Cómo hacer un plan de administración de costos

Ya sabe cómo funciona: le faltan unos meses para la fecha límite y su equipo no está cerca de terminar el proyecto. Se está quedando rápidamente sin presupuesto y sin tiempo, y está empezando a estresarse. ¿Deberías decirle a las partes interesadas o esperar un poco más?

Bueno, al menos no está solo, ya que esta situación le sucede a más del 45 por ciento de todos los proyectos de TI a gran escala. Para muchos, esto va en detrimento del cronograma de un proyecto y del producto final, ya que el 56 % de los proyectos genera menos valor del previsto. ¡Ay! ¿Cómo puedes evitar que esto suceda? Un plan de administración de costos puede ayudar.

¿Qué es un plan de gestión de costes?

Un plan de gestión de costes es un método para elaborar estrategias de planificación y ejecución del presupuesto de un proyecto. Por supuesto, esto se hace para completar su proyecto a tiempo y dentro del presupuesto. Sin embargo, sin un plan de administración de costos adecuado, ambas cosas fallarán, lo que le costará a usted y a su organización inmensamente.

Además, el éxito del proyecto depende de la gestión de costos, ya que el costo es el factor determinante principal para el éxito o el fracaso de la empresa en general.

Debido a que un plan de administración de costos es tan importante, debe usar un software de administración de proyectos para realizar un seguimiento de sus costos. ProjectManager es un software de trabajo y proyectos basado en la nube que puede rastrear los costos de su proyecto en tiempo real. Cree su plan en nuestro galardonado diagrama de Gantt, luego realice un seguimiento con un tablero en vivo que no requiere configuración. Siempre sabrá si está cumpliendo con el plan de administración de costos con ProjectManager, ¡así que comience hoy de forma gratuita!

Cómo crear un plan de administración de costos

La gestión de costes a veces también se conoce por sus nombres de subtareas más específicas, como gestión de gastos, transparencia de costes y contabilidad de costes. Por lo general, se compone de cuatro pasos: planificación de recursos, estimación de costos, elaboración de presupuestos y control de costos. Se recomienda encarecidamente que utilice un software de planificación de proyectos para ayudarlo en el proceso de creación de un plan de administración de costos, ya que habrá muchas tareas, costos y recursos para realizar un seguimiento.

1. Planificación de recursos

Comenzando con el plan de recursos, los gerentes de proyecto generalmente usarán una estructura de desglose del trabajo para mostrar el proyecto y sus entregables en una jerarquía de más importante a menos. Esta pieza ayuda a los gerentes de proyecto a comprender hacia dónde se canalizará la mayor parte de los costos y qué componentes del proyecto requerirán el menor gasto.

2. Estimación de costos

La segunda etapa, la estimación de costos, es un proceso iterativo, lo que significa que está diseñado para cambiar a medida que cambia el proyecto. Esta etapa utiliza muchas técnicas de estimación diferentes que están determinadas por objetivos conceptuales, conocimiento histórico, juicio de expertos, técnicas determinativas o una base componente por componente.

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Históricamente hablando, las técnicas determinativas han demostrado ser las más precisas. Sin embargo, este proceso solo tiene sentido una vez que se han trazado todos los detalles del proyecto, incluidos el alcance y los entregables. Para los proyectos que carecen de letra pequeña, las técnicas de estimación de costos menos precisas seguirán siendo valiosas durante esta etapa.

3. Presupuesto

Ahora, la fase de estimación de costos podría haberse sentido como si ya hubieras trazado tu presupuesto, pero en realidad solo trazaste los planos de tu presupuesto. El presupuesto de su proyecto será un poco más preciso con esta medida y permitirá que el proyecto tenga verdadero éxito.

Los presupuestos se forman y aprueban después de la fase de estimación y, por lo general, se publican para el proyecto en una serie de fases según el progreso del proyecto. Esto ayudará al proyecto a alcanzar sus hitos dentro de cada fase presupuestaria, en lugar de tratar de igualar el presupuesto general del proyecto.

4. Control de costos

El control de costos es simple: medirá el rendimiento del valor en dólares de su proyecto contra su costo total y cronograma. Esto ayudará a proporcionar un punto de referencia a lo largo del proceso del proyecto.

