Cómo realizar un alcance de correo electrónico frío para relaciones públicas

Los negocios tienen que ver con las relaciones: las relaciones con sus clientes, empleados, fabricantes, distribuidores, personas influyentes e incluso con su competencia. Usted cultiva y desarrolla esas relaciones a través de una amplia variedad de canales, como redes sociales, eventos en vivo, publicidad paga y correo electrónico frío y cálido.

Pero no solo tienes que mantener esas conexiones existentes, también tienes que acercarte y hacer otras nuevas. Ya sea para la expansión, el cambio de marca, la retención o el lanzamiento de un nuevo producto o servicio, hacer nuevas conexiones y formar nuevas relaciones de manera consistente es clave para el crecimiento del negocio. Y para hacer esto con éxito, necesita las herramientas adecuadas en su arsenal.

Aquí es donde entran las relaciones públicas (PR).

Relaciones públicas

Entonces, ¿qué es exactamente PR?

El marketing y la publicidad son bastante sencillos. Intentan presentarte y persuadirte para que compres algo en algún momento.

Pero las relaciones públicas no son tan obvias. Piense en ello como el último constructor de relaciones. Las relaciones públicas son la construcción y el mantenimiento de la relación entre usted, su marca, sus productos y el público.

“Las relaciones públicas en general están vendiendo conciencia, reputación y cambios de comportamiento. Es un cambio de juego con uno de los ROI más altos de cualquier actividad de marketing/comunicaciones. Las relaciones públicas crean una conciencia superior y, a veces, una visibilidad explosiva para las marcas, los productos y los líderes de opinión ”.

~Joel Swanson, director de mensajería y comunicaciones de marketing en UnitedHealth Group

Como sugiere el nombre, las relaciones públicas están estableciendo una reputación positiva con el público, o más específicamente, con su público.

Pero, a diferencia de la publicidad tradicional, las relaciones públicas suelen generar atención mediática ganada o no. No está pagando por un anuncio de radio o PPC de 30 segundos.

Los profesionales de relaciones públicas utilizan el poder de la narración de historias para atraer la atención y la publicidad hacia usted por las cosas buenas y alejarlas de las cosas malas (control de daños).

Con eso en mente, podría ser fácil descartar las relaciones públicas como nada más que relaciones con los medios. No serías la primera persona en tener esa opinión.

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Pero esa es una visión limitada, como se ve en el gráfico anterior. PR tiene muchas, muchas partes móviles y engranajes en la máquina.

Y a medida que nos alejamos del modelo publicitario tradicional, las relaciones públicas se vuelven cada vez más importantes para el éxito empresarial:

• El 86% de las personas se saltan los comerciales de televisión y el 44% del correo directo nunca se abre.
• El 70% de los consumidores prefieren aprender sobre una empresa o marca en particular a través de artículos en lugar de anuncios pagados, y esa cifra aumenta al 80% para los tomadores de decisiones comerciales.
• Los millennials tienen un 247 % más de probabilidades de verse influenciados por las redes sociales o los blogs.
• Gestionar tu reputación es crucial en el mundo digital, ya que solo se necesitan dos horas para confirmar un rumor verdadero, pero un promedio de al menos 14 horas para desmentir uno falso. Necesitas a alguien que preste atención y esté listo para entrar en acción.
• Las relaciones públicas deben incluir más que solo comunicados de prensa. El 73 % de los periodistas busca comunicados de prensa nuevos e intrigantes todos los días... pero eso significa que el 27 % no se molesta. ¿Cómo se puede llegar a ese mercado sin explotar?
• El uso de bloqueadores de anuncios aumentó un 30% en 2017, una tendencia que probablemente continúe en 2018 y más allá.

Un profesional de relaciones públicas debe ser un experto en todos los oficios y un narrador poderoso. Pueden estar involucrados en 10, 15, 20 o más canales y tácticas.

