Análisis de costo-beneficio para proyectos: una guía paso a paso

Cuando se gestiona un proyecto, se requiere tomar muchas decisiones clave. Los gerentes de proyecto se esfuerzan por controlar los costos mientras obtienen el mayor retorno de la inversión y otros beneficios para su negocio u organización. Un análisis de costo-beneficio (CBA) es justo lo que necesitan para ayudarlos a hacer eso.

En un proyecto, siempre hay algo que necesita ejecutarse, y cada tarea tiene un costo y beneficios esperados. Debido a lo mucho que está en juego, los buenos gerentes de proyectos no solo toman decisiones basándose en el instinto. Prefieren minimizar el riesgo lo mejor que pueden y actúan solo cuando hay más certeza que incertidumbre.

Pero, ¿cómo puede lograr eso en un mundo con innumerables variables y una economía en constante cambio? La respuesta: consulte datos concretos recopilados con software de gestión de proyectos, herramientas de generación de informes, gráficos y hojas de cálculo. Luego puede usar esos datos para evaluar sus decisiones con un proceso llamado análisis de costo-beneficio (CBA). El uso inteligente del análisis de costo-beneficio lo ayudará a tomar decisiones rentables y maximizar las ganancias tanto para su proyecto como para su organización.

Antes de explicar cómo hacer un análisis de costo-beneficio, definamos brevemente qué es.

¿Qué es un análisis de costo-beneficio?

Un análisis de costo-beneficio (CBA) es un proceso que se utiliza para estimar los costos y beneficios de las decisiones con el fin de encontrar la alternativa más rentable. Un CBA es un método versátil que se utiliza a menudo para las decisiones de negocios, proyectos y políticas públicas. Un CBA efectivo evalúa los siguientes costos y beneficios:

Costos

• Costos directos
• Costos indirectos
• costos intangibles
• Costos de oportunidad
• Costos de riesgos potenciales

Beneficios

• Directo
• Indirecto
• Beneficios totales
• Beneficios netos

Ampliaremos estos costos y beneficios en nuestro ejemplo de análisis de costo-beneficio a continuación.

Hacer un seguimiento de todas estas cifras es más fácil con el software de gestión de proyectos. Por ejemplo, ProjectManager tiene una vista de hoja, que es exactamente como un Gantt pero sin una línea de tiempo visual. Puede alternar entre Gantt y la vista de hoja cuando desee ver sus costos en una hoja de cálculo. Puede agregar tantas columnas como desee y filtrar la hoja para capturar solo los datos relevantes. Hacer un seguimiento de sus costos y beneficios es lo que genera un proyecto exitoso. Utilice nuestra herramienta para obtener el control que necesita realizando esta prueba gratuita.

Análisis Costo-Beneficio en la Gestión de Proyectos

En la gestión de proyectos, se utiliza un análisis de costo-beneficio para evaluar el costo frente a los beneficios en su propuesta de proyecto y caso de negocios. Comienza con una lista, como lo hacen tantos procesos.

Hay una lista de todos los gastos del proyecto y cuáles serán los beneficios esperados después de ejecutar con éxito el proyecto. A partir de eso, puede calcular la relación costo-beneficio (CBR), el retorno de la inversión (ROI), la tasa interna de retorno (IRR), el valor actual neto (NPV) y el período de recuperación (PBP).

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Si los beneficios superan los costos o no, determinará si la acción está justificada o no. En la mayoría de los casos, si el costo es el 50 por ciento de los beneficios y el período de recuperación no es mayor a un año, entonces vale la pena tomar la acción.

El Propósito del Análisis de Costo-Beneficio

El propósito del análisis de costo-beneficio en la gestión de proyectos es tener un enfoque sistémico para descubrir las ventajas y desventajas de varias rutas a través de un proyecto, incluidas transacciones, tareas, requisitos comerciales e inversiones. El análisis de costo-beneficio le brinda opciones y le ofrece el mejor enfoque para lograr su objetivo mientras ahorra en inversión.

Hay dos propósitos principales en el uso de CBA:

1. Para determinar si el caso comercial del proyecto es sólido, justificable y factible al determinar si sus beneficios superan los costos.
2. Ofrecer una línea de base para comparar proyectos al determinar qué beneficios del proyecto son mayores que sus costos.

