Las mejores herramientas de planificación de proyectos: aplicaciones, software y plantillas

Los proyectos no se completan solos. Necesitan planes que los dirijan hacia el éxito. Un plan de proyecto sólido le permite organizar tareas y asignar recursos para ejecutarlas, todo dentro de un presupuesto establecido y en una fecha límite. No es realista pensar que puedes improvisar, por lo que se recomienda que utilices algún tipo de planificador de proyectos.

¿Qué es un planificador de proyectos?

Un planificador de proyectos es cualquier herramienta que lo ayuda a realizar un seguimiento del tiempo, los costos y las tareas durante la ejecución de un proyecto. A lo largo de los años, se han creado muchos tipos de planificadores de proyectos, como cuadernos, software de gestión de proyectos y, más recientemente, aplicaciones móviles. Revisaremos diferentes herramientas de planificación de proyectos para que pueda decidir qué es lo mejor para usted.

ProjectManager le permite crear un plan de proyecto avanzado. Eso significa crear y monitorear su plan con funciones avanzadas de seguimiento de tareas, costos y tiempo. ProjectManager no solo es un excelente planificador de proyectos, sino también un software de gestión de proyectos con todas las funciones.

Herramientas imprescindibles para el planificador de proyectos

Hay muchos planificadores de proyectos disponibles en línea. Desde cuadernos hasta aplicaciones de gestión de proyectos, encontrará muchas opciones. Todos tienen sus pros y sus contras dependiendo de tus necesidades. Aquí hemos recopilado las características más importantes que debe buscar al elegir un planificador de proyectos.

Diagramas de Gantt

Si está planeando un proyecto más grande y complejo, la herramienta de referencia es el diagrama de Gantt. Esta herramienta de planificación de proyectos parece una hoja de cálculo por un lado y una línea de tiempo del proyecto por el otro. Las tareas se enumeran a la izquierda y luego completan la línea de tiempo del proyecto a la derecha. Esto le brinda una vista completa de todo el plan del proyecto a lo largo de su ciclo de vida.

Las ventajas de usar un diagrama de Gantt son que visualiza proyectos grandes y pequeños, simples o complejos, de tal manera que puede ver el panorama general. Es una excelente manera de organizar muchas tareas, subtareas e hitos para que pueda administrar su plan de forma diaria, semanal, mensual, trimestral o incluso anual. Todo esto te ayuda a controlar mejor la gestión del equipo, el tiempo y los recursos.

Los diagramas de Gantt son el planificador de proyectos estándar de oro, y uno con el que debe estar familiarizado, incluso si no elige usarlo. Aquí hay algunos creadores de Gantt para comenzar.

• Ganttpro: debido a que se centra en los diagramas de Gantt, lo hacen bien, con cronogramas, carga de trabajo y horarios, todo fácilmente definido. Sin embargo, no hay funciones de informes.
• Celoxis: Admite proyectos grandes y complicados, incluso permitiéndole vincular tareas de diferentes proyectos. Pero es un software empresarial y es difícil aprender a usarlo bien.
• Trello: Trello no ofrece diagramas de Gantt, pero es posible convertir su proyecto de Trello en un diagrama de Gantt usando ProjectManager.

Listas de tareas

Esto también se llama una lista de tareas pendientes. Es una forma de recopilar todo el trabajo que tienes que hacer en un solo lugar. Son una excelente manera de administrar sus tareas, ya sean tareas diarias, semanales o incluso mensuales. Es fácil y eficiente. Incluso puede dividir sus tareas en subtareas para organizarlas mejor.

El planificador de proyectos de estilo de lista podría estar fuera de línea como un cuaderno, pero hay muchas herramientas de software que agregan eficiencia al poner su lista de tareas en línea. Puede editar, filtrar y agregar etiquetas fácilmente para priorizar su trabajo. Algunas listas incluso le permiten compartir con otros para trabajar mejor juntos. Pero lo mejor de todo es que una lista de tareas garantiza que nada pase desapercibido.

Sin embargo, una lista de tareas es mejor cuando no se trata del trabajo de un proyecto completo. ¿Imaginas abrir tu lista de tareas y ver un desplazamiento interminable? Si bien algunas listas de tareas le brindan funciones para priorizar, la mayoría está limitada en cuanto a cuánto puede estructurarlas. Esto puede hacerlos confusos. Luego está el hecho de que desea integrarse con su calendario u otras herramientas, lo que podría no ser posible, dejándolo saltando de una aplicación a otra.

