Cómo crear un formulario de admisión de clientes que obtenga resultados

Prueba sorpresa (y es solo 1 pregunta): ¿sin cuáles de las siguientes cosas puede vivir su empresa?

A. Clientes
B. Referencias
C. Ingresos
D. Reputación
E. Relaciones
F. Todo lo anterior
G. Ninguna de las anteriores

La respuesta es probablemente una obviedad, pero le diremos de todos modos – G. Ninguna de las anteriores.

Necesitas todas estas cosas para hacer crecer tu negocio. Y los obtiene a través de mucho trabajo duro de su parte, pero necesita algo fundamental para comenzar, y proviene del cliente.

No hay prueba esta vez, solo te lo diremos. Necesitas información . Y cuanto más detallado, mejor.

La mejor manera de obtener lo que necesita de los posibles clientes es a través de un formulario de admisión de clientes . De hecho, es la parte más importante de toda su relación con el cliente.

Sin un formulario de admisión de clientes, es posible que experimente...

• Desplazamiento del alcance: los clientes se dan cuenta de lo que realmente quieren demasiado tarde y luego piden más trabajo
• Hay demasiadas rondas de revisión, porque el cliente cambia de opinión O no comenzó con suficiente información
• El trabajo lleva mucho más tiempo de lo previsto, a menudo porque no tenía toda la información del cliente que necesitaba para planificar con precisión.
• Es difícil obtener materiales de los clientes, como activos de diseño, pautas de marca e información contable.

Ya sea que sea una agencia digital u otra pequeña empresa, un formulario de admisión de clientes puede ayudarlo a evitar todos estos problemas.

Esta publicación le mostrará cómo crear un formulario de admisión de clientes: todo lo que debe incluir, dónde usarlo y las herramientas para crearlo.

¿Cuál es el proceso de admisión de clientes?

El proceso de admisión de clientes es el paso al comienzo de una relación con el cliente en el que recopila la información que necesita de su cliente. Esta es su oportunidad de hacer preguntas a sus clientes y obtener lo que necesita para hacer el trabajo para el que lo están contratando.

Muchas empresas no cuentan con un proceso estructurado de admisión de clientes y, en cambio, confían en correos electrónicos y procesos manuales para hacer el trabajo. Esto puede generar frustración tanto para usted como para sus clientes.

El proceso de admisión de clientes marca el comienzo de una relación profunda con el cliente. Aunque el proceso de cada negocio puede ser diferente, generalmente comienza con estos tres pasos:

1. Conectar llamada : Este es el apretón de manos. El punto donde se hacen las presentaciones y se tiene una idea de quién es el cliente y qué está buscando.
2. Formulario de admisión de clientes : este formulario se vuelve más específico, con preguntas sobre los puntos débiles, el tipo de negocio y los objetivos de un cliente.
3. Llamada exploratoria : La llamada para saber más sobre lo que tus clientes esperan de tu relación. Luego, juntos pueden explorar las opciones del cliente con ellos en función de la información del formulario de admisión del cliente.

El cliente generalmente completa el formulario de admisión después de su primera llamada de conexión. Luego, la empresa revisa toda la información del formulario y la usa para prepararse para la llamada exploratoria.

¿Quién utiliza los formularios de admisión de clientes? Negocios como:

• Agencias digitales
• Bufetes de abogados
• psiquiatras
• Clínicas de bienestar (como masajistas y fisioterapeutas)
• medicos
• contadores
• Prácticamente cualquier negocio que trabaje con clientes.

Una de tres cosas puede suceder durante el proceso de admisión del cliente:

1. Usted y el cliente acuerdan mutuamente que encaja bien.
2. Su empresa decide que el cliente no es el adecuado.
3. El cliente decide que su negocio no es el adecuado.

Sin embargo, para decidir algo de esto, necesita el formulario de admisión del cliente.

