Cómo definir un proceso de flujo de trabajo

¿Te preguntas cómo vas a hacer ese proyecto? Primero, debe definir un proceso de flujo de trabajo. Lea a continuación para aprender cómo.

¿Qué es un proceso de flujo de trabajo?

El flujo de trabajo es el proceso de definición, ejecución y automatización de procesos comerciales donde las tareas, la información y los documentos pasan de una persona a otra para que actúen de acuerdo con un conjunto de reglas de gestión de procesos comerciales. Implica el trabajo de una o más personas y transforma materiales, información o servicios.

El software de gestión de proyectos permite una automatización perfecta del flujo de trabajo. ProjectManager es un software de gestión de proyectos y trabajos con flujos de trabajo personalizados y aprobaciones de tareas para agregar eficiencia y mantener la calidad. Establezca tantos disparadores como necesite para cada proceso y coordine acciones para cambiar el estado, la prioridad, el asignado y más. Mediante el uso de aprobaciones de tareas, elige quién tiene la autoridad para realizar esos cambios para controlar el proceso. Comience gratis hoy.

Proceso de flujo de trabajo frente a proceso de negocio

Los procesos de flujo de trabajo y los procesos comerciales están relacionados, pero no son lo mismo. Un proceso de flujo de trabajo es la automatización de un proceso comercial que puede ser completamente automatizado o simplemente parte del proceso automatizado. El proceso puede incluir documentos, información o tareas que se mueven a través del proceso de acuerdo con un conjunto de reglas de procedimiento.

Un proceso comercial, sin embargo, es un conjunto de uno o más procedimientos o actividades vinculados que, en conjunto, lo ayudan a alcanzar un objetivo comercial o una meta de política. Esto suele estar dentro del contexto de una estructura organizacional que define roles y relaciones. Puede pensar en ello como un proceso que es aplicable a otro proceso.

En resumen, un proceso comercial está relacionado con una actividad que puede ser manual o automatizada y realiza un objetivo comercial. Un proceso de flujo de trabajo es un proceso comercial que está total o parcialmente automatizado. Representa un enfoque y una tecnología para automatizar tareas en un contexto empresarial. Un proceso empresarial es más genérico y suele implicar un flujo complicado de tareas automatizadas y manuales.

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Comenzar con el fin en mente

Cuando piensa por primera vez en un flujo de trabajo, quiere comenzar con el final en mente. Esto significa que debe mirar hacia el objetivo final y luego trabajar hacia atrás para que pueda encontrar el camino correcto para llegar allí. Esto le ayudará a determinar su proceso de flujo de trabajo.

Desde esta perspectiva, querrá hacerse algunas preguntas, tales como: ¿cuáles son los procesos, flujos de trabajo y sistemas necesarios para llegar al punto final del proyecto y cuáles son las mejores prácticas a emplear? Querrás crear una lista de verificación y hacer preguntas. Tenga en cuenta con quién se asociará y decida qué equipo de liderazgo impulsará todo el esfuerzo.

Cómo definir su flujo de trabajo

Definir un flujo de trabajo para su proyecto es la piedra angular de la gestión del trabajo. Aquí hay tres consejos para hacerlo bien:

1. Cree un diagrama de flujo de trabajo realista e involucre a las personas que realizan el trabajo.
2. Obtenga la aceptación del equipo, pídales que firmen y luego adopte el plan para el proyecto.
3. Haga coincidir el proceso de flujo de trabajo con la funcionalidad de una herramienta para que el proceso impulse la selección de la herramienta y no al revés.

Son muchos los beneficios de seguir este curso. Mejorará su productividad, reducirá los errores mientras trabaja en el proyecto, lo ayudará a aliviar el estrés y lo mantendrá constante.

Automatización de procesos de flujo de trabajo

Una vez que haya definido su flujo de trabajo, querrá hacerlo más eficiente. Una forma de hacerlo es a través de la automatización del flujo de trabajo. Ayuda a agilizar el flujo de trabajo interno al deshacerse de gran parte de la entrada manual de datos y el manejo de solicitudes.

La automatización también le permitirá realizar un seguimiento del estado de las tareas, por ejemplo, si están completadas, pendientes o en curso. Si su software está basado en la nube como ProjectManager, esas actualizaciones de estado se registran en tiempo real, lo que agrega más eficiencia.

