, inquietudes, críticas, etc. Cuando existe un sistema establecido, esto reduce el conflicto y mejora la eficiencia.

4. Definir los próximos pasos

Cuando se aprueba, es hora de ejecutar los cambios resultantes. Esto generalmente recae en muchas personas diferentes e incluso puede involucrar a diferentes departamentos. Quizás la parte más importante de establecer un proceso de control de cambios es decidir qué sucederá después de que se apruebe una solicitud.

Aunque los cambios que se aprueban pueden variar ampliamente, los pasos posteriores a la aprobación deberían ser los mismos. Esto incluye celebrar una reunión y completar los formularios necesarios. La clave es contar con un sistema para tomar las solicitudes aprobadas de los documentos y convertirlas en realidad.

Cómo ayuda ProjectManager a administrar los cambios en su proyecto

Al crear y enviar solicitudes de cambio, es importante contar con las herramientas de documentación adecuadas. A lo largo del curso de un proyecto, deberá organizar y almacenar una serie de documentos para que todo sea fácil de encontrar para cualquier persona y nada se pierda. ProjectManager le permite cargar todos los documentos que necesita para su proyecto, con espacio de archivo ilimitado.

Y si necesita señalar un detalle específico en una solicitud de cambio, simplemente deje un comentario en el documento y etiquete a los miembros del equipo que desea mostrar. Esto elimina la necesidad de enviar archivos PDF por correo electrónico. adelante y atrás y pone todas sus correspondencias en un solo espacio.

Mantener todas sus solicitudes de cambio en una ubicación también facilita la ejecución de los cambios. Debido a que estas solicitudes se encuentran en el mismo espacio que el plan del proyecto, la programación, el tablero, las herramientas de administración de tareas y más, puede realizar ajustes con solo unos pocos clics y ponerse a trabajar de inmediato.

ProjectManager es un software basado en la nube que administra los cambios en su proyecto con funciones que lo guían en cada paso. Identifique lo que necesita cambiar, planifique el cambio y luego realice un seguimiento de su progreso, todo con la misma herramienta. Asuma el control total de los cambios del proyecto probando ProjectManager gratis hoy.