Contrato Cost-Plus: cómo usar uno

Los contratos especifican los términos del acuerdo entre un empleador y un contratista. Debido a que estos acuerdos son tan diversos, existen muchos tipos diferentes de contratos, cada uno con sus propios beneficios. Uno de estos se llama contrato de costo incrementado.

Imagina que estás construyendo algo conceptual, pero solo tienes una idea general de cómo hacerlo. Querrá contratar a un contratista que esté familiarizado con este tipo de trabajo y conozca los pasos específicos a seguir. Si este tipo de proyecto es totalmente ajeno a usted, no puede estar seguro de los costos. Cuando este sea el caso, es posible que desee considerar un contrato de costo más margen.

¿Qué es un contrato Cost-Plus?

Un contrato de costo más margen es un acuerdo entre un propietario y un contratista, en el que el contratista cubre los gastos del proyecto y el propietario le reembolsa al finalizarlo. Esto significa que el propietario no acepta un presupuesto fijo para cosas como materiales y mano de obra, sino que acepta pagar lo que sea necesario para hacer el trabajo. Además, al contratista se le garantiza un beneficio fijo en forma de una tarifa fija o un porcentaje.

Al principio, esto puede sonar como una situación precaria de administración de contratos para ambas partes. Los empleadores confían en que los contratistas usarán su buen juicio y los contratistas confían en que los empleadores les reembolsarán. A pesar de esto, hay muchas situaciones en las que un contrato de costo incrementado es la mejor opción. Los proyectos de construcción, por ejemplo, los utilizan en gran medida porque los propietarios están contratando expertos para construir algo fuera de sus capacidades.

¿Cuándo se debe usar uno?

Los contratos de costo adicional son la mejor opción cuando la calidad es más importante que el tiempo invertido o los costos. Ahora, podría estar pensando, ¿no es siempre la calidad la clave? Sí, por supuesto. Pero estos contratos se utilizan cuando el producto final tiene prioridad sobre la cantidad de algo que se puede fabricar o la rapidez con la que se puede producir.

La industria de la construcción suele utilizar contratos de costo incrementado para el proceso de licitación. La industria de la ingeniería ocupa un segundo lugar cercano. Los expertos en estos campos son contratados para hacer algo que su empleador no tiene el conjunto de habilidades para hacer.

¿Qué se incluye en un contrato Cost-Plus?

Un costo adicional describe cómo se cubrirán los costos directos e indirectos y cómo se reembolsarán al contratista. Pero estos costos solo constituyen una parte del acuerdo. Este tipo de contrato también incluye una cantidad predeterminada adicional a pagar al contratista además de los gastos.

Este monto adicional puede ser una tarifa plana, una tarifa fija (determinada por el costo de la mano de obra, los suministros, etc.) o una combinación de ambos. Por ejemplo, un contratista puede estipular que el empleador le pague un porcentaje de los costos laborales, además de ser compensado por el costo de la mano de obra en sí.

Los contratos de costo incrementado son más exitosos cuando son específicos y no hay demasiados detalles. Los contratos mejor escritos también describen cosas como cómo los contratistas deben documentar los gastos y cómo deben manejarse los desacuerdos entre el contratista y el empleador. Estos detalles, incluso si finalmente no son necesarios, pueden salvar el proyecto.

Tres partes clave de un contrato Cost-Plus

Independientemente del tipo de proyecto o los detalles específicos del acuerdo, cada contrato de costo incrementado debe estar compuesto por tres componentes principales: costos directos, costos indirectos y una tarifa. Estos tres constituyen los huesos del contrato.

• Costos directos: Los costos directos incluyen cosas como mano de obra, suministros, materiales y equipos. Estos son costos directos que van directamente al producto final.
• Costos indirectos (costos generales): los costos indirectos son el costo "invisible" de hacer el trabajo. El costo del seguro de accidentes, por ejemplo, es un importante costo indirecto de hacer negocios en la industria de la construcción.
• Tarifa (beneficio): una tarifa es esencialmente el precio que los empleadores acuerdan pagar a los contratistas por cubrir los costos directos e indirectos.

Variaciones de un contrato Cost-Plus

Un contrato de costo adicional cubre los costos de materiales, mano de obra, equipo, etc. más una tarifa base o un porcentaje de los costos generales. Pero, ¿cómo se determinan estas tarifas y tarifas adicionales? Aquí hay cuatro de los métodos más comunes:

Tarifa de incentivo Cost-Plus

Una variación de tarifa de incentivo de costo más incluye una tarifa de incentivo otorgada al contratista por un trabajo bien hecho. Los términos específicos de este incentivo deben establecerse claramente en el contrato.

Cuota de adjudicación Cost-Plus

Una variación de tarifa de adjudicación de costo más incluye tarifas incorporadas específicamente establecidas en el contrato. A diferencia de un contrato de tarifa de incentivo de costo más margen, estas tarifas se otorgan por cumplir con criterios o plazos específicos. Estas tarifas también pueden cobrarse a los contratistas o deducirse de sus ganancias.

