Cómo hablar con los desarrolladores: un manual del administrador de proyectos

El papel de un Project Manager en el campo del desarrollo de software varía de una empresa a otra. Dependiendo de la estructura de gestión, puede incluir diferentes deberes o responsabilidades. Además, cada proyecto y cada cliente es diferente y el Project Manager debe adaptarse al entorno. Sin embargo, una cosa es segura, como PM, tendrá que depender en gran medida de sus habilidades de comunicación para poder planificar y coordinar el proceso de trabajo con éxito.

¿Qué significa comunicación efectiva?

El objetivo principal de cualquier tipo de comunicación es entregar un mensaje de una parte a otra. Pero la simple entrega de un mensaje no cuenta como comunicación efectiva si no se cumplen otros criterios. Por ejemplo, ¿fue claro el mensaje? ¿Se entendió el mensaje? ¿Cumplió su propósito?

La comunicación eficaz es un intercambio de información en el que existe un entendimiento mutuo y una interacción compartida. Se trata más de escuchar y comprometerse que de hablar. Se trata de la intención y los objetivos detrás de la comunicación.

Por qué la comunicación productiva es importante para el crecimiento empresarial

En el ámbito empresarial, la comunicación tiene como principal objetivo transmitir los valores y objetivos de la empresa, y organizar el proceso de trabajo. En este contexto, sin embargo, la comunicación efectiva contribuye en muchos otros niveles. Promueve el crecimiento organizacional, el trabajo en equipo, un ambiente de confianza , así como la creatividad y la innovación. También levanta la moral.

La comunicación eficaz es la base de una estructura empresarial sólida y una gestión eficiente. Construye relaciones duraderas entre los empleados, asegura una mejor toma de decisiones y, en última instancia, conduce a un entorno de trabajo más productivo e inspirador.

El papel del PM en el mundo del desarrollo de TI

Como gerente de proyecto de un equipo de desarrollo de TI, usted es la conexión entre todos los involucrados: el equipo, el líder del equipo, la alta gerencia, el cliente y cualquier tercero involucrado. Tienes que ser flexible y adaptable, y ser capaz de procesar mucha información. Deberá asumir diferentes roles y recordar que todas las personas con las que trabaja son únicas, tienen antecedentes, habilidades y experiencias diferentes.

Al comunicarse con su equipo, no solo debe apuntar a organizar el proceso de trabajo y alcanzar ciertos objetivos, sino también ser consciente de la dinámica del equipo, motivar, comprender y promover el crecimiento. Debe aspirar a convertirse en un comunicador eficiente tanto como alguien que le enseña a su equipo a comunicarse de manera eficiente también. La entrega del proyecto es un esfuerzo de equipo y debe asegurarse de que todos lo entiendan. La comunicación efectiva es la herramienta que lo ayuda a asegurarse de que todos conozcan su función, se apropien de su trabajo y asuman la responsabilidad.

Los 5 Principios de la Comunicación Efectiva con los Desarrolladores

Cada uno tiene su forma de comunicarse, pero existen algunos principios fundamentales que te ayudarán a lograr mejores resultados en un entorno laboral:

