Sistemas y herramientas de gestión de datos

Datos, información, conocimiento y sabiduría

Con tantos datos recopilados por las organizaciones, puede ser un desafío saber cómo administrarlos y analizarlos adecuadamente. Entrar en sistemas y herramientas de gestión de datos...

Los sistemas de gestión de datos ayudan a las organizaciones a optimizar el uso de los datos para tomar decisiones y emprender acciones que maximicen los beneficios para la organización. Los sistemas hacen esto recopilando, procesando, asegurando y almacenando datos de una manera que pueda usarse para la toma de decisiones estratégicas.

Esto se puede explicar con más detalle mirando la pirámide DIKW.

La pirámide DIKW representa la relación entre datos , información , conocimiento y sabiduría . Cada bloque de construcción es un paso para responder diferentes preguntas sobre la recopilación de datos y agregarle valor. Puede responder preguntas como, ¿de dónde es probable que provengan mis ventas el próximo año o quiénes son mis principales clientes? Cuantos más datos se puedan enriquecer con significado y contexto, más conocimientos e ideas se podrán extraer.

¿Qué papel juega cada uno de los pasos? Veamos cada uno de ellos por separado y luego las herramientas aplicables a cada uno.

Datos

Este paso en la pirámide se refiere a la recopilación de hechos discretos sobre eventos en forma de números, caracteres y valores específicos o relativos que una organización puede recopilar. Esencialmente, se trata de todos los datos que se capturan, conocidos como datos sin procesar .

Las principales actividades a realizar en esta etapa son:

• Identificar una fuente confiable para obtener datos
• Archivar y eliminar datos irrelevantes
  

Información

Una vez que se han eliminado los datos irrelevantes, la tarea es buscar piezas clave de información de los datos. Esta información debe ser relevante para la organización y su toma de decisiones.

Conocimiento

Usando las piezas clave de información de los datos, puede convertirlas en conocimiento. En esencia, esto significa decidir si la información puede convertirse en algo de valor intelectual y usarse para ayudar a formular una estrategia sólida.

Sabiduría

Si se ha descubierto algo en los datos que los competidores aún no han descubierto, podría traducir este conocimiento en conocimientos básicos. Las organizaciones pueden formular una estrategia completa en torno a estos conocimientos para crear algo mágico. Esto se conoce como el paso de la sabiduría.

Al aplicar los principios de los cuatro componentes básicos de la pirámide DIKW para interpretar datos sin procesar, puede convertir los datos en algo muy significativo y revelador.

Herramientas de gestión de datos

Afortunadamente, hay una gama de herramientas de gestión a disposición de una organización para ayudar a interpretar los datos sin procesar. Muchas de estas herramientas se pueden utilizar como aplicaciones y servicios basados ​​en la nube.

En una 'nube', por ejemplo, las organizaciones pueden almacenar información mucho más fácilmente, los archivos se pueden transferir rápidamente y diferentes conjuntos de datos se pueden analizar y traducir en todo el mundo de manera eficiente.

Una vez que haya acordado los requisitos y las consideraciones de almacenamiento de datos, su organización debe considerar cómo analizar los conjuntos de datos. Varias empresas brindan servicios y herramientas de gestión de datos para manejar conjuntos de datos medianos a grandes.

Éstas incluyen:

• Teradata es una empresa que brinda tres servicios principales: análisis de negocios, productos en la nube y consultoría. Maneja conjuntos de datos grandes y mixtos y los combina para crear información significativa.
• IBM automatiza la gestión de datos de extremo a extremo. El uso de la tecnología de inteligencia artificial (IA) permite a las organizaciones detectar nuevos patrones y tendencias para mejorar las operaciones.
• Oracle es un sistema de administración de base de datos relacional de múltiples modelos que proporciona computación en cuadrícula y almacenamiento de datos.
• SAP proporciona múltiples herramientas de gestión de datos que ayudan a garantizar la calidad de los datos, la migración de datos, el análisis de texto y la interconectividad de Big Data adquiridos de varias fuentes.
• Cloudera HP permite a las empresas obtener información de Big Data al proporcionar una infraestructura para almacenarla, administrarla y procesarla.
• 1010data combina inteligencia de mercado, gestión de datos, análisis empresarial granular y capacidades de colaboración.
• Amazon Web Services (AWS) proporciona servidores, almacenamiento, redes, desplazamientos remotos, correo electrónico, desarrollo móvil y seguridad.
  

Herramientas de gestión de la información.

