Cómo crear un plan de ejecución del proyecto (PEP): plantilla gratuita incluida

Tener una gran idea es solo el comienzo: para realizarla, necesita un plan de ejecución del proyecto (PEP). Un plan de ejecución de proyectos es un documento para ejecutar proyectos que lo ayuda a elaborar estrategias, idear procesos de gestión de proyectos y poner todo en acción.

La creación de un plan de ejecución del proyecto es parte de la fase de planificación y le permite realizar su idea. Cuando una idea puede ser ambiciosa, el proceso de ejecución del proyecto es minucioso y práctico, incluidas todas las actividades clave. No hace falta agregar que es un documento esencial para la gestión de proyectos.

¿Qué es un Plan de Ejecución del Proyecto (PEP)?

Un plan de ejecución del proyecto es un documento que se utiliza para definir cómo se ejecutará un proyecto. Eso debería ser obvio por el nombre, pero también aborda la programación, el seguimiento y el control del proyecto necesarios para lograr los entregables del proyecto.

El documento describe todas las partes de la ejecución del proyecto y muestra cómo gestionarlas. Esto debe ajustarse a los requisitos del proyecto o del contrato entre las partes involucradas. El PEP también toma nota de los objetivos del proyecto, junto con el cronograma y los recursos necesarios para ejecutar el proyecto.

Es claro que, solo de esos elementos fundacionales, cuán importante es el plan de ejecución del proyecto. Pero, por supuesto, hay mucho más que eso.

Una vez que haya creado el plan de ejecución del proyecto, aún debe cumplir con esos hitos, dependencias y asignaciones. Si realmente quiere llegar a tiempo, querrá usar un software de gestión de proyectos.

ProjectManager es un software de gestión de proyectos y trabajos basado en la nube que organiza tareas con diagramas de Gantt interactivos para la planificación de la ejecución. Puede colocar hitos en la línea de tiempo, vincular dependencias y filtrar por la ruta crítica. Luego, establezca una línea de base y podrá realizar un seguimiento de la variación del proyecto al ejecutar sus tareas. Comience gratis con ProjectManager hoy.

Elementos de un Plan de Ejecución del Proyecto

Los planes de ejecución del proyecto combinan los elementos necesarios para una hoja de ruta de implementación del proyecto definitiva y procesable. Eso puede incluir enumerar las partes interesadas del proyecto y definir todas las tareas del proyecto. Estos son los seis elementos básicos de un plan de ejecución del proyecto:

1. Alcance del proyecto

El alcance del proyecto es una visión amplia de los objetivos y una lista detallada de todos los elementos involucrados en el proyecto. Defina el alcance del proyecto identificando lo que debe hacerse. Hágalo en términos específicos. Esto les da a los interesados ​​del proyecto un resumen del propósito del proyecto y sus objetivos.

Algunos de los detalles que querrá incluir en el alcance de su proyecto son:

• Una declaración de trabajo para definir los roles y responsabilidades del equipo del proyecto.
• Una lista de limitaciones y límites de los recursos disponibles.
• Todos los entregables potenciales, no solo el final
• Una lista de todos los informes, productos, servicios o nuevos desarrollos de software relevantes
• A qué parte interesada o cliente se entregarán
• Algunos criterios para medir el éxito del equipo del proyecto

2. Estándares de calidad

Ya conoce los resultados, ahora es el momento de definir la calidad que espera de ellos. Tener una comprensión clara de las expectativas de calidad es clave para un proyecto exitoso. Para comenzar, querrá definir qué es calidad y asegurarse de que todo su equipo esté de acuerdo con esa definición.

Además, tener metas alcanzables mantendrá a tu equipo motivado. Si su trabajo se siente inalcanzable, probablemente erosionará la moral. Para mantener el compromiso del equipo, solicite con frecuencia comentarios sobre cuál es un objetivo alcanzable y aplíquelo a su PEP.

3. Declaraciones de objetivos

Una declaración de objetivos describe lo que el equipo planea implementar y completar durante el proyecto. Algunos ejemplos de una declaración de objetivos podrían ser los resultados previstos, los hitos y el ciclo de vida de grandes tareas de trabajo.

La declaración de la meta también puede reiterar el propósito del proyecto. Puede mostrar los beneficios que se espera que el proyecto brinde a la organización, las partes interesadas o los clientes. También puede haber la identificación de riesgos y desafíos con detalles sobre cómo el equipo responderá a ellos.

