Comunicación exitosa en el trabajo: consejo sincero de Loryn Cole de Copyblogger

Como últimamente me han interesado pequeños ajustes que todos podemos hacer para mejorar nuestras habilidades de comunicación (incluso si ya estamos orgullosos de ellos), quería hablar con mi compañera de trabajo Loryn Cole sobre el tema.

Loryn es analista de datos de Copyblogger y compartimos un estilo similar en lo que respecta a la comunicación.

Algunos podrían llamarlo sobrecomunicación.

Lo llamamos evitar la falta de comunicación.

Aquí está mi conversación con Loryn sobre la comunicación exitosa en el lugar de trabajo.

Si desea obtener más "You rock!" respuestas por correo electrónico de sus compañeros de trabajo, clientes o jefes, échale un vistazo.

P: ¿Qué elementos componen el tipo de correos electrónicos o notas de proyectos que le gusta leer?

Loryn: Me gustan los correos electrónicos y las notas de proyectos que tienen dos cualidades aparentemente contradictorias: son claros y concisos, pero también completos y de gran alcance.

Las buenas comunicaciones del proyecto utilizan la menor cantidad de palabras posible para comunicar lo que es importante, pero también se aseguran de cubrir todos los detalles importantes.

La redacción es breve, pero el contenido es completo.

También aprecio cuando la gente se toma el tiempo para escribir metas y objetivos para el proyecto. Con demasiada frecuencia, asumimos que estos son obvios para las personas involucradas, y tal vez eso sea cierto algunas veces, pero definitivamente no es cierto todo el tiempo.

Si no escribe nada más sobre un proyecto, anote sus metas, estrategia u objetivos, porque, si se perdió algo más, esto ayudará a sus compañeros de equipo a llenar los vacíos y tomar posesión del proyecto.

P: ¿Puede describir los detalles que escribe para asegurarse de que a los destinatarios les guste leer sus correos electrónicos o notas del proyecto?

Loryn: No puedo decir con certeza si a otras personas les gusta o no leer mis correos electrónicos ... Pero puedo decir que hago todo lo posible para que sean fáciles de leer. Esto significa usar mucha puntuación y formato en lugar de oraciones completas, y siempre dividir los párrafos cuando tengan más de dos o tres líneas.

Escribir correos electrónicos siempre me recuerda esa cita de Mark Twain: "No tuve tiempo de escribir una carta corta, así que escribí una larga".

Olvidamos que escribir un correo electrónico o una descripción del proyecto conciso y útil requiere trabajo.

No puede esperar que su primer borrador desordenado de notas tenga sentido para la persona que necesita ejecutar el proyecto.

Disminuya la velocidad, tómese su tiempo y sienta empatía con la persona que tendrá que actuar sobre sus palabras.

P: ¿Tiene un proceso para revisar su comunicación escrita antes de enviarla o publicarla?

Loryn: No particularmente, pero trato de limitar el trabajo que la próxima persona tendrá que hacer asegurándome de vincular recursos y documentos importantes.

Por ejemplo, si hago referencia a un documento, lo vinculo o al menos les digo dónde encontrarlo.

Y, por supuesto, reviso lo que he escrito por claridad, gramática, legibilidad y minuciosidad.

P: ¿Cómo administra las diferentes formas de comunicarse en el trabajo (correo electrónico, Skype, Slack, Trello, etc.)?

Loryn: Cada plataforma sirve a un nicho de comunicación diferente, lo que significa que a veces hay que duplicar.

Por ejemplo, cuando termino un informe sobre uno de nuestros proyectos completados, agrego el informe a la tarjeta de Trello y luego también envío el informe al equipo en Slack con un breve resumen.

Hago esto porque Slack es generalmente un mejor medio para obtener interacciones más rápidas; idealmente, quiero que la gente lea el informe (o al menos el resumen) y me haga preguntas al respecto. Descubrí que esto rara vez ocurre en herramientas de gestión de proyectos como Trello.

Pero el informe también debe publicarse en Trello porque es una parte importante de la documentación de nuestro proyecto. En el futuro, si alguien vuelve para ver lo que hicimos en el proyecto, quiero que tengan el informe sobre cómo se realizaron nuestros esfuerzos.

Entonces, para administrar tus plataformas de comunicación, debes ser consciente de cómo se usa cada plataforma y qué tipo de información esperan encontrar tus compañeros en cada una.

Incluso si esto significa que ocasionalmente comparte información duplicada entre plataformas, es mejor hacerlo que no tener la información donde se necesita.

P: ¿Por qué es tan frustrante la falta de comunicación en el trabajo?

Loryn: La comunicación es el elemento vital del lugar de trabajo moderno, y esto es aún más cierto para empresas remotas como la nuestra.

Sin comunicación (que incluye documentación), el trabajo remoto se convierte en un juego circular de "¿Dónde está ese archivo?" y "¿Alguien sabe cómo hacer esto?" y "¿Cuándo volveremos a lanzar ese nuevo libro electrónico?"