Cómo hacer un análisis de costo-beneficio

Según The Economist, la CBA existe desde hace mucho tiempo. En 1772, Benjamin Franklin escribió sobre su uso. Pero el concepto de CBA tal como lo conocemos data de Jules Dupuit, un ingeniero francés, quien describió el proceso en un artículo en 1848.

Desde entonces, el proceso CBA ha evolucionado mucho. Repasemos esta lista de verificación para aprender cómo hacer un análisis de costo-beneficio:

1. ¿Cuáles son las metas y objetivos del proyecto?

Cree un caso de negocios para su proyecto y establezca sus metas y objetivos.

2. ¿Cuáles son las alternativas?

Antes de que pueda saber si el proyecto es correcto, debe compararlo con proyectos anteriores similares para ver cuál es el mejor camino a seguir. Puede verificar rápidamente sus métricas de éxito, como el retorno de la inversión, la tasa interna de retorno, el período de recuperación y la relación costo-beneficio.

3. ¿Quiénes son las partes interesadas?

Enumere a todos los interesados ​​en el proyecto. Ellos son los afectados por los costos y beneficios. Describe cuáles de ellos son tomadores de decisiones.

4. ¿Cómo medirá los costos y beneficios?

Debe decidir las métricas que utilizará para medir todos los costos y beneficios. Algunos de ellos tendrán un valor en dólares, mientras que otros necesitarán otras métricas. Además, ¿cómo informará sobre esas métricas?

El proceso se puede mejorar mucho con el software de gestión de proyectos. ProjectManager tiene informes de un solo clic que le permiten crear ocho informes de proyectos diferentes. Obtenga datos sobre el estado del proyecto, la variación y más. Los informes se pueden compartir fácilmente como archivos PDF o imprimir para las partes interesadas. Filtre cualquier informe para mostrar solo los datos que necesita en ese momento.

5. ¿Cuál es el resultado de costos y beneficios?

Revise cuáles son los costos y beneficios del proyecto, asígneles un valor monetario y mapéelos durante un período de tiempo relevante. Es importante entender que CBA estima el valor monetario de los costos y beneficios presentes y futuros.

6. ¿Qué es la moneda común?

Como se mencionó en el último paso, no puede comparar el valor monetario actual de los costos y beneficios con las tasas futuras. Es por eso que tendrá que calcular el valor del dinero en el tiempo, la tasa de descuento y el valor presente neto de los flujos de efectivo.

Sin embargo, en algunos casos, los beneficios de un proyecto no se pueden medir en valor monetario. Si te encuentras en esa posición, debes hacer un análisis de rentabilidad.

7. ¿Qué es la tasa de descuento?

La tasa de descuento se utiliza para calcular el valor actual de los flujos de efectivo futuros que entran o salen de su proyecto.

8. ¿Cuál es el valor actual neto del proyecto?

El valor actual neto de un proyecto es una medida de la ganancia que se calcula restando los valores actuales de las salidas de efectivo de los valores actuales de las entradas de efectivo durante un período de tiempo.

9. ¿Qué es el análisis de sensibilidad?

Un análisis de sensibilidad es un método de probabilidad utilizado en la gestión y los negocios para determinar cómo la incertidumbre afecta sus decisiones, costos y ganancias.
En un CBA de gestión de proyectos, el análisis de sensibilidad se utiliza para determinar la relación costo-beneficio de los escenarios probables. Puede utilizar Excel o un software más especializado para realizar análisis de sensibilidad.

10. ¿Qué hace una vez que su CBA está completo?

El paso final después de recopilar todos estos datos es hacer la elección recomendada por la CBA, que es la que tiene la mayor relación costo-beneficio.

Ejemplo de análisis de costo-beneficio

Ahora pongamos esa teoría en práctica. Para nuestro ejemplo de análisis de costo-beneficio, haremos una evaluación de un proyecto que implica entregar un producto como su objetivo principal.

