He aquí por qué una reunión de empresa probablemente esté obstaculizando su productividad
Publicado: 2023-07-15Muchas reuniones de empresa son una pérdida de tiempo. Lo más probable es que haya estado en una o más reuniones que le hayan dejado tantas preguntas como al principio.
Pero no todos tienen por qué ser así. Mantenerse enfocado y dentro de la agenda son componentes cruciales para organizar y participar en reuniones productivas.
En esta publicación, discutiremos la importancia de mantenerse enfocado e intencional en sus reuniones brindándole estrategias prácticas para optimizar su productividad durante una reunión de empresa.
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El valor de organizar reuniones de marketing eficaces
Llevar a cabo una reunión productiva de la empresa juega un papel vital para maximizar el desempeño del equipo. Pero definitivamente hay un punto en el que se puede alcanzar una masa crítica y entonces el tiempo dedicado a una reunión producirá rendimientos decrecientes.
Para los equipos de marketing, fomentar la colaboración y el intercambio de ideas es especialmente fundamental. Pero cada reunión a la que participe debe tener objetivos muy claros y dejarle a usted y a todos los involucrados acciones explícitas relacionadas con el contenido de la reunión.
A menos que se trate de una sesión de lluvia de ideas libre, las reuniones deben esforzarse por ser breves y directas.
Entra. Contribuye sabiamente. Y sal de. Usted y sus compañeros de equipo deben volver a cumplir con la discusión que establecieron en la reunión.
Una reunión de empresa que debería haber sido un correo electrónico
No profundizaremos en todos los puntos de datos de esta publicación, pero puedes ver un montón de observaciones válidas sobre cómo las reuniones pueden hacerte perder el tiempo aquí:
Una de las preguntas que más ahorro de costos y tiempo puede hacerse es si, para empezar, es necesaria o no una reunión propuesta.
Pregúntese: "¿Lo que estamos tratando de comunicar y resolver se puede manejar suficientemente a través de una cadena de correo electrónico?"
Si puede resumir el objetivo de una reunión completa en unos pocos cientos de palabras en un correo electrónico, es posible que pueda ahorrarle a usted y a su equipo una gran cantidad de tiempo que se habría dedicado a una reunión.
Consulte este práctico diagrama de flujo que lo guiará en el proceso de decisión sobre si su próxima reunión debe realizarse o no:
Preparándose para una reunión de marketing productiva
La preparación para una reunión de marketing productiva requiere una preparación cuidadosa y exhaustiva. No basta con reunir a un grupo de personas en una habitación y esperar lo mejor.
Para aprovechar realmente al máximo estas sesiones colaborativas, es necesario establecer un círculo rígido de límites. Esto significa compartir con todos los participantes con mucha antelación:
- los objetivos de la reunión
- Datos relevantes
- problemas para resolver
- posibles soluciones
Cuando los participantes tienen la oportunidad de profundizar en los materiales proporcionados, pueden asistir a la reunión armados con ideas valiosas y nuevas perspectivas. Esta preparación avanzada elimina la necesidad de largas explicaciones y permite que la reunión vaya directamente al meollo del asunto.
Alentar a los asistentes a reflexionar sobre los mejores enfoques y considerar posibles obstáculos antes de la reunión también fomenta un sentido de propiedad y responsabilidad. Cada persona se convierte en un participante activo en la configuración de la discusión y en la contribución al proceso colectivo de resolución de problemas. Sus pensamientos e ideas tienen peso y significado, ya que han tenido tiempo para reflexionar cuidadosamente sobre los temas en cuestión.
Cuando las personas tienen tiempo para reflexionar sobre los materiales y las posibles soluciones, sus mentes pueden hacer conexiones inesperadas y generar ideas innovadoras.
Estructurar reuniones para el éxito
La estructura de sus reuniones juega un papel fundamental en su éxito.
