El costo de ser el jefe: lo que gastan los dueños de negocios en su primer año

Muchos emprendedores inician su negocio con poco más que un sueño y un presupuesto reducido. De hecho, algunos modelos comerciales requieren costos iniciales muy bajos y, en Shopify, hemos sido testigos personales del éxito de innumerables emprendedores con comienzos humildes. Pero entre las pequeñas empresas que hacen despegar sus negocios y no duran, más de un tercio cita la escasez de efectivo como la razón.

Queríamos entender: ¿cuánto cuesta administrar un negocio, en realidad ? ¿Y los empresarios aspirantes tienen ideas erróneas sobre cómo serán esos costos en su primer año de negocios? En octubre, encuestamos a 150 aspirantes a empresarios y 300 propietarios de pequeñas empresas en los EE. UU. para averiguar exactamente eso.

¿Cuánto cuesta operar un negocio?

Según nuestra investigación, los propietarios de pequeñas empresas gastan un promedio de $40,000 en su primer año completo de actividad.

esto no   significa que necesita $ 40,000 en efectivo para comenzar una pequeña empresa. De hecho, para muchos fundadores, los costos del primer año se incurren en el proceso de generar negocios, y los ingresos se reinvierten del negocio para cubrir los gastos. Sin mencionar que las empresas con empleados gastan mucho más que los solopreneurs, lo que distorsiona este número más alto. Pero más sobre todo eso más adelante.

• Producto: materias primas, inventario, proveedor, fabricación, patentes, etc.
• Operativo: constitución/honorarios legales, software adicional, contabilidad, etc.
• Tienda online: suscripción a sitio web/plataforma, alojamiento y nombre de dominio, contrato de desarrollador/diseñador, etc.
• Envío: embalaje, etiquetas, etc.
• Fuera de línea: tarifas de puesto/mesa, alquiler, gasolina, etc.
• Equipo/Personal: salarios, beneficios, ventajas, etc.
• Marketing: logo, branding, anuncios, materiales impresos, etc.

Lo que muestra nuestra investigación

En su primer año, las pequeñas empresas gastaron:

• 11% sobre costos operativos
• 10,3% sobre costes de comercialización
• 9% en costos en línea
• 31,6% sobre costes de productos
• 8,7% en gastos de envío
• 18.8% en costos de equipo
• 10.5% en costos fuera de línea

Es importante tener en cuenta que la cantidad que las empresas gastaron en su primer año varió significativamente, dependiendo de factores como la industria y el modelo comercial; si el negocio era una empresa de tiempo completo, medio tiempo o pasatiempo; y si la empresa tenía empleados. Pero más sobre eso más adelante.

Fuentes de financiación para fundadores en etapa inicial

Si bien los nuevos empresarios a menudo dependen de sus ahorros personales para mantener su negocio a flote en los primeros días, un tercio de los encuestados informó que reinvirtió los ingresos de las ventas de su negocio para cubrir los costos de su negocio en el primer año.

Lo que muestra nuestra investigación

Principales fuentes de financiación para propietarios de empresas:*

• Ahorros Personales (66%)
• Reinvertir los ingresos de las ventas (30%)
• Apoyo financiero de amigos y familiares (23%)
• Préstamo Personal (21%)

* Los encuestados podían seleccionar más de una fuente de financiación

por qué importa

Aceptar que su primer año de negocio puede no ser muy rentable es importante para la planificación financiera y la preparación mental. En muchos casos, los fundadores son los últimos en recibir el pago en su primer año, ya que todos los ingresos de la empresa se reinvierten en el negocio. Y eso es perfectamente normal.

Para las empresas que luchan por realizar ventas en su primer año, crear un plan financiero integral que describa cuánto necesitará y para qué lo utilizará hará que sea más fácil cuando solicite un préstamo bancario o recaudar dinero. No piense en esto como endeudarse: se incurre en gastos para generar ingresos, por lo que el retorno de su inversión probablemente será mayor que los costos iniciales.

Cuánto gastan las empresas en su primer año depende del tamaño de su equipo

Quizás, como era de esperar, tener empleados aumenta drásticamente el gasto total. Si elige ir por la ruta del solopreneur, puede gastar menos de un tercio de lo que gastan las empresas con empleados.

Lo que muestra nuestra investigación

• Los dueños de negocios sin empleados gastaron $18,000 en su primer año.
• Los dueños de negocios con uno a cuatro empleados gastaron $60,000 en su primer año.

Costos inesperados en el primer año

Más allá de los costos fijos, los dueños de negocios también notaron los costos únicos comunes que surgieron en su primer año y advirtieron sobre los gastos ocultos a tener en cuenta.