Pero esto es lo que quiero que recuerdes si quitas solo una cosa de esta publicación:

El 92 % de los influencers y los periodistas todavía prefieren los lanzamientos por correo electrónico y el alcance a otros canales .

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Ah, la brea; el incondicional del cinturón de herramientas de relaciones públicas. Como puede ver, la preferencia abrumadora sobre cómo obtener ese tono frente a los ojos correctos es el correo electrónico.

Un discurso de correo electrónico bien escrito y en el momento oportuno (al 61 % le gusta recibirlo por la mañana, al 30 % por la tarde y al 9 % por la noche) puede generar una inversión muy efectiva por su inversión metafórica (es medios ganados , después de todo).

Entonces, ya sea que se comunique con periodistas, personas influyentes o empresas locales, debe a) presentar la presentación de la manera correcta yb) enviar presentaciones por correo electrónico.

Terreno de juego. Correo electrónico. Controla tu narrativa.

Alcance de correo electrónico en PR

La forma más importante de superar las masas de correo electrónico (enviamos aproximadamente 269 mil millones de correos electrónicos cada día) es hacerlos personalizados e individuales. Nadie quiere responder a un correo electrónico que también se envió muy claramente a docenas de otras personas.

¿Errores de novato que te costarán? Incluir a otros destinatarios en el campo CC: y enviar un email completamente desprovisto de personalización.

Para combatir eso, nunca, nunca envíe exactamente el mismo correo electrónico a más de una persona, y recuerde estas tres pequeñas palabras: investigación, investigación, investigación.

Para encontrar algunos objetivos potenciales, realice una búsqueda en Google sobre una palabra clave o tema correspondiente, o encuentre el contenido más popular sobre un tema en particular con una herramienta como BuzzSumo. Esos son los escritores y blogueros que estás buscando.

A continuación, responda algunas preguntas sobre ellos: a quién está presentando, sobre qué suelen escribir, cuál es su éxito más reciente y relevante que podría mencionar, tiene una conexión existente y, lo que es más importante, cómo los beneficiará su discurso y sus lectores? Averigüe todo lo que pueda sobre ellos, su cuerpo de trabajo, sus lectores, su publicación, etc.

Cuanto más sepas e incluyas, mejor.

El tono perfecto

Todo buen lanzamiento tiene al menos tres cosas en común: un gancho, un claro llamado a la acción y una propuesta de valor irresistible.

El gancho

Tu gancho es el ángulo que estás lanzando. En términos generales, los lanzamientos de relaciones públicas para periodistas y personas influyentes tienen una vinculación de noticias , conectada de alguna manera significativa a un tema o historia actual, o una vinculación de tiempo , conectada a un próximo aniversario, fecha o evento.

Si tiene noticias sólidas y significativas o un vínculo de tiempo, está a mitad de camino.

La llamada a la acción

Cualquier correo electrónico, página de inicio, publicación en las redes sociales, o lo que sea, tiene una acción específica que desea que realice su lector. Un lanzamiento no es diferente.

¿Qué quieres exactamente que haga el destinatario? ¿Contactar a su cliente, investigar un cambio regulatorio, publicar una actualización, entrevistar a un CEO, revisar un producto o algo completamente diferente?

Sea claro y explícito sobre lo que quiere que haga su lector.

Propuesta de valor

El elemento más importante de un lanzamiento de relaciones públicas exitoso es el apoyo de valor. Es aquí donde deja en claro por qué deberían cubrir esta historia, cómo se conecta con un tema o tema más amplio y por qué beneficiaría a sus lectores, seguidores y publicación.

Tiene que ser sobre ellos, no sobre ti. Un buen lanzamiento debe ser o al menos parecer que les estás haciendo un favor, y no al revés.

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Y recuerda que el hecho de que un correo electrónico esté frío no significa que no se pueda personalizar.

