Planificación de comunicaciones: una guía rápida

Todos los proyectos requieren comunicación entre las partes interesadas. Esto parece bastante simple, pero compartir información con todos de manera clara y consistente requiere un plan. Sin uno, las cosas se complican y las partes interesadas pueden sentirse confundidas e infelices.

Ahí es donde entra en juego la planificación de la comunicación.

¿Qué es la planificación de la comunicación?

La planificación de la comunicación es el proceso de diseñar cómo se llevará a cabo la comunicación entre los miembros del equipo y las partes interesadas, ya sea en un proyecto, en una organización o en ambos. En otras palabras, los gerentes usan un plan de comunicación para crear un proceso formal para compartir información.

Esto incluye la creación de sistemas de comunicación y el orden de las operaciones a seguir. Esto puede sonar seco, pero en última instancia es un proceso creativo y debe tratarse como tal.

¿Cuál es el propósito de un plan de comunicación?

La creación de un plan de comunicación proporciona un marco para compartir información, sin importar de qué se trate o con quién se comparta. Es fácil asumir que la comunicación es simple, una obviedad. Este es un error común. Debido a que a menudo asumimos que la comunicación es natural, es fácil volverse informal.

La creación de un plan le brinda los pasos exactos a seguir para que todos entiendan el mensaje y sepan a quién hacerle preguntas si es necesario. El uso de un plan de comunicación como estructura para su mensaje crea un recurso confiable para que todos lo usen.

¿Quién debe centrarse en la planificación de la comunicación?

La planificación de la comunicación es un esfuerzo de grupo, y todas las partes interesadas deben colaborar para crear el mejor plan posible para toda la organización. Debido a que deben ser consistentes sin importar el departamento o proyecto, es importante que todos los entiendan.

Dicho esto, la planificación de la comunicación es más eficaz cuando la dirige una persona. Dependiendo del contexto del plan (ya sea que se instituya en toda la organización o se utilice para un solo proyecto), esta persona variará. Por ejemplo, alguien de recursos humanos o de liderazgo puede crear un plan de comunicación para toda una organización. Un plan especial para un proyecto, por otro lado, sería creado por el director del proyecto.

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¿Cuáles son los pasos en la planificación de la comunicación?

Es fácil perderse en la maleza al crear un plan de comunicación. Para asegurarse de cubrir todas sus bases, siga estos pasos:

1. Determinar las necesidades de comunicación

El mejor lugar para comenzar es determinando sus requisitos de comunicación específicos. Por ejemplo, es útil pensar en quién se comunicará. ¿Se comunicarán los diferentes departamentos entre sí? ¿Recursos humanos se comunicará con toda la organización? Todos estos escenarios potenciales deben ser considerados.

2. Indique por qué cada comunicación es necesaria

Una de las cosas más importantes a considerar al crear un plan de comunicación es por qué es incluso necesario. Como mencionamos anteriormente, la comunicación puede parecer una segunda naturaleza. ¿Por qué necesitamos un plan? Pero cuando identificamos exactamente por qué necesitamos un plan y cómo ese plan mejorará el trabajo en equipo, estamos motivados para crear algo efectivo.

3. Establezca cómo se comunicará el equipo

Este paso es bastante simple. Alguien tiene que decidir exactamente cómo se llevará a cabo la comunicación. En otras palabras, ¿qué herramientas utilizará el equipo? Por ejemplo, los equipos pueden usar el correo electrónico para algunos mensajes y aplicaciones de terceros, como Slack, para otros. También puede haber documentos e informes que deben completarse y archivarse.

Si está utilizando un software de gestión de proyectos como ProjectManager, puede gestionar todos sus planes de proyectos, comunicaciones de proyectos y documentación de proyectos en una plataforma en línea intuitiva.

4. Decida con qué frecuencia tendrá lugar la comunicación oficial

Muchos planes establecen intervalos concretos para la comunicación, sin importar el mensaje. Estas comunicaciones se pueden considerar como "chequeos" y sirven para mantener a todos en la misma página y sintiéndose informados. Esto también crea un registro escrito del pasado.

5. Asignar responsabilidades de comunicación

Quienquiera que cree el plan también es responsable de decidir quién compartirá: jefes de departamento, oficiales, etc. Estas personas podrían pasar sus mensajes a alguien encargado de preparar una actualización integral o formatear la información de cierta manera. Todas estas responsabilidades deben ser consideradas y asignadas.

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Partes importantes de un plan de comunicación

Mientras escribe un plan de comunicación, hay cinco cosas importantes que debe tener en cuenta. Cuando se tienen en cuenta estas cinco cosas, puede sentirse seguro de que ha cubierto todas sus bases. La mejor manera de asegurarse de que comprende estos elementos es respondiendo las siguientes preguntas relacionadas con cada uno:

Audiencia

“¿Para quién es este mensaje y hay más de una audiencia?”

Establecer la audiencia del mensaje es el mejor lugar para iniciar la comunicación. Por ejemplo, piense en quién se comunicará, como diferentes departamentos, ejecutivos, agencias externas, etc. Esta audiencia afectará el mensaje y cómo se entrega.

Mensaje

“¿Cuál es el mensaje en sí mismo y es claro este mensaje?”

El mensaje es lo que impulsa un plan de comunicación. Antes de comenzar a crear su plan, debe asegurarse de saber exactamente lo que está tratando de comunicar, en los términos más simples posibles.

