30 consejos para conferencias: cómo aprovechar al máximo una conferencia

Las conferencias siempre fueron una realidad de la vida empresarial. Independientemente de la industria en la que se encuentre, las conferencias fueron una excelente manera de aprender de los mejores en su campo y establecer contactos con nuevas personas.

Hasta que no lo fueron.

Pero lo serán de nuevo.

Y no es obvio cómo aprovechar al máximo una conferencia.

Tal vez no esté seguro de cuáles deberían ser sus objetivos en una conferencia en particular.

Tal vez no te sientas tan seguro acerca de la creación de redes con extraños.

Tal vez el trabajo esté pagando una conferencia, pero en primer lugar no estabas totalmente convencido de asistir.

Cualquiera que sea la razón, estás en la lista. Vas a una conferencia. Por lo tanto, debe saber cómo aprovecharlo al máximo.

Este artículo cubre consejos de conferencias que lo ayudan a usar las conferencias para lograr objetivos personales, profesionales y comerciales. Aprenderás cosas como:

• Cómo conocer gente nueva, incluso si por lo general no te sientes cómodo interactuando con extraños
• Los ajustes de estilo de vida que necesitará hacer mientras viaja
• Técnicas de seguimiento que crean una impresión duradera
• Cómo asegurarse de que las ideas de los oradores clave no entren por un oído y salgan por el otro

Beneficios de asistir a congresos

Hay muchos beneficios potenciales de asistir a conferencias que van más allá del simple "establecer contactos y aprender de los oradores". Por supuesto que son importantes, pero hay otros beneficios que la gente no siempre considera.

Por ejemplo:

• Contenido de redes sociales de la conferencia.
• Notas comerciales sobre procesos y tácticas con personas de su industria
• Establecimiento de reuniones iniciales para asociaciones comerciales.
• Creación de contenido específico de la conferencia para aumentar la visibilidad
• Escuchar sobre las últimas herramientas que se utilizan en su industria
• Conéctese con oradores y organizadores para abrir nuevas oportunidades

Si estos beneficios todavía no se sienten muy específicos, considere esto: todo lo que se necesita es una nueva relación para cambiar su carrera o su negocio.

Una gran conexión puede conducir a nuevas oportunidades de trabajo, asociaciones y creación de contenido. Una nueva idea, si es la correcta, puede cambiar la forma en que aborda todo su trabajo.

Una gran conexión puede conducir a nuevas oportunidades de trabajo, asociaciones y creación de contenido. Las conferencias y el networking importan. ¡Tuitea esto!

Jay Acunzo, experto en marketing y orador principal en Content Marketing World, mencionó la asistencia a eventos de networking como uno de sus tres principales consejos para los nuevos marketers. Como él dice, “las cosas buenas suceden cuando conoces a buenas personas”.

Una breve lista de empaque para conferencias: lo que quizás no pienses

Si viaja para una conferencia, ¿qué debe empacar?

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Por supuesto, debe traer ropa para usar y su teléfono. Probablemente también querrás una computadora portátil. Pero, ¿qué tal ir más allá de lo esencial y traer algunas cosas útiles que normalmente no considerarías?

• Bolígrafos extra para llevar contigo
• Libros para ser firmados por oradores destacados
• Una regleta (esto te hará popular)
• Un cargador adicional (para respaldo, pero también por la misma razón que la regleta)
• mentas
• barra de labios
• Desinfectante de manos
• Loción de manos
• Aperitivos para la sala de conferencias
• Un suéter ligero (incluso en verano, los centros de conferencias suelen estar animados)

Sin más preámbulos, profundicemos en nuestros 30 mejores consejos para conferencias.

1. Averigua qué quieres obtener del evento

Cuando asista a una conferencia, sepa lo que quiere lograr antes de llegar a la sala de conferencias . ¡Twittee esto!

Una vez que haya determinado que un evento es adecuado, es importante determinar sus objetivos para el evento con anticipación. Saber lo que quiere obtener de un evento lo ayudará a determinar qué priorizar.

• ¿Qué quieres sacar del evento?
• ¿El objetivo del evento es conocer a mucha gente?
• ¿Una persona específica?
• ¿Está buscando establecer una sociedad de algún tipo para su empresa?
• ¿Estás buscando clientes?
• ¿Está tratando principalmente de aprender de los oradores y menos preocupado por la creación de redes?

