Gestión de contactos para pequeñas empresas

Despertar. Revise su correo electrónico para encontrar un nuevo cliente potencial brillante. Desayuna mientras repasas tu agenda del día. Las reuniones consecutivas con los clientes lo mantienen fuera de la oficina hasta el almuerzo, pero aún debe consultar con un proveedor sobre un proyecto en curso antes del mediodía. Probablemente también deberías devolver esa llamada que llegó tarde ayer. En el almuerzo, el dueño de su café favorito menciona que necesitan algunas reparaciones en la cocina. ¿Quién era ese tipo que su negocio contrató el otoño pasado? ¿Se sintió satisfecho con el trabajo? Mire su reloj y se dé cuenta de que solo son las 13:00

Tus días están ocupados. Sería imposible hacer un seguimiento de todas las personas con las que te encuentras sin ayuda. Ahí es donde entra en juego la gestión de contactos.

Para el propietario de una pequeña empresa, la gestión de contactos es uno de los aspectos más importantes de la gestión de su negocio, pero también puede ser desalentador. Aquí le mostramos cómo estar al tanto, ya sea que esté trabajando con una libreta de direcciones digital o algo más elegante como un software CRM de generación de prospectos.

¿Qué es la gestión de contactos?

La gestión de contactos es la organización y el mantenimiento de los datos de contacto, como direcciones, correos electrónicos y números de teléfono.

La gestión adecuada de los contactos es esencial para las relaciones con los clientes y la eficiencia operativa. Permite que cualquier miembro de su equipo acceda rápidamente a datos precisos de los clientes y le permite distribuir materiales de marketing a clientes actuales y potenciales.

¿Cuál es un ejemplo de gestión de contactos?

Si tiene una libreta de direcciones personal o contactos almacenados en su teléfono, ya tiene experiencia en la gestión de contactos. En los negocios, un emprendedor puede administrar sus contactos creando una lista maestra de contactos en una aplicación de hoja de cálculo o utilizando una plataforma de marketing por correo electrónico para realizar un seguimiento de las direcciones de los clientes.

Cómo administrar contactos

La gestión de contactos no es difícil, pero requiere disciplina. Aquí hay un par de mejores prácticas.

Tener una ubicación central para la información de contacto

Se puede acceder a la información de contacto en varios lugares, pero identifique una ubicación central para sus contactos. Ya sea que utilice una hoja de cálculo o un software sofisticado, una única fuente de información autorizada evita la confusión.

Desarrollar un sistema para recopilar y almacenar información.

Esto ayuda a que todo funcione sin problemas. Decida cómo desea recopilar información de contacto, qué tipo de información desea recopilar, dónde recopilará esa información y cómo desea organizar los contactos.

Haga que estos procesos sean automáticos. De esa manera, cuando esté corriendo entre reuniones mientras hace malabarismos con varias tareas, no tiene que gastar su preciada capacidad intelectual para pensar qué hacer con la información del cliente.

Actualice rigurosamente su base de datos

Las personas se mudan, cambian de nombre, cambian de trabajo y de dirección de correo electrónico y, en general, evolucionan a lo largo de sus vidas. Mantén tu base de datos actualizada.

Recuerde que adquirir un nuevo cliente puede costar de cinco a siete veces más que retener a uno antiguo. Manténgase conectado con su clientela actual y construya relaciones duraderas para los próximos años.

copia de seguridad

Si guarda toda su información de contacto en su escritorio o en un cuaderno, haga una copia de seguridad. (No estoy seguro de cómo se ve eso para un cuaderno. ¿Una fotocopia en una segunda ubicación?)

Sé poco sobre el universo, excepto que si lo tientas con un solo conjunto de registros, los hará desaparecer.

Para facilitar todo lo anterior, utilice un software de gestión de contactos.

¿Qué es el software de gestión de contactos?

El software de gestión de contactos no es nada nuevo. Ha existido desde que las computadoras se dieron cuenta y digitalizaron nuestras relaciones. La categoría incluye cualquier aplicación diseñada específicamente para organizar y almacenar datos de contacto. En muchos casos, obtiene un administrador de contactos como parte de un conjunto de aplicaciones.

Por ejemplo, los contactos de Google y los contactos de iOS son opciones populares de administración de contactos para su vida personal. Si bien pocas personas eligen estas aplicaciones específicamente, a menudo optan por paquetes que contienen otras aplicaciones que necesitan o desean y vienen con estas aplicaciones de administración de contactos como parte del paquete.