Costos

• Costos directos: Son todos los costos que están directamente relacionados con la fabricación del producto. como materiales, equipos, mano de obra, etc.
• Costos indirectos: Otros gastos que no están directamente relacionados con el producto, como el alquiler, los servicios públicos o los costos de transporte.
• Costos intangibles: cualquier otro costo que no se pueda cuantificar, como el daño a la marca si el mercado no responde positivamente al producto.
• Costes de oportunidad: La pérdida de oportunidades que se produce cuando se toma una decisión en lugar de otra. Por ejemplo, podría haber elegido fabricar un producto que podría haber sido más rentable que el que eligió fabricar.
• Costos de riesgos potenciales: Cualquier proyecto es susceptible a una variedad de riesgos. Siempre debe considerar que podría tener costos inesperados en algún momento.

Beneficios

• Beneficios directos: los beneficios medibles en valor monetario que obtiene del proyecto. En este caso, los ingresos, ventas y beneficios obtenidos de su producto.
• Beneficios indirectos: beneficios que puede percibir pero no necesariamente medir, como una mayor conciencia de marca.

Ahora que tiene los costos y beneficios de su proyecto, es hora de asignarles un valor monetario. En este caso, solo podemos hacerlo con nuestros costos directos e indirectos y nuestros beneficios directos. Sin embargo, debe asignar otras métricas, como indicadores clave de rendimiento, a aquellas que no se pueden medir con una cantidad en dólares.

Una vez que calcule el valor en dólares de sus costos y beneficios utilizando datos de proyectos anteriores, tendrá que compararlos para ver si los costos superan los beneficios.

Sin embargo, para hacer un CBA más confiable, necesitará un análisis de sensibilidad para evaluar diferentes escenarios y cómo afectan su relación costo-beneficio. Por ejemplo, pruebe diferentes niveles de demanda en su ecuación de programación lineal.

Es importante que tenga en cuenta que, según el marco de tiempo de su proyecto, es posible que tenga flujos de efectivo entrantes y salientes en diferentes momentos. Por esta razón, deberá considerar el valor del dinero en el tiempo, la tasa de descuento y el valor presente neto al comparar los flujos de efectivo de costo-beneficio.

Capture todos los costos y beneficios con el software de gestión de proyectos. Pero a diferencia de muchas aplicaciones con listas de tareas inferiores, ProjectManager tiene una vista de lista que es dinámica. Agrega etiquetas personalizadas de prioridad y puede asignar miembros del equipo para que sean dueños de cada artículo. Nuestra herramienta basada en la nube también rastreará automáticamente en tiempo real el porcentaje completo de cada artículo. Todos los datos que recopila en nuestra vista de lista también son visibles en toda la herramienta. Use la vista que desee, todas se actualizan en vivo y están listas para trabajar con ellas.

¿Qué tan preciso es el análisis de costo-beneficio?

¿Qué tan preciso es CBA? La respuesta corta es que es tan precisa como los datos que ingresa en el proceso. Cuanto más precisas sean sus estimaciones, más precisos serán sus resultados.

Algunas imprecisiones son causadas por lo siguiente:

• Confiar demasiado en los datos recopilados de proyectos anteriores, especialmente cuando esos proyectos difieren en función, tamaño, etc., del que está trabajando.
• Usar impresiones subjetivas cuando haces tu evaluación
• El uso indebido de heurísticas (resolución de problemas empleando un método práctico que no está garantizado) para obtener el costo de los intangibles
• Sesgo de confirmación o solo usar datos que respalden lo que desea encontrar

¿Existen limitaciones para el análisis de costo-beneficio?

El análisis de costo-beneficio se adapta mejor a proyectos pequeños y medianos que no toman mucho tiempo en completarse. En estos casos, el análisis puede ayudar a los tomadores de decisiones a optimizar la relación costo-beneficio de sus proyectos.

Sin embargo, los grandes proyectos que duran mucho tiempo pueden ser problemáticos en términos de CBA. Hay factores externos, como la inflación, las tasas de interés, etc., que afectan la precisión del análisis. En esos casos, calcular el valor presente neto, el valor del dinero en el tiempo, las tasas de descuento y otras métricas puede ser complicado para la mayoría de los gerentes de proyectos.

Existen otros métodos que complementan el ACB en la evaluación de proyectos más grandes, como el VAN y la TIR. Sin embargo, en general, el uso de CBA es un paso crucial para determinar si vale la pena llevar a cabo algún proyecto.