La forma en que aborda el evento, las sesiones que elige y las personas con las que habla dependen de la razón por la que está allí. Averigüe ese objetivo antes de llegar a la sala de conferencias.

2. Averigua a quién quieres conocer antes del evento

Sugerencia para la creación de redes de conferencias: sepa a quién desea conocer antes de llegar al evento. ¡Tuitea esto!

¿Quién va a estar en la conferencia?

Probablemente no pueda obtener la lista completa de asistentes. Pero puedes…

• Siga el hashtag de la conferencia en Twitter
• Consulta la agenda
• Pregúntele a su red existente para ver quién más estará allí

Si tienes personas con las que sabes que quieres conectarte, tener esa información por adelantado es una gran ventaja. Puede repasar su trabajo o área temática y preparar algunas preguntas personalizadas con anticipación.

Este tipo de preparación puede ayudarlo a dejar una impresión, pero también facilita la conversación, porque no tendrá que buscar cosas de las que hablar.

3. Conéctate a través de las redes sociales previas al evento

Antes de ir a conferencias, conéctese con personas en las redes sociales usando el hashtag del evento. ¡Tuitea esto!

La gente usa hashtags de conferencias.

¿Ver?

Por supuesto que querrá estar twitteando durante el evento (#presagio), pero no es una mala idea interactuar con la gente en las redes sociales antes de que comience la conferencia.

Twitter y LinkedIn sobre los culpables de siempre. Unirse a la discusión puede darle una idea de quién estará allí y de qué quieren hablar.

Según el tamaño de la conferencia, también podría dar lugar a iniciadores de conversaciones en persona. "Oh, tú eres el que estaba hablando de XYZ en Twitter".

4. Dormir. Seriamente.

Espera, ¿es este un consejo de conferencia o un consejo de vida?

Es ambas cosas, pero es especialmente importante para las conferencias porque el sueño es lo primero que se pierde.

Si viaja para asistir a una conferencia, es fácil quedarse sin sueño. Intentas irte a la cama a una hora normal, pero el desfase horario te afecta. O es un poco más difícil conciliar el sueño en una habitación de hotel. O te quedas hasta tarde en un cóctel de una conferencia.

Tú te conoces mejor a ti mismo, pero no subestimes el poder de una buena noche de sueño (y si no estás convencido, lee este libro ).

Este libro cubre las últimas investigaciones sobre el sueño. En serio, cambiará tu forma de pensar acerca de las almohadas (Fuente, Amazon).

Estará más alerta, podrá aprender mejor de los oradores y se sentirá más cómodo conociendo a un montón de gente nueva.

5. Controla tu dieta

Al igual que el sueño, es fácil perder la noción de la dieta cuando se viaja.

Viajar desordena tus rutinas. Pero el sueño, el ejercicio y la dieta pueden tener un efecto importante en su estado de ánimo y energía. Cuando asista a una conferencia, tenga un plan para asegurarse de no tomar lo más fácil, que suele ser algún tipo de comida rápida.

Duele tan bien. Pero pasará factura en el transcurso de una conferencia.

Empacar refrigerios saludables puede ayudarlo a mantener el hambre a raya, para que pueda elegir una opción de comida más saludable en lugar de ir a un McDonald's.

6. Ve al gimnasio

Después de los dos últimos, es posible que hayas adivinado que este vendría.

Si eres de los que suele hacer ejercicio, no descuides el ejercicio mientras estás en la conferencia. Tómese unos momentos en el gimnasio del hotel: se sentirá más renovado y preparado para obtener lo que necesita de la conferencia.

¿Tú, entre las sesiones de la conferencia?

En realidad, hay otro beneficio potencial de ir al gimnasio del hotel: te encontrarás con otras personas de la conferencia, en un entorno que está fuera de la conferencia.

7. Estancia en el hotel de la conferencia

El hotel de la conferencia es donde se alojará la mayoría de los asistentes a la conferencia. Alojarse en el hotel de la conferencia le brinda más oportunidades para establecer contactos con los asistentes.

Eso es solo lógica.

