Contrato de reembolso de costos: una guía rápida

Hay muchas formas de contratar trabajo. Pero cuando se firma el acuerdo, es legalmente vinculante. Ambas partes deben adherirse a sus términos y condiciones. Por eso los contratos varían desde contratos a precio fijo, en los que el precio cotizado es definitivo, hasta otros con mayor flexibilidad.

Hay muchos tipos de contratos, lo que hace necesario contar con procedimientos de administración de contratos. Por ejemplo, un contrato de precio fijo solo es viable para el contratista cuando puede pronosticar con mucha precisión cuánto costará el proyecto. Si hay demasiadas variables e incógnitas, establecer un costo arbitrario para el trabajo puede ser demasiado alto o demasiado bajo. Es demasiado riesgo para tomar.

Afortunadamente, hay muchos otros tipos de acuerdos contractuales que tienen en cuenta el hecho de que no se puede contabilizar cada centavo hasta que se haya concluido un proyecto. Para este tipo de proyectos, existe un contrato de reembolso de costos. Conozca los diversos tipos de contratos de reembolso de costos y cuál podría ser el adecuado para su próximo proyecto.

¿Qué se entiende por reembolso de costos en un proyecto?

Los costos son cualquier cosa que el contratista debe pagar para ejecutar el proyecto y cumplir con su objetivo. Esto incluye mano de obra, materiales, equipos, herramientas y más.

Reembolso significa que cualquier dinero gastado por el contratista se devolverá durante o después de que se haya completado el proyecto. Por lo tanto, el reembolso de costos es una forma de que un contratista asegure la mano de obra y los materiales necesarios para la ejecución del proyecto sin tener que ajustar esos recursos a un precio predeterminado y estrictamente definido. Como era de esperar, obtener el reembolso de los costos de un proyecto requiere un acuerdo entre el contratista y el cliente para evitar malentendidos.

¿Qué es un contrato de reembolso de gastos?

Un contrato de reembolso de costos es un acuerdo entre las partes en un proyecto de construcción que garantiza que el propietario reembolsa al contratista los costos incurridos mientras trabajan en el proyecto. El reembolso, sin embargo, no es ilimitado. Hay un techo.

Al contratista no se le paga únicamente por los costos, sino que también se le garantiza un pago adicional. Este pago adicional será la utilidad del contratista. El contrato aún incluirá una estimación del costo total del proyecto.

A diferencia de un contrato de precio fijo en el que el precio general del proyecto se acuerda antes de que comience el trabajo y el precio es final (y, por lo tanto, el riesgo recae principalmente en el contratista), el contrato de reembolso de costos coloca el riesgo más directamente en el propietario del proyecto. . Eso no significa que no haya otros riesgos, como el aumento del alcance, donde los requisitos no están claros.

¿Cuáles son los cuatro tipos de contratos de reembolso de costos?

No existe un contrato de reembolso de costos único para todos. En realidad, hay cuatro categorías distintas:

Costo más tarifa fija (CPFF)

Un CPFF reembolsa al contratista todos los costos incurridos, más una tarifa fija. Esta tarifa adicional se incluye independientemente del desempeño del proyecto por parte del contratista. El cliente, entonces, corre el riesgo. Estos contratos a menudo se utilizan en proyectos de alto riesgo en los que puede ser difícil lograr que los postores compitan. El incentivo es que el contratista está protegido del riesgo.

Hay dos tipos de contratos CPFF:

• Terminación, en la que se identifica una meta o producto que el contratista debe entregar para recibir su tarifa
• Término, donde el contrato especifica un período de tiempo y el nivel de esfuerzo que el contratista debe lograr

Tarifa de incentivo de costo más (CPIF)

El CPIF otorga al contratista un reembolso por todos los costos incurridos y luego agrega un incentivo basado en el logro de ciertos objetivos de desempeño acordados, que se definen en el contrato. Las dos partes acordarán una fórmula para determinar cuál es el precio de incentivo. El riesgo en este tipo de contrato es con el cliente (pero menor que con un CPFF) y el incentivo motiva al contratista. Por lo general, el incentivo es un porcentaje de los ahorros que comparten ambas partes.

Cuota de adjudicación Cost Plus (CPAF)

El CPAF le otorga al contratista una tarifa de adjudicación cuando cumple con ciertas métricas de desempeño descritas en el contrato. Este tipo de contrato se diferencia del CPIF porque la adjudicación no se basa en una fórmula definida en el contrato, sino en la satisfacción del cliente. Por lo tanto, es una decisión subjetiva y no puede ser apelada por el contratista.