Plantillas para ayudarlo con su análisis de costo-beneficio

Mientras trabaja para calcular el análisis de costo-beneficio de su proyecto, puede obtener ayuda de algunas de las plantillas gratuitas de administración de proyectos que ofrecemos en nuestro sitio. Tenemos docenas de plantillas gratuitas que ayudan en cada fase del ciclo de vida del proyecto. Para el análisis de costo-beneficio, use estos tres.

Matriz RACI

Uno de los pasos al ejecutar un análisis de costo-beneficio (como se detalla anteriormente) incluye la identificación de las partes interesadas en su proyecto. Debe enumerar esas partes interesadas, pero nuestra plantilla de matriz RACI gratuita va un paso más allá al describir quién necesita saber qué. RACI es un acrónimo de responsable, responsable, consultado e informado. Al completar esta plantilla, organizará a su equipo y a las partes interesadas y mantendrá a todos en la misma página.

Presupuesto del proyecto

No puede hacer un análisis de costo-beneficio sin delinear primero todos sus gastos. Ahí es donde entra en juego nuestra plantilla de presupuesto de proyecto gratuita. Le ayuda a capturar todos los gastos relacionados con su proyecto, desde los costos de mano de obra, los honorarios de los consultores, el precio de las materias primas, las licencias de software y los viajes. Incluso hay espacio para capturar otros elementos de línea, como cargos telefónicos, espacio de alquiler, equipos para la oficina, administración e incluso seguros. Un presupuesto completo hace que el análisis de costos sea más preciso.

Registro de riesgos del proyecto

Tiene sus partes interesadas identificadas y su presupuesto delineado, pero siempre hay que lidiar con lo desconocido. No puede dejar eso al azar: debe administrar el riesgo, razón por la cual nuestro registro de riesgo de proyecto gratuito es tan esencial. Úselo para delinear los riesgos inherentes al proyecto. Hay lugares para enumerar la descripción del riesgo, su impacto, el nivel de riesgo y quién es el responsable. Manteniendo un buen registro de riesgos puedes controlar las variables de tu proyecto y hacer un mejor análisis costo-beneficio.

Haga que cualquier proyecto sea rentable con ProjectManager

No importa cuán grande sea el retorno de la inversión en papel, gran parte de ese valor puede evaporarse con una ejecución deficiente de su proyecto. ProjectManager es un software de gestión de proyectos galardonado que tiene las herramientas que necesita para aprovechar el potencial de su proyecto. Primero, necesitas un plan hermético.

Planificación

Nuestros diagramas de Gantt en línea tienen funciones para planificar sus proyectos y organizar sus tareas, de modo que conduzcan a un resultado final exitoso. Si las cosas cambian, y lo harán, el Gantt es fácil de editar, por lo que puede pivotar rápidamente.

Administracion de recursos

Otro inconveniente que puede obstaculizar un proyecto son sus recursos. ProjectManager tiene herramientas de administración de recursos que rastrean sus materiales, suministros y su recurso más valioso: el equipo del proyecto. Si están sobrecargados de trabajo, la moral se erosiona y la producción sufre.

La página de carga de trabajo en ProjectManager está codificada por colores para mostrar quién está trabajando en qué y le brinda las herramientas para reasignar para mantener la carga de trabajo equilibrada y el equipo productivo.

Seguimiento de costos en tiempo real

La forma más segura de acabar con cualquier proyecto es que pierda dinero. ProjectManager le permite establecer un presupuesto para su proyecto desde el principio. Luego, esta cifra se refleja en los informes y en los cuadros y gráficos del panel de control en tiempo real, para que siempre esté al tanto de cómo los costos están afectando su proyecto. ProjectManager tiene las funciones que necesita para llevar su proyecto a la rentabilidad.

El análisis de costos y beneficios es un proceso basado en datos y requiere un software de gestión de proyectos lo suficientemente sólido como para digerir y distribuir la información. ProjectManager es un software de gestión de proyectos basado en la nube con herramientas, como un panel de control en tiempo real, que puede recopilar, filtrar y compartir sus resultados en gráficos y cuadros fáciles de entender. Pruébelo hoy con esta prueba gratuita de 30 días.