Es posible que quedarse en el hotel de la conferencia no le proporcione 100 conexiones adicionales. Pero no es necesario. Incluso si todo lo que lleva es dividir un Uber de la hora feliz, o una pequeña charla sobre el champú que llena el silencio, esos pequeños momentos pueden valer la pena.

8. Organiza un evento fuera de la conferencia

En lugar de simplemente ir a una conferencia en su industria, organice un pequeño evento fuera de la conferencia. ¡Tuitea esto!

Si tiene los recursos o conoce a una buena parte de las personas que asisten, considere organizar un evento fuera de la conferencia.

¡Ni siquiera tiene que ir a la conferencia real!

A la gente le encantan las horas felices de conferencias y las catas de vino nocturnas. Reunir su red puede ayudarlo a crear el tipo de entorno de grupo pequeño que conduce a conversaciones y conexiones significativas.

9. Revisa la agenda y elige las sesiones con anticipación

No querrá estar tomando decisiones el día de la conferencia. Si tiene objetivos claros, debería ser relativamente sencillo elegir las sesiones de grupo que más le interesen.

¿Qué altavoces quieres ver? (Fuente, tuit de SEMrush)

Si una conexión prometedora va a una sesión específica, puede hacer ajustes cuando lo necesite. Pero revisar la agenda y tener un plan también te ayudará a saber a qué sesiones te gustaría perderte y cuáles son imperdibles.

10. Ver vídeos de los ponentes

¿Cómo sabes a qué sesiones asistir?

Ver vídeos de los ponentes.

Ver videos de los oradores de la conferencia antes de la conferencia logra dos cosas.

Primero, te ayuda a saber si realmente quieres escuchar a ese orador.

Los títulos de las charlas le brindan información, pero a veces un orador toma un ángulo que no esperaba y pierde interés. Ver con anticipación puede evitar eso.

Por ejemplo, este es Oli Gardner de Unbounce, uno de los oradores mejor calificados en Activate

En segundo lugar, te da contexto. Si se expone a una nueva idea por primera vez durante una sesión, puede ser difícil mantenerse al día o formular buenas preguntas. Cuando vea conversaciones antiguas con anticipación y deje que las ideas germinen, obtendrá más de la sesión en persona.

11. Consulte un mapa del espacio de la conferencia

Sorprendentemente, la mayoría de la gente no hace esto.

Mirar el espacio de la conferencia antes de asistir minimiza la cantidad de cosas de las que debe preocuparse durante la conferencia en sí. No querrás estar corriendo, buscando desesperadamente el baño más cercano. No querrás apresurarte a cada sesión.

Cuando sabe dónde están las cosas y hacia dónde se dirige, es más fácil relajarse, concentrarse en aprender y conocer gente.

Saber dónde están las cosas también significa que puedes ayudar a la gente. Si alguien está buscando el baño, poder decir "oh, está en este pasillo a la izquierda" se ocupa de una necesidad urgente.

También puede conocer el espacio alrededor de la conferencia (Fuente, CG Life)

12. Configure su respuesta fuera de la oficina

¡Asegúrate de que la gente no espere nada de ti en el trabajo! No querrás volver a los correos electrónicos enojados.

Este es un consejo rápido, pero también hay una oportunidad. Al igual que con la mayoría de las respuestas de OOO, probablemente querrá referir a las personas a uno de sus colegas si necesitan ayuda inmediata.

Pero si su negocio produce mucho contenido, considere incluir un enlace en su firma de correo electrónico.

Andy se asegura de agregar un enlace al blog de Orbit Media en su firma de correo electrónico

13. Asegúrese de tener una forma de recopilar información de contacto

Podrías terminar con muchas tarjetas de presentación.

La primera vez que fui a una conferencia, no tenía ningún plan para coleccionar tarjetas de presentación. Cuando alguien me entregó una tarjeta, metí la mano en mi bolsillo trasero para sacar una de las mías... luego metí la mano en mi otro bolsillo para guardar la de ellos.

Y luego me olvidé por completo de ellos. Hasta la semana siguiente, cuando aparecieron, destrozados, después de que intenté lavarme los pantalones. UPS.

Si está allí para su negocio, incluso puede usar formularios de iPad para recopilar clientes potenciales

Asegúrese de tener una forma de recopilar información de contacto. Ya sea que se trate de un lugar específico donde coloque y organice tarjetas de presentación o una forma de extraer información en una hoja de cálculo, cree un sistema que lo mantenga organizado.

