Estimación de costos en la gestión de proyectos: cómo estimar los costos del proyecto

Una buena estimación de costos es esencial para el éxito de la gestión de proyectos. Muchos costos pueden aparecer durante el ciclo de vida de la gestión de proyectos, y un método de estimación de costos preciso puede ser la diferencia entre un plan exitoso y uno fallido. La estimación de costos, sin embargo, es más fácil decirlo que hacerlo. Los proyectos traen riesgos, y los riesgos traen costos inesperados y problemas de gestión de costos.

La estimación de costos es el proceso que toma en cuenta los costos directos, los costos indirectos y otros factores, y calcula un presupuesto que cumple con el compromiso financiero necesario para un proyecto exitoso. Las técnicas de estimación de costos del proyecto se aplican a cualquier proyecto, desde la construcción de un puente hasta el desarrollo de esa nueva aplicación revolucionaria. Todo cuesta dinero, por lo que cuanto más clara sea la cantidad requerida, más probable es que logre su objetivo.

La estimación de costos se simplifica con la ayuda de un software de gestión de proyectos como ProjectManager. Agregue presupuestos de proyectos, costos planificados para tareas específicas e incluya tarifas de mano de obra para su equipo. Cuando crea su plan en nuestro diagrama de Gantt, los costos estimados de su proyecto se calcularán automáticamente. Además, a medida que se desarrolla el proyecto, puede realizar un seguimiento de sus costos en tiempo real en nuestro tablero automatizado. Pruébalo gratis hoy.

¿Qué es la estimación de costos?

En la gestión de proyectos, la estimación de costos es la suma de elementos de costos individuales, utilizando métodos de estimación establecidos y datos válidos, para estimar los costos futuros de un proyecto, con base en lo que se conoce hoy.

Además, define las características básicas de las estimaciones de costos creíbles, que incluyen:

• Identificación clara de tareas.
• Amplia participación en la elaboración de estimaciones
• Disponibilidad de datos válidos
• Estructuras estandarizadas para las estimaciones
• Provisiones para incertidumbres del programa
• Reconocimiento de la inflación
• Costos excluidos
• Revisiones independientes de estimaciones
• Revisión de estimaciones para cambios significativos en el programa

¿Por qué es importante la estimación de costos?

La estimación de costos y la gestión de costos son una parte esencial de la gestión de proyectos. El gerente del proyecto es responsable de hacer que el presupuesto del proyecto sea lo más preciso posible mediante el uso de una estructura de descomposición del trabajo (WBS) y técnicas de estimación de costos para visualizar el alcance del proyecto y luego asignar costos a cada tarea del proyecto. Conocer el alcance del proyecto ayudará no solo en la fase de planificación sino durante todo el ciclo de vida del proyecto, especialmente durante la ejecución, el seguimiento y el control de un proyecto.

Tener un proceso de estimación de costos es la forma en que los gerentes de proyecto pueden lograr las metas y objetivos del proyecto establecidos por los ejecutivos y las partes interesadas del proyecto. El presupuesto del proyecto recopilará costos indirectos y costos directos, ya que estima el costo total de entregar el proyecto a tiempo y cumplir con las expectativas de calidad. Eso significa que todo lo que necesitará para que el proyecto tenga éxito se analizará durante el proceso de estimación de costos.

Técnicas de Estimación de Costos

Todos estos factores afectan la estimación de costos del proyecto, lo que dificulta obtener estimaciones precisas. Afortunadamente, existen técnicas de estimación de costos que pueden ayudar a desarrollar una estimación de costos más precisa.

1. Estimación análoga

Busque la ayuda de expertos que tengan experiencia en proyectos similares o utilice sus propios datos históricos. Si tiene acceso a datos históricos relevantes, intente realizar estimaciones análogas, que pueden mostrar precedentes que ayuden a definir cuáles serán sus costos futuros en las primeras etapas del proyecto.

2. Estimación paramétrica

Existe el modelado estadístico, o estimación paramétrica, que también utiliza datos históricos de los principales impulsores de costos y luego calcula cuáles serían esos costos si se cambia la duración u otra del proyecto.

3. Estimación ascendente

Un enfoque más granular es la estimación ascendente, que utiliza estimaciones de tareas individuales y luego las suma para determinar el costo total del proyecto. Este método de estimación de costes es incluso más detallado que la estimación paramétrica y se utiliza en proyectos complejos con muchas variables, como proyectos de construcción o desarrollo de software.