En primer lugar, sus requisitos se establecen con suficiente antelación, durante la fase de planificación del proyecto. Luego, se utilizan como un método para cuestionar las razones de los cambios en el costo. Esto ayudará a corregir el curso si un costo aumenta fuera del rango presupuestario y evitará que el proyecto se salga de control.

En última instancia, su plan de administración de costos lo ayudará a planificar el costo del proyecto y administrar el costo de su proyecto a lo largo del ciclo de vida del proyecto. A medida que su proyecto está en marcha, los gastos de su proyecto se documentarán minuciosamente a lo largo del proyecto para que su proyecto pueda mantenerse dentro del presupuesto.

Términos y fórmulas del plan de administración de costos, definidos

Al trazar su plan de administración de costos, deberá hacer muchos cálculos diferentes, practicar muchas fórmulas y verificar tres veces sus matemáticas cuando haya terminado. Pero dicho esto, estas acciones tienen muchos nombres específicos. Vamos a definirlos.

• Estructura de desglose del trabajo: similar en estilo al método de cascada o un diagrama de flujo jerárquico simple, este es un diseño de trabajo, tareas y actividades orientado al producto que deben realizar los miembros del equipo.
• Línea de base de costos: Esto se crea al estimar sus costos contra el período de tiempo general en el que se llevará a cabo su proyecto. Su línea de base de costos es, en última instancia, lo que usará para comparar su desempeño, generalmente ilustrado en una curva en S.
• Umbral de control: así como establece su línea de base, su umbral de costo es el gasto más alto o más bajo que su proyecto puede realizar. Cualquier cosa por encima o por debajo que se considere inaceptable en términos de gestión de costos.
• Nivel de precisión: esta unidad de medida mostrará qué tan empinadas se redondearán hacia abajo o hacia arriba las estimaciones de costos. Su nivel de precisión también estará definido por el alcance y el tamaño total de su proyecto.
• Medición del valor ganado: la ecuación del valor ganado ayuda a los gerentes de proyectos a medir mejor la cantidad de trabajo que ya se ha realizado en dicho proyecto con la mayor precisión posible.
• Estimación de tres puntos: Usando esta fórmula, obtendrás tres cifras. La primera sería su mejor estimación (BG) sobre la cantidad de trabajo que requeriría una actividad si se realizara 100 veces. El segundo sería su estimación pesimista (P) , que es cuánto tiempo tomaría el proyecto y cuánto costaría si ocurrieran todos los riesgos negativos. Y su tercero es su estimación optimista (O) si ocurrieran todos los riesgos positivos.
• Estimación de abajo hacia arriba: esta fórmula implica usar las estimaciones más pequeñas de su proyecto y luego agregarlas en una suma total para determinar la estimación general del costo del proyecto.
• Estimación análoga: esta estimación se calcula comparando todas las estimaciones de costos de proyectos anteriores y comparándolas con el tiempo y el costo de su proyecto actual. Esto normalmente se hace cuando hay pocos detalles del proyecto disponibles.
• Estimación paramétrica: esta estimación se calcula vinculando un costo a cada tarea y mapeando ese costo contra la línea de tiempo del proyecto. Sin embargo, muchas tareas lo ayudarán a encontrar su estimación de costo total. Esto se puede hacer en ProjectManager usando nuestro diagrama de Gantt en línea. Aquí, puede asignar un costo a cada tarea y, a medida que se completa el proyecto, el costo total se calcula automáticamente y se compara con el presupuesto.

Cómo realizar un seguimiento de los resultados de su plan de gestión de costes

La mitad de su plan de administración de costos es, bueno, administrar su costo a lo largo del ciclo de vida del proyecto.

Al monitorear el costo de su proyecto, use sus puntos de referencia, ya que serán la clave para decodificar si su proyecto va por buen camino, atrasado o por encima del presupuesto. Debido a esto, querrá poder ver su progreso planificado contra su progreso realizado para asegurarse de que todavía está en el buen camino. Muchas personas utilizan su flujo de trabajo de gestión de proyectos (ya sea a través de la metodología en cascada, un diagrama de Gantt o una herramienta kanban) para medir esta métrica.

3 cosas que debe evitar al hacer un plan de administración de costos

Saber lo que no se debe hacer es tan importante como saber lo que no se debe hacer cuando se elabora un plan de administración de costos. Un plan de administración de costos es complicado y se pueden cometer errores. Cuanto más consciente esté de cuáles son esos errores, menos probable será que los tome. Aquí hay algunos para estar atentos.