La gestión de la información es esencialmente la gestión de los datos procesados ​​para proporcionar información como resultado; el grupo de datos que colectivamente tiene un significado lógico específico.

Aquí hay algunas herramientas populares de administración de información:

• Evernote es un software para tomar notas que te ayuda a crear y organizar notas digitales, manteniéndolas sincronizadas en todos los dispositivos del titular de la cuenta. También le recuerda las acciones próximas o planificadas.
• Instapaper es un servicio de marcadores sociales que permite guardar contenido web para que pueda leerse en una etapa posterior y en un dispositivo diferente. Este contenido guardado puede inspirarte más adelante cuando estés desarrollando tu estrategia digital.
• Pinboard es una herramienta de marcadores sociales alternativa, similar a Instapaper, pero con un diseño más básico.

Un marco de gestión de la información puede ayudarlo a comprender cómo se pueden usar estas herramientas de manera más efectiva.

Fuente

La fuente de datos puede ser interna o externa.

• Una organización tendrá datos internos que ha recopilado sobre sus clientes, como archivos de productos, cifras de ventas, información financiera. Esto se puede traducir en información valiosa.
• También tendrá fuentes externas de datos, como posicionamiento GPS, revistas, redes sociales y códigos postales.
  

Estructura

Una vez consideradas las fuentes de datos, tanto internas como externas, hay que averiguar cómo se estructuran. ¿Qué información se puede obtener de fuentes internas y externas de datos estructurados y no estructurados?

• Los datos estructurados son datos que han sido organizados para que sus elementos puedan ser procesados ​​y analizados de manera efectiva. Un ejemplo de datos estructurados sería una lista de sus 10 clientes principales de cientos de perfiles de clientes de su tienda de comercio electrónico.
• Los datos no estructurados son datos que no se almacenan en un formato organizado. Los datos no estructurados suelen tener mucho texto, pero también pueden contener datos como fechas, números y hechos.

Las herramientas de gestión de la información pueden almacenar datos estructurados y no estructurados y ayudar en el proceso de gestión del ciclo de vida completo de la información, desde su identificación y recopilación hasta su eliminación mediante el archivo o la eliminación. Pueden abarcar todos los datos físicos y electrónicos recopilados por una empresa de sus clientes, empleados y proveedores.

Herramientas de gestión del conocimiento.

Las herramientas de gestión del conocimiento pueden ayudar a una organización a crear, organizar y gestionar contenido para una audiencia. Un ejemplo simple son las preguntas frecuentes que pueden ser utilizadas por una audiencia para encontrar respuestas a consultas comunes. Básicamente, almacenan y recuperan el conocimiento para mejorar la comprensión, la colaboración y la alineación de procesos.

Aquí hay algunas herramientas populares de gestión del conocimiento:

• Answerbase es una plataforma de gestión del conocimiento para atención al cliente y comercio electrónico, que permite a los usuarios hacer preguntas, recibir respuestas y buscar contenido relevante para obtener información sobre los productos y servicios de una empresa.
• Quip es una herramienta de gestión de proyectos y colaboración de tareas que permite a los colegas trabajar y comentar archivos juntos en tiempo real.
• Bloomfire es una plataforma que permite a las empresas recopilar, conectarse y compartir conocimientos e ideas que existen en toda la empresa.
• Igloo Software proporciona otra herramienta que ayuda a los colegas a intercambiar archivos, programar reuniones y controlar tareas en una plataforma.
• El software de gestión del conocimiento de KPS proporciona una plataforma de colaboración para compartir conocimientos en el lugar de trabajo a través de una base de autoservicio para usuarios finales. Le permite indexar, buscar y recuperar información de muchas fuentes.
  

Sistemas de gestión de datos

Los sistemas de gestión pueden ayudar a la organización a utilizar y clasificar sus datos. Estos sistemas de gestión se pueden dividir en dos tipos de tecnologías: trabajo en grupo y flujo de trabajo.

1. Trabajo en equipo

Groupware son tecnologías que facilitan la colaboración. (Es por eso que a menudo también se les llama software de colaboración).

Las plataformas comunes de trabajo en grupo, como Google Workspace, Slack y MS Teams , por ejemplo, permiten que una empresa o grupos colaboren, compartan, se comuniquen y resuelvan problemas en tareas de proyectos al compartir archivos, información y documentos en una ubicación optimizada.