¿Qué hace un administrador de contactos?

Idealmente, desea que todos los miembros de su equipo puedan encontrar la información que necesitan cuando la necesitan. Algunas empresas optan por sistemas de gestión de contactos de aplicaciones de escritorio. Si maneja información de clientes particularmente confidencial, puede preferir la seguridad adicional de tener todos los detalles en el sitio.

Para otros, la gestión de contactos basada en la nube proporciona la flexibilidad que tanto necesitan. Con él, puede actualizar o buscar sus contactos desde diferentes dispositivos y ubicaciones.

Muchos administradores de contactos también le permiten importar información, ahorrándole algo de tiempo en la entrada manual.

¿Cuál es la diferencia entre CRM y la gestión de contactos?

En primer lugar, CRM significa gestión de relaciones con los clientes. Estas palabras, gestión de "contacto" frente a "relación", son la clave.

Las herramientas de administración de contactos lo ayudan a mantenerse en contacto con las personas. Proporcionan un lugar para recopilar y almacenar datos de contacto, como cumpleaños, cuentas de redes sociales e historiales de compras, e incluso agregar notas personales. Y la mayoría de las veces, puede integrar la información de sus contactos con su calendario para que pueda obtener detalles cruciales cuando sea necesario.

Las soluciones de CRM evolucionaron a partir de la gestión de contactos. Contienen la misma información que las herramientas de administración de contactos, pero van más allá al recopilar más datos sobre sus clientes y brindarle herramientas para administrar estas relaciones. Ofrecen más integraciones, análisis y acceso a datos en tiempo real.

Una solución de CRM de generación de prospectos le permitirá coreografiar las interacciones a lo largo de un mapa completo del recorrido del cliente. Realice un seguimiento de todo, desde campañas publicitarias hasta correos electrónicos y conversiones, y mantenga el compromiso en el futuro.

La administración de contactos captura la información de sus clientes, mientras que CRM también le brinda funciones que le permiten involucrar mejor a sus clientes y agilizar sus operaciones.

Gerentes de contacto+

Aquí es donde se pone complicado. Hay una tercera categoría... que acabo de inventar. Los administradores de contactos simples son bases de datos para almacenar y organizar información. Sin embargo, los administradores de contactos también pueden venir incluidos con otros servicios, sin ser un CRM que lo abarque todo.

Por ejemplo, los servicios de correo electrónico profesionales vienen con una herramienta de gestión de contactos integrada en su plataforma.

Beneficios del software de base de datos de contactos

Tener el software de base de datos de contactos adecuado es esencial para realizar un seguimiento de sus clientes. Lo necesita para las operaciones diarias, el marketing y los conocimientos que le permiten planificar el futuro. Una buena aplicación te aporta múltiples ventajas.

Organización y accesibilidad de datos mejoradas

El software de gestión de contactos comerciales facilita la gestión y el acceso a los datos. Puede organizar la información del cliente con varias carpetas y etiquetas, buscar por nombre u otros atributos y filtrar para enfocarse en segmentos de su clientela.

Además, una base de datos de administración de contactos basada en la nube facilita la colaboración, especialmente cuando el trabajo remoto se ha vuelto más común.

Mejores resultados de ventas y marketing

Con la gestión de contactos de ventas, puede optimizar el alcance de sus clientes. Capture los detalles de contacto de posibles clientes potenciales, almacene datos relevantes de clientes y comuníquese con personas en función de interacciones anteriores. Dé forma a su estrategia de participación en función de información como:

• Fecha de su última compra
• Productos comprados
• Fuente de referencia
• Intereses indicados

Una buena organización también le permite acortar su tiempo de respuesta a medida que surgen consultas y oportunidades. Casi la mitad de los clientes actuales esperan que las empresas respondan en menos de cuatro horas. (El doce por ciento de ellos esperan que les responda en 15 minutos, pero creo que esas personas deberían beber menos cafeína).

También intensificará su comercialización. Cree listas de contactos para campañas de correo electrónico o SMS, perfeccione su mensaje en función de la demografía de los clientes y descubra dónde centrar sus esfuerzos en las redes sociales.

Mejor conocimiento del comportamiento del cliente

Las sólidas soluciones de administración de contactos le brindan una mejor perspectiva del comportamiento de los clientes individuales, lo que lo ayuda a optimizar las campañas de marketing.