El software con funciones de automatización también puede ayudar a los equipos a concentrarse en la tarea. Cuando el estado es tarde o se avecina una fecha límite, se puede enviar una notificación automática por correo electrónico al miembro del equipo responsable de esa tarea. Igual de importante, cuando se completa la tarea, se notifica al equipo, lo que ayuda a suavizar la transición de una tarea a otra.

Plantillas gratuitas para ayudar con el proceso de flujo de trabajo

El proceso de flujo de trabajo implica la automatización y para que funcione se necesita un software. Pero no todos están listos para esa actualización todavía. Si todavía está indeciso, tenemos plantillas de administración de proyectos gratuitas que pueden ayudarlo con su proceso de flujo de trabajo. Estas son algunas de las docenas que ProjectManager ofrece de forma gratuita en nuestro sitio.

Plantilla de matriz RACI

Antes de que pueda crear un proceso de flujo de trabajo, debe comprender quién está haciendo qué en su equipo. Esa organización del equipo se realiza con la ayuda de nuestra plantilla de matriz RACI gratuita para Excel. Puede usar la plantilla gratuita para reunir a los miembros del equipo en categorías que corresponden al acrónimo: responsable, responsable, consultado e informado.

Plantilla de orden de trabajo

Si su proceso de flujo de trabajo involucra a personas ajenas a su organización, necesitará nuestra plantilla de orden de trabajo gratuita para Excel. Cubre mano de obra, herramientas y materiales que se necesitan para completar el trabajo con instrucciones sobre lo que se debe hacer, cuánto costará, la fecha límite para terminar el trabajo y a quién se le asigna qué tareas.

Plantilla de plan de Sprint ágil

Es posible que los equipos no funcionen de la misma manera que los gerentes planifican, por lo que debe hablar su idioma. Si está trabajando en un entorno ágil, use nuestra plantilla de plan de sprint ágil gratuita. Brinda a su equipo la flexibilidad inherente de Agile con sus sprints breves e iterativos que duran solo un par de semanas.

Cómo ProjectManager mejora el proceso de flujo de trabajo

ProjectManager es un software de gestión de proyectos que automatiza gran parte del trabajo manual para que su flujo de trabajo sea más productivo. Nuestro software alerta a los miembros del equipo asignados cuando se acercan los plazos, asegurándose de que todos conozcan el cronograma y mantengan el proyecto en marcha.

Crear flujos de trabajo en tableros Kanban

Tenemos funciones que agregan eficiencia al flujo de trabajo, como tableros kanban que visualizan el flujo de trabajo. Al igual que un tablero kanban tradicional, puede tener tres columnas: por hacer, haciendo y listo. Debajo de cada una de estas tarjetas se encuentran las tareas individuales que se pueden asignar a los miembros del equipo. Estas tarjetas se pueden etiquetar para facilitar el filtrado y se pueden agregar comentarios y documentos para una mejor colaboración.

Las tarjetas se pueden expandir para mostrar aún más detalles sobre la tarea. La vista ampliada muestra las horas trabajadas, puede crear una lista de tareas pendientes y mucho más. Si desea atraer a otro miembro del equipo que no está asignado a la tarea, simplemente etiquételo y recibirá una notificación por correo electrónico.

Seguimiento del progreso en los tableros

El flujo de trabajo debe analizarse para optimizarlo, otra área en la que ProjectManager puede ayudar. Puede ver cómo progresa su proyecto en tiempo real con nuestro panel de proyectos. Realiza un seguimiento de todas sus tareas en una sola vista, mostrándole el porcentaje completado. También puede ver el flujo de trabajo de su equipo y monitorear su progreso.

ProjectManager tiene las herramientas para hacer esto y mucho más al planificar, rastrear e informar sobre su proyecto. Vea cómo puede ayudarlo con su flujo de trabajo y más al tomar esta prueba gratuita de 30 días hoy.

Mire este video para obtener más información sobre el proceso de flujo de trabajo

ProjectManager tiene videos tutoriales para ampliar nuestra gran biblioteca de publicaciones de blog sobre todos los aspectos de la gestión de proyectos. En este breve video de capacitación, Jennifer Bridges, PMP, define qué es un proceso de flujo de trabajo.