4. Estimación de tres puntos

Otro enfoque es la estimación de tres puntos, que presenta tres escenarios: rangos más probables, optimistas y pesimistas. Estos luego se ponen en una ecuación para desarrollar una estimación.

5. Análisis de Reservas

El análisis de reserva determina cuánta reserva de contingencia se debe asignar. Este enfoque trata de disputar la incertidumbre.

6. Costo de la Calidad

El costo de la calidad utiliza el dinero gastado durante el proyecto para evitar fallas y el dinero aplicado después del proyecto para abordar las fallas. Esto puede ayudar a afinar la estimación general del costo del proyecto. Y comparar las ofertas de los proveedores también puede ayudar a determinar los costos.

7. Herramientas dinámicas

Siempre que esté estimando costos, es útil usar un software en línea para recopilar toda la información de su proyecto. Software de gestión de proyectos que se puede utilizar en congresos con muchas de estas técnicas para ayudar a facilitar el proceso. Use software en línea para definir sus equipos de proyecto, tareas y objetivos. Incluso administre a sus proveedores y realice un seguimiento de los costos a medida que se desarrolla el proyecto. Te mostraremos cómo.

Cómo estimar costos en 10 pasos

El gobierno de EE. UU. ha identificado un proceso de 12 pasos que genera estimaciones de costos confiables y válidas para la gestión de proyectos. Esos doce pasos se describen a continuación.

1. Definir el propósito de la estimación de costos

Determine el propósito de la estimación de costos, el nivel de detalle que se requiere, quién recibe la estimación y el alcance general de la estimación.

2. Desarrollar un plan de estimación

Reúna un equipo de estimación de costos y describa sus técnicas de estimación. Desarrolle un cronograma y determine quién hará la estimación de costos independiente. Finalmente, crea el horario del equipo.

3. Definir características

Cree una descripción básica del propósito, el sistema y las características de desempeño. Esto incluye cualquier implicación tecnológica, configuraciones del sistema, horarios, estrategias y relaciones con los sistemas existentes. No olvide el soporte, la seguridad, los elementos de riesgo, las pruebas y la producción, la implementación y el mantenimiento, y cualquier sistema heredado similar.

4. Determinar las técnicas de estimación de costos

Defina una estructura de descomposición del trabajo (EDT) y elija el método de estimación que mejor se adapte a cada elemento de la EDT. Cotejar los controladores de costos y horarios; luego crea una lista de verificación.

5. Identificar regla, suposiciones y obtener datos

Defina claramente lo que se incluye y excluye de la estimación, e identifique supuestos específicos.

6. Desarrollar estimación puntual

Desarrolle un modelo de costos estimando cada elemento de la EDT.

7. Realice un análisis de sensibilidad

Pruebe la sensibilidad de los costos a los cambios en la estimación de los valores de entrada y los supuestos clave, y determine los factores clave de los costos.

8. Realización de análisis de riesgo e incertidumbre

Determine el costo, el cronograma y los riesgos técnicos inherentes a cada elemento de la WBS y cómo administrarlos.

9. Documente la estimación y presente a la gerencia

Tenga documentación para cada paso en el proceso de estimación de costos para mantener a todos en la misma página con la estimación de costos. Luego, puede informar a las partes interesadas del proyecto sobre las estimaciones de costos para obtener su aprobación.

10. Actualizar estimación de costos

Cualquier cambio en la estimación de costos debe actualizarse e informarse. Además, realice una autopsia donde pueda documentar las lecciones aprendidas.

Plantilla de estimación de costos gratis

ProjectManager tiene plantillas gratuitas para todos los aspectos de la gestión de un proyecto, incluida una plantilla de estimación de costos gratuita para Excel. Se puede usar para cualquier proyecto simplemente reemplazando los elementos en la columna de descripción con aquellos elementos que son relevantes para su proyecto.

Esta plantilla de estimación de costos gratuita tiene todos los campos que debe completar al estimar los costos del proyecto. Por ejemplo, está la columna de descripción, seguida por la columna del proveedor o subcontratista y luego hay columnas para capturar los costos de mano de obra y materias primas. Estos se pueden sumar por línea y luego se puede calcular el costo total del proyecto mediante la plantilla.

Naturalmente, una plantilla de estimación de costos es un documento estático. Es útil en términos de recopilar todos los costos de su proyecto y luego incluso rastrearlos durante el ciclo de vida del proyecto. Sin embargo, todos esos datos deben agregarse manualmente, lo que requiere tiempo y esfuerzo, dos cosas que no tiene en abundancia cuando administra un proyecto. Una vez que esté listo para agilizar el proceso de estimación de costos, descubrirá que existen muchas soluciones de software de gestión de proyectos que pueden crear presupuestos y realizar un seguimiento en tiempo real para evitar que gaste de más.