Cómo crear un formulario de admisión de clientes

Para crear el formulario de admisión de clientes perfecto, debe pensar más allá de la información que desea recopilar de un cliente. Tienes que pensar en qué va a hacer que el formulario sea más útil para el cliente.

Prepárese: esta sección cubre mucho .

1. Cómo elegir las preguntas correctas para su formulario de admisión de clientes, más ejemplos
2. ¿Qué más necesita incluir en el formulario? Sí, hay más que solo sus preguntas
3. Dónde debe colocar su formulario de admisión de clientes
4. Algunas herramientas para ayudarte a crear el formulario

"Un formulario de admisión de clientes es una excelente manera de generar poder y crear una excelente relación con el cliente". – Elizabeth Bailey, administradora de cuentas de canal de ActiveCampaign

1. Cómo elegir las preguntas adecuadas del formulario de admisión de clientes

Seamos realistas: los formularios pueden ser tediosos. Cualquiera que alguna vez se haya sentado en la sala de espera de un médico con un portapapeles o haya tenido que hacer algo en el DMV lo sabe. Pero los formularios de admisión de clientes son la clave para una interacción exitosa con el cliente.

Para que sea más agradable completar un formulario de admisión de clientes y obtener la información que necesita para incorporar con éxito a un cliente, debe hacer las preguntas correctas. Las preguntas específicas que haga varían según su tipo de negocio, pero hay dos tipos importantes de preguntas:

1. Los conceptos básicos : nombres, métodos de contacto, presupuesto, un puesto de trabajo: esencialmente las preguntas para conocerte en papel
2. El en profundidad : las preguntas que hace para entrar en la mente y el negocio de un cliente para conocer sus puntos débiles y objetivos.

Tenga en cuenta que independientemente de las preguntas que haga, completar este formulario no debería demorar una eternidad. Los formularios que requieren mucho trabajo para completar... no se completarán. Procure que sus formularios de admisión sean lo más breves posible y, al mismo tiempo, obtenga la información que necesita.

Estas son las categorías de preguntas que debe hacer en un formulario de admisión de clientes comerciales:

1. Presupuesto : ¿Tiene el cliente el presupuesto para contratarte? Si lo hacen, ¿existe la posibilidad de que su contrato se amplíe en el futuro? Puede que no valga la pena aceptar proyectos que no tengan potencial a largo plazo.

2. Alcance : ¿Cuánto trabajo necesita su cliente? ¿Qué recursos internos ya tiene el cliente y cómo se dividirá el trabajo entre usted y el equipo del cliente?

3. Industria : ¿En qué industria está su cliente? Los clientes a menudo se comparan con otros en su industria, y es posible que pueda vender otros servicios si tiene estudios de casos de su industria.

(Fuente: Formstack)

4. Objetivos: ¿Cómo va a medir el cliente tu trabajo? ¿Cuáles son sus expectativas de usted?

5. Cronograma: ¿Para cuándo necesita su cliente el trabajo? ¿El trabajo es recurrente o proyectos de una sola vez?

6. ¿Quién de la empresa de su cliente va a participar? Conozca su punto de contacto: ¿trabajará con un fundador, un director ejecutivo, un vicepresidente o un mando intermedio?

7. Preguntas para nosotros: Este formulario debe estar diseñado para ayudarlo a planificar su llamada exploratoria con un cliente. Incluir un espacio donde el cliente pueda hacer preguntas le brinda la oportunidad de prepararse mejor para lo que podría surgir en una llamada.

Su tipo de negocio determina qué preguntas tiene que cubrir y cuándo las hace. Sara Stein de Miss Efficiency utiliza una herramienta de formulario y automatización para solicitar la información del cliente que necesita, cuando la necesita.

Sarah Stein dirige un negocio de contabilidad llamado Miss Efficiency. Ella ayuda a las pequeñas empresas con las dificultades de la contabilidad, e incorporarlas es el primer paso.

Sara Stein de Miss Eficiencia.