También le brindan los datos que necesita para aprovechar sus análisis. Ha habido mucho revuelo reciente sobre los grandes datos para las pequeñas empresas: las formas en que las empresas más pequeñas pueden aprovechar los grupos de datos más grandes.

Pero los mejores datos son sus datos, la información que proviene de su base de clientes real. Identifique las tendencias entre los clientes y perfeccione sus ofertas o alcance en función de estos comentarios concretos.

Incluso puede monitorear la satisfacción del cliente, y agregar algunos comentarios cualitativos a la mezcla, distribuyendo encuestas o sondeos a sus contactos.

Tendencias en software de gestión de contactos

Dos de las mayores tendencias en los sistemas de gestión de contactos son la automatización y la personalización. Cada uno es útil individualmente, pero realmente brillan cuando trabajan juntos.

Automatización

La automatización permite a las empresas optimizar sus procesos y ahorrar tiempo al automatizar tareas repetitivas como la entrada de datos. Algunas aplicaciones importarán automáticamente nuevos contactos o actualizarán información antigua. Por ejemplo, cuando recibe un correo electrónico de un nuevo cliente potencial, su software puede almacenar instantáneamente su nombre y dirección de correo electrónico.

También puede utilizar la automatización de marketing en plataformas de "gestores de contactos+" que combinan la gestión de contactos con otro servicio, como el marketing por correo electrónico o SMS. Automatice las respuestas a ciertos activadores, como registrarse en una lista en particular, o haga que su plataforma los agregue a un nuevo segmento cuando alcancen un hito determinado.

Personalización y experiencia del cliente

La personalización es el arte de crear una experiencia única para cada cliente en función de sus necesidades y preferencias individuales. El software de administración de contactos que permite campos personalizados y listas segmentadas le permite personalizar los mensajes que envía a su audiencia.

Los mensajes personalizados aumentan la lealtad de los clientes a medida que las personas aprenden a confiar en usted para enviarles solo ofertas que sean relevantes para sus intereses. Al dirigirse a la audiencia con más probabilidades de comprar un producto o servicio, también aumenta las ventas.

¿Cómo recopilas esta información? Utilice perfiles progresivos, la práctica de recopilar gradualmente más información sobre un individuo a lo largo de sus interacciones con su marca. Mejorará su imagen de cada cliente sin abrumarlos con un solo aluvión de preguntas.

La automatización y la personalización son mejores juntas

Cuando combina la automatización y la personalización, puede diseñar interacciones aún mejores entre su marca y su audiencia. Por ejemplo, puede enviar automáticamente un mensaje a los contactos el día de su cumpleaños, incluir sus nombres en los correos electrónicos o informarles cuando sus productos favoritos vuelvan a estar disponibles.

A nadie le gusta ser uno más entre la multitud. Así que destáquese de su competencia tratando a las personas como individuos.

¿Necesitas gestión de contactos o CRM para tu negocio?

La forma de saber si necesita un software de gestión de contactos o CRM es preguntarse para qué necesita su software:

• ¿Qué tipo de relaciones con los clientes necesito gestionar?
• ¿Qué información quiero recopilar?
• ¿Cómo quiero organizar mis contactos?
• ¿Qué características o herramientas quiero en mi sistema?
• ¿Cuánto quiero pagar?

La gestión de contactos de CRM costará más y ofrecerá más. ¿Está preparado para aprovechar estas funciones? No compre un Bugatti si su estilo de conducción y sus necesidades se adaptan mejor a un Toyota. Por otra parte, no compre un cacharro que se descompondrá en el camino a la tienda si puede pagar el Toyota.

Organízate con la gestión de contactos

Ahí lo tiene: la importancia de una buena gestión de contactos, sus mejores prácticas y la diferencia entre este y el software CRM de generación de leads.

Todo lo que queda por hacer es decidirse por la mejor solución para su negocio. Al comparar manzanas con manzanas (suponiendo que las manzanas sean software de gestión de contactos), tenga en cuenta estos puntos:

• ¿El sistema es amigable y fácil de usar?
• ¿El sistema se integra con otras herramientas que uso en mi negocio?
• ¿Cuánto cuesta?
• ¿Ofrece atención al cliente si tengo algún problema?

Elija uno bueno y luego podrá volver a su agitada vida sin preocuparse de perder ese papelito que tiene garabateada la dirección de correo electrónico de un cliente potencial atractivo.

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