Control de pasos del proceso en la gestión empresarial

Sus operaciones comerciales son tan buenas como su capacidad para monitorearlas y controlarlas. Por ejemplo, los equipos de fabricación estarían perdidos sin un proceso de control que les permita medir y mejorar su función de gestión.

El proceso de control de gestión es esencial para que cualquier negocio siga siendo viable. Cuando supervisa con software y controla el proceso de fabricación, puede ver qué funciona y qué no funciona.

¿Qué es el control de procesos en la gestión empresarial?

El proceso de control en la gestión empresarial es cuando los gerentes establecen, miden y refinan sus operaciones comerciales y administran el control de costos.

Mediante el uso de un proceso de control, una empresa puede navegar por los cambios en la cadena de suministro, la demanda de los clientes y otras variables que afectan el sustento de la empresa. Es una tarea crítica para mantener la solvencia de cualquier negocio.

A través del proceso de control en la gestión, una empresa puede saber con precisión si los planes se están moviendo en la dirección correcta y se están implementando por completo. Si esos planes no funcionan y desvían a la empresa, pueden enderezar el barco y mantener el rumbo.

El software de gestión de proyectos le ayuda a medir el rendimiento. ProjectManager es una herramienta basada en la nube que hace esto en tiempo real. Puede ver la diferencia entre su esfuerzo planificado y real con el tablero en vivo de ProjectManager. El tablero recopila datos de producción, analiza automáticamente los números y luego muestra el resultado en gráficos y cuadros fáciles de leer. ¡Pruebe ProjectManager hoy gratis!

Control de pasos del proceso en la gestión empresarial

Existe un procedimiento de cinco pasos para controlar procesos que lo ayudará a establecer, medir y ajustar sus actividades comerciales, ya sea producción, empaque, entrega u otro proceso comercial.

Si no está aplicando un proceso de control, entonces realmente no está administrando sus procesos comerciales. No puede liderar a su fuerza de trabajo sin controlar el proceso.

Para un control organizacional que conduzca al cumplimiento de las metas y planes estratégicos de su empresa, siga estos cinco pasos:

1. Establecer estándares de desempeño

Necesita un objetivo para su negocio, pero también necesita orientación para que su equipo siga trabajando hacia ese objetivo. Sin tales estándares, es posible que se alejen del plan, ya sea intencionalmente o no.

Los estándares son como objetivos que se asignan a un departamento específico o a un miembro del equipo. Deben lograr estos estándares a través de la cooperación, el trabajo en equipo y un esfuerzo colaborativo. Sin embargo, para garantizar que se cumplan estos estándares, debe tener criterios para medirlos.

Al configurar reglas con las que puede medir, puede juzgar o calificar el rendimiento para mantener los resultados estándar. Esto ayuda a la gerencia a comprender cómo está progresando la producción y si va por buen camino o necesita ajustes. Tener estándares en los que basar el desempeño significa que el trabajo no tiene que detenerse para tener una idea de cómo está progresando.

Hay dos grupos de estándares: tangibles (o específicos) e intangibles (o abstractos). El primero es medible; puedes verlo y contarlo. Este último no se puede ver ni contar. Un estándar tangible sería el tiempo, el costo, la ganancia, el gasto, la producción, etc. Los estándares intangibles son el desempeño del gerente, la actitud del trabajador, etc.

2. Medir el rendimiento

Establecer un estándar hace posible medir el desempeño utilizando una función de control. A través de esta medición del rendimiento, puede detectar y corregir rápidamente cualquier desviación del plan antes de que se desvíe y lleve la producción al suelo.

Las mediciones son más fáciles cuando se trata de estándares tangibles que se pueden ver y contar. Esto es naturalmente más difícil con los estándares intangibles. Por definición, el rendimiento intangible es difícil de medir en un sistema de información, ya que no se puede cuantificar.

Una forma de compensar esta deficiencia es mirar el desempeño de un gerente a través de los ojos de su equipo. ¿Cómo es la actitud del equipo hacia su trabajo? ¿Está la moral alta? ¿Cómo son las comunicaciones entre el equipo y el gerente? ¿El equipo es leal entre sí, con su gerente y con la empresa?

Aunque estos son estándares intangibles, juntos pintan una imagen del desempeño del gerente. Todas esas preguntas hablan de la capacidad del gerente para administrar con éxito a su equipo. Redacta el estándar para medir lo que hacen los equipos, cuál es su rendimiento esperado, etc. Puedes recopilar estos datos periódicamente mediante informes, ya sean semanales, mensuales, trimestrales o anuales.

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3. Compare el rendimiento real con los estándares de rendimiento

Una vez que tenga una línea de base sobre el rendimiento de sus equipos al fabricar, empaquetar, entregar, etc., puede comparar el rendimiento real con el planificado y determinar el alcance de la desviación. Esto se llama varianza, o la diferencia entre el desempeño real y las metas. Los horarios pueden ser inmensamente útiles cuando se trata de analizar la variación.