Tarifa fija de costo más

Los contratos de costo incrementado cubren tanto los costos directos como los indirectos. Uno de estos costos directos es la mano de obra. Una tarifa de tasa fija de costo más establece una tasa fija para la mano de obra. Esta variación se ve a menudo cuando los contratistas son contratados para una tarea muy especializada y pueden estimar con precisión los costos de mano de obra.

Tarifa fija Cost-Plus

Una variación de costo más tarifa fija también tiene en cuenta los costos directos e indirectos, pero también incluye una tarifa fija que se determina antes de que se finalice el contrato.

¿Cuáles son las ventajas?

Los contratos de costo adicional son los favoritos entre los contratistas, pero también son igual de beneficiosos para los empleadores. El viejo dicho es cierto: sin riesgo no hay recompensa. Y las recompensas de usar uno pueden ser grandiosas.

• Cambian el enfoque de la cantidad a la calidad: debido a que los contratistas no están limitados a un presupuesto fijo con un contrato de costo adicional, es mucho menos probable que tomen atajos para hacer el trabajo. Los contratistas saben que sus gastos estarán cubiertos y es mucho más probable que elijan los mejores materiales y personas para el trabajo.
• Significan que los gastos bajan con los precios: si bien un contrato de costo adicional puede parecer un gran riesgo (los empleadores acuerdan cubrir todos los gastos), este acuerdo garantiza que a los empleadores se les cobrará de manera justa. Si el precio de un determinado material baja, pagarán la nueva cantidad más baja. Los precios cambian todo el tiempo, y de esta manera no hay riesgo de pagar más de lo que vale algo.
• Son más flexibles que otros tipos de contratos: debido a que los contratos de costo adicional significan que los empleadores se comprometen a pagar a los contratistas por los gastos directos e indirectos, los contratistas tienen más libertad para contratar expertos, elegir los mejores materiales y tomarse el tiempo suficiente para hacer bien el trabajo. . Esto es especialmente importante en proyectos de construcción, donde cortar esquinas puede dañar la longevidad del producto terminado.

¿Cuales son las desventajas?

A pesar de las ventajas que tiene el uso de un contrato de costo incrementado, existen algunas desventajas. Cuando somos conscientes de estas “zonas de peligro”, son más fáciles de evitar.

• Requieren un alto nivel de confianza: los contratos de costo adicional requieren un alto grado de confianza tanto del empleador como del contratista. Los empleadores confían en los contratistas para que tomen decisiones de gasto inteligentes y elijan opciones a precios justos. En el otro lado de la moneda, los contratistas confían en que los empleadores les reembolsen estos gastos. Los contratos de costo adicional son una opción popular cuando los empleadores y los contratistas tienen un historial positivo juntos y/o el contratista ha trabajado exitosamente con otros empleadores bajo este tipo de contrato.
• Dificultan las estimaciones presupuestarias: los contratos de costo adicional son más adecuados para proyectos con presupuestos flexibles. Como puede imaginar, el costo de los suministros y materiales fluctúa constantemente. Esto significa que los contratistas podrían tener que pagar más por algo de lo que anticiparon inicialmente para hacer bien el trabajo. Esto no quiere decir que los proyectos no puedan tener ningún tipo de presupuesto, pero debe haber cierto "margen de maniobra".
• Requieren una documentación completa: sin la documentación adecuada de costos y gastos, es imposible que los empleadores reembolsen a los contratistas con precisión. Esto puede crear desconfianza y conflictos en el futuro, sin mencionar la confusión. Si los registros se mantienen y organizan correctamente, esto no es un problema, pero es una trampa común a tener en cuenta.

Ejemplo de contrato Cost-Plus

La NASA es un ejemplo popular de una organización que comúnmente opta por utilizar contratos de costo adicional. Como puede imaginar, la calidad del trabajo es literalmente vida o muerte para esta organización, por lo que están dispuestos a dejar que los expertos decidan exactamente qué materiales se deben comprar, cuánto tiempo se debe tomar, etc.

Un ejemplo reciente fue entre la NASA (Administración Nacional del Espacio Aeronáutico) y Boeing en 2019. En este caso, se contrató a Boeing para construir cohetes para la NASA y se convirtió en responsabilidad de Boeing diseñar y construir las naves con los materiales que consideraron mejores.

Cómo ayuda ProjectManager con los contratos Cost-Plus

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Con ProjectManager, los documentos principales como estos se encuentran en el mismo lugar que su diagrama de Gantt, junto con otras potentes funciones que se utilizan para administrar proyectos. Esto significa que ya no tendrás que saltar de un lado a otro entre archivos PDF. y su software de gestión de proyectos.

Si necesita señalar ciertos detalles del contrato a los miembros del equipo, simplemente etiquételos en un comentario y continúe la conversación. No más enviar documentos por correo electrónico de un lado a otro y volver sobre sus pasos a través de cadenas de correo electrónico desordenadas. Ahora, sus discusiones sobre documentos como contratos se adjuntan a los propios documentos.

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