Gestión de contratos: comprensión del ciclo de vida del contrato

La gestión de un proyecto es compleja. Los gerentes de proyecto están capacitados para planificar cronogramas y asignar recursos para cumplir con los plazos y mantenerse dentro de los presupuestos. Pero una vez que contrata a personas ajenas a su organización, los problemas legales y logísticos pueden ser abrumadores.

Las empresas emplean gerentes de contratos para administrar este proceso de contrato a menudo complicado. Si bien no todas las organizaciones tienen un administrador de contratos, todos los que lideran un proyecto en el que los empleados, proveedores y contratistas deben comprender la gestión de contratos.

¿Qué es la gestión de contratos?

La gestión de contratos es el proceso de gestión de contratos. Esto incluye los entregables, los plazos y los términos y condiciones del contrato. Sin embargo, no se trata simplemente de facilitar el proceso del contrato; sino también la gestión de clientes y su satisfacción.

A menudo, las personas solo piensan en la preparación del contrato que se firma, lo que se conoce como administración del contrato. Si bien este período de negociación es importante, es un error ignorar lo que sucede después de que se ha adjudicado el contrato. Es entonces cuando comienza la verdadera gestión del contrato.

La gestión de contratos se utiliza en organizaciones de los sectores público y privado para gestionar de forma eficaz los contratos una vez que se firman para crear un mejor rendimiento operativo y financiero. También ayuda a reducir el riesgo financiero para la organización. Si bien lleva mucho tiempo, tener un buen proceso de gestión de contratos reduce los costos y mejora el rendimiento.

¿Qué es la gestión del ciclo de vida del contrato?

La gestión del ciclo de vida del contrato es diferente de la gestión de contratos. Este último trata más sobre la gestión de contratos con correo electrónico, hojas de cálculo y almacenamiento de archivos. La gestión del ciclo de vida del contrato es un enfoque estratégico para la gestión de contratos que obtiene una mayor eficiencia de la actividad mediante la combinación de personas, procesos y tecnología.

La gestión del ciclo de vida del contrato o CLM se trata de automatizar y optimizar los procesos involucrados en las diversas etapas de la gestión de contratos, como el inicio, la creación, el proceso y el flujo de trabajo, la negociación y aprobación, la ejecución, la gestión continua y el cumplimiento, y la renovación. El objetivo final es ahorrar tiempo y dinero mientras se reducen los errores.

Esto se hace mediante el uso del software CLM, que brinda a los usuarios una mayor visibilidad de lo que gasta una corporación y agiliza el proceso de contratación para una mayor eficiencia, lo que reduce los costos administrativos. Esto se logra a través de la gestión de contratos de compras y ventas, automatización, estandarización y más para crear contratos rápida y fácilmente.

¿Quién está involucrado en la gestión de contratos?

Algunas organizaciones tendrán una persona dedicada a la gestión de contratos conocida como administrador de contratos. Dirigen y supervisan los contratos a medida que avanzan en su ciclo de vida. En cierto sentido, son los intermediarios que funcionan como un puente que conecta empresas, empleados, clientes, proveedores y contratistas.

Un administrador de contratos facilitará las negociaciones, recomendaciones y todos los registros asociados con el proceso del contrato. Investigan todas las cuestiones legales relacionadas con el contrato y ayudan a negociar los términos y condiciones con el cliente y el tercero.

Algunas de las funciones de un administrador de contratos incluyen la preparación de ofertas comerciales, el desarrollo y la presentación de propuestas de proyectos, reuniones con clientes, estimación de presupuestos, negociación de términos de contratos y más. Su conjunto de habilidades incluye tener conocimiento de la ley de contratos y ser apto para la gestión de relaciones.

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¿Por qué es importante la gestión de contratos?

Los contratos son importantes. Son documentos legalmente vinculantes entre un empleado y los contratistas o proveedores que realizarán el trabajo. Por lo tanto, la gestión de contratos es igualmente importante ya que ayuda a garantizar que el trabajo contractual se realice de manera efectiva. Funciona para ambas partes involucradas en términos de estrategias y procedimientos comerciales.

Dado que gran parte de la estrategia comercial de una organización depende de la negociación exitosa de un contrato, el proceso puede llevar mucho tiempo. El uso de la gestión de contratos ayuda a dedicar la cantidad justa de recursos necesarios.

Pero una vez que se firma el contrato, la necesidad de monitorear y supervisar su implementación es fundamental para cumplir con las obligaciones del contrato. No contar con un proceso de gestión de contratos puede costarle dinero y tiempo a la organización a través de multas y litigios, sin mencionar la erosión de importantes relaciones comerciales.

La gestión de contratos continúa siendo un beneficio incluso después de que se finaliza el contrato y se adquieren los servicios. Sin supervisión, esto puede llevar al incumplimiento de todas las obligaciones contractuales. Todo esto erosiona el valor del proyecto e incluso puede llevar al fracaso en la consecución de sus objetivos.

¿Cuáles son las etapas del proceso de gestión de contratos?