14. Seguimiento después de la conferencia

No quieres tener una gran conversación y luego nunca volver a hablar con alguien.

El objetivo de una conferencia no es solo conocer gente, es establecer contactos con la gente. Si asiste a una conferencia con el objetivo de establecer contactos en mente, debe asegurarse de mantenerse en contacto con las personas después de la conferencia.

Su nivel de seguimiento depende del tipo de relación que desee tener con alguien.

Si hizo una conexión interesante con la que desea mantenerse en contacto, pero no ve ninguna oportunidad inmediata, un simple correo electrónico "fue genial conocerlo" es suficiente. También puede ser una buena idea transmitir un contenido interesante basado en algo que discutieron.

Si está interesado en desarrollar una relación más cercana con alguien, intente programar una llamada telefónica. Incluso 30 minutos de tiempo uno a uno, fuera del contexto de la conferencia, pueden ser suficientes para comenzar una relación duradera.

15. Seguimiento en la conferencia

¿Por qué esperar para hacer un seguimiento?

El comercio de tarjetas de visita es genial. Pero también es fácil coleccionar un montón de tarjetas de presentación y luego nunca volver a saber de alguien.

En su lugar, intente conectarse con alguien en el acto. Juegue un pequeño juego: vea si tienen conexiones de LinkedIn en común (que también es una forma rápida de establecer una relación). Luego pida conectarse en LinkedIn.

16. Haga un seguimiento con una tarjeta de agradecimiento

¿Cuándo fue la última vez que alguien te envió una tarjeta de agradecimiento escrita a mano?

Si tuvo una conversación realmente buena con alguien, enviar una tarjeta escrita a mano es un seguimiento de otro nivel. Definitivamente te hará destacar.

Y no necesita limitarse a las personas con las que habló directamente. También puede enviar una tarjeta a organizadores u oradores específicos, ambos grupos de personas que están muy ocupadas y pueden perder un correo electrónico estándar.

17. Tome fotografías con otros asistentes para facilitar el contenido de las redes sociales

Si necesitas contenido para las redes sociales, ¡tómate una foto con las personas que conoces!

David Fisher es el maestro de esto. Trabajo en red simple = trabajo en red excelente.

Esta es una forma súper simple de conectarse en red y difundirse en las redes sociales. Etiquetar personas en sus publicaciones aumenta la posibilidad de que lo compartan, y las personas en la conferencia examinarán los hashtags de la conferencia.

Además, nunca necesita saber cuándo necesitará material para un nuevo álbum de recortes.

18. Toma notas detalladas de cada orador

Las conferencias son un borrón de actividad, así que seamos sinceros: nunca recordará todo lo que dice la gente.

Hace 12 años, leí un libro que cambió para siempre mi forma de tomar notas.

Antes de que Cal Newport fuera conocido por sus éxitos de ventas Deep Work y Tan bueno que no pueden ignorarte , dirigía un blog llamado Study Hacks y escribió el libro How to Become a Straight A Student.

Incluso si ya no estás en la universidad, los consejos para tomar notas en este libro son increíblemente buenos (Fuente, Amazon)

Incluso si ya pasó sus años universitarios, el consejo de Newport para tomar notas es valioso. Newport argumenta que nunca debe registrar información sin procesar cuando toma notas. Propone un formato de “ Pregunta/Evidencia/Conclusión ” que hace que tomar notas sea más rápido y efectivo.

Mucha gente toma notas anotando algunas ideas individuales. Pero luego, cuando vuelves a tus notas, es difícil recordar lo que significan.
El sistema de Newport resuelve ese problema: tengo notas de conferencias a las que asistí hace años que todavía puedo consultar y consultar con regularidad.

19. Lleva una regleta de enchufes

Es posible que haya notado la "regleta de alimentación" en nuestra lista de empaque en la parte superior. ¿De verdad vas a tener que cobrar tanto?

Oye, nunca se sabe. Pero incluso si no trae seis dispositivos a una conferencia, una regleta de enchufes es una forma sencilla de hacer nuevos amigos.

En lugar de acaparar una toma de corriente con su computadora portátil y su teléfono, facilita que las personas se acerquen, usen su tira y comiencen una conversación. Perfecta oportunidad de networking.

