Cómo escribir boletines informativos corporativos por correo electrónico que la gente leerá

El correo electrónico es la principal fuente de comunicación en el trabajo. Mantenemos correspondencia diaria con colegas, gerencia, clientes y clientes, pero a veces esta es una actividad que puede robarle mucho tiempo. A continuación, se ofrecen algunos consejos para crear mejores correos electrónicos corporativos que harán que este proceso de redacción y respuesta sea más rápido.

El correo electrónico es la principal fuente de comunicación en el trabajo y los correos electrónicos corporativos siguen siendo una parte importante del marketing por correo electrónico, incluso si solemos dedicar más atención a los boletines informativos y correos electrónicos promocionales. Mantenemos correspondencia diaria con colegas, gerencia, clientes y clientes. A veces, los destinatarios no pueden llegar a un acuerdo o dedicar demasiado tiempo a las cartas. Hemos recopilado 12 reglas que le ayudarán a usted y a su cliente a ahorrar tiempo y resolver problemas laborales más rápidamente.

Escribe una línea de asunto clara y específica

La línea de asunto funciona de manera similar a un título, lo que le permite ubicar fácilmente la correspondencia que está buscando en su bandeja de entrada. Asegúrese de incluirlo para que trabajar con correos electrónicos sea más sencillo. La formulación del tema debe ser informativa. No estará claro para el destinatario qué se ofrece si la carta se titula “Colaboración”, “Fotos”, “Eso”. Hay una línea de asunto, pero es inútil. Agregue detalles: "Ofrecemos ubicación en nuestra revista" o "Fotos para la sección de viajes".

Si el tema ha cambiado durante la correspondencia, no lo cambie en la carta. Supongamos que inició una conversación sobre la creación de un sitio web para una práctica dental, pero en el camino recibió un nuevo pedido: un sitio web para un centro infantil. No mezcle proyectos en un correo electrónico y no cambie el tema cuando reciba una nueva pregunta. Inicie una nueva cadena de letras para esta conversación. Los redactores de contenido de Essay Map siempre recomiendan seguir una regla: para cada gran pregunta debe haber una correspondencia separada.

Personalizar

Si conoce el nombre del destinatario, use su primer nombre cuando se dirija a él . Aparte de eso, no está claro a quién va dirigida la carta y parece descortés. Si hay varios destinatarios, enumere por nombre a todos aquellos de quienes espera una respuesta o acción. Una persona puede pensar que una carta no se aplica a él si está dirigida a todos. Al abordar por nombre, eliminamos este problema.

Habla al grano

La carta de trabajo es un género breve. Considere cuánto tiempo le tomaría al destinatario llegar al meollo de la carta, abriéndose paso entre argumentos largos y apartes vagos. No es necesario escribir lo que puede ser y lo que calmará el corazón si no afecta la solución de la pregunta. No pierda su tiempo y el de los demás, vaya directo al grano.

Indique la fecha exacta del plazo.

En la línea de asunto o en el cuerpo del mensaje, evite usar la palabra "urgente" . Este concepto es extensible: para una persona puede ser una hora, para otra, una semana. Sea específico sobre la hora y la fecha en que está esperando una respuesta o un resultado.

Dar formato al texto

El texto sin formato es difícil de leer, así que divídelo en pequeños párrafos, respetando las principales reglas de formato para una mejor y más fácil legibilidad. Después de cada párrafo, sangra un espacio, luego dos espacios después del saludo y antes de la firma. Explique cada enlace que colocó en su correo electrónico: a qué documento conduce y por qué el destinatario debe hacer clic en él. Trate de no abusar de la negrita, la cursiva y el color. Deje que el texto parezca tranquilo.

Escribe de forma neutra y delicada

Es fácil evocar emociones negativas con una carta. Dado que el destinatario puede interpretar el texto de manera diferente, escriba lo más neutral posible para evitar confusiones. Sea siempre cortés y respetuoso. Si no se conocen bien, no hagan preguntas personales, no interrumpan el espacio de otra persona, no hagan bromas ni mencionen temas no relacionados con el trabajo.