La gestión de contratos, como cualquier tipo de gestión, tiene un proceso. Esto permite controlar la gestión de los contratos y asegurarse de que nunca se descuide nada importante. Esta serie de acciones se puede desglosar en siete pasos:

1. Planificación

Esta etapa es cuando se identifican las necesidades de la organización, se establecen las metas y se definen los riesgos. Recuerde, el contrato es legalmente vinculante, por lo que la debida diligencia es importante. Conozca el tipo de contrato, los acuerdos estándar que se pueden utilizar, determine quién es responsable de qué y los recursos necesarios para implementar el contrato.

2. Redacción

Si hay un abogado interno o un abogado con el que trabaja su organización, este es el punto para consultar con ellos. Incluso podrían tener una plantilla para trabajar a medida que se redacta el contrato. Esto ayudará a asegurarse de que se incluyan todas las cláusulas y términos requeridos. Además, tenga en cuenta las leyes estatales o nacionales que puedan afectar el contrato. Tómate tu tiempo y asegúrate de que todo esté correcto.

3. Aprobar

El siguiente paso es obtener la aprobación de un gerente o ejecutivo para revisar el borrador del contrato y ver si tienen comentarios o correcciones antes de finalizar el documento. Esta fase del proceso depende de cómo funciona su organización y si tiene procedimientos de auditoría u otras políticas sobre adquisiciones específicas. En este punto, configure un sistema para notificar a las partes que lo aprueban para que puedan ver, editar y comentar el contrato en tiempo real.

4. Negociar

La etapa de negociación implicará investigar las necesidades de la otra parte antes de sentarse a la mesa de negociaciones. Cuando todos están haciendo cambios en el contrato, es útil compartir y colaborar en ese documento en tiempo real. Pasar de una versión a otra del contrato por correo electrónico a través de documentos físicos aumenta la probabilidad de errores y aumenta los costos.

5. Firma

Una vez que ambas partes acuerdan el contrato, lo firman, lo que lo convierte en un documento legalmente vinculante. Si bien a menudo imaginamos firmas de contratos en persona, no siempre es así. Con reuniones virtuales y una economía global, obtener firmas puede ser más difícil. Más empresas están utilizando firmas electrónicas para facilitar esta etapa.

6. Revisando

Es común que un contrato firmado sea modificado o revisado. El seguimiento de estos cambios es importante y destaca la importancia de un proceso de gestión de contratos confiable. Los contratos deben ser compartidos, fáciles de editar y agregar enmiendas según sea necesario.

7. Renovación

Finalmente, está la gestión que sigue a la firma, que puede ser de auditoría, renovación de contratos y otras obligaciones. El contrato debe ser auditado regularmente para asegurarse de que se cumplan las obligaciones contenidas en él. Esto incluye renovar el contrato cuando sea necesario. Perder una renovación es una oportunidad perdida y puede dañar la relación entre el propietario y el contratista.

Mejores prácticas para la gestión del ciclo de vida de los contratos

Al aplicar la gestión del ciclo de vida del contrato, hay cosas que hacer para ayudar a que el proceso funcione de manera más efectiva. Por un lado, siempre es recomendable digitalizar y automatizar el proceso. Esto es doblemente cierto cuando se administra una cartera de contratos o se trata de contratistas y proveedores que están separados geográficamente.

Automatización

Automatización de notificaciones para realizar un seguimiento de cuándo se renovarán los contratos o se cumplirán las obligaciones de los mismos. El error humano puede ser costoso, pero cuando se configuran recordatorios en el software, siempre se sabe cuándo se acercan los plazos.

Informes

Tener funciones de informes en una herramienta de software es importante para un presupuesto, que cambia constantemente en el transcurso de un proyecto. Se planifica un presupuesto y se describe en el contrato, pero el proyecto real puede resultar en gastos excesivos. Necesita una herramienta para comparar lo que planeó gastar y lo que realmente está gastando.

Utilizar software de gestión de proyectos

La mayoría de estas mejores prácticas dependen del software de gestión de proyectos que está basado en la nube y, por lo tanto, ofrece datos en tiempo real. El uso de una herramienta en línea fomenta una mayor transparencia en su proceso de gestión de contratos.

Cómo ayuda ProjectManager a organizar sus contratos

ProjectManager es un software basado en la nube que organiza todo lo relacionado con su proyecto, desde tareas hasta equipos y los contratos realizados con proveedores y contratistas. Ayuda a su organización a cumplir con sus obligaciones, evitar errores de comunicación y nunca perder una renovación.

Plan

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Colaborar

Mientras negocia e incluso después de acordar un contrato con proveedores y subcontratos, manténgalos informados con nuestra plataforma colaborativa. Es fácil incorporarlos a la herramienta mientras que la configuración de seguridad solo les da acceso a aquellas partes del software que desea que vean. Comparta documentos y cree tareas que permitan a todas las partes comentar y dialogar en tiempo real.

Pista

Por supuesto, hay más. Los tableros en tiempo real brindarán una vista de alto nivel del proyecto y su progreso y rendimiento para garantizar que los trabajadores contratados cumplan con los términos y condiciones de los contratos. Los informes amplían esta lente para datos en vivo con mayor detalle. Obtenga una mejor gestión de contratos y gestión de proyectos de construcción, todo en una sola herramienta.

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