Sarah también integra ActiveCampaign con Typeform, un servicio que te permite crear formularios y encuestas para recopilar información de tus contactos. Incluir Typeform en su automatización de bienvenida le permite:

• Capture información importante sobre la entrada de clientes
• Pregunte por qué los nuevos clientes eligieron Miss Efficiency
• Solicite comentarios y envíe una encuesta para promotores netos
• Pedir referencias a otros negocios
• Proporcionar un lugar para dar sugerencias.

Sarah usa Typeform y la automatización para enviar una serie de correos electrónicos. Así es como obtiene y da información importante del cliente. Sus primeros tres son:

1. Bienvenidos. En su primer correo electrónico, Sarah le da la bienvenida al nuevo cliente al negocio. Para los clientes, esto se respalda con una tarjeta de agradecimiento escrita a mano.
2. Cómo trabajamos. Presentar nuevos contactos al equipo les ayuda a ver con quién van a trabajar y ayuda a generar confianza.
3. Qué esperar de nosotros . Muchas pequeñas empresas realmente no entienden la contabilidad. Es un tema que causa ansiedad, por lo que decirles exactamente qué esperar es de gran ayuda.

Para incorporar completamente a sus clientes, necesita mucha información del cliente. En su último correo electrónico, solicita toda la información que necesita para un proceso completo de admisión de clientes:

4. Lo que necesitamos de usted. Hay ciertos documentos a los que los tenedores de libros necesitan tener acceso. Al poner todo esto en una lista de verificación, Sarah facilita el proceso para que los clientes le den la información que necesita.

2. Dónde colocar su formulario de admisión de clientes

Tienes dos opciones para que los ojos se fijen en tu formulario.

1. Mostrarlo públicamente en su sitio web
2. En privado enviarlo directamente a un cliente

Muchas empresas colocan un formulario de admisión de clientes directamente en su sitio web . El formulario generalmente se encuentra en la pestaña Contáctenos o está conectado a una llamada a la acción de la página de destino, como "Obtener más información" o "Comenzar una prueba gratuita".

• La ventaja: Obtiene un mayor volumen de posibles clientes potenciales de un formulario público de admisión de clientes porque cualquiera puede acceder a él.
• La desventaja: pasas mucho tiempo averiguando cuáles valen la pena. Si cualquiera puede completar el formulario, es más probable que muchos de ellos no sean el tipo de cliente específico que desea buscar. También podría parecer menos seguro para un cliente.

El envío privado de un formulario de admisión de clientes por correo electrónico tiene dos beneficios cruciales.

• La ventaja: si puede enviar este formulario a un posible cliente, ya tiene su información de contacto, por lo que tiene más posibilidades de cerrar el trato.
• La desventaja: tiene un grupo de clientes potencialmente más pequeño

Heather Read, fotógrafa familiar y cliente de ActiveCampaign, utiliza la automatización junto con su formulario de contacto para calificar mejor a los clientes potenciales de su formulario de contacto.

Heather Read, fotógrafa y cliente de ActiveCampaign.

Desea que los clientes potenciales lleguen a raudales para poder convertirlos en clientes, pero calificar cada cliente potencial uno por uno no le dejaría tiempo para hacer ningún trabajo. Con una familia propia y un trabajo de tiempo completo, Heather sabía que eso no iba a funcionar para ella.

Ahora, la automatización de ActiveCampaign hace el trabajo de admisión de clientes por ella.

Heather consiguió muchas pistas al principio. Pero un análisis de su jornada laboral reveló que la mayor parte de su tiempo lo consumía lo que ella llama "clientes potenciales zombis", clientes potenciales que parecen como cualquier otro, pero que nunca terminarán convirtiéndose.

Heather necesitaba una forma de recuperar su tiempo, para poder dejar de perder el tiempo con clientes potenciales sin salida y concentrarse en clientes potenciales que podrían convertirse en clientes.

Heather dejó descansar a los zombis y recuperó mucho de su tiempo con una automatización para calificar a los futuros clientes.