Si intenta aplicar las siguientes pautas, será más probable que cree un entorno centrado y productivo:
- Sinopsis de una página: solicite que los participantes documenten sus ideas, problemas y soluciones propuestas en un formato conciso de una página. Este enfoque ayuda a agilizar las discusiones al garantizar que todos los aspectos relevantes se cubran de manera sucinta. También permite que todos se familiaricen con los puntos clave de antemano, facilitando una conversación más eficiente y constructiva durante la reunión.
- Objetivos claros: Defina un objetivo específico para cada reunión para evitar discusiones sin rumbo. Sin un propósito claro, las reuniones pueden desviarse fácilmente y perder un tiempo valioso. Los objetivos claramente definidos sirven como faros guía, permitiendo a los participantes alinear sus contribuciones y trabajar en colaboración hacia un objetivo común.
- Identificación y resolución de problemas: Fomente el diálogo abierto sobre los desafíos y problemas que enfrenta el equipo. Cree un entorno en el que los participantes se sientan cómodos expresando sus inquietudes y brindando información valiosa. El objetivo es identificar posibles soluciones de forma colectiva y desarrollar un plan de acción. Recuerde, el objetivo final de estas reuniones es generar resultados tangibles e impulsar el progreso.
Herramientas para la eficiencia de las reuniones
Seamos sinceros. Las personas son seres sociales y, a menudo, pueden permitir que las reuniones se conviertan más en un recipiente social que en una forma real de encontrar respuestas y decidir qué hacer a continuación. Dicho esto, existen muchas herramientas excelentes que pueden mejorar significativamente la eficiencia y eficacia de sus reuniones de marketing.
Considere utilizar plataformas de retroalimentación y grabación de reuniones como Gong o Chorus:
Estas herramientas permiten a los miembros ausentes del equipo ponerse al día con las discusiones y brindar aportes valiosos, incluso si no pueden asistir a la reunión en persona.
Herramientas como Rev pueden transcribir diálogos de reuniones grabados y presentarlos en formato escrito, lo que simplifica la revisión de la reunión para las personas que prefieren leer:
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Controlar los costos y el tiempo de las reuniones
Si bien las reuniones son indudablemente valiosas, es esencial gestionar sus costos y duración de manera efectiva. Las reuniones excesivas e improductivas pueden consumir tiempo y recursos valiosos, dejando poco espacio para realizar el trabajo real.
Es importante analizar el tiempo dedicado a las reuniones y calcular los costes asociados. Esfuércese por minimizar las reuniones innecesarias y asegúrese de que cada una esté orientada a objetivos y resultados.
Sea estricto con la asistencia, invitando sólo a aquellos que realmente necesitan estar presentes. Este enfoque garantiza que las reuniones se conviertan en reuniones con un propósito que impulsen el progreso en lugar de un obstáculo para la productividad.
Explorando estrategias de alto apalancamiento: tres arriba, tres abajo
Una cosa que puedes probar es el método "Tres arriba, tres abajo". Esta técnica implica que cada miembro del equipo comparta tres logros positivos y tres desafíos que enfrentaron durante la semana. En una reunión concisa de 30 minutos, se discuten estos temas y se asignan responsabilidades para abordarlos.
La implementación de esta estrategia puede ayudar a crear una cultura de reuniones más centrada y productiva dentro de su organización, donde se celebran los logros, se abordan los desafíos y se logran avances.
Últimas palabras sobre las reuniones de empresa
Lo último que desea es que una reunión de empresa sea una pérdida de tiempo, una pérdida de recursos y genere más confusión que ayuda. Sabemos que parecen objetivos obvios para cualquier reunión, pero le sorprendería lo fácil que es dedicar cientos o miles de horas al año a lo que se podría haber logrado a través de un simple hilo de correo electrónico.
Adopte objetivos claros, una preparación exhaustiva y el uso eficiente de herramientas tecnológicas para optimizar el desempeño de su equipo.
Con el compromiso de mejorar continuamente y adoptar prácticas de reuniones eficaces, puede cultivar un entorno en el que la productividad prospere y el respeto por el tiempo de la empresa se convierta en la norma.
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Reutilizado de nuestro podcast de la Escuela de Marketing .