4. Asignación de Recursos para el Plan de Ejecución del Proyecto

También necesitará una lista de todos los recursos que necesita para completar el proyecto. Los recursos, a diferencia del alcance, las especificaciones de calidad y los objetivos, son lo que su equipo necesita para poner el plan en acción. Aquí también es donde definirá el presupuesto del proyecto, ya que los recursos son costosos.

Un recurso en un proyecto puede ser capital, personas o materiales. De hecho, es todo lo que se necesita para ejecutar las tareas en el plan de ejecución de su proyecto. Es necesario contar con recursos para satisfacer la capacidad de su equipo para completar su proyecto a tiempo y dentro de las expectativas de calidad.

5. Cronograma del proyecto

Si bien ya ha creado un cronograma e hitos, se requiere un cronograma completo en el PEP. Esto significa usar una estructura de desglose del trabajo para enumerar, priorizar y crear plazos para sus tareas. A continuación, puede asignar estas tareas a los miembros del equipo.

Los cambios en el suministro de las materias primas necesarias pueden afectar un cronograma y, por lo tanto, la expectativa de retrasos debe gestionarse con las partes interesadas y los equipos. El gerente del proyecto podría tener que hacer ajustes a la triple restricción de tiempo, costo y alcance para responder a los cambios en el suministro para cumplir con el cronograma.

6. Componentes organizacionales

Finalmente, el PEP debe considerar los aspectos operativos del proyecto. Esto significa hacer una lista del personal clave y sus funciones y responsabilidades, y luego distribuir esta lista para que todos sepan quién es responsable de qué.

En ese sentido, deberá identificar quién tiene autoridad para tomar qué decisiones. Esto ayudará al equipo a trabajar mejor en conjunto, ya que sabrán a quién contactar cuando se deba tomar una decisión. Estas figuras de autoridad también estarán disponibles para preguntas e inquietudes.

Debe describir los métodos utilizados en el proyecto para la presentación de informes y comunicaciones en el PEP. Esto incluye cómo supervisará y hará un seguimiento del progreso y el rendimiento de su proyecto. Además, cómo su equipo trabaja en conjunto y con otros equipos si están interactuando con otros departamentos.

Cómo crear un plan de ejecución del proyecto

1. Reunión de lanzamiento

Una reunión inicial le permite comunicar la estrategia, el proceso y las acciones al equipo y a las partes interesadas. Puede responder cualquier pregunta y asegurarse de que todos entiendan el proyecto y estén de acuerdo. Esta no es una reunión permanente diaria, es una descripción general completa de la implementación del proyecto. Debe compartir el plan del proyecto en este momento para que todos estén en la misma página. El software de planificación de proyectos puede facilitar este paso incorporando a todos y compartiendo rápidamente el plan y asignando tareas.

2. Monitorear y Controlar el Plan de Ejecución del Proyecto

El proyecto procederá con normalidad a través de las etapas de ejecución, seguimiento y control. Aquí, el software de gestión de proyectos puede ayudarlo a mantener el cronograma, el presupuesto y el alcance de su proyecto. También querrá estar atento a cualquier riesgo en su plan de gestión de riesgos y mantener equilibrada la carga de trabajo de su equipo. Las partes interesadas pueden ser fundamentales para ayudarlo a identificar los riesgos antes de que se conviertan en problemas. Luego, querrá analizar sus datos para asegurarse de que está cumpliendo con el progreso, los indicadores clave de rendimiento (KPI) y los hitos de rendimiento.

3. Datos en tiempo real

Necesitará un software de gestión de proyectos basado en la nube para saber si llega a tiempo y no gasta de más. Tener una herramienta en tiempo real es esencial para monitorear un proyecto, pero también es excelente para facilitar la colaboración. Los gerentes pueden administrar y los equipos pueden comunicarse, ya sea que trabajen codo con codo o distribuidos por todo el mundo. El uso de software en tiempo real significa que todos trabajan con los datos más actualizados y los gerentes pueden tomar decisiones más perspicaces.