2. Flujo de trabajo

Las tecnologías de flujo de trabajo facilitan la representación de procesos asociados con la creación, uso y mantenimiento del conocimiento organizacional. Muchas de estas herramientas son plataformas de administración personalizables que ayudan a los equipos y organizaciones con la eficiencia operativa mediante el seguimiento de proyectos, la visualización de datos y la colaboración en equipo. Además, también pueden incluir capacidades de automatización y admitir integraciones con otras aplicaciones de trabajo para optimizar el trabajo en todas las plataformas.

Las empresas populares que brindan herramientas de flujo de trabajo para asignar y realizar un seguimiento del progreso de proyectos y tareas, compartir archivos, comentarios y notas, y realizar un seguimiento de los plazos para equipos y colaboradores incluyen Asana, Monday.com y Airtable .

Sistemas de gestión de contenidos

Un sistema de administración de contenido (CMS) es un sistema que lo ayuda a automatizar el proceso de creación de contenido o documentos web. Permite a los usuarios combinar diferentes piezas de contenido para formar un conjunto holístico de información, que luego se puede distribuir entre las partes interesadas internas y las partes interesadas externas o los clientes, si es necesario.

CMS de documentos

Los CMS de documentos permiten que varios usuarios compartan y editen documentos para realizar copias de seguridad, revisarlos y firmarlos según sea necesario.

Algunos ejemplos de CMS de documentos incluyen los siguientes:

• Google Docs es un procesador de texto en línea que se incluye como parte del paquete de edición gratuito de Google. Permite a los usuarios crear y editar documentos en línea mientras colaboran con otros usuarios en tiempo real. Las ediciones son rastreadas por el usuario que realiza la edición, con un historial de revisión que presenta los cambios.
• MS SharePoint es la versión de Microsoft de una plataforma de gestión y colaboración de documentos, que también permite a los usuarios crear, editar y colaborar en documentos en tiempo real.
• Dropbox te permite almacenar y compartir archivos de forma segura en un lugar seguro. Una vez almacenados, los archivos se pueden compartir a través de un enlace de Dropbox, lo que puede eliminar la necesidad de enviar archivos adjuntos de gran tamaño.
• IBM Box es otro ejemplo de un servicio de almacenamiento en la nube. Le permite cargar varios tipos de archivos a los que luego se puede acceder a través de múltiples dispositivos.
  

CMS del sitio web

Los CMS de sitios web generalmente le permiten crear páginas, imágenes, video, audio y contenido de texto, y administrarlo todo en un solo lugar.
Las herramientas CMS más utilizadas para la creación y administración de sitios web incluyen las siguientes:

• WordPress es un software CMS de código abierto que se utiliza para crear, modificar y mantener sitios web personalizables.
• Shopify es una plataforma CMS de comercio electrónico. Permite a los propietarios de tiendas cargar y administrar fácilmente productos, variantes, colecciones y modelos de envío.
• Magento (ahora Adobe Commerce) es otra plataforma de comercio electrónico de código abierto. Permite a los vendedores controlar el aspecto, el contenido y la funcionalidad de su interfaz de CMS y proporciona herramientas de marketing y gestión de catálogos.
• Wix es un creador de sitios web en línea que utiliza la simplicidad de arrastrar y soltar al diseñar y publicar su sitio web, blog o tienda en línea.
• Joomla es una plataforma CMS y de desarrollo de sitios web de código abierto y gratuita.
• Drupal es una plataforma CMS que le permite diseñar, desarrollar y administrar un sitio web.

Otro tipo de herramienta CMS es la que le permite ingresar diferentes piezas de contenido utilizando una plantilla, por ejemplo, una plantilla de correo electrónico. Esto luego se envía a diferentes tipos de clientes, según los tipos de procesos y las preferencias que el cliente haya indicado que desea ver.

LinkedIn es un buen ejemplo de este tipo de CMS. El contenido que un usuario ve en su página de inicio es generado por un sistema de administración de contenido, que reconoce el tipo de contenido que un usuario en particular quiere ver.

Portales empresariales

Un portal empresarial es un marco para integrar información, personas y procesos en organizaciones enteras o para grupos como equipos de proyecto. Proporciona un punto de acceso seguro y centralizado a documentos e información, y lo utilizan principalmente organizaciones medianas y grandes.

Las empresas populares que proporcionan herramientas de portal empresarial incluyen las siguientes:

• Amazon Web Services (AWS) proporciona soluciones de software empresarial y computación en la nube bajo demanda. Permite que los departamentos dentro de una organización centralicen la documentación de forma segura y ofrece sólidas capacidades de seguridad, como la autenticación multifactor.
• Microsoft Azure proporciona una variedad de servicios en la nube que incluyen análisis, almacenamiento y redes.
• SAP : es otro ejemplo de un portal empresarial que facilita la alineación de las personas y los procesos comerciales a través de los límites organizativos y técnicos.
  