¡Aquí hay una captura de pantalla para su referencia!

¡Gracias por ver!

Transcripción:

Hoy estamos hablando de cómo definir un proceso de flujo de trabajo. Bueno, a menudo, cuando gestiona una nueva iniciativa o un nuevo proyecto, tiene que definir un nuevo proceso para realizar el trabajo.

Bueno, a veces es más fácil decirlo que hacerlo. Si observa una nueva iniciativa o un nuevo proyecto, hay múltiples actores involucrados, por lo que puede tener un gerente de proyecto o múltiples gerentes de proyecto, tiene diferentes miembros del equipo, muchas veces tiene diseñadores, socios, clientes, contratistas e incluso proveedores.

Y con eso, algunos de los desafíos que surgen son que estás lidiando con procesos heredados, tal vez cosas que se hicieron en el pasado, por lo que a veces las personas se aferran a la forma en que solía ser. Y luego tenía diferentes procesos, especialmente si se trata de terceros o tal vez proveedores, tienen su propio proceso.

Así que tratar de que todos hablen el mismo idioma o hagan las cosas de la misma manera es difícil. Y luego, a veces, algunos de estos jugadores no tienen procesos en absoluto, y luego algunas personas tienen sus procesos diseñados de acuerdo con la herramienta, lo que dificulta a veces obtener los resultados.

Entonces, cuando estamos diseñando un proceso de flujo de trabajo, queremos comenzar con el final en mente. ¿Entonces que significa eso? Echamos un vistazo a cómo operamos ahora versus cómo queremos operar en el futuro. Entonces, debemos analizar, ¿qué debemos hacer de manera nueva o diferente?

Entonces, algunas de las cosas que queremos ver son definir cómo se ven los procesos, los flujos de trabajo y los sistemas, las mejores prácticas, la lista de verificación, qué preguntas debemos hacer, qué socios debemos tener a bordo y qué hace nuestro equipo de liderazgo debe parecerse. Pero hoy, en la sesión de pizarra de hoy, quiero centrarme en el flujo de trabajo.

Entonces, comencemos por ver qué es realmente un flujo de trabajo. Es la definición, ejecución y automatización de procesos comerciales donde las tareas, la información y los documentos se pasan de una persona a otra de acuerdo con un conjunto de reglas de procedimiento. Y el trabajo puede ser realizado por una o más personas y transforma materiales, información o servicios. Básicamente, estamos viendo cómo funciona el flujo de trabajo.

Así que hablemos de cómo definimos uno. Esto está en un nivel muy alto, pero los tres pasos principales son, en primer lugar, crear un diagrama de flujo de trabajo. Es literalmente un diagrama de cómo ese trabajo pasa de una persona a otra, o de un grupo a otro. Y, por supuesto, os podéis imaginar que se puede llegar a un nivel muy detallado. Pero lo importante a recordar es involucrar a las personas que están haciendo el trabajo para que sea realista.

Y luego, en segundo lugar, una vez que haya completado el diagrama, desea socializarlo con todo el equipo y asegurarse de que haya aceptación, asegurarse de que no haya lagunas y asegurarse, nuevamente, de que sea realista. Desea que todos aprueben el proceso y lo adopten e implementen en todo el proyecto o iniciativa.

Y luego, en el tercero, haga coincidir el proceso de flujo de trabajo con la funcionalidad de la herramienta. Aquí, queremos dejar que el proceso impulse la herramienta. Pero, de nuevo, a veces la gente dice: "Bueno, eso no está en el mundo real", porque muchas veces esa herramienta es seleccionada por una corporación o ya la usa. Pero con eso, queremos usar el sentido común.

También queremos... puede ver cuán importantes son las herramientas de gestión de proyectos. Y con eso, al usar las herramientas, queremos automatizar tanto como sea posible. Entonces, por lo tanto, las personas que hacen el trabajo pueden hacer lo que mejor saben hacer y ese es el trabajo. Y luego... ¿cuáles son los beneficios de todo esto? Realmente mejora la productividad, reduce los errores, elimina el estrés y mantiene la coherencia entre la iniciativa o el proyecto.

Entonces, si necesita una herramienta que pueda ayudarlo con su proceso de flujo de trabajo, regístrese para nuestro software ahora en ProjectManager.