Propósito del Mensaje

“¿Por qué es importante compartir este mensaje?”

Determine el propósito exacto del mensaje para asegurarse de que sea claro e incluya toda la información necesaria. ¿Cómo? Trate de describir el propósito del mensaje en la menor cantidad de palabras posible. Este puede ser un ejercicio desafiante, pero mejora la prominencia del mensaje.

Método de comunicación

"¿Cómo se compartirá exactamente el mensaje y qué sistemas se utilizarán?"

Esta parte de la planificación de la comunicación es bastante sencilla. Como persona que lo crea, debe asegurarse de que los miembros del equipo entiendan de dónde vendrán los mensajes y cómo deben responder. Por ejemplo, si todos sus mensajes se entregarán a través de un determinado canal de holgura, esto debe especificarse. Del mismo modo, si desea mantener todas sus comunicaciones dentro de una herramienta de gestión de proyectos, esto debe quedar claro.

Tiempo de comunicación

"¿Con qué frecuencia debe tener lugar la comunicación y cuál es el mejor intervalo?"

Los mejores planes de comunicación se configuran para mantener la comunicación viva y consistente, incluso si algunos mensajes son simples comprobaciones. Los peores planes se crean para entregar solo grandes anuncios. Una forma de evitar esto es establecer un intervalo para que salgan los mensajes. Esto podría ser semanal, mensual o incluso diario, en algunos casos. Por ejemplo, uno podría incluir instrucciones para crear y compartir un informe diario con un supervisor.

¿Por qué utilizar una plantilla de plan de comunicación?

Cuando llega el momento de crear un plan de comunicación oficial, usar una plantilla puede ser extremadamente ventajoso. Como hemos demostrado, pueden ser documentos complejos y hay más en ellos de lo que parece.

El uso de una plantilla de plan de comunicación lo protege de omitir información pertinente o crear un documento que sea difícil de entender. Todos hemos escrito algo que tiene mucho sentido en nuestra cabeza pero que no es tan claro para otros lectores. Las plantillas del plan de comunicación están diseñadas específicamente para eliminar este riesgo y establecer un formato confiable y consistente para comunicarse.

Mejores prácticas de planificación de la comunicación

La planificación de la comunicación viene con una buena cantidad de desafíos, como cualquier otra cosa. Estas mejores prácticas pueden ayudar a evitar contratiempos.

Crear un sistema de rendición de cuentas

Inevitablemente, habrá momentos en los que parecerá más fácil “salirse del guión” y olvidarse de seguir un plan. Esto es especialmente cierto cuando un mensaje es simple, pero sigue siendo igual de importante seguir el plan en aras de la coherencia.

Por esta razón, es útil implementar un sistema de rendición de cuentas que les recuerde a todos lo importante que es usar siempre el plan. Cuando todos entienden esta importancia, es menos probable que se desvíen del plan.

Evaluar regularmente la eficacia

Hacer el mejor plan de comunicación posible puede ser un trabajo en progreso, así que no deje el suyo en un estante para que se acumule polvo. En su lugar, controle su eficacia y haga una lluvia de ideas continuamente sobre nuevas formas de mejorar el plan. A medida que crecen las organizaciones y los proyectos, es posible que los planes deban adaptarse.

Si hay errores de comunicación, puede ser el momento de evaluar por qué ocurrieron y qué se podría haber hecho para evitarlos. Del mismo modo, los planes de comunicación pueden necesitar adaptarse a medida que crecen las organizaciones y los proyectos para seguir siendo efectivos.

Escuche los comentarios de las partes interesadas

Los comentarios de las personas que realmente usan el plan son invaluables. Si a los miembros del equipo y a las partes interesadas les disgusta mucho el plan, es mucho menos probable que lo usen. De manera similar, si el plan de comunicación no está haciendo su trabajo (compartir información claramente), es hora de hacer cambios. Si las partes interesadas no entienden la información, no tiene sentido compartirla.

Cómo ProjectManager simplifica la planificación de la comunicación

Los planes de comunicación son documentos estáticos. El software de gestión de proyectos les da vida y proporciona a los miembros del equipo las herramientas exactas que necesitan para seguir el plan. Cuando su plan de comunicación y estas herramientas viven en el mismo lugar, el plan en sí es mucho más fácil de seguir.

ProjectManager reduce el tiempo y la energía necesarios para crear un plan de comunicación y ponerlo en práctica. Ya sea que use una plantilla o haga un plan de comunicación desde cero, cargue el documento en ProjectManager para que cualquier miembro del equipo sepa exactamente dónde encontrarlo. Porque cuando un plan de comunicación es fácil de encontrar y acceder, es mucho más probable que todos lo usen.

Organice su equipo y sus habilidades

Cuando haya creado su plan de comunicación, ¡es hora de ponerlo en práctica! ProjectManager ofrece todas las funciones que necesita para inspirar y ejecutar el plan de comunicación más eficaz posible. Los miembros del equipo pueden dejar comentarios en las tareas y etiquetarse unos a otros, así como agregar miembros adicionales del equipo a las tareas. Estas etiquetas y comentarios hacen que hacer preguntas, obtener respuestas sea fácil y hacer referencia a la comunicación en el futuro.

ProjectManager es un software de gestión de proyectos basado en la nube que proporciona a su equipo una plataforma colaborativa para planificar, realizar un seguimiento e informar sobre su progreso. Vea cómo puede hacer que sus proyectos sean más productivos y eficientes probando el software gratis hoy.