Aquí hay algunos programas de lista de tareas que pueden ayudarlo a planificar su proyecto:

• Todoist: software de administración de tareas basado en Windows, que se utiliza para pequeñas listas de tareas personales y trabajos más grandes orientados a los negocios.
• Google Keep: más un servicio para tomar notas, pero un excelente lugar para recopilar tus tareas y es Google, por lo que funciona con sus otras aplicaciones.

Calendarios de proyectos

La mayoría de nosotros hemos usado un calendario en algún momento de nuestras vidas, sabemos que es una herramienta de seguimiento del tiempo. Pero solo unos pocos saben que los calendarios de proyectos también son una herramienta eficaz de planificación de proyectos. Le permiten realizar un seguimiento de todos los plazos de su proyecto en un solo lugar, establecer objetivos y promover la transparencia.

Afortunadamente, ya no necesita comprar un calendario físico, ya que hay muchas aplicaciones de planificación de proyectos equipadas con calendarios de proyectos. Sin embargo, la mayoría de ellos están limitados si necesita un software de planificación de proyectos sólido para proyectos complejos.

hojas de calculo

Las hojas de cálculo son útiles para muchas disciplinas. Cuando se trata de la planificación de proyectos, se pueden usar Excel y otras herramientas de hojas de cálculo para crear gráficos básicos y listas de tareas. Esto le permite usarlos como un simple planificador de proyectos.

Sin embargo, hay muchos problemas al compartir archivos, colaborar con su equipo y simplemente comunicarse con ellos si solo usa Excel como planificador de proyectos. Es por eso que se han desarrollado alternativas como las hojas de Google con el tiempo, pero no son tan poderosas como el software o la aplicación de planificación de proyectos dedicados.

Tableros Kanban

Los tableros Kanban son una herramienta de planificación que ayuda a los gerentes de proyectos a visualizar el flujo de trabajo en forma de tarjetas y columnas. Las tarjetas kanban representan tareas y se apilan debajo de columnas que representan las diferentes etapas del ciclo de producción. Por ejemplo, una tarjeta puede asignar una tarea como corregir un error en un proyecto de software. Las columnas serían hacer, haciendo, prueba, hecho. La tarjeta se mueve de una a otra a medida que el miembro del equipo asignado completa el trabajo.

La ventaja de usar kanban es que ayuda a los equipos a saber qué se debe hacer y cuándo, al tiempo que brinda a los gerentes una vista del proceso para que puedan rastrear y reasignar los recursos según sea necesario para que el trabajo avance sin problemas. Equilibra los recursos con la capacidad, mientras mejora ese proceso regularmente. Esto reduce el desperdicio y el tiempo perdido, aumenta la eficiencia y mejora la productividad.

Los tableros Kanban son una herramienta ingeniosa y pueden ser una característica valiosa en la planificación de su proyecto. Aquí hay algunas opciones de software kanban para probar.

• Microsoft Planner: Microsoft Planner sirve como una súper aplicación de lista de tareas pendientes. Hace uso de tarjetas de tareas en una interfaz de tablero kanban.
• Trello: Creado para equipos colaborativos, brindándoles tableros, listas y más para mantener su trabajo bien organizado y flexible, mientras prioriza las tareas.
• Kanbanery: una herramienta kanban que ofrece plantillas para comenzar o un tablero personalizado. Las tarjetas tienen múltiples formas de anotar su progreso, así como espacio para comentarios.

Cuaderno planificador de proyectos

Puede parecer un poco anticuado, hoy en día, usar una herramienta de planificación de proyectos que no está en línea. Pero recopilar su plan en un cuaderno es un método probado y verdadero para administrar un proyecto. Pueden ser desde simples hasta muy complejos, pero en realidad, ¿qué más necesita sino un bloc y un bolígrafo para organizarse?

Ciertamente, un cuaderno planificador de proyectos funcionará mejor con proyectos más pequeños que no impliquen mucha participación del equipo. Pueden ser ideales para realizar un seguimiento de su propio trabajo; digamos, las tareas que le asignan en un proyecto más grande. Un cuaderno es mejor como herramienta para una persona, por la razón obvia de que la información que contiene está solo entre esas cubiertas y, por lo tanto, no se comparte fácilmente.

Si está buscando organizarse y usar un planificador de proyectos para ordenar su trabajo personal o administrar las tareas que le asignan en el trabajo, pruebe uno de estos:

• Cuaderno de tapa dura Ink + Volt: Cuaderno clásico con cinta para marcar tu lugar y un formato de página rayado simple.
• Planificador de bolsillo Poketo: con colores llamativos y características que lo ayudan a mapear, organizar y completar proyectos, este planificador de proyectos tiene fecha abierta anual, mensual y semanal.