Nota: Esto también funciona en aeropuertos. Todo el mundo en un aeropuerto ama a la persona con una regleta de enchufes.

20. Usa un sombrero tonto

¿Es esto un truco? Si. ¿Funciona? También si.

Si usas una prenda llamativa, la gente te llamará la atención. Hará que la gente se acerque a usted, incluso si es solo para felicitar su sombrero.

Dependiendo de qué tan extravagante decidas ir, puede ser un poco incómodo usar algo que sobresalga. Al mismo tiempo, sobresalir le brinda un iniciador de conversación incorporado y hace que las personas se acerquen a usted.

21. Haz un discurso de ascensor

Ensaya tu discurso de ascensor.

Te van a preguntar "¿qué haces?" un promedio de 90 billones de veces en cualquier conferencia dada. Quiere asegurarse de que tiene una buena respuesta.

¿Qué hace un buen discurso de ascensor? Quieres que tu lanzamiento sea:

• Claro
• Descriptivo
• Emocional

Quiere decir lo que hace, en términos simples, que demuestren por qué es importante. Siéntase libre de trabajar en un ejemplo o una historia corta; los ejemplos pueden ayudarlo a quedarse en la mente de las personas.

Si aún no tiene un discurso de ascensor ensayado, puede usar conferencias para probar a qué responde la gente.

Aprendí, por ejemplo, que llamarme a mí mismo "escritor" genera menos interés que "vendedor de contenido" o "redactor". Del mismo modo, "Trabajo en marketing" es menos interesante que "Hago marketing para una empresa de tecnología".

Cuando agrega un calificativo a su discurso de ascensor (como "para una empresa de tecnología" o "que ayuda a las personas a hacer X"), agrega un pequeño gancho para que alguien se enganche, lo que hace que sea más fácil avanzar en la conversación.

22. Prepara algunos iniciadores de conversación sencillos

¿Es un poco raro guionar conversaciones? Quizás. Pero, ¿no es mejor tener algunos iniciadores de conversación simples que quedarse en la esquina en su teléfono sin hablar con la gente?

De todos modos, muchas conversaciones de conferencias siguen una especie de guión. La mayoría de las conversaciones comenzarán sobre la conferencia en sí, ¡lo cual está totalmente bien! Tener algunos de estos en su bolsillo hace que sea más fácil iniciar conversaciones.

Aquí hay algunos iniciadores de conversación probados y verdaderos que puede usar:

• ¿Qué te pareció el último orador?
• ¡Hola, soy [tu nombre]! No creo que nos hayamos conocido todavía.
• ¿Cómo se enteró de este evento/qué le hizo decidir venir?
• ¿A qué sesiones estás pensando en ir? Pensé que [nombre de la sesión] se veía interesante.

23. Recuerda nombres al entender "codificación"

¿Por qué es tan difícil recordar el nombre de alguien?

Si busca en Google “consejos para conferencias”, probablemente encontrará algunas tácticas útiles para recordar nombres. Repite su nombre, visualízalo haciendo algo extraño, úsalo en una conversación. Los has escuchado antes.

Pero puede hacer que esas tácticas sean más efectivas si comprende por qué es difícil recordar nombres en primer lugar.

¿La primera y más importante razón? Realmente nunca lo aprendiste en primer lugar.

La investigación en psicología ha demostrado que hay tres etapas generales en la memoria: codificación, almacenamiento y recuerdo. Primero debe absorber la información, luego debe guardarla para más adelante y luego debe recuperarla para usarla.

Cuando olvida el nombre de alguien, la mayoría de la gente asume que hay un problema con la etapa de recuerdo. Pero la mayoría de las veces, el problema es en realidad uno de codificación.

Si no está prestando toda su atención cuando se dice el nombre de alguien, nunca transferirá la memoria al almacenamiento y no podrá recuperarla.

Todos los pequeños trucos de nombres que escucha (repetir el nombre de alguien, usarlo en una conversación, deletrearlo, asociarlo con otra cosa) funcionan porque mejoran la codificación.

Finalmente: ¡no tengas miedo de preguntar el nombre de alguien nuevamente si lo olvidas! Solo di "Sé que dijiste tu nombre, pero ya lo olvidé". ¡Quizás también olvidaron tu nombre!