4. Firmar

Entregar los entregables a tiempo y dentro del presupuesto puede parecer el final de un proyecto, pero no lo es. Todavía hay papeleo que necesita completar. Esto no es trabajo pesado, es una parte clave del ciclo de vida del proyecto. Debe obtener la aprobación de sus partes interesadas para asegurarse de que el producto o servicio haya cumplido con sus expectativas de calidad. Debe pagar a los proveedores o contratistas y luego liberar a su equipo. ¡Y no te olvides de celebrar! No solo es divertido y merecido, sino que mantiene la moral de tus equipos.

Plantilla de plan de ejecución de proyecto gratis

ProjectManager ofrece una plantilla de plan de implementación gratuita para Excel que puede ayudarlo a llevar su proyecto al éxito. Esta plantilla de implementación gratuita lo ayuda a llevar su idea a través de una estrategia, proceso y acción sin perder nada crucial. Es un ejemplo útil del plan de ejecución del proyecto.

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Cada acción es una tarea y las tareas se organizan en una línea de tiempo. Aquí tienen fechas para un inicio planificado y un final planificado para cada uno. La línea de tiempo también tiene un lugar para las horas planificadas. También hay una columna en la que puede anotar si la tarea está adelantada o atrasada, lo que le ayudará a realizar un seguimiento de su progreso.

La última parte de la plantilla es para recursos. Los gerentes de proyecto pueden anotar qué departamento maneja qué y los materiales que necesitarán para ejecutar sus tareas. También hay un lugar para estimar el costo de la tarea. Todo esto combinado constituye una hoja de ruta para la ejecución de su proyecto. Ahora depende de ti monitorearlo y controlarlo.

Use ProjectManager para crear su plan de ejecución del proyecto

Una plantilla es una gran herramienta, pero es estática. Si encuentra que las plantillas lo ralentizan y no son lo suficientemente precisas, querrá cambiar a ProjectManager, que automatiza gran parte del trabajo y le brinda transparencia en tiempo real para administrar mejor su proyecto y lograr un final exitoso.

Múltiples vistas de proyecto para cada equipo

Ya sea que trabaje en marketing, TI, servicios profesionales o cualquier industria, tendrá muchos equipos diferentes trabajando juntos. ProjectManager tiene múltiples vistas de proyectos para brindarles a todos las herramientas que desean. Por ejemplo, el tablero kanban es una función de flujo de trabajo visual que permite a los equipos administrar su trabajo pendiente y planificar sprints juntos. También brinda a los gerentes visibilidad de su trabajo para que puedan asignar recursos según sea necesario para evitar obstáculos y mantener a los equipos trabajando a plena capacidad.

Administre los recursos de su equipo fácilmente

Debes asegurarte de que tu equipo esté trabajando al máximo de su capacidad. Si bien puede ver sus tareas en cualquiera de las múltiples vistas del proyecto, como la vista de lista, la hoja o el calendario, ProjectManager tiene herramientas de administración de recursos para equilibrar su carga de trabajo de manera rápida y sencilla. El gráfico de carga de trabajo está codificado por colores para que pueda ver la carga de trabajo de un vistazo y luego reasignar el trabajo directamente desde esa página.

Seguimiento de cambios en paneles en vivo

La gestión del cambio significa saber cuándo ocurren los cambios. Eso significa monitoreo en tiempo real con el tablero en vivo de ProjectManager. Recopila automáticamente datos del proyecto y calcula los números para mostrar sus métricas a tiempo, costo y más en gráficos y cuadros fáciles de leer. Para obtener más detalles, use informes de un solo clic sobre el estado del proyecto, el estado de la cartera, la variación del proyecto, las hojas de tiempo y mucho más. Estos informes se pueden filtrar para mostrar lo que desea y se pueden compartir fácilmente para actualizar a las partes interesadas.

ProjectManager puede hacer su plan de ejecución, compartirlo con el equipo del proyecto y monitorearlo y controlarlo durante todo el ciclo de vida de su proyecto. Reciba notificaciones por correo electrónico y alertas en la aplicación en tiempo real para mantenerse siempre actualizado sobre el progreso y colaborar con su equipo.

ProjectManager es un software de gestión del trabajo galardonado para equipos híbridos, sin importar dónde trabajen, en qué departamento se encuentren o su conjunto de habilidades. Únase a los más de 35.000 profesionales que ya utilizan nuestra herramienta para ejecutar sus proyectos con éxito. Comience gratis con ProjectManager ahora.