Guarda tu historial de chat

En el texto, mantenga toda la cadena de mensajes anterior . Es fácil perder de vista lo que estaba tratando con el remitente en un mar de información; el historial de correspondencia le ayudará a recordar. Esto es particularmente cierto para los trabajadores que reciben una gran cantidad de correos electrónicos que contienen problemas y consultas.

Firmar letras

Su correo de correspondencia laboral debe tener un nombre neutral, como nombre apellido @ empleador. Indique el nombre, apellido, cargo y razón social en la firma. Agregue información adicional: contacto telefónico, mensajería, redes sociales y un enlace al sitio web corporativo en su pie de página . Utilice "Saludos" neutrales o "Mis mejores deseos". No escriba palabras de agradecimiento en media página en la firma automática, coloque anuncios, coloque enlaces para recolectar firmas y proyectos similares.

Agregue todos los enlaces y archivos a la vez

Sucede que solo después de enviar un correo electrónico se descubre que no se adjunta un archivo importante o no se especifica el enlace correcto. Muchas personas envían anexos y suplementos en una carta separada: “aquí está el documento que olvidé enviar”. Y la correspondencia se divide: en una historia, la discusión, en la otra, los documentos necesarios. No se sabe a qué carta responderá el destinatario, probablemente la que no tiene historial de correspondencia. Por lo tanto, es mejor duplicar el anterior y agregarle un archivo. En el mensaje, debe pedirle al destinatario que elimine la carta sin el archivo para evitar confusiones.

Además, envíe todos los archivos adjuntos juntos. O si hay demasiados, envíe un enlace al servicio de alojamiento de archivos.

Responde rapido

Los remitentes no esperan una respuesta inmediata a los correos electrónicos, pero casi la mitad de los 2 millones de encuestados responden a los correos electrónicos en una hora. Escriba lo antes posible. Si esto es parte de sus responsabilidades directas, por ejemplo, trabaja en apoyo o como coordinador de proyecto, intente responder dentro de 15 a 30 minutos.

Si su trabajo principal no requiere que se ocupe del correo electrónico, reserve dos momentos durante el día para clasificar el correo y responder. Por ejemplo, a las 11 de la mañana y al final del día, a las 17 de la tarde. De esta forma no perderá mensajes importantes y mantendrá su buzón en orden. No se preocupe: si tiene una pregunta urgente, lo contactaremos de otra manera: por mensajería o por teléfono.

Envíe cartas durante el horario laboral

Tres razones para seguir esta regla:

1. Una notificación sonora puede despertar al destinatario.
2. Algunas personas encuentran inaceptable mantener correspondencia fuera del horario laboral, incluidos los fines de semana.
3. Es posible que su carta se pierda entre otras.

Configure el envío diferido . Por ejemplo, Gmail tiene la función "Programar envío". Si está escribiendo una carta el sábado por la mañana, programe la carta para el lunes a las 10 am . De esta forma es más probable que el destinatario no se lo pierda. Si el correo electrónico se ha vuelto irrelevante en este momento, vaya a Enviado y cancele el envío.

No envíe las palabras "Gracias" y "De nada" en un correo electrónico separado

Se necesita tiempo para abrir y leer una carta. Enviar solo "Gracias", "De nada" y mensajes similares solo distraen a la persona con la que estás hablando. Es mejor agradecer la próxima vez que envíe documentos adicionales o responda nuevas preguntas. De esa manera, habría tanto beneficio como gratitud en una sola carta.

Siempre observe su tono y expresiones. No escriba cosas que puedan ofender a otra persona o reflejar negativamente la imagen del empleador.

Hay muchas reglas, pero no es necesario que las memorice todas. Lo principal es respetar a tu oponente, su opinión y su tiempo, y ser feliz por el negocio común.