24. Usa el hashtag de la conferencia

En una conferencia, hay contenido de redes sociales en todas partes.

Toma fotos con otras personas. Tuitea diapositivas o citas de los discursos principales. ¿La comida es buena? ¿Hay una estatua genial en el espacio de la conferencia? Todo eso es juego limpio.

Cuando publique en las redes sociales, haga un uso liberal del hashtag de la conferencia. La gente sigue el hashtag de la conferencia, y twittear sobre las cosas a medida que suceden es una manera fácil de ser visto.

25. ¡Manos fuera del teléfono!

Si no está publicando en Twitter, LinkedIn o Instagram, ¡fuera el teléfono!

Cada conferencia tiene personas que acechan en las esquinas, con la cabeza gacha, mirando sus teléfonos. No dejes que seas tú. El correo electrónico del trabajo puede esperar; es por eso que configura su respuesta fuera de la oficina.

Observe cómo este tipo no está hablando con nadie.

Lo entiendo. Puede ser difícil estar rodeado de mucha gente nueva. Pero eso es parte de lo que tratan las conferencias, y mucha gente usa sus teléfonos como muleta para evitar conocer gente nueva.

Usar tu teléfono te hace parecer cerrado y es menos probable que las personas inicien una conversación contigo.

26. Haz contenido sobre la conferencia

El contenido producido durante una conferencia siempre funciona bien.

Una vez publiqué un contenido mientras aún estaba en el centro de convenciones. El contenido funciona bien porque:

1. A todos les gusta leer sobre cosas que experimentaron.
2. Si lo sacas rápido, serás el único con contenido para leer.

Esta táctica es especialmente efectiva en conferencias que no son de marketing, porque es menos probable que otros asistentes produzcan contenido propio.

¿Cómo puedes producir este contenido tan rápido? ¡Grandes notas! Es más fácil producir contenido si toma notas increíbles sobre los oradores y las sesiones.

Grandes notas = contenido rápido.

27. Almuerza con gente

El almuerzo puede ser el momento más fácil para conectarse con gente nueva.

En el almuerzo, todo el mundo da vueltas naturalmente, sin mucha dirección. La gente está buscando lugares para sentarse y comer. Todo lo que tienes que hacer es acercarte a una mesa que está empezando a reunir gente y preguntar "¿te importa si me uno a ti?"

Nota: a veces, asistirá a una conferencia con objetivos específicos para establecer contactos con personas específicas o crear asociaciones. En este contexto, puede programar almuerzos con anticipación (y no necesitará acercarse a la gente con frío).

Pero la lección aquí es la misma. Como dice Keith Ferrazzi en su libro sobre networking, Never Eat Alone .

28. Traiga a un amigo o compañero de trabajo

Tener a alguien más que conoces en el evento puede quitarte mucha presión.

Cuando no te preocupa quedarte parado sin hacer nada, en realidad puede ser mucho más fácil ponerte frente a nuevas personas.

Tampoco es necesario que llegues necesariamente con la persona. Póngase en contacto con su red antes de un evento para ver si alguien más asistirá; incluso una conexión suelta probablemente estará feliz de tener a alguien más que conozcan.

Una advertencia: siempre hay personas en las conferencias que solo hablan con personas que ya conocen. Tener un colega con quien pasar el rato es genial, pero asegúrate de que no te impida conocer gente nueva.

29. Conoce a los organizadores

Los organizadores son un recurso excelente y poco apreciado.

Si tienes la oportunidad, definitivamente preséntate a los organizadores de un evento.

A los organizadores les encanta que se aprecie su trabajo, y probablemente tendrán algunos consejos útiles para usted a cambio. Por ejemplo, un organizador puede:

• Dile dónde encontrar cosas en la conferencia.
• Ayudar a presentarle a otros asistentes que conocen
• Sugerir ponentes y sesiones a las que asistir
• Recomendar restaurantes, cafeterías y bares de la zona.

En algunos casos, necesitarás conocer bien al organizador antes de recibir una presentación de alto nivel. Pero mostrar tu aprecio nunca está de más.

30. Presente a su equipo cuando regrese

Aprendiste mucho en tu conferencia y tomaste excelentes notas. Presente a su equipo para que todos puedan compartir el conocimiento con el que regresa.