Cómo crear un resumen del proyecto (ejemplo incluido)

Los proyectos no surgen por casualidad. Hay mucho trabajo antes de que se aprueben, y una vez que se les ha dado el visto bueno, ¡se necesita aún más planificación y programación! ¿Cómo comunica esa información a las partes interesadas y al equipo para que entiendan el proyecto?

Utiliza un resumen del proyecto, un documento importante que describe de qué se trata el proyecto, para hacer precisamente eso. Un resumen del proyecto le permite transmitir los objetivos principales del proyecto para que todos entiendan lo que harán.

Siga leyendo para aprender más sobre ellos y cómo hacer uno para usted.

¿Qué es un resumen del proyecto?

Un resumen del proyecto comunica la razón y el enfoque de un proyecto y los procesos que se utilizarán para gestionarlo. No es tan detallado como un plan de proyecto, aunque tiene una importancia superior.

Las partes interesadas y el equipo del proyecto necesitan un discurso breve y conciso para explicar el proyecto. El resumen del proyecto es una forma de entregar esta información en un resumen que describirá los objetivos del proyecto, su alcance, los principales entregables, los hitos y el cronograma.

Tomarse el tiempo para crear un resumen completo del proyecto ayuda a unir a todos para cumplir mejor con el mandato del proyecto. También sentará las bases para un mejor plan y cronograma del proyecto. Cuanto mejor sea el resumen de su proyecto, mejor logrará las metas y objetivos del proyecto.

¿Cuál es el propósito de un informe de proyecto?

El resumen del proyecto hace más que enmarcar el proyecto, también actúa como una herramienta de comunicación eficaz. Un informe de proyecto sólido ayuda a las partes interesadas, los equipos, los diseñadores y cualquier persona involucrada en el proyecto a comprender sus requisitos y objetivos. Es un documento clave al inicio de un proyecto, ya que reúne a todos para servir a un fin común.

No es una exageración decir que el resumen del proyecto es el documento más crucial para liderar un proyecto exitoso. Es aquí donde define el alcance del proyecto y abre la puerta a una conversación entre todas las partes involucradas para llegar a la meta de la manera más eficiente.

En términos prácticos, el resumen del proyecto dejará en claro cuáles son los objetivos de su cliente, quién es el público objetivo o el mercado para el producto o servicio, e incluso los principales competidores en ese espacio.

¿Quién crea un resumen del proyecto?

Debido a que es un documento tan fundamental en cualquier proyecto, el gerente del proyecto crea el resumen del proyecto. El gerente del proyecto es responsable de crear el plan y el cronograma del proyecto, así como de administrar los recursos, por lo que es natural que participe en la creación del resumen del proyecto, ya que guiará todos esos otros componentes del proyecto.

Sin embargo, un gerente de proyecto no saca de su sombrero la información contenida en el resumen del proyecto. Al igual que producir el plan y el cronograma del proyecto, hay recursos que un gerente de proyecto aprovechará para asegurarse de que el documento capture con precisión la misión del proyecto.

Las primeras y más importantes personas con las que hablar son, naturalmente, el cliente y las partes interesadas del proyecto. Son aquellos para quienes el proyecto existe y pueden definir sus metas y objetivos.

Una vez que la visión está clara, los gerentes de proyecto pueden consultar proyectos anteriores para obtener datos históricos que puedan ayudar a guiar la dirección de este nuevo proyecto. Otro recurso son otros directores de proyectos que han llevado a cabo proyectos similares y, por supuesto, el equipo, que está formado por sus habilidades y experiencia.

Si bien la responsabilidad recae en el gerente del proyecto, hay muchos cocineros en esta cocina. Cuanta más investigación y preparación se lleven a cabo antes de que el lápiz toque el papel, mejores serán los resultados, que marcarán la pauta para todo el proyecto que sigue.

¿Qué debe incluir un resumen del proyecto?

El resumen del proyecto es un poco un oxímoron. Debe describir todo el proyecto a fondo y, al mismo tiempo, ofrecer solo un resumen. No es tan diferente de un resumen ejecutivo, ya que actúa en algún lugar entre un discurso de ascensor y la descripción general de una agenda.

Si bien los resúmenes de proyectos pueden variar en formato, la mayoría tocará estos temas.

• Título
• Cliente (información de contacto, tipo de negocio y base de clientes)
• Definición del proyecto (antecedentes, resultados, alcance)
• Enfoque de proyecto (procesos y procedimientos)
• Objetivo del Proyecto
• Detalles del proyecto (público objetivo, objetivos, cronograma, fase, revisión, etc.)

Ejemplo breve del proyecto

Echemos un vistazo a un resumen de proyecto y veamos uno en el que reunir todos esos elementos en una página. ProjectManager tiene muchas plantillas gratuitas para todos los aspectos de la gestión de proyectos, incluida una plantilla de resumen de proyecto gratuita. Puede ver que todo está dispuesto de forma clara y limpia. El nombre del proyecto está arriba, al igual que la fecha en que se creó el resumen del proyecto, información sobre el cliente y una descripción general del proyecto en sí.

Se describen las metas y los objetos, se dan las limitaciones y los supuestos y se detalla el alcance del proyecto. También puede agregar el público objetivo y quién está autorizado para considerar que el proyecto fue un éxito y según qué criterios.

Después de eso, siguen más detalles sobre la ejecución del proyecto, como el presupuesto, el cronograma, la duración y los hitos.

Cómo crear un resumen del proyecto

Cuando escribe un resumen de proyecto, debe incorporar los antecedentes, los objetivos del proyecto y lo que determinará si es un éxito. Es necesario que haya un esquema del cronograma del proyecto y el público objetivo.

