¿Qué es una estructura de desglose de costos (CBS) en la gestión de proyectos?

La fabricación de un producto o la construcción de un edificio es un proceso complicado, lo que a su vez hace que determinar el precio de ese producto sea igualmente difícil de discernir. Hay muchos factores que se deben considerar, y los gerentes de proyecto usan una estructura de desglose de costos para ayudarlos a determinar el costo de ese producto.

El uso de un desglose de costos es esencial para desarrollar un análisis sólido de desglose de costos y vender ese producto o entregar el proyecto con una ganancia. Esto requiere comprender qué es un análisis de desglose de costos, qué se incluye en una estructura de desglose de costos y cómo hacer uno.

¿Qué es el análisis de desglose de costos?

El análisis de desglose de costos es el proceso de identificar qué determinará el precio de un producto, servicio o cualquier entregable final del proyecto. Algunos se refieren a él como un análisis de costo-debería. Como sea que se llame, el proceso encuentra todos los elementos que componen el entregable final y a partir de eso determina lo que debería costar.

Esta herramienta de economía empresarial permite a las organizaciones etiquetar el precio de su producto o servicio por sus generadores de costos, o los componentes que conforman ese entregable final. Este proceso es parte de una estrategia más amplia de reducción de costos y brinda oportunidades para que las empresas sigan siendo viables y rentables.

Luego, se desarrolla el precio del producto o servicio mediante el uso de un análisis de desglose de costos para determinar cuánto cuesta el producto o servicio y luego se agrega el margen de beneficio. Esto se desglosa en costos directos e indirectos. Las empresas no pueden influir en esto último, pero pueden tener cierta influencia en lo primero, lo que incluye la mano de obra, las materias primas y la subcontratación.

Una vez que se completa un análisis de desglose de costos, es importante que se ciña a ese cálculo mientras ejecuta su proyecto para lograr la rentabilidad que calculó. ProjectManager es un software de administración de proyectos galardonado con potentes gráficos de Gantt que administran y realizan un seguimiento de sus recursos y costos para ayudarlo a mantenerse dentro del presupuesto. Una vez que establece una línea de base, su plan se captura y se compara con su progreso real. Esto le permite realizar un seguimiento de la variación del proyecto en tiempo real. Si hay una discrepancia, puede responder rápidamente y mantenerse al día. Comience hoy mismo con ProjectManager de forma gratuita.

¿Qué es una estructura de desglose de costos?

Para realizar un análisis de desglose de costos, necesita una estructura de desglose de costos (CBS), que es un mapa jerárquico de los costos de su proyecto. La estructura de desglose de costos funciona a partir de una estructura de desglose de trabajo (WBS), que también es un gráfico jerárquico, pero mapea los entregables y las tareas del proyecto, determinando los costos de esos entregables y tareas.

Una estructura de desglose de costos es una herramienta vital cuando se administran los aspectos financieros de un proyecto y ayuda no solo a crear una estimación del proyecto, sino también a crear controles de costos medibles. Los gerentes de proyecto usan esta herramienta para ayudarlos a administrar el ciclo de vida del proyecto, específicamente los elementos financieros.

Curiosamente, las estructuras de desglose de costos a menudo no se incluyen en la gestión y programación de proyectos, mientras que la EDT es una parte fundamental de la programación de proyectos. Pero los dos son complementarios y deben usarse juntos para identificar todos los entregables y costos del proyecto. El uso de un CBS permite a los gerentes de proyectos realizar un seguimiento de las órdenes de cambio, revisiones y transferencias, contingencias, variaciones y más.

¿Qué costos podrían incluirse en una estructura de desglose de costos?

En general, hay cuatro tipos de costos esenciales para crear una estructura de desglose de costos completa: costos de mano de obra, materiales, equipos y gastos generales. Exploremos cada uno y por qué son importantes para CBS.

Costes laborales

Los costos laborales son el dinero gastado en las personas que ejecutarán el proyecto. Estos son costos directos en el sentido de que son costos que pueden vincularse directamente con la producción de un producto o servicio. Los costos de mano de obra se dividen en categorías tales como servicio o fabricación. A continuación, se atribuye una tasa a cada categoría de mano de obra, así como a las horas trabajadas. Los costos laborales son fáciles de identificar y, por lo tanto, el primer foco de reducción de costos.

