¿Qué es una orden de cambio de construcción? Proceso y consejos

Los proyectos de construcción son complicados. No es de extrañar que haya cambios que impacten en el trabajo. Para que esas sorpresas tengan el menor impacto posible en el plan de construcción, la industria utiliza algo llamado orden de cambio de construcción.

Todos los proyectos tienen órdenes de cambio, pero ¿qué es una orden de cambio de construcción y cuándo debería usarla? Responderemos esas preguntas y describiremos el proceso al administrar las órdenes de cambio de construcción. Para mayor ayuda, se incluye una plantilla de orden de cambio y, por supuesto, cómo el software de gestión de proyectos de construcción va aún más allá.

¿Qué es una orden de cambio de construcción?

La orden de cambio de construcción es simplemente una modificación del contrato entre la empresa constructora y su cliente. Es un documento que define un cambio en el ámbito de trabajo. Esto está completamente documentado y, a menudo, se sumará al precio del contrato acordado, al cronograma del proyecto o a ambos.

Sin embargo, las órdenes de cambio de construcción no se exigen simplemente sino que se solicitan. Tanto el contratista de construcción como el propietario deben acordar los términos de la orden de cambio de construcción antes de que se implemente en el proyecto.

Hay muchas razones para una orden de cambio de construcción. El propietario puede pedir que se coloque una pared, una puerta o una ventana en un lugar diferente al que se diseñó en el diseño para que funcione mejor con otro elemento de diseño. Esa es una orden de cambio aditiva. Otras órdenes de cambio de construcción eliminan en lugar de agregar, que se denominan órdenes de cambio deductivas. Estos pueden reducir el precio del contrato.

Cualquiera que sea el motivo de la orden de cambio de construcción, el contratista debe implementarla sin la menor interrupción posible del plan del proyecto. ProjectManager es un software de gestión de proyectos de construcción en línea que le ayuda a realizar un seguimiento de las órdenes de cambio en tiempo real. Use nuestra vista de proyecto de tablero kanban para agregar la orden de cambio de construcción y tenga una herramienta visual para rastrear su flujo de trabajo a medida que pasa de hacer, hacer y terminar. Puede adjuntar documentos e imágenes, comentar, agregar etiquetas, priorizar y mucho más. Comience hoy mismo con ProjectManager de forma gratuita.

¿Cuándo debe usar una orden de cambio de construcción?

Las órdenes de cambio de construcción pueden ocurrir a lo largo de la ejecución del plan del proyecto. La mayoría de los proyectos de construcción tendrán al menos uno en el transcurso del ciclo de vida del proyecto. Por lo tanto, es importante que los contratistas de la construcción sean conscientes de esto y planifiquen en consecuencia.

Los proyectos utilizarán una orden de cambio de construcción por muchas razones, algunas de las cuales hemos mencionado anteriormente. Otras razones incluyen errores en el diseño, alcance inadecuado, clima que imposibilita la construcción y estimaciones inexactas del cronograma del proyecto. Todos estos, y muchos más, tendrán contratistas que utilizan órdenes de cambio de construcción.

Cualquiera que gestione un proyecto de construcción debe estar preparado para una orden de cambio. Cuanto más comprenda qué puede causar estos cambios en el alcance del proyecto y mejor los planifique, más rápido y menos impactante podrán tener lugar los cambios.

Proceso de gestión de órdenes de cambio de construcción

Si nada es constante más que el cambio, entonces se debe implementar un proceso para administrar las órdenes de cambio de construcción que ocurren durante el transcurso del proyecto. Los siguientes son los pasos básicos que deben tomarse al administrar el proceso de orden de cambio de construcción. Sin embargo, antes de comprometerse con un proceso, asegúrese de que los clientes y subcontratistas se hayan registrado en él.

Comience con el contrato

Dado que una orden de cambio de construcción es solo una adición al contrato entre el contratista de construcción y su cliente o propietario, el contrato es el punto de partida para todas las órdenes de cambio que afectarán el alcance del trabajo del proyecto. Antes de firmar el contrato, asegúrese de leerlo detenidamente. En este caso, debe prestar mucha atención a las cláusulas relacionadas con las órdenes de cambio, como las que se refieren al plazo, la documentación y quién está autorizado para aprobar el cambio.