Consejos y trucos

Más allá de usar la estructura probada en batalla anterior, hay algunos otros consejos recomendados por los profesionales de relaciones públicas para brindarle una ventaja aún mayor:

• No lance una idea sobre la entrega de productos orgánicos a un reportero de tecnología. Asegúrate de que tu historia se sincronice con su tema habitual. Parece obvio, pero te sorprendería saber cuántos "profesionales" no lo hacen.
• Enlace a estadísticas, datos y artículos relevantes para fortalecer su discurso.
• Enlace a biografías de personas e investigaciones o datos que mencione en el lanzamiento. Esto hace que sea rápido, fácil y conveniente para sus destinatarios profundizar un poco más y despertar su interés.
• Siempre que sea posible, haga que su lanzamiento sea exclusivo . Ofrézcaselo a otra persona solo si lo pasa y cuando lo haga. Trate de ofrecerle algo que mejore una historia que está escribiendo o resuelva un punto de dolor. Recientemente tuve un intercambio en el que pedí un enlace para una herramienta de verificación de correo electrónico que adquirí recientemente para incluirla en una de sus publicaciones de mayor rendimiento sobre el crecimiento de la lista de correo electrónico.
• No andes con rodeos. Ve al grano, y hazlo rápidamente. Todo el mundo está ocupado.
• Personaliza cada lanzamiento tanto como puedas.
• Mantenga la línea de asunto corta y simple. ¿Ambicioso? Pruebe diferentes líneas de asunto para concentrarse en la más efectiva.
• Como complemento pero no como reemplazo de su alcance de relaciones públicas, considere usar Help a Reporter Out (HARO). Este servicio conecta a periodistas y fuentes. Bien por ellos, y bien por ti.

No se esfuerce ni cometa errores flagrantes, y estará perdiendo el tiempo de todos.

¿Automatizar? Sí tu puedes.

Una campaña de 'rociar y orar' (enviar el mismo correo electrónico a docenas o cientos de destinatarios) no va a funcionar. Simplemente no lo hará.

Pero eso no significa que no pueda usar la automatización y ampliar sus esfuerzos de divulgación.

Una plantilla bien diseñada con amplia oportunidad de personalización a través de campos de combinación y etiquetas lo hace todo. Puede incluir automáticamente información personal sobre todo, desde nombres, empresas, publicaciones, artículos recientes y más, para que su plantilla personalizable se adapte perfectamente a más de un destinatario y más de una situación.

Automatice sus interacciones básicas e iniciales con una solución de servicio completo como Mailshake, pero asegúrese de tomar las riendas manualmente una vez que hayan dado el primer mordisco.

¿Cómo? Con segmentación y recopilación basadas en acciones. Con Lead Catcher de Mailshake, por ejemplo, puede establecer un activador apropiado para cambiar a los destinatarios de su lista automatizada a una lista manual una vez que estén preparados y listos para participar. Ese disparador puede ser una respuesta, un clic en un enlace, o lo que sea.

Comuníquese automáticamente, establezca sus criterios de respuesta y responda en persona cuando se cumpla ese desencadenante.

Lo mejor de ambos mundos.

Hacer un seguimiento

Ya has escuchado este consejo antes. Tienes que hacer un seguimiento.

El 70 % de las cadenas de correos electrónicos de ventas sin respuesta se detienen después del correo electrónico n.º 1. Sé diferente. Estar en esa minoría del 30% y seguir enviando.

¿Por qué? En resumen, porque cuanto más envíe, más respuestas verá: una tasa de respuesta del 30% para el primer correo electrónico, pero del 21% para el segundo, del 18% para el tercero, hasta el 7% para el décimo .

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Ya sea el lanzamiento de un libro, la actualización de un producto o un nuevo servicio, las relaciones públicas funcionan con su marketing pagado para cubrir todas las bases y llegar a todos los públicos.

El correo electrónico frío funciona para ventas y marketing, por supuesto.

Pero el alcance de las relaciones públicas es el hermano menos conocido, pero no menos necesario y efectivo. Así que lanza por correo electrónico. Sea persuasivo. Hacer un seguimiento.

Y controla tu historia.