Lo que muestra nuestra investigación

Los costos inesperados más citados de administrar un negocio fueron:

1. Transporte. El 34% de las empresas mencionaron costos de empaque, artículos dañados o devueltos y tarifas generales de envío. Esto fue particularmente doloroso para las empresas con bajos volúmenes de envío en las primeras etapas.
2. Legal. El 23% de las empresas mencionaron los costos iniciales únicos, como seguros, licencias y permisos, como inesperadamente costosos. También se sorprendieron de que se les acusara de incorporar tanto a nivel estatal como federal en los EE. UU.
3. Inventario y producto. El 21% de las empresas dijo que los costos asociados con su inventario, como la prueba de productos y la recepción y devolución de productos defectuosos, así como el excedente de inventario, podrían acumular facturas rápidamente.
4. Impuestos y contabilidad. En el componente cualitativo de nuestro estudio, los dueños de negocios mencionaron repetidamente que los impuestos y la contabilidad son dolorosamente engorrosos y que vale la pena contratar ayuda profesional.

por qué importa

¡Cuanto más sepas! Los gastos recurrentes y los costos fijos son solo una parte de su plan financiero: los costos ocultos, los costos únicos y los costos variables también deben planificarse con anticipación. ¿Qué sucede si un evento inesperado, como el COVID-19, desbarata tus proyecciones? Siempre es una buena idea hacer una planificación de contingencia y reservar una reserva de efectivo, por si acaso.

Los empresarios aspirantes sobreestimaron los costos en línea

Cuando les preguntamos a nuestros empresarios aspirantes cuánto pensaban que les costaría su primer año de negocios, sobreestimaron por completo en un área: esperaban que los costos en línea fueran más altos de lo que informaron los propietarios de negocios establecidos.

Lo que muestra nuestra investigación

• Los emprendedores aspirantes esperaban gastar el 12 % de su presupuesto en costos en línea en su primer año.
• Los dueños de negocios informaron que gastaron solo el 9% de su presupuesto en costos en línea en su primer año.

por qué importa

Más allá del presupuesto ineficaz, los empresarios que esperan gastar más pueden terminar pagando más de lo que deben. La razón es simple: si los empresarios inician negocios esperando gastar más en un servicio, lo que están dispuestos a pagar por dicho servicio aumenta en consecuencia.

Es importante que los empresarios investiguen cuando elijan contratar diseñadores o desarrolladores para evitar que les cobren de más, u opten por un proveedor de comercio electrónico que examine y seleccione expertos para usted.

El costo percibido y la complejidad de lanzar un negocio en línea sigue siendo una barrera de entrada importante para muchos emprendedores aspirantes. Pero es en gran medida infundado. Por parte de Shopify, nuestro espíritu central, o razón de ser, por así decirlo , es permitir que precisamente aquellos empresarios que no tienen habilidades de codificación o diseño construyan una tienda en línea. Y hacerlo de forma asequible.

Nuestra investigación corrobora esto: de los 300 dueños de negocios que encuestamos, encontramos que los clientes de Shopify gastaron un promedio de $38,000 en su primer año, en comparación con los clientes que no son de Shopify que gastaron un promedio de $41,000 en su primer año.

Patrones de gasto entre las empresas de altos ingresos

El hecho de que los dueños de negocios administraran su presupuesto de cierta manera en su primer año no significa que fuera de la manera correcta. De hecho, la mayoría de nuestros encuestados admitieron que, en retrospectiva, habrían gastado su dinero de manera diferente en su primer año.

Para proporcionar mejores pautas para los empresarios aspirantes, decidimos observar más de cerca los datos de las empresas que informaron mayores ingresos en su primer año para ver qué decisiones presupuestarias, si las hubo, contribuyeron al éxito financiero. Esto es lo que encontramos.

Las empresas de altos ingresos gastan más en costos de equipo

Las empresas que informaron mayores ingresos en su primer año gastaron significativamente más en costos de equipo, casi un tercio de su presupuesto total.

Lo que muestra nuestra investigación

• Las empresas con un ingreso anual de menos de $10,000 gastaron el 8% de su presupuesto en costos de equipo.
• Las empresas con ingresos anuales de $10 000 a $100 000 gastaron el 23 % de su presupuesto en costos de equipo.
• Las empresas con ingresos anuales de más de $100 000 gastaron el 32 % de su presupuesto en costos de equipo.

por qué importa

La relación entre los ingresos y los costos del equipo puede parecer obvia; en otras palabras, si gana más dinero, puede pagarse a sí mismo y contratar empleados. Pero la relación va en ambos sentidos: agregar miembros a su equipo puede impulsar el crecimiento de los ingresos.