1. Mantenlo simple : según la famosa cita de Einstein: "Si no puedes explicárselo a un niño de seis años, no lo entiendes tú mismo". No olvides que tu primer objetivo es transmitir un mensaje claro. Deja el lenguaje corporativo a un lado y habla simple y al grano. Después de todo, usted y su equipo deben estar en la misma página para lograr sus objetivos.
2. Di lo que quieres decir y piensa lo que dices : este es quizás el principio más importante para comunicarse de manera efectiva. Las palabras, sin importar cuán bellas o inspiradoras sean, por sí solas no significan nada si no están respaldadas con acciones. Debe mantenerse fiel a lo que dice y servir como ejemplo para su equipo.
3. Da consejos, pero no limites : como PM, tu función incluye orientación y apoyo. Usted es el punto focal de su equipo y, a menudo, buscarán su consejo. Esta es su oportunidad no solo de dar dirección, sino también de promover el pensamiento independiente y la confianza en sí mismo. Aprovecha para discutir el tema, escucha diferentes opiniones, da consejos, pero deja que el equipo tome la iniciativa.
4. No deje que las emociones se involucren : el trabajo de desarrollo de TI es muy dinámico y todas las cosas suceden simultáneamente, tanto los éxitos como los fracasos. Es fácil dejarse llevar y dejar que las emociones tomen el control. Nunca permitas que tus emociones nublen tu juicio , y trata de no transferir sentimientos de una situación a otra. No apresure la comunicación cuando esté enojado, molesto, decepcionado o cuando esté emocionado o lleno de alegría.
5. Documentarlo todo : muy a menudo asumimos que el intercambio de información significa comprensión mutua. Sin embargo, nunca sabemos cómo se recibió lo que dijimos, ni podemos estar seguros de que entendimos completamente a la otra parte. Para evitar problemas de comunicación, documente siempre las interacciones importantes : comparta actas de reuniones importantes, envíe correos electrónicos de seguimiento para confirmar decisiones clave, publique objetivos, planes y resultados y, sobre todo, insista a su equipo para que haga lo mismo. Promover la visibilidad crea confianza dentro del equipo.

3 errores de comunicación a evitar

Hay muchos factores que pueden afectar y dificultar el proceso de comunicación. A veces, estos pueden ser factores externos, como las barreras del idioma, la falta de experiencia común o diferentes perspectivas. Otras veces, sin embargo, podrían ser cosas que hacemos inconscientemente las que socavan nuestros mejores esfuerzos para comunicarnos de manera efectiva.

Estos son tres errores a evitar para comunicar mejor:

Cuando todos son responsables, nadie es responsable

Al comunicarse, asegúrese de que todos en su equipo entiendan su rol y funciones. Muchos gerentes de proyecto se sienten tentados a usar pronombres personales en plural como "nosotros" y "nuestro" para fortalecer el espíritu de equipo, pero esto puede ser complicado.

Imagina que tu equipo ha completado una tarea importante y luego les envías el siguiente mensaje:

"Buen trabajo equipo. Ahora tenemos que actualizar al cliente sobre el último desarrollo aquí " ,

o

"Buen trabajo equipo. Actualicemos al cliente sobre el último desarrollo aquí”.

En cualquier caso, no está claro quién realizará la tarea. Tanto en la comunicación verbal como escrita, debe tener en cuenta la forma en que expresa las solicitudes.

No prestar atención a los aspectos no verbales de la comunicación

Si bien los gestos, las expresiones y el lenguaje corporal son partes importantes de la comunicación, muchas personas cometen el error de ignorarlos o incluso notarlos. Cuando hable cara a cara con su equipo, debe estar atento a cualquier mensaje no verbal que el equipo pueda estar enviándole. ¿Están distraídos o tal vez cansados, están de acuerdo con lo que dices? Si trabaja a distancia, debe insistir en el chat de video para reuniones importantes. Y, en la comunicación escrita, el uso de puntuación, emojis o ciertas palabras y expresiones pueden señalar el tono del mensaje.

Evitar conversaciones difíciles

No siempre la comunicación con tu equipo fluirá fácilmente. La gente a veces no está de acuerdo y discute. Es importante nunca dejar una situación sin resolver. Incluso si las emociones se han calmado y todo parece estar bien, encuentre el momento para una discusión retrospectiva que sea abierta y honesta para asegurarse de que todos se sientan escuchados y cómodos.

En conclusión

La comunicación es el núcleo de cualquier proceso de negocio. Como gerente de proyectos, siempre debe esforzarse por mejorar sus habilidades de comunicación y llevar a otros a hacer lo mismo. Invertir tiempo y esfuerzo en esto dará sus frutos con equipos más fuertes, procesos más efectivos y crecimiento empresarial.