Colaboración entre equipos: mejores prácticas, desafíos y beneficios

La colaboración ya es bastante difícil. Ahora imagine colaborar con colegas que no están en el mismo departamento que el suyo. ¡O tal vez incluso en una ubicación diferente! Bueno, la gente lo hace todos los días y se llama colaboración entre equipos.

A medida que estos equipos híbridos se vuelven más estándar, la colaboración entre equipos es la clave para conectar estos diferentes grupos y aumentar su productividad.

¿Qué es la colaboración entre equipos o la colaboración interfuncional?

La colaboración entre tiempos, también conocida como colaboración entre funciones, se trata de hacer que diferentes departamentos trabajen mejor juntos. Estos diferentes departamentos, como diseñadores, desarrolladores, comercializadores y ventas, tienen la tarea de un objetivo común, pero cada uno es responsable de una etapa diferente de ese proyecto.

Conseguir que estos diferentes equipos, que probablemente tengan formas únicas de trabajar y herramientas preferidas para hacer ese trabajo, actúen como un solo grupo puede ser difícil. La colaboración entre equipos es el puente que puede construir para conectar a todos. Esa es la fuerza de la colaboración entre equipos. Toma las fortalezas de todos y las combina para un mejor resultado.

Si necesita implementar la colaboración multifuncional en su organización, equipe a su equipo con una herramienta de gestión del trabajo que permita a todos trabajar como quieran. ProjectManager es un software de gestión de proyectos y trabajos con cinco vistas diferentes, para que cada departamento pueda ser productivo y trabajar al máximo. Además, puede realizar un seguimiento del progreso a lo largo del camino con paneles e informes. Comience con ProjectManager gratis hoy.

Beneficios de la colaboración interfuncional

El beneficio de la colaboración multifuncional es que crea sinergia y eficiencia en un proyecto multifuncional. Un gerente de proyecto querrá que sus equipos trabajen juntos en el mismo proyecto, incluso si todos lo abordan desde diferentes perspectivas.

Cuando tienes equipos que están unidos en la entrega de un proyecto, pero todos trabajan de forma aislada, te estás buscando problemas. Los equipos necesitan comunicarse, incluso si están en diferentes departamentos. Todo el trabajo está relacionado. La colaboración entre equipos híbridos garantiza que todos trabajen hacia el mismo objetivo.

La colaboración multifuncional crea un progreso más rápido del proyecto y asegura que no se descuide nada. Cuantos más departamentos tenga trabajando juntos, más ojos estarán puestos en el proyecto para detectar cualquier cosa que se haya pasado por alto por error. También se les ocurren mejores ideas, porque pueden rebotarlas en otros y determinar qué es lo mejor para el proyecto.

La empresa también se beneficia de tener equipos que se sienten más conectados con el negocio. Además, los equipos se beneficiarán de trabajar con un mayor grupo de talentos del que puedan aprender. Las partes interesadas están involucradas en el proyecto, y los resultados impulsados ​​por el equipo solo pueden hacerlos más felices a medida que el proyecto genera éxito.

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Desafíos de la colaboración entre equipos

Sí, hay muchos beneficios en la colaboración entre equipos. Pero eso no significa que todo será fácil. Hay varios baches en el camino que deberá superar antes de poder cosechar la recompensa de la colaboración en equipo.

Lo primero que tienes que construir es la confianza. La falta de confianza es un asesino de la colaboración. Pero incluso si tiene un negocio en el que todos los departamentos confían plenamente entre sí, puede haber un problema de comunicación. Los departamentos pueden operar como silos, y eso significa que no sale ni entra comunicación. Los gerentes de proyecto deben trabajar para crear canales de comunicación que fluyan de un lado a otro libremente.

Se hizo hincapié anteriormente en que tener una visión compartida es clave para construir una colaboración de equipo interfuncional. Por lo tanto, el gerente de proyecto debe asegurarse de que esos objetivos y prioridades estén alineados en todos los departamentos. Las metas y objetivos deben estar claramente establecidos, comunicados y compartidos en toda la empresa.

Luego, están los propios equipos. Los ingenieros tienden a usar el lenguaje de manera diferente a los vendedores. Y todos tienen personalidades diferentes, algunas que no encajan fácilmente con otras. Incluso los equipos remotos pueden sufrir porque la comunicación en línea es fácil de malinterpretar. Las herramientas de colaboración pueden ayudar, pero principalmente esta es una habilidad blanda que los gerentes de proyecto deben dominar para que las personas actúen como un grupo.

Mejores prácticas de colaboración entre equipos

Hay mejores prácticas para aplicar cuando se trabaja con equipos multifuncionales en un proyecto multifuncional:

• Si bien hay un gerente de proyecto responsable de coordinar el trabajo entre todos los departamentos, es útil que los líderes de equipo asuman la responsabilidad de liderar sus departamentos individuales.
• Una carta del equipo ayudará con la colaboración y la comunicación del equipo. Hemos mencionado poner a todos en sintonía, compartir las metas y objetivos del proyecto, pero ¿cómo se hace exactamente eso? Muchas maneras. Una de las mejores es tener un estatuto del equipo que todos puedan consultar para comprender cuáles son los indicadores clave de rendimiento del proyecto.
• El estatuto del equipo incluirá la declaración de la misión y las metas y objetivos del proyecto. Definirá los roles del equipo, quién es uno de qué equipo y de qué son responsables. Las expectativas también se describirán en los estatutos del equipo. Lo mejor es entregar este estatuto del equipo en una reunión con la asistencia de todos los departamentos donde pueda explicar el estatuto del equipo y distribuirlo.
• Hablando de reuniones, debe haber reuniones periódicas a lo largo del proyecto. Habrá reuniones departamentales, por supuesto, pero también debe haber reuniones interdepartamentales que permitan que todo el equipo del proyecto se reúna, transmita actualizaciones y responda preguntas y obtenga comentarios. La transparencia ayuda con la colaboración. Las reuniones pueden ser un desvío para muchos, así que manténgalas enfocadas con una agenda apretada.
• Hacer que los miembros de los departamentos entrenen o orienten a otros es otra forma de conectar equipos de una manera poderosa que intercambia habilidades, construye la moral y la confianza. Los gestores de proyectos pueden definir los objetivos de estas actividades de orientación o tutoría. Estos objetivos de equipo compartidos conectarán diferentes departamentos y facilitarán su colaboración conjunta.

Consejos para mejorar la colaboración entre equipos

Una de las cosas más importantes que se deben hacer cuando se trabaja con la colaboración interfuncional es lograr la aceptación. No puede lanzar la idea sobre el negocio y esperar que ellos tomen la pelota y la sigan. Esa aceptación no es solo para el equipo, sino para toda la empresa. Si no hay apoyo ejecutivo para la colaboración entre equipos, entonces no tendrá éxito.

Otro consejo para una mejor colaboración entre equipos es tener una fuente central de información. Ese es un canal central donde todos los equipos pueden comunicarse y compartir archivos sin importar dónde se encuentren o en qué departamento estén. La comunicación interfuncional es fundamental para que los proyectos interfuncionales cumplan los objetivos de la empresa. Esta información debe actualizarse en todos los departamentos en tiempo real para que nadie esté trabajando con datos antiguos.

Finalmente, use herramientas de administración de proyectos, especialmente las que están basadas en la nube y le brindan datos en tiempo real para una mejor colaboración y comunicación multifuncional. El tipo de software de colaboración que desea fomentará la comunicación, independientemente de dónde o cuándo esté trabajando el miembro del equipo, y brindará a los gerentes de proyecto transparencia para monitorear y realizar un seguimiento sin interferir en el camino de sus equipos.

Cómo ProjectManager ayuda con la colaboración interfuncional

ProjectManager es un software de gestión del trabajo para equipos distribuidos. Los datos en tiempo real mantienen a los equipos multifuncionales colaborando sin importar dónde trabajen o cómo trabajen. Las múltiples vistas de proyectos permiten que cada departamento trabaje como quiere, mientras que los gerentes de proyectos pueden obtener informes detallados sobre su progreso y desempeño.

Trabajar en múltiples vistas de proyecto

Múltiples vistas de proyectos significan que los gerentes que trabajan de una manera más planificada pueden usar diagramas de Gantt, que organizan tareas de manera estructurada y secuencial, vinculando dependencias, priorizando y agregando hitos. Luego pueden establecer una línea de base para capturar el plan del proyecto, de modo que cuando se ejecute, puedan monitorear la variación del proyecto y mantenerse al día.

Gestionar la producción en tableros Kanban

La vista kanban es más para el trabajador ágil en su proyecto. Esta herramienta visual tiene los mismos datos que lo planificado en el Gantt pero desglosado en tarjetas que son tareas colocadas en columnas que definen en qué ciclo de producción se encuentra. Los miembros del equipo pueden administrar su trabajo pendiente y planificar sprints. Los gerentes de proyecto obtienen visibilidad de su trabajo y pueden reasignar recursos según sea necesario para mantenerlos trabajando a plena capacidad.

Seguimiento del progreso de los equipos en las tareas

Saber quién está trabajando en qué les da a los gerentes una mejor perspectiva de las asignaciones. Pueden mirar la sección de equipo de ProjectManager para obtener detalles sobre las tareas de todos y luego usar herramientas de administración de recursos, como nuestro gráfico de carga de trabajo codificado por colores para equilibrar el trabajo y mantener a todos felices y productivos. También hay un tablero en tiempo real que rastrea el progreso a medida que sucede.

Los equipos pueden comentar y adjuntar archivos a las tareas, lo que activa automáticamente notificaciones por correo electrónico y dentro de la aplicación para mantener a todos alertas sobre cambios y actualizaciones. No importa dónde se encuentre o cuándo trabaje, todos están en la misma página.

ProjectManager es un software galardonado creado para equipos híbridos. Nuestra herramienta está diseñada para ayudar a todos a trabajar mejor juntos, sin importar dónde trabajen, cómo trabajen o cuáles sean sus habilidades. Únase a los más de 35 000 usuarios que ya tienen éxito con nuestra herramienta en organizaciones tan variadas como la NASA, Siemens y Nestles. ¡Comience con ProjectManager hoy gratis!