1. Comunicación deficiente con las partes interesadas: los informes son el vehículo principal mediante el cual los gerentes de proyecto comunican estadísticas de costos vitales a las partes interesadas del proyecto. Las partes interesadas tienen un interés personal en el éxito del proyecto y, por lo tanto, están muy interesadas en cómo avanza.
2. No usar una estructura de desglose del trabajo: no mapear cada paso necesario para alcanzar el entregable final de su proyecto afectará su presupuesto y, al hacerlo, su plan de administración de costos.
3. Usar solo hojas de cálculo: las hojas de cálculo son poderosas y funcionan muy bien. Pero no son lo que desea administrar un plan de administración de costos. Es fácil cometer errores al ingresar datos, pueden volverse demasiado complejos rápidamente y hay capacidades visuales y de informes limitadas.

Plantillas gratuitas para ayudar con la planificación de la gestión de costes

Es más productivo administrar su plan de administración de costos con un software de administración de proyectos, pero si no está listo para invertir en herramientas digitales, existen plantillas que pueden funcionar como una solución alternativa. ProjectManager tiene docenas de plantillas gratuitas, muchas de las cuales son excelentes para la administración de costos. Seleccionamos tres de las mejores plantillas gratuitas relacionadas con la planificación de gestión de costos para que las descargue a continuación.

Plantilla de presupuesto del proyecto

Un plan de administración de costos comienza con un presupuesto del proyecto que pronostica todos los costos asociados con su proyecto y lo ayuda a monitorear esos costos a medida que ejecuta el proyecto. Nuestra plantilla de presupuesto de proyecto gratuita para Excel lo guía a través del proceso presupuestario, desde la captura de costos de mano de obra y materiales hasta otros elementos de línea, como viajes, equipos y artículos fijos. Incluso hay un lugar para realizar un seguimiento de los costos presupuestados planificados frente a los reales.

Plantilla de panel de proyecto

Hacer un seguimiento de su plan de administración de costos a medida que lo implementa es la forma en que se mantiene en ese plan. Si bien el software en tiempo real es más preciso e implica menos trabajo, puede ingresar datos en nuestra plantilla de panel de control de proyecto gratuita para Excel y ver cómo están sus costos con gráficos y cuadros fáciles de leer. De esa manera, puede detectar cuándo los costos superan los costos planificados y ajustarlos en consecuencia para mantenerse dentro de su presupuesto.

Plantilla de plan de acción

Para ejecutar su plan de administración de costos, necesitará tener un conjunto de tareas asignadas a los miembros del equipo. Nuestra plantilla de plan de acción gratuita para Excel describe esos pasos para convertir su estrategia en realidad. Encontrarás espacio para enumerar tus tareas y en qué fase del proyecto las ejecutarás, su prioridad, quién está asignado, duración, fechas de inicio y vencimiento, recursos necesarios e incluso el estado del trabajo que se está realizando.

Cómo ayuda ProjectManager con los planes de administración de costos

Ya sea que su próximo proyecto sea grande o pequeño, deberá asegurarse de que su estimación de costos sea lo más precisa posible y fácil de administrar a largo plazo.

Con ProjectManager, tendrá el poder de personalizar los informes de su proyecto para obtener solo los datos que necesita, además podrá ver el progreso real del proyecto sobre los miembros del equipo y sus tareas.

Y ya sea que esté utilizando técnicas determinantes, datos históricos, estimación análoga o estimación de tres puntos para medir las estimaciones de costos de su proyecto, tendrá una herramienta que puede conectar los datos de su proyecto y calcular sus estimaciones por usted. Además, con nuestros paneles en tiempo real, podrá obtener una visualización de los puntos de referencia estimados de su proyecto, para que pueda ver si está adelantado o atrasado con el clic de un botón.

Estimar sus costos y obtener una lectura precisa antes del inicio del proyecto es uno de los componentes más importantes para garantizar el éxito del proyecto. Es por eso que ProjectManager se dedica a brindar a los equipos el software que necesitan para planificar estimaciones de costos, emplear un plan de gestión y colaborar de manera efectiva sin importar dónde se encuentren. Regístrese para una prueba gratuita de 30 días de ProjectManager hoy.