Tendemos a pensar en la falta de comunicación en el trabajo como un caso de malentendido, donde dos partes piensan de manera diferente sobre una tarea y terminan creando objetivos finales completamente dispares.

Y eso puede pasar a veces. Pero más a menudo, lo que he visto es que la falta de comunicación crónica (y la falta de comunicación) a menudo toma la forma de confusión y desorganización. Y con el tiempo, esa desorganización socavará el sentido de agencia de sus compañeros de trabajo.

Al principio, las personas pedirán cosas que no pueden encontrar o resolver por sí mismas. Pero con el tiempo, se vuelve agotador preguntar continuamente dónde están las cosas o cómo hacer las tareas básicas, especialmente a medida que cambian las cosas, y hace que los equipos se sientan desarticulados y alienados.

Con mala comunicación, su empresa funciona como amigos que intentan preparar la cena en una casa del lago alquilada. Al final, una o dos personas terminan haciéndolo todo, mientras que el resto comienza una partida de Cards Against Humanity.

Para que sus empleados hagan su mejor trabajo, su oficina debe funcionar más como una cocina profesional, donde todos sepan cuál es su función y dónde encontrar todo lo que necesitan.

P: ¿En qué momento, si lo hay, la comunicación excesiva se convierte en una carga para todos los involucrados?

Loryn: Comunicarse en exceso puede convertirse en una carga cuando los compañeros de equipo no están en la misma página sobre cómo usar sus herramientas de comunicación.

Por ejemplo, si un compañero de equipo solo comunica información importante en Slack y usa "@canal" en cada mensaje, rápidamente se vuelve molesto y no es útil, y luego alguien más tiene que traducirlo a la herramienta de administración de proyectos.

Los equipos deben tener pautas claras sobre cómo usar sus herramientas y qué información pertenece a dónde.

Pero la comunicación excesiva sobre el tipo de información incorrecta también puede convertirse en una molestia.

Demasiada comunicación sobre los hechos (“¿Cuándo lanzamos esto?” “¿Qué página de destino estamos usando?”) Es confuso y frustrante para todos. Este tipo de comunicación excesiva debe resolverse con mejores procesos y documentación, en lugar de preguntas de ida y vuelta.

P: ¿Cómo se relaciona una mejor comunicación con una mayor productividad?

Loryn: La respuesta fácil a esta pregunta es que los buenos procesos y la documentación ahorran tiempo: si todos saben dónde están las cosas, las personas pueden hacer su trabajo más rápido, como la analogía de la cocina profesional que mencioné anteriormente.

Pero lo que es más importante, cuando todos saben dónde encontrar la información que necesitan y cómo comunicarse, los compañeros de equipo se sienten más dueños de su trabajo y la conversación pasa de "¿Dónde encuentro cosas?" a "¿Cómo podemos mejorar?"

La productividad no se trata solo de hacer las cosas; se trata de hacer las cosas correctas y avanzar en sus metas.

Si su empresa tiene mala comunicación, es probable que usted y sus compañeros de equipo se sientan abrumados y ocupados. Con una mejor comunicación, es posible que se sienta menos ocupado y podrá concentrarse en proyectos, iniciativas y preguntas que mejoren su trabajo y su empresa.

P: ¿Existe algún truco para evitar el exceso de mensajes de ida y vuelta?

Loryn: En mi experiencia, los tipos de mensajes de ida y vuelta que son más irritantes y que hacen perder el tiempo son sobre hechos ("¿Dónde encuentro esto?") O aprobaciones ("¿Está bien si hago esto?" ).

Para reducirlos, debe hacer dos cosas:

1. Documente claramente la información importante y asegúrese de que todos sepan dónde encontrarla.
2. Capacite a sus compañeros de equipo para que se hagan cargo de sus responsabilidades dentro de los proyectos.

Un empleado que se siente inseguro acerca de su función en la empresa buscará la aprobación de un "superior" para cada pequeña tarea, lo que es una pérdida de tiempo para ambas partes.

Crear una cultura de buena comunicación puede ayudar, como ya mencioné. Pero también debe asegurarse de que los empleados sepan que confía en ellos para hacer su trabajo.

P: ¿Qué puede hacer la gente, a partir de hoy, para comunicarse de forma más eficaz con sus compañeros de trabajo, clientes o jefes?

Loryn: La próxima vez que escriba un correo electrónico o el alcance del proyecto, póngase en la posición de su lector.

• ¿Qué necesitan saber para actuar?
• ¿Qué puede hacer para que la información sea lo más clara y fácil de leer posible?
• ¿Qué suposiciones está haciendo que deberían declararse explícitamente?

Al hacer esto, no solo redactará mejores correos electrónicos, propuestas, documentación o solicitudes, sino que también establecerá relaciones mejores y más sólidas con las personas con las que trabaja.

A ti …

¿Cuáles son sus principales consejos para comunicarse de manera más eficaz con sus compañeros de trabajo, clientes o jefes?

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