Cómo crear un cronograma de implementación impecable para un proyecto

Los proyectos requieren un plan de implementación, y ese plan requiere un cronograma de implementación. Un cronograma define cuándo comenzarán y terminarán las fases del proyecto. Esas fechas pueden cambiar según el riesgo y las limitaciones, pero sin un cronograma de implementación, las cosas se desvían rápidamente.

Poner en acción el plan de su proyecto requiere un cronograma de implementación. Un cronograma de implementación del proyecto toma todas sus tareas y las organiza en un cronograma práctico y táctico. Tener un plan de implementación de proyecto bien pensado ayuda a llevar a cabo su proyecto con éxito.

¿Qué es un cronograma de implementación para un proyecto?

Un cronograma de implementación del proyecto es un gráfico que mapea cada tarea requerida para completar un proyecto, cada una con una fecha límite específica. Esta es una piedra angular de cualquier plan de proyecto porque la usará durante la ejecución para monitorear y evaluar el progreso del proyecto.

Comience con una lista de todas las tareas necesarias para llegar a su entrega final. Esta lista debe ser exhaustiva, por lo que le recomendamos que utilice una estructura de desglose del trabajo (EDT).

En su cronograma de implementación, clasificará la prioridad de cada tarea e identificará las tareas que tienen dependencias. Conocer las tareas dependientes al crear un cronograma de implementación es cómo puede evitar retrasos más adelante en la fase de ejecución del proyecto. La representación visual del cronograma de implementación de un proyecto generalmente se realiza en un diagrama de Gantt. Los diagramas de Gantt pueden ser complicados si hay muchas tareas asociadas con el proyecto, pero el uso de un software de gestión de proyectos como ProjectManager facilita su uso. Su diagrama de Gantt se actualizará automáticamente a medida que se produzcan cambios, y el cronograma de implementación de su proyecto se puede compartir fácilmente con las partes interesadas.

¿Por qué son importantes los cronogramas de implementación?

Utilice un cronograma de implementación para asegurarse de que todos los miembros del equipo del proyecto se mantengan al día mientras cumplen con el cronograma y el presupuesto del proyecto. La base para el éxito del proyecto se establece durante la fase de planificación, cuando crea el cronograma de implementación del proyecto.

En resumen, un cronograma de implementación es cómo toma una idea y la convierte en realidad. Los proyectos tienen mayor éxito cuando tienen un cronograma de implementación.

Ejemplo de programa de implementación

Para ayudarlo a comprender qué es un cronograma de implementación, proporcionamos el siguiente ejemplo usando la plantilla de plan de implementación gratuita de ProjectManager.

Notará que nuestro ejemplo de cronograma de implementación se divide en fases del proyecto. En este diagrama de Gantt se detallan tres de esas fases: recopilar requisitos, desarrollar el cronograma y diseñar la solución. En cada una de estas fases se encuentran las tareas y subtareas que deben completarse en la fase.

Para cada tarea, hay una fecha de inicio planificada y una fecha de finalización planificada. El porcentaje completo se calcula en el diagrama de Gantt a medida que los equipos actualizan su estado. Se establecen prioridades e hitos y se vinculan las dependencias de las tareas para evitar los cuellos de botella de los miembros del equipo bloqueados.

Consejos para crear un cronograma de implementación del proyecto

Los proyectos suelen fallar. Puede incumplir los plazos, sobrepasar el presupuesto o no cumplir con las expectativas de calidad. Nadie quiere que un proyecto brinde algo menos que el éxito, y para hacerlo, debe tener un cronograma de implementación del proyecto. Aquí hay algunos consejos sobre cómo hacer uno:

• Comience por definir qué es el éxito del proyecto: comunique qué es el éxito del proyecto y asegúrese de que todos los involucrados en el proyecto sepan cómo se define. Esto ayuda al equipo a saber qué está dentro del alcance y qué no. Tener una visión compartida crea unidad y esa es la definición de un equipo.
• Defina la estructura del proyecto: defina las funciones y responsabilidades de los miembros del equipo que trabajan en su proyecto. La implementación es un esfuerzo de equipo, y su equipo necesita saber lo que está haciendo y dónde comienza y termina su autoridad. Cuanto más claro sea, mejor será el plan de implementación del proyecto.
• Comuníquese bien: el cronograma de implementación de un proyecto vive o muere según lo bien que se comunique. La comunicación del equipo no es una calle de sentido único. Si bien un gerente de proyecto debe dirigir a su equipo, un gerente de proyecto también debe estar abierto a recibir comentarios. Tu equipo es tu mejor recurso.
• Tenga en cuenta los recursos: ya mencionamos lo importante que es identificar las dependencias de las tareas para que todo funcione sin problemas. Pero es igualmente fundamental que conozca los recursos necesarios para ejecutar tareas y asegurarse de que estén disponibles cuando los necesite.
• Sepa quién hace qué: si bien mencionamos tener definidos los roles y responsabilidades del equipo del proyecto, también es importante conocer la estructura jerárquica de la cadena de mando del proyecto. Es decir, ¿quién gobierna ciertos aspectos del proyecto? Sepa quiénes son los que toman las decisiones, quién aprueba qué entregables, etc.
• Sea flexible: los cronogramas de implementación son un equilibrio entre el alcance y el cronograma. A medida que las cosas cambian, debes ser flexible. El compromiso es importante, al igual que ser capaz de ver lo que se debe hacer y lo que se puede dejar de lado. Eso implica calcular la ruta crítica de su programa de implementación. Puede ser una ecuación compleja, pero vale la pena el esfuerzo.

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Cómo ProjectManager ayuda con los cronogramas de implementación

ProjectManager es un software de gestión de proyectos basado en la nube que organiza tareas, conecta equipos y proporciona datos en tiempo real sobre sus proyectos. Hacer un cronograma de implementación es parte de cualquier plan de proyecto, y ProjectManager lo ayuda a planificar, rastrear e informar sobre el progreso y el rendimiento. Vea cómo crear un horario en nuestra herramienta viendo este breve video tutorial.

Crear un horario en un diagrama de Gantt

El diagrama de Gantt en línea de ProjectManager lo ayuda a priorizar, vincular dependencias y establecer hitos. También le facilitamos encontrar la ruta crítica del plan de implementación de su proyecto. Luego, establezca una línea de base del cronograma, que le permite comparar el esfuerzo planificado con el esfuerzo real para que pueda ver si va por buen camino.

Comuníquese fácilmente con su equipo

ProjectManager fomenta la colaboración en equipo y mantiene abiertas las líneas de comunicación. Los miembros del equipo pueden iniciar sesión, ya sea que estén en la oficina o de forma remota, y pueden comentar y agregar archivos a las tareas. Los cambios en el estado de la tarea activan notificaciones automáticas por correo electrónico y en la aplicación para mantener a todos en la misma página.

Supervisar e informar sobre el progreso a las partes interesadas

Monitorear el progreso es crucial para cumplir con su programa de implementación. Puede obtener una vista de alto nivel con el tablero en vivo. mientras que los informes de un solo clic se pueden compartir con las partes interesadas. Las herramientas de administración de recursos, como el gráfico de carga de trabajo, lo ayudan a asegurarse de que la carga de trabajo de su equipo esté equilibrada para mantener su productividad.

ProjectManager es un software galardonado que ayuda a los gerentes de proyectos, equipos y partes interesadas a mantenerse informados. Administre su proyecto con características que ayudan con planes, recursos, hojas de tiempo y más. Únase a las decenas de miles de equipos en organizaciones tan variadas como la NASA y Ralph Lauren que utilizan nuestro software para administrar sus proyectos. Pruebe ProjectManager hoy de forma gratuita.