Revisar el plan del proyecto

El siguiente paso es revisar el plan de construcción y las especificaciones. Revise cuidadosamente estos documentos para ver si hay errores, omisiones o ambigüedades en el alcance que el propietario y el arquitecto deben corregir antes de que comience la construcción. La captura de estos problemas en el plan y las especificaciones evitará órdenes de cambio de construcción costosas y oportunas durante la ejecución del plan.

Responda rápidamente a las órdenes de cambio

Ya sea que el contratista o el propietario solicite una orden de cambio de construcción, debe ser expedida lo antes posible. Es probable que los retrasos solo aumenten el gasto de tiempo dedicado a responder a la orden de cambio. No espere hasta el último minuto, por muy tentador que sea para dejar la orden de cambio en un segundo plano. Es fundamental obtener rápidamente el cambio por escrito y hacer ajustes en el cronograma y los costos. De lo contrario, tendrá una acumulación de órdenes de cambio de construcción que podrían descarrilar el proyecto o algo peor.

Reunirse con todas las partes involucradas

El contratista y el propietario no solo deben reunirse para analizar el cambio antes de documentarlo y llegar a un acuerdo sobre el costo y el impacto en el cronograma, sino que también deben mantenerse comunicados durante todo el proceso. Esto incluye comprender el motivo de la orden de cambio y cómo gestionarlo. Sin un acuerdo, el cambio será más disruptivo. Defina el nuevo ámbito de trabajo con el propietario o su agente autorizado. No descuide a los subcontratistas que tendrán que hacer ajustes a sus horarios. Hágales saber cómo afectará el cambio a su trabajo y defina claramente los flujos de trabajo. Luego mantenga a todos actualizados a medida que se ejecuta la orden de trabajo de construcción.

Más negociaciones

Las negociaciones son la fase final del proceso de orden de cambio de construcción antes de comenzar a trabajar. Es posible que todas las partes no lleguen a un acuerdo de inmediato. Puede haber desacuerdos sobre el impacto en el alcance del trabajo del proyecto y cuestiones relacionadas con el costo y el cronograma. Primero, haga que el propietario acuerde el costo del cambio, ya sea el precio, el tiempo o los materiales, aunque también se puede negociar como una suma global. A veces esto ya está definido en el contrato, lo que facilita el proceso. Este paso es un tira y afloja entre el contratista y el propietario que debería resultar en una decisión con la que todos se sientan cómodos.

No descuides la documentación

Documentar claramente el proceso de orden de cambio de construcción ayuda a evitar disputas innecesarias y hace que el trabajo avance sin costosas demoras. Cada paso del proceso debe documentarse y firmarse. Mantener registros escritos de todas las comunicaciones entre el contratista, el propietario y los subcontratistas. Una vez que todos estén en el acuerdo, pídales que lo firmen para asegurarse de que todos sepan el costo y el impacto en el cronograma. Incluso durante la ejecución de la orden de cambio, es crucial documentar el trabajo y compartir esos documentos para mantener a todos actualizados.

¿Qué debe incluir una orden de cambio de construcción?

Una orden de cambio de construcción debe capturar la información pertinente sobre el cambio. Para hacer eso, hay una serie de áreas que son esenciales. Aunque las órdenes de cambio de construcción individuales pueden diferir, todas deben incluir los siguientes detalles.

• Información entre oficinas: el nombre del proyecto de construcción hará que sea más fácil de encontrar, especialmente si está trabajando en varios proyectos a la vez. Incluya el número de orden para diferenciar esta orden de otras órdenes de cambio de construcción en el proyecto. Tenga en cuenta si el cambio es interno o externo. Además, agregue la fecha de la orden de cambio.
• Defina el Cambio: Tenga en cuenta el tipo de orden de cambio. Hay cuatro órdenes de cambio de construcción: tiempo y material (no se puede establecer el costo), suma global (ámbito de trabajo cuantificable), costo cero (no cambia el precio contratado) y costo unitario (basado en los valores del cronograma de costo unitario). Luego explique el motivo del cambio y si hay una oportunidad asociada con él.
• Describa el Cambio: Escriba una descripción detallada de lo que se está solicitando para que todos sepan el trabajo que se debe hacer para cerrar la orden de cambio de construcción. Incluir los materiales y la mano de obra y estimar la duración del trabajo. Los precios también deben pronosticarse aquí.
• Orden de cambio de firma y fecha: el último paso es que todas las partes involucradas firmen la orden de cambio de construcción y agreguen una fecha a su firma. Esto asegurará que todos estén al tanto de lo que se acordó y mantendrá su parte del contrato.