Los costos de materiales

Todos los materiales que compra la empresa se incluyen en los costos de materiales. Algunos ejemplos de costos de materiales incluyen materias primas, partes y componentes y suministros de fabricación. Pero no son solo los artículos tangibles los que se incluyen en los costos de materiales; también se incluyen los gastos de seguro y flete. Al contabilizar, separe los costos de materiales directos de los indirectos pensando que los materiales directos tienen un objetivo de costos, mientras que los materiales indirectos tienen múltiples objetivos de costos.

Costos de equipo

Si bien algunos combinan los costos de equipos con los costos de materiales, es mejor separarlos como una línea distinta mientras trabaja en su estructura de desglose de costos. Sí, las piezas y los componentes se consideran costos de materiales, pero el equipo real que está utilizando se incluye en esta categoría de costos. Si lo prefiere, puede seleccionar las piezas y los componentes que están directamente relacionados con el equipo y enumerarlos aquí, dejando las piezas y los componentes utilizados en la fabricación de sus productos bajo los materiales.

Gastos generales

Los costos generales se consideran costos ocultos, ya que son gastos continuos que no se asignan directamente a un costo específico. Si bien es posible que no contribuyan a las ganancias, son parte de las actividades más grandes del proyecto. Los costos generales son aquellos costos que forman parte del funcionamiento de la empresa u organización, como espacio de oficina, servicios públicos, beneficios, impuestos, etc.

Estructura de desglose de costos versus estructura de desglose de trabajo

Ya hemos mencionado la diferencia entre una estructura de desglose de costos y una estructura de desglose de trabajo, pero es una distinción importante que requiere más detalles. Claramente, la estructura de desglose de costos representa los costos de todas las partes de la estructura de desglose de trabajo.

La estructura de desglose del trabajo define los entregables del proyecto y, al hacerlo, descompone el trabajo que debe completar el equipo del proyecto. La estructura de desglose del trabajo la realiza el equipo del proyecto, pero la estructura de desglose de costos está dentro del ámbito del departamento financiero o comercial de una organización.

La estructura de desglose de costos y la estructura de desglose de trabajo se usan juntas, como se indicó, pero la estructura de desglose de trabajo es específica del proyecto y se puede usar una estructura de desglose de costos en una cartera de proyectos.

Estructura de desglose de costos frente a estructura de desglose de recursos

Hemos explicado una estructura de desglose de costos, pero ¿cómo se compara con una estructura de desglose de recursos (RBS)? Por un lado, una estructura de desglose de recursos es una lista de recursos, no de costos. Identifica todos los recursos que serán necesarios para ejecutar el proyecto.

Una estructura de desglose de recursos define cada recurso por su función y tipos. Esto incluye a las personas que ejecutarán el proyecto. De hecho, los recursos tienden a ser cualquier cosa que cueste dinero en un proyecto.

Por lo tanto, existe un vínculo común entre la estructura de desglose de costos y la estructura de desglose de recursos en el sentido de que RBS recopila recursos como personas (mano de obra), herramientas de gestión (equipo), materiales y más.

Cómo hacer una estructura de desglose de costos

Debe quedar claro que una estructura de desglose de costos es una parte importante de su proceso de planificación y programación de proyectos. El trabajo no es demasiado difícil y ya lo está haciendo en gran parte con otras estructuras de desglose que forman parte de las técnicas normales de gestión de proyectos. Siga estos pasos para hacer una estructura de desglose de costos.

1. Crear una Estructura de Desglose del Trabajo (WBS)

Como se señaló, la estructura de desglose del trabajo es parte de la creación de una estructura de desglose de costos. Probablemente ya esté haciendo uno para identificar sus entregables y las tareas que son necesarias para completarlos. Utilice la estructura de desglose del trabajo para ver todo el proyecto en un gráfico. Todo lo que tiene que hacer está detallado para determinar cuáles de esas piezas contribuirán al costo del proyecto.