Para solucionar su escasez de tiempo, Heather necesitaba:

• Una forma automatizada de recopilar clientes potenciales
• Una forma automatizada de hacer un seguimiento de los clientes potenciales
• Una forma automatizada de identificar los clientes potenciales de su formulario de contacto que convertirían

Con esos tres procesos automatizados implementados, Heather podría eliminar casi el 30 % de su trabajo, liberando una gran cantidad de tiempo y eliminando la frustración y la decepción del tiempo perdido.

3. ¿Qué más necesita en un formulario de admisión de clientes además de las preguntas?

Pensaste que habías terminado después de decidir los campos de tu formulario, ¿no es así?

No exactamente. Pero estás tan cerca.

Hay algunas otras cosas que debe considerar incluir en su formulario de admisión de clientes.

1. La información de contacto de su empresa : Esto es una obviedad. Siempre debe hacer que su información de contacto esté disponible y sea fácil de encontrar, especialmente para un posible cliente.
2. Logotipo de empresa : Puede parecer pequeño, pero un logotipo hace que su empresa sea memorable. Le da la sensación de ser un negocio establecido y confiable.
3. Instrucciones : lo crea o no, las instrucciones sobre cómo completar el formulario son útiles para muchas personas. Incluya información como qué recursos necesitan para completar el formulario, enlaces a una página de preguntas frecuentes y los próximos pasos.

4. Herramientas para crear un formulario de admisión de clientes

Sin un formulario de admisión de clientes, muchas empresas se pierden en un rastro de correos electrónicos, y eso hace que la incorporación de un cliente a un cliente sea mucho más difícil. Afortunadamente, las herramientas existen con el único propósito de crear formularios como estos.

Wufoo , un generador de formularios gratuito, le permite crear formularios simples que puede cargar en su sitio web o compartir de forma privada. Si desea más que las funciones gratuitas básicas, puede actualizar a una versión paga. Bonificación: puede obtener algunos análisis sobre sus formularios.

Un ejemplo de plantilla de formulario de Wufoo. (Fuente: Wufoo)

Lexicata es una herramienta de diseño de formularios de admisión de clientes dirigida a bufetes de abogados (pero aún puede usarla para otros tipos de negocios). Uno de los paquetes de software de admisión más detallados del mercado, le brinda una variedad de características, como firmas electrónicas y plantillas de marca blanca. También se integra con otros programas.

Decida qué tipo de formulario desea, desde opción múltiple hasta menú desplegable. (Fuente: Lexicata)

Formstack es una de las formas más fáciles de crear formularios personalizados que le permiten recopilar datos a su manera.
Puede diseñar formularios en línea con una sencilla interfaz de arrastrar y soltar; no se requieren habilidades técnicas.

Cree su formulario de admisión de clientes ideal con unos pocos clics. (Fuente: Formstack)

Su proveedor de servicios de correo electrónico (o ESP) puede incluir funciones como un creador de formularios. ActiveCampaign le permite crear fácilmente formularios con un generador de formularios de arrastrar y soltar. Puede agregar campos personalizados y agregar formularios a su sitio web o correos electrónicos.

Agregue cualquier campo personalizado a un formulario que necesite.

Para obtener ayuda adicional para crear formularios en ActiveCampaign, consulte estas guías útiles:

• Cómo crear un formulario
• ¿Cómo agrego un formulario a un correo electrónico?
• Una guía de formularios

Tiene un formulario de admisión de clientes completado. ¿Qué vas a hacer después?

Después de completar el formulario de admisión de clientes, revíselo y realice un seguimiento rápidamente. Cree una declaración de trabajo basada en la información que ha recopilado.

Las declaraciones de trabajo (SOW) se ven diferentes según los servicios que brinde. Pueden variar desde una simple fecha de cita (como en las prácticas médicas) o un documento más detallado, línea por línea, que incluye plazos, costos y entregables.

Todo comienza con un formulario de admisión de clientes.