Planificadores de proyectos de estilo híbrido

Si ha visto aspectos de listas de tareas, diagramas Kanban y Gantt que le atraen, no está solo. No existe una forma única de planificar un proyecto, y la mayoría de los proyectos no los ejecuta una sola persona. Por lo tanto, tener múltiples planificadores de proyectos es una obviedad. Es por eso que encontrará muchas opciones de software que ofrecen dos o más de estas herramientas en su conjunto de funciones.

Plantilla gratuita para planificador de proyectos

Si aún no está listo para probar un software de planificación de proyectos o una aplicación de planificación de proyectos, tenemos otra alternativa para usted. Puede usar nuestra plantilla de plan de proyecto gratuita para ayudarlo a planificar todos sus proyectos. Simplemente complete los espacios en blanco y personalícelo según sus necesidades. Además, puede utilizar nuestra plantilla de diagrama de Gantt gratuita para Excel para realizar un seguimiento de la programación de su proyecto.

Aplicación gratuita de planificación de proyectos

¿Necesita un planificador de proyectos sobre la marcha? Descargue nuestra aplicación gratuita de planificación de proyectos para Android e iOS. Consulte el plan de su proyecto utilizando sus dispositivos móviles en cualquier lugar y en cualquier momento.

No te pierdas actualizaciones importantes, obtén visibilidad de los flujos de trabajo y comunícate con tu equipo en tiempo real. Vea y administre los detalles de la tarea, incluidos los asignados, la fecha de vencimiento, la prioridad, las subtareas y más desde la aplicación móvil.

¿Qué hace que ProjectManager sea el mejor planificador de proyectos?

ProjectManager es un planificador de proyectos galardonado que ofrece múltiples vistas para administrar su plan a través de una variedad de funciones, todas dedicadas a hacer que trabaje de manera más inteligente. Es colaborativo hasta la médula y tiene una única fuente de verdad para que todos estén en la misma página al ejecutar el plan del proyecto. Personalice los flujos de trabajo y establezca aprobaciones de tareas para asegurarse de que sus planes se ejecuten correctamente mientras libera a los equipos para que se concentren en lo que importa. Profundicemos en las funciones que hacen de ProjectManager la mejor herramienta de planificación de proyectos para proyectos de todos los tamaños.

Listas de tareas

No solo puede crear un proyecto fácilmente agregando tareas o importando su lista de tareas desde una hoja de cálculo, sino que también puede priorizar, etiquetar para agilizar la búsqueda, filtrar por asignado y más. Las columnas se pueden ordenar como quieras y arrastrarlas a donde quieras. Una vez que haya creado su proyecto en el planificador de la lista de tareas, también aparecerá en todas las demás vistas del proyecto.

Tableros Kanban

Una de esas vistas es el tablero kanban de arrastrar y soltar. Eso significa que puede mover tarjetas con el cursor a medida que avanza en el ciclo del proyecto. El tablero visualiza esos pasos en la carga de trabajo o te permite organizarlos por categoría. Los tableros se completan automáticamente con las columnas de tareas pendientes, en proceso y listas, pero puede personalizarlas como desee.

Al hacer clic en la tarjeta, se muestran detalles de la tarea, como descripciones, fechas de vencimiento y archivos, y también se pueden agregar comentarios para ayudar a los equipos a colaborar. Los equipos pueden incluso agregar su progreso para mantener a todos actualizados. Filtre el tablero por progreso o fecha de vencimiento para estar al tanto de su plan.

Diagramas de Gantt

El creador de diagramas de Gantt interactivo elimina todo el dolor de la creación tradicional de Gantt y agrega funciones para brindarle más control sobre el plan de su proyecto. El Gantt muestra sus tareas en una línea de tiempo en cascada, lo que le permite asignar costos, recursos y luego a los miembros del equipo para que las completen.

Las tareas pueden ser dependientes, lo que significa que una puede comenzar o finalizar hasta que otra comience o finalice. No identificar estas tareas puede generar cuellos de botella más adelante en el proyecto. El Gantt le permite vincular estas dependencias de tareas para asegurarse de que nunca se olviden. También se pueden agregar hitos para marcar el final de una fase y el comienzo de otra o simplemente anotar los plazos.

Mire el video incrustado para obtener una descripción general del producto y cómo puede ayudarlo a planificar su proyecto.

Si está buscando un planificador de proyectos basado en la nube que le permita trabajar como quiera, entonces quiere ProjectManager. Tiene múltiples vistas de proyectos que funcionan juntas, mientras monitorea y realiza un seguimiento de su progreso para que pueda cumplir con el cronograma. Vea cómo es la herramienta de administración de proyectos preferida por decenas de miles de equipos que trabajan para la NASA, el Bank of America, Ralph Lauren y más al tomar esta prueba gratuita de 30 días hoy.