En su forma más simple, un resumen del proyecto puede responder esas preguntas y cumplir su propósito. Puede enumerar las secciones como viñetas en un documento de una página o si se trata de un enlace digital a la documentación de respaldo. No existe una sola manera de crear un resumen del proyecto, pero la siguiente es una guía general sobre cómo comenzar:

Descripción del proyecto

Comience recopilando la información de contacto. Es un comienzo bueno y fácil. Anote el cliente, su contrato, un resumen sobre su negocio y base de clientes. Tener una formación sólida informará el resto de su informe comercial.

Objetivos del proyecto

Saber cuáles son los objetivos de su proyecto es cómo obtiene una mejor comprensión del proyecto en general. Mire qué entregables tiene, especialmente el final. Así es también como comienzas a definir cómo es un proyecto exitoso. Utilice el método SMART, como ser específico, medible, alcanzable, realista y de duración determinada.

Línea de tiempo del proyecto

Ha definido lo que tiene que entregar, ahora necesita determinar el marco de tiempo en el que debe realizar esos entregables. Esto significa saber cuándo vas a empezar y cuál es el cronograma del proyecto. Lo que está emprendiendo aquí es la T en SMART, la parte con límite de tiempo. Para refinar aún más el cronograma, observe los hitos (fechas importantes, como cuando termina una fase y comienza otra).

¿Quién es el público objetivo?

El resumen del proyecto es más que solo lo que está haciendo y cuando lo está haciendo, debe describir para quién lo está haciendo. Sin un público objetivo, no puedes definir si tu proyecto es un éxito o no. Puede hacerlo todo a tiempo y dentro del presupuesto y aun así fallar porque no cumplió con las expectativas de calidad de su público objetivo. Eso significa datos demográficos y otros perfiles para asegurarse de que está satisfaciendo las necesidades de esa audiencia.

Átelo a las partes interesadas y al equipo

Finalmente, desea vincular todas las piezas con las partes interesadas y el equipo, que son el público objetivo del resumen del proyecto. Eso significa hacerlo relevante para ellos al incluir recursos para el proyecto, delinear el presupuesto, incluso un plan de comunicación y definir los roles y responsabilidades. Depende de usted cuánto más quiera agregar, pero debe lograr un buen equilibrio entre lo que es importante y lo que está demasiado en la maleza. Recuerde, usted no quiere oscurecer su mensaje.

Cosas a evitar al hacer un resumen del proyecto

Hay errores comunes que cometen las personas al elaborar el resumen de su proyecto; echemos un vistazo rápido a esos errores a continuación.

Morder más de lo que puedes masticar

Esté atento a las trampas, como definir demasiados objetivos. El resumen del proyecto debe ser, bueno, breve y demasiados objetivos no solo lo harán más largo sino más difícil de entender.

comunicación confusa

La claridad es clave para un informe de proyecto exitoso. Si no está claro al definir su público objetivo, entonces las vistas del proyecto estarán fuera de lugar desde el principio. Incluso si el objetivo es solo un poco erróneo, en el transcurso del proyecto el efecto será acumulativo y su entrega final estará bien fuera de lugar.

falta de precisión

Otra cosa a evitar son las generalizaciones. La buena escritura es específica, y un resumen de proyecto bien escrito comparte la misma precisión. Evite la jerga y cualquier relleno sin sentido. Di lo que quieras son unas pocas palabras bien enfocadas que describen de lo que estás hablando, enfocándolo.

llamarlo por teléfono

Por último, no seas perezoso. Ponte manos a la obra. Haga toda la investigación, hable con todas las personas que necesite para entregar un informe de proyecto sólido. Este es un documento fundamental que conduce al plan del proyecto, pero también es una herramienta de comunicación. Si no tiene un resumen claro del proyecto, el resto del proyecto se verá afectado.

Cómo ProjectManager permite proyectos exitosos

ProjectManager es un software de gestión de proyectos galardonado que convierte un resumen en un proyecto exitoso. Con características que pueden planificar, monitorear e informar sobre el progreso y el rendimiento, solo necesitará un software para administrar todos los aspectos de su proyecto.

Todas las tareas que conducen a los entregables en el resumen del proyecto deben realizarse dentro del plazo y el presupuesto que estimó. Para controlar todos estos elementos, tenemos una vista de proyecto de diagrama de Gantt en línea. Organiza tus tareas y subtareas, recursos y costos.

Listas de tareas para una fácil ejecución

Ahora tiene sus tareas establecidas, pero las tareas necesitan personas para ejecutarlas y hacer avanzar su proyecto. Puede indicar a su equipo que use nuestras listas de tareas, que enumeran las descripciones de sus tareas y los archivos adjuntos. Luego, pueden trabajar juntos, comentando a nivel de tarea con otros miembros del equipo, a quienes se les notifica por correo electrónico.

Seguimiento de proyectos con paneles automatizados

Puede realizar un seguimiento de su progreso con excelentes funciones de monitoreo, como un tablero en tiempo real que muestra el estado de la tarea, los costos y otras vistas de alto nivel del proyecto. Nuestro software calcula las actualizaciones de tareas y las muestra en cuadros y gráficos codificados por colores, perfectos para compartir en reuniones de partes interesadas para mantenerlos informados.

ProjectManager es un software basado en la nube que organiza tareas, equipos y proyectos. Le ayuda a convertir el resumen de su proyecto en un plan de proyecto, programando tareas en un diagrama de Gantt y brindando a los equipos tableros kanban para visualizar su carga de trabajo. Los paneles en tiempo real y los informes con un solo clic lo mantienen al día y a las partes interesadas actualizadas. Compruébelo usted mismo realizando esta prueba gratuita de 30 días.