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2. Identificar los costos de cada tarea del proyecto

Una vez que haya delineado las actividades del proyecto, debe estimar cuánto costarán. Puede desglosar estos costos en mano de obra o costos directos, así como en materiales, equipos, gastos generales, etc. Para obtener la estimación más precisa posible, deberá utilizar técnicas de estimación de costos. Una vez que haya estimado con precisión los costos de todos estos elementos, tendrá el costo final de su proyecto.

3. Definir un margen de contingencia

No importa cuán cuidadoso sea, las estimaciones son solo eso, estimaciones. Debe construir un colchón si sus estimaciones no son correctas y tener en cuenta los cambios que podrían afectar los costos del proyecto. Eso se llama un margen de contingencia. Tenga en cuenta sus costos generales, directos e indirectos, y los costos administrativos, y brinde suficiente margen de maniobra para llevar a cabo el proyecto sin afectar negativamente su presupuesto.

Ejemplo de estructura de desglose de costos

Veamos una estructura de desglose de costos más concreta aplicándola a un ejemplo. Supongamos que estamos haciendo una casa para perros para un amigo que dijo que nos pagaría por el trabajo. Lo primero que tendríamos que hacer es crear una estructura de desglose del trabajo con la casa del perro terminada en la parte superior y el montaje de madera, uso de clavos, martillos, pegamento y otros materiales.

Una vez que tengamos esos artículos enumerados, podemos comenzar a estimar los costos. Calculamos que la madera cuesta $ 20, los clavos y el pegamento otros $ 5, y el equipo que tenemos, así que eso se incluirá en nuestro trabajo. Nos debe llevar dos horas desde que conseguimos los materiales hasta terminar el proyecto. Nuestra mano de obra cuesta $25 la hora. Agregaremos $5 adicionales para nuestro margen de contingencia. Eso nos da un total de $80, más una ganancia de $20 para un total general de $100.

ProjectManager ayuda con el seguimiento de costos

Naturalmente, sus proyectos serán muy diferentes y más complicados que el ejemplo de desglose de costos anterior. Es por eso que necesita un software de gestión de proyectos. ProjectManager es un software de administración de proyectos galardonado que lo ayuda a administrar y realizar un seguimiento de los costos de su proyecto en tiempo real. Nuestros sólidos diagramas de Gantt lo ayudan a planificar y programar sus recursos con una estructura de desglose del trabajo que se ajusta automáticamente a medida que crea tareas y tareas de resumen.

Obtenga una vista de alto nivel de los costos del proyecto

Una vez que haya hecho todo el trabajo con una estructura de desglose de costos, querrá asegurarse de que esos costos se ajusten al plan. La única forma de hacerlo es monitoreando y controlando su proyecto. Puede cambiar a nuestro panel de control en tiempo real en cualquier momento para obtener una vista de alto nivel del progreso y el rendimiento del proyecto. Nuestro software recopila los datos automáticamente y muestra métricas como el costo, la carga de trabajo y más en gráficos y cuadros fáciles de leer. A diferencia del software liviano, no hay una configuración que consuma mucho tiempo. Está listo cuando lo necesitas.

Genere informes personalizables para obtener más detalles

Cuando necesite más información de la que puede obtener del panel en vivo, use nuestras funciones de informes. Puede crear un informe con una pulsación de tecla sobre el estado del proyecto o el estado de la cartera si está administrando más de un proyecto. También hay informes sobre partes de horas, tareas y más. Todos los informes se pueden filtrar para mostrar solo los datos que desea ver. Luego, se pueden compartir fácilmente en una variedad de formatos con las partes interesadas para mantenerlos actualizados.

Más que solo monitorear sus costos, también puede administrarlos. Nuestro software le brinda funciones de administración de tareas, administración de recursos y administración de riesgos que lo ayudan a controlar sus costos para entregar un proyecto exitoso.

ProjectManager es un software de gestión de proyectos en línea que permite a los equipos planificar, gestionar y realizar un seguimiento de los proyectos en tiempo real. Nuestras herramientas de seguimiento de costos y recursos le facilitan mantener su presupuesto y entregar un proyecto a tiempo. Únase a equipos de empresas tan diversas como Avis, Nestlé y Siemens que utilizan nuestro software para alcanzar el éxito. Comience hoy mismo con ProjectManager de forma gratuita.