ProjectManager tiene diagramas de Gantt en línea que le permiten establecer hitos concretos y fases del proyecto, para que pueda ver de un vistazo si está adelantado o retrasado. Además, Gantt se actualiza en tiempo real a medida que su equipo completa su trabajo. Realice una prueba gratuita y cree un horario en minutos.

El gerente debe mirar estos datos y aceptar o rechazar el resultado. Esto depende de la desviación y el impacto en el negocio. Si todo va como se esperaba, genial, pero es más probable que haya algún tipo de desviación. Depende del gerente determinar si esa brecha es una que se puede ignorar o actuar.

4. Analizar desviaciones

Esto nos lleva al siguiente paso: donde analiza los datos utilizando los límites aceptables. Si no se cumplieron los estándares, el gerente debe determinar si se requiere más control, o si tal vez, se debe cambiar el estándar mismo.

Si hay una brecha entre el desempeño planificado y el real, el siguiente paso es averiguar qué lo está causando y cuál es su alcance. Luego, debe determinar cómo esta desviación está afectando el negocio. Si la diferencia es pequeña, probablemente esté bien ignorarla. Pero si la brecha refleja ganancias, designación de trabajadores, cambio o reparación de equipos y otros temas críticos, debe abordarse. Una plantilla de análisis de brechas puede ayudar en ese proceso de toma de decisiones.

5. Tomar acciones correctivas

Una vez que haya analizado la desviación y determinado su causa, el gerente deberá establecer un plan en el que se utilicen medidas correctivas, control de puntos críticos y otros medios para resolver el problema. Esto es para reducir la desviación y garantizar que se cumpla el estándar. Esto podría implicar cambios en los procesos y/o comportamientos.

Algunas de las situaciones descubiertas en un proceso de control pueden requerir una acción correctiva para salvar el negocio, mientras que otras pueden ser simplemente un rendimiento por debajo del estándar que debe corregirse para mejorar los procesos y volver a programar la producción. Por lo tanto, es posible que se necesiten acciones de inmediato debido a la urgencia.

Las acciones correctivas incluyen una variedad de actividades. Por ejemplo, puede cambiar la forma en que se llevan a cabo ciertas operaciones comerciales. Sin embargo, es posible que algunas operaciones y actuaciones no puedan cambiar y requieran más recursos. Por ejemplo, la contratación de más miembros del equipo podría ser la solución para corregir la desviación que ha descubierto.

Es importante que los gerentes supervisen y controlen el proceso de principio a fin. Eso incluye no solo el proceso de control, sino cualquier acción planificada para resolver la desviación o restablecer los estándares. Una comprensión del proceso de control muestra si los planes se están cumpliendo y, de no ser así, qué acciones deben llevarse a cabo para que se cumplan.

Cómo ProjectManager ayuda con los pasos del proceso de control

ProjectManager es un software de gestión del trabajo basado en la nube que gestiona planes y monitorea el rendimiento en tiempo real para ayudar a los gerentes a tomar decisiones más perspicaces. Las múltiples vistas de proyectos facilitan que los equipos híbridos usen la herramienta como quieran, sin importar dónde se encuentren, qué hagan o su nivel de experiencia.

Seguimiento del progreso en diagramas de Gantt

El establecimiento de estándares de rendimiento se puede realizar en los diagramas de Gantt interactivos de ProjectManager. Se pueden establecer hitos, asignar tareas y prioridades y agregar otras etiquetas para organizar mejor los estándares. Se establece una línea de base para capturar el plan, que luego se puede usar para comparar el desempeño real con los estándares y objetivos establecidos. Luego, el gerente puede compartir el Gantt con el equipo y las partes interesadas.

Medir el rendimiento en los tableros

La medición del rendimiento real es más precisa con el software de generación de informes basado en la nube de ProjectManager. Recopila datos en tiempo real y los muestra en el tablero en vivo, que también se puede compartir con las partes interesadas. Los informes son una forma de profundizar en los datos. Los equipos pueden entregar informes de estado para actualizar su desempeño a medida que ejecutan sus tareas, y los gerentes pueden generar informes sobre la variación, la carga de trabajo, las hojas de tiempo y más.

Administrar la carga de trabajo y reasignar recursos

Las herramientas de administración de recursos lo ayudan a analizar y tomar medidas correctivas. La carga de trabajo es uno de los estándares que puede ralentizar la producción si muy pocos miembros del equipo tienen demasiadas tareas. El gráfico codificado por colores de ProjectManager le muestra quién está sobreasignado y luego puede reasignar recursos directamente desde el gráfico de carga de trabajo. Una vez que la carga de trabajo esté equilibrada, la producción aumentará al igual que la moral del equipo.

ProjectManager es un software galardonado que ayuda a controlar los procesos. Tiene características para ayudarlo a planificar, monitorear e informar sobre el rendimiento. Las múltiples vistas del proyecto lo hacen accesible para cualquier persona, desde la gerencia hasta los miembros del equipo. Es perfecto para equipos híbridos que buscan mejorar su gestión del trabajo. ¡Prueba ProjectManager hoy!