Plantilla de orden de cambio

La estandarización del proceso de orden de cambio de construcción crea consistencia y significa que no tiene que perder tiempo creando nuevos documentos cada vez que se introduce un cambio en el proyecto. Una forma de hacerlo es usando una plantilla. ProjectManger tiene docenas de plantillas gratuitas de gestión de proyectos para Excel y Word que están disponibles para descargar desde nuestro sitio. Nuestra plantilla de formulario de pedido de cambio gratuita para Excel se puede usar para pedidos de cambio de construcción o cualquier industria que tenga pedidos de cambio. Utilice esta plantilla de gestión de proyectos gratuita cada vez que tenga que capturar cambios, definir el cambio y asegurarse de que todos estén de acuerdo con el trabajo que se realizará.

ProjectManager lo ayuda a administrar las órdenes de cambio de construcción

Nuestra plantilla de orden de cambio gratuita es una gran herramienta para que todos estén en la misma página, pero luego tienes que hacer el trabajo. Ahí es donde entra en juego la gestión de proyectos de construcción. Ya ha visto cómo el software basado en la nube de ProjectManager tiene tableros kanban para rastrear la orden de cambio en tiempo real. Esa es solo una de las múltiples vistas de proyectos en nuestra herramienta. Los subcontratistas pueden utilizar la lista de tareas si lo prefieren. Todos los datos se actualizan instantáneamente y completan todas las vistas del proyecto, por lo que no importa qué vista esté utilizando, verá información más actualizada.

Administre la carga de trabajo de su equipo

Las órdenes de cambio de construcción pueden afectar su costo y cronograma. Contamos con funciones de administración de recursos que lo ayudan a mitigar el impacto en su proyecto. Una vez que haya incorporado al equipo y a los subcontratistas, su disponibilidad estará en el sistema, lo que facilita la asignación de tareas. Luego mire el gráfico de carga de trabajo, que está codificado por colores para que pueda ver a quién se le asignan demasiadas o muy pocas tareas. Luego puede asignarlos directamente desde el gráfico y equilibrar la carga de trabajo de todos para mantenerlos productivos y no asignar en exceso a nadie y arruinar la moral.

Obtenga una vista de alto nivel del progreso

Sus recursos no son la única métrica que necesita rastrear. Nuestro software tiene un panel integrado que no requiere una configuración que requiere mucho tiempo como con otras herramientas ligeras. Está listo para funcionar cuando usted lo esté, capturando datos en vivo y mostrándolos en gráficos y cuadros fáciles de leer. Puede realizar un seguimiento de los costos, el tiempo y mucho más, todo en tiempo real. Cuando desee obtener más detalles, use los informes personalizables para las hojas de tiempo, el estado y otras métricas del proyecto. También se pueden compartir fácilmente para mantener actualizados al cliente, al propietario oa las partes interesadas.

Hay más funciones que lo ayudan a administrar las órdenes de cambio de construcción, como hojas de horas seguras que no solo agilizan el proceso de nómina, sino que le muestran cuántas horas ha dedicado cada miembro del equipo a sus tareas. Desde diagramas de Gantt hasta programación e incluso funciones de administración de cartera para administrar más de un proyecto, nuestro software le brinda las herramientas que necesita para realizar cambios en el proyecto y cumplir con la programación.

ProjectManager es un software galardonado que permite a los equipos planificar, gestionar y realizar un seguimiento de los proyectos en tiempo real. Nuestra plataforma colaborativa conecta a todos, desde la oficina hasta el lugar de trabajo. Pueden compartir archivos, comentar y trabajar juntos de manera más productiva. Comience hoy mismo con ProjectManager de forma gratuita.

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