Costo más porcentaje de costos (CPPC)

La CPPC adjudica al contratista todos los costos del proyecto y un porcentaje de dichos costos. Esta no es una opción popular entre los propietarios de proyectos a menos que confíen en el contratista, ya que traslada el riesgo al propietario. Existe el riesgo de que los costos se incrementen artificialmente para beneficiar al contratista. Estos contratos, por lo tanto, tienen mayor regulación aplicada para evitar dichos riesgos.

¿Qué se incluye típicamente en un contrato de reembolso de costos?

Los contratos son documentos legalmente vinculantes entre dos partes que describen los términos y condiciones de la relación laboral entre ellos, generalmente adjudicados después de un proceso de licitación de construcción. Por lo tanto, un contrato es un contrato, y gran parte del texto modelo sigue su ejemplo de uno a otro, a pesar de las diferencias en los tipos.

Todos los contratos tendrán una oferta y aceptación válida entre las partes y un precio, cumpliendo con los estándares legales. Habrá descripciones detalladas del servicio que se prestará y cuáles son las expectativas para ambas partes. La mayoría de los contratos son iguales en ese sentido.

La diferencia con un contrato de reembolso de costos es que reembolsa en función del costo en lugar de la entrega. Por lo tanto, es necesario definir qué se considera costos permisibles. Debido a que los costos pueden acumularse si un proyecto se retrasa por cualquier motivo, a menudo un contrato de reembolso de costos tendrá un límite máximo que los reembolsos no pueden exceder, que también se define en el contrato.

Pros y contras de un contrato de reembolso de costos

Un contrato de reembolso de costos es mejor para proyectos donde el alcance es incierto y el riesgo es alto, ya que el cliente asume el riesgo y paga todos los costos. Pero un contrato de reembolso de costos no siempre es el mejor tipo de curso legal para tomar entre las partes.

Estas son algunas de las ventajas y desventajas de usar un contrato de reembolso de costos:

ventajas

• Los contratistas tienen pocos incentivos para tomar atajos
• Ideal cuando la calidad sobre los costos es el objetivo
• Los costos finales suelen ser más bajos porque no hay necesidad de inflar los precios para cubrir el riesgo del contratista

Contras

• Los costos finales no son seguros
• Necesita supervisión para asegurarse de que solo se paguen los costos acordados
• Se necesita más supervisión para que cualquier premio o tarifa de incentivo sea justa
• Menos incentivo para la eficiencia

Hay razones para usar un contrato de reembolso de costos en lugar de, por ejemplo, un contrato de precio fijo, pero todos los contratos tienen sus pros y sus contras. Es mejor comprender el alcance y el riesgo del trabajo para determinar qué contrato es el mejor.

Cómo ProjectManager lo ayuda con proyectos de reembolso de costos

ProjectManager es un software galardonado que le permite crear un presupuesto, mantenerse al día con los costos e informar sobre esos costos. Si usa un contrato de reembolso de costos, debe controlar lo que está gastando. Cuanto menor sea el reembolso necesario, más probable será que reciba el premio de incentivo y evite romper el precio máximo establecido en el contrato.

Crear presupuestos

Puede crear un presupuesto en cualquier momento del proyecto, aunque lo más probable es que lo haga cuando se encuentre en las etapas de planificación. Su presupuesto, sin embargo, se puede cambiar en cualquier momento durante el ciclo de vida del proyecto. Una vez configurado, el proyecto se mostrará en su panel de control en tiempo real y estará accesible en los informes para realizar un seguimiento de sus costos.

Administrar y realizar un seguimiento de los costos

Gestiona ambos tipos de costes en nuestra herramienta, tanto recursos como costes generales. Los costos de recursos se calculan automáticamente a medida que su equipo registra horas en sus tareas cuando establece su tarifa por hora. Todo esto se muestra en la vista de hoja y Gantt, donde puede organizar todas sus tareas y crear un cronograma al ver todo el proyecto presentado en una línea de tiempo visual.

Crear informes instantáneos

Los informes con un solo clic le brindan aún más datos sobre sus costos y presupuesto. Puede obtener esta información de informes como el estado de la cartera, que está codificado por colores para ver fácilmente si está por encima o por debajo del presupuesto. El estado del proyecto, el plan del proyecto y el informe de tareas también le brindan cifras de costos. Todos los informes se pueden filtrar para concentrarse en lo que desea ver y luego compartir para mantener actualizados a los interesados.

ProjectManager es un software basado en la nube que realiza un seguimiento de los costos en tiempo real para ayudarlo a mantenerse dentro de su presupuesto. Utilice nuestra herramienta para gestionar cada fase de su proyecto desde la planificación hasta el cierre. Obtenga datos en vivo para tomar mejores decisiones y use nuestra plataforma colaborativa para ayudar a todos a trabajar mejor juntos. Vea lo que podemos hacer para agregar eficiencia a su proyecto al tomar esta prueba gratuita de 30 días hoy.