Y si bien hacerlo solo es un buen sentido comercial al principio, vale la pena señalar que hay un techo con este enfoque. Cuando eres un solopreneur, tienes recursos limitados: comienzan y terminan contigo. Estás limitado a las habilidades que posees y las habilidades que estás dispuesto a aprender.

Muchos dueños de negocios alcanzan un hito en su carrera en el que necesitan sopesar los costos financieros de contratar ayuda con los costos de tiempo de hacer todo por sí mismos.

Es importante que los empresarios sepan qué banderas rojas buscar que indiquen que es hora de contratar ayuda. Algunas señales de alerta incluyen rechazar el trabajo porque no puede seguir el ritmo, ver que la calidad de su producto o servicio sufre, o ver que la calidad de su sueño o su salud mental sufren. No se ponga en una posición en la que esté tan disperso que no pueda administrar su negocio de manera sostenible.

Las empresas que ganaron menos en su primer año gastaron más en marketing

Cuando les preguntamos a los dueños de negocios: "¿Cuánto representó el marketing como porcentaje de su presupuesto general?" encontramos una relación significativa entre el gasto en marketing y los ingresos.

Cuanto menos dinero ganaba una empresa en general, más gastaba en marketing. Y lo contrario también era cierto: cuanto más dinero ganaba una empresa en general, menos gastaba en marketing.

Lo que muestra nuestra investigación

• Las empresas con un ingreso anual de menos de $10,000 gastaron el 13% de su presupuesto en marketing.
• Las empresas con ingresos anuales entre $10,000 y $100,000 gastaron el 7% de su presupuesto en marketing.
• Las empresas con ingresos anuales de más de $100 000 gastaron el 7 % de su presupuesto en marketing.

por qué importa

Si las empresas gastan demasiado en marketing sin un claro retorno de la inversión, podría ser una señal temprana de problemas mayores, como un sitio web que no convierte o, peor aún, un ajuste débil del producto al mercado. Es imperativo entonces que los dueños de negocios rastreen, informen y revisen obsesivamente sus esfuerzos de marketing de manera regular.

Aún así, el marketing es más un arte que una ciencia, y obtener el presupuesto exacto desde el principio es difícil. Gaste muy poco y no obtendrá su nombre, gaste demasiado y no verá un rendimiento rentable.

Nuestros hallazgos, así como los hallazgos de expertos de la Administración de Pequeñas Empresas de EE. UU., sugieren que el punto ideal para un presupuesto de marketing para una empresa B2C en etapa inicial es entre el 7 % y el 8 % de los ingresos.

Nuestras recomendaciones de presupuesto

Lo dijimos antes, pero es importante reiterarlo: los costos de iniciar un negocio varían mucho y dependen de muchos factores diferentes, como la industria en la que opera, su modelo de negocio, el tamaño de su equipo, el costo de los bienes y pronto. En última instancia, no hay una cantidad correcta o incorrecta de dinero para gastar en su primer año, se trata de cómo gasta lo que tiene.

Aún así, después de analizar las tendencias entre las empresas de altos ingresos y consultar a los asesores de inicio, parece haber un rango general que es recomendable gastar en cada categoría de costos en su primer año:

• Operaciones: 10%–15%
• Producto: 28%–36%
• Envío: 8%–12%
• En línea: 9%–10%
• Comercialización: 7%–12%
• Equipo: 14%–30%

Recuerda: iniciar un negocio exitoso es una maratón, no una carrera de velocidad. Entonces, es fundamental que no mida el éxito de su negocio por la rentabilidad del primer año. Dése una pista de 18 a 24 meses para que su negocio despegue. Pase su primer año probando, reiterando y reinvirtiendo sus ventas en su negocio utilizando las pautas presupuestarias anteriores.

Ser emprendedor requiere un cierto apetito por el riesgo. Pero con la información correcta y un sentido claro de sus objetivos financieros, puede evitar muchos de los errores financieros comunes a los nuevos empresarios. Y con la plataforma de comercio electrónico adecuada, administrar todas las demás partes móviles también es mucho más fácil.

*Todo el costo de iniciar un negocio de Shopify en 2020 se basa en datos de encuestas recopilados en octubre de 2020 de 300 propietarios de pequeñas empresas y 150 emprendedores aspirantes en los EE. UU. Todos los valores son promedios redondeados. Todos los datos no están auditados y están sujetos a ajustes. Todas las cifras financieras están en USD a menos que se indique lo contrario.

Ilustración de Isabella Fassler

Visualización de datos por Datalands