Ejemplo de estimación de costos del proyecto

Tomemos un momento para crear un proyecto hipotético y ejecutar un ejemplo de estimación general de costos para ver cómo funciona este proceso. La estimación del costo de construcción es sencilla, por lo que usaremos un ejemplo de estimación de construcción. Este proyecto de construcción se centrará en los requisitos generales para la estimación de costos en la gestión de proyectos.

Primero, querrá tener una lista que describa los diversos elementos necesarios para construir su proyecto de construcción. Reúna todos los documentos de gestión de proyectos de construcción, como planos, diseños y especificaciones, planos y permisos, para conocer los datos de costos. En sus documentos, encontrará costos administrativos, costos de financiamiento, tarifas de arrendamiento, tarifas de ingeniería, seguros y otros elementos de costos.

Ahora es el momento de utilizar una estructura de desglose del trabajo (EDT) para identificar todas las actividades de su proyecto de construcción. Identifique los costos de mano de obra, los costos directos y los costos indirectos asociados con cada actividad en el cronograma de su proyecto. Existen varias técnicas de estimación de costos, como la estimación ascendente, que permite a los contratistas estimar los costos de cada actividad de construcción para crear propuestas precisas para el proceso de licitación de la construcción.

Estos costos luego se suman para obtener un total de línea. Luego, todos esos totales de línea se suman y obtiene el costo total del proyecto. Tener una plantilla de estimación de costos es una buena herramienta para recopilar y rastrear esta información.

Cómo ProjectManager puede ayudar con la estimación de costos

ProjectManager es un software de gestión de proyectos que tiene características para ayudar a crear una estimación de costos del proyecto más precisa. Nuestro diagrama de Gantt en línea se puede utilizar para ayudarlo a realizar un seguimiento de los costos y gastos de proyectos y tareas.

Estimar costos de tareas específicas

Al estimar tareas individuales, los costos también se pueden recopilar y rastrear en nuestro diagrama de Gantt en línea. Aquí puede agregar una columna para los costos estimados, el costo de referencia y los costos reales para ayudarlo a mantener el proyecto dentro del presupuesto una vez que se haya ejecutado.

Nuestro diagrama de Gantt en línea no solo puede realizar un seguimiento de las tareas, sino que también puede configurarlo para realizar un seguimiento de los materiales y los costos fijos asociados con cada tarea del proyecto, y monitorear la diferencia entre el presupuesto y los costos reales, como puede hacerlo con cada tarea. Todos estos datos se recopilan en una página.

Comience por crear un proyecto y luego vaya a la vista de Gantt en ProjectManager. Si ya tiene datos, puede importarlos haciendo clic en el botón de importación en la parte superior derecha de la página. O puede usar este diagrama de Gantt en línea para recopilar los datos. Se puede compartir fácilmente con los miembros del equipo y las partes interesadas cuando esté listo para recibir comentarios o aprobación.

Estimar el costo de los recursos

La función de administración de recursos en ProjectManager es otra herramienta que puede ayudarlo a lograr una estimación de costos del proyecto más precisa. Ofrece una manera de ver sus costos a través de la carga de trabajo entre tareas y proyectos.

Al planificar un proyecto con nuestra herramienta de administración de recursos, puede tener en cuenta los horarios de los empleados, el alquiler de equipos, las vacaciones y el espacio de oficina, entre otros factores que tendrán un impacto en su presupuesto. La distribución de los recursos del proyecto es una forma de equilibrar un presupuesto.

Cree un plan de recursos programando las fechas de los recursos planificados, cuánto tiempo los necesitará y las personas que estarán involucradas. Eso incluye cualquier equipo o alquiler de sitios. Además, desglose eso en la cantidad de recursos necesarios para cada actividad diariamente. Luego, cree un cronograma con recursos detallados, incluida la duración y los costos estimados.

Al estimar los costos de un proyecto, desea tener las mejores herramientas para ayudarlo a calcular un presupuesto más preciso. ProjectManager es un software de gestión de proyectos basado en la nube con diagramas de Gantt en línea y funciones de gestión de recursos que le permiten controlar los costes de su proyecto. Vea cómo ProjectManager puede ayudarlo con la estimación de costos de su proyecto al tomar esta prueba gratuita de 30 días hoy.