Herramientas de programación y planificación.

Las herramientas de programación y planificación están diseñadas para ayudarlo a determinar el momento adecuado para enviar un contenido específico a un público objetivo. En otras palabras, ¿qué le está diciendo a su público objetivo y cuándo? Esto puede aumentar la relevancia de su empresa para su audiencia. También le permite llegar a un público objetivo cuando están en línea, incluso si es un inconveniente para usted.

Algunas herramientas populares de programación y planificación incluyen las siguientes:

• Sprout Social es una herramienta de gestión de redes sociales. Le permite planificar y programar contenido en todos sus perfiles de redes sociales y ver todo desde un solo calendario.
• Hootsuite le permite programar masivamente publicaciones en redes sociales en múltiples plataformas al mismo tiempo o en diferentes momentos.
• Outlook ha sido una herramienta de uso común durante años y, como resultado, a veces se pasa por alto en favor de ofertas más nuevas. Ayuda con la programación de correo electrónico y puede ayudar con la creación, planificación y administración de tareas. Centraliza y muestra las tareas en un calendario
  

herramientas CRM

CRM se refiere a la gestión de relaciones con los clientes. Las herramientas que brindan capacidades de CRM ayudan a brindar servicios de administración para todas las relaciones comerciales con clientes existentes y potenciales. Esencialmente, una herramienta de CRM es una base de datos donde puede almacenar información de contacto, como un nombre, dirección de correo electrónico y números de teléfono de clientes anteriores, prospectos y clientes potenciales existentes, y los detalles de contacto de cualquier persona que utilice para fines comerciales. Esto, por supuesto, debe almacenarse de forma segura y los datos deben usarse de manera ética.

Debido a que un CRM es el entorno de gestión de datos e informes donde se registra gran parte de las actividades comerciales y de ventas, a menudo es la única fuente de verdad de facto para las funciones de ventas y marketing de muchas empresas. Cuando se combina con una campaña y datos de tráfico del sitio web, un CRM puede proporcionar una imagen clara del ciclo completo de ventas digitales, presentando múltiples puntos de contacto con el cliente, todo lo cual puede ayudar a los especialistas en marketing digital a llegar a mejores conclusiones, decidir cursos de acción efectivos y optimizar. rendimiento en general.

Por lo general, los datos contenidos en su CRM se recopilan en línea en lugares como un sitio web, canales de redes sociales o formularios de campaña. Los sistemas CRM son útiles para las empresas de comercio electrónico para ayudarlas a administrar y segmentar los datos de sus clientes y las listas de correo electrónico, y también para las empresas que generan solicitudes de contacto o recopilan clientes potenciales para vender por teléfono. Al igual que con toda recopilación de datos, la precisión de los datos recopilados tendrá un impacto en los tipos de decisiones que se pueden extraer de ellos.

Los CRM a menudo cierran la brecha entre las actividades de generación de clientes potenciales en línea y las conversaciones de ventas fuera de línea por teléfono, por ejemplo. A escala, los datos de un CRM pueden proporcionar información sobre las vías de conversión e identificar tendencias y patrones para los clientes. Esto se debe a que todos los detalles de contacto y los puntos de interacción con el cliente, desde el interés inicial (cuando son clientes potenciales) hasta la venta final (cuando se convierten en clientes), se rastrean y se pueden generar informes a lo largo del tiempo. Esta función es crucial para ayudar a identificar tendencias y descubrir ideas.

En los CRM modernos, los datos de origen del canal se registran y asocian con los detalles de contacto, lo que le permite ver qué canales y campañas generan clientes potenciales, así como cuántos de esos clientes potenciales se convierten en ventas. Esta información es útil para ayudar a formular decisiones en relación con la planificación de canales, el presupuesto, el tiempo, el esfuerzo y la priorización de recursos. Puede identificar qué canales generan la mayor cantidad de clientes potenciales y ventas en los que enfocarse más.

CRM social

Social CRM es una estrategia basada en herramientas, que implica la aplicación de un enfoque de colaboración, tanto interna como externamente, para la participación y las interacciones del cliente. Los CRM sociales son más que una simple base de datos de contactos, su objetivo es mostrar cómo los contactos están conectados entre sí para que pueda aprovechar estas relaciones en su estrategia.

A menudo, los especialistas en marketing digital combinarán y compararán los datos de CRM con las plataformas sociales y los datos de análisis de sitios web para crear una visión holística de las interacciones con los clientes. Esto se completa importando datos analíticos y de la plataforma a un CRM y combinando los flujos de datos en una herramienta de inteligencia comercial u hoja de cálculo. El objetivo es crear una imagen completa de todos los canales y puntos de contacto que impulsan las ventas y los ingresos registrados en un CRM.

Pasando de una perspectiva de marketing (generación de clientes potenciales y datos de tráfico) al lado de las ventas, es importante reconocer que puede haber múltiples partes interesadas en una decisión de compra. Al crear un proceso de CRM social, puede identificar a las personas 'alrededor' de un comprador objetivo que interactúan con la decisión. Al crear relaciones y asociaciones entre datos y contactos en un CRM, puede crear campañas para involucrar a sus clientes potenciales en función de relaciones tales como quién informa a su comprador objetivo (su equipo) y a quién informa su comprador objetivo (su jefe). Al identificar asociaciones entre los datos en un CRM, puede hacer coincidir los puntos de contacto del cliente con las partes interesadas y tomar decisiones que pueden optimizar el proceso de ventas con una mejor planificación de campañas.

Beneficios de usar CRM para inteligencia de negocios

Los beneficios de usar un CRM para inteligencia de negocios (BI) incluyen:

• Mejor gestión de ventas: las canalizaciones y embudos de ventas se pueden mapear y administrar de manera eficiente en todos los equipos de ventas y productos.
• Mayores conversiones: la identificación de ubicaciones, fuentes de tráfico y tipos de clientes le permite tener conversaciones de ventas más efectivas.
• Servicio al cliente mejorado: la gestión de consultas e interacciones con los clientes crea una vista histórica de las interacciones con los clientes, que se puede aprovechar para mejorar el rendimiento del servicio al cliente.
• Mayor satisfacción del cliente: las interacciones optimizadas del cliente con el personal de ventas y soporte mediante la automatización de respuestas y el análisis se pueden utilizar para mejorar la CX general.
• Mayor visibilidad interdepartamental sobre las interacciones con los clientes: debido a que es una única fuente de información para muchas organizaciones, todos los departamentos pueden consultar y utilizar los datos de CRM.
  

Herramientas de planificación de recursos empresariales

Para las organizaciones más grandes, las herramientas de planificación de recursos empresariales (ERP) pueden ayudar a impulsar la eficiencia mediante la funcionalidad de datos, colaboración y automatización.

El software ERP permite a las organizaciones administrar las actividades comerciales cotidianas, como contabilidad, adquisiciones, gestión de proyectos, gestión de riesgos y cumplimiento, gestión de inventario y operaciones de la cadena de suministro en una herramienta digital o entorno de software.

El beneficio de usar un ERP es que puede ayudar a administrar los procesos comerciales en conjunto en varios equipos, departamentos y funciones. Facilita la conexión de todos los aspectos de la organización y permite mejorar la comunicación y la recopilación de datos para generar informes y optimizar el negocio. Cuando las empresas son bastante grandes, puede ser difícil identificar los problemas y mantenerse al tanto de las operaciones comerciales a un nivel que sea manejable y tenga margen para aumentar el rendimiento. El uso de la funcionalidad de colaboración, los datos y los informes de ERP puede simplificar esto para las grandes organizaciones y les permite administrar y hacer crecer sus operaciones de manera eficiente.

Herramientas de software de recursos humanos

Si bien las herramientas de software ERP pueden ayudar a administrar múltiples tareas de recursos humanos, también existen varios software de recursos humanos independientes para organizaciones.

Algunas herramientas populares de software de gestión de recursos humanos incluyen HRM Direct y Tribe HR. Tanto estas como otras herramientas pueden ayudar a las funciones de recursos humanos en las siguientes áreas:

• Gestión de contratos
• Detalles de pago
• Seguimiento de tiempo y asistencia
• Informes y revisiones de empleados
• Optimización de recursos

Como estratega, parte de su rol es usar datos y seguimiento para identificar oportunidades potenciales para maximizar la disponibilidad y las habilidades de los recursos humanos para su planificación.

Dependiendo de los requisitos, el presupuesto disponible y el tamaño de una organización, vale la pena explorar algunas de las herramientas disponibles para comprender mejor cómo optimizar el equipo y